2010版excel学习教程.ppt

1、2011-12-15,图书馆信息咨询部 于 明,巧用Excel处理和分析数据,Excel 可以做什么？,Excel Microsoft Office 组件之一 功能：对数据进行记录、计算与分析 应用：管理/财经/金融/统计等领域 完成商业和工业任务 个人事务处理 专业科学运算、统计分析 熟练掌握Excel的使用技巧 提高学习和工作效率,2011-12-15,1,主要内容,Excel 概述 基本操作 公式与函数 数据图表化 数据分析 总结,2011-12-15,2,Excel 2003,Excel 2007,Excel 2010,主要内容,Excel 概述 基本操作 公式与函数 数据图表化 数据

2、分析 总结,2011-12-15,3,基本概念 界面,1. Excel 概述,1.1 基本概念 工作簿：Excel创建的文件(Book1/2/3) 工作表：工作簿的组成部分，存储和处理数据的主要文档 数据工作表(Sheet1/2/3) 图表工作表(Chart1/2/3) 单元格：工作表存储数据的最基本单元 行列交叉点(列标A/B/C+行标1/2/3A1/B2/C3) 单元格区域：多个单元格组成的矩形区域 左上角单元格 : 右下角单元格(A1:F9),2011-12-15,4,1. Excel 概述,1.1 基本概念 工作簿、工作表、单元格之间的关系 方格/横格一页纸笔记本,2011-12-15

3、,5,单元格,工作表,工作簿,1. Excel 概述,1.2 Excel 2010界面,2011-12-15,6,活动单元格,工作表标签,行标题 1 1,048,576,列标题 AXFD (16,384),1. Excel 概述,1.2 Excel 2010界面 功能区( Excel 2003 菜单栏) 选项卡(集中某一项核心任务) 组(相关项的组合) 命令(执行某一具体任务) 更多地显示出以前隐藏在菜单和工具栏中的命令和功能,2011-12-15,7,快速访问工具栏( Excel 2003 工具栏)固定显示最常用的命令,对话框启动器点击获取更多选项,1. Excel 概述,1.2 Excel

4、 2010界面 文件选项卡 (Excel 2003 文件菜单) Excel 选项 (Excel 2003 工具菜单 选项),2011-12-15,8,1. Excel 概述,1.2 Excel 2010界面 名称框+编辑栏,2011-12-15,9,编辑栏 显示活动单元格中的数据 输入/编辑数据（值/公式）,名称框 显示活动单元格的地址/名称 定义名称/快速定位单元格或区域,取消,确认,插入函数向导,1. Excel 概述,1.2 Excel 2010界面 状态栏 单元格模式 就绪 / 输入 / 编辑 自动计算结果 平均值 / 计数 / 最值 / 求和,2011-12-15,10,1. Exc

5、el 概述,1.2 Excel 2010界面 活动单元格（当前选中的单元格） 黑色边框 右下角填充柄（扩展/填充序列） 选中的单元格区域 黑色边框+高亮 活动单元格反色 填充柄,2011-12-15,11,主要内容,Excel 概述 基本操作 公式与函数 数据图表化 数据分析 总结,2011-12-15,12,单元格 输入/编辑数据 工作表/工作簿 数据处理 排序/筛选/分类汇总,2. 基本操作,2.1 单元格 选择 输入数据 编辑数据 设置格式 查找/替换/插入/删除/清除/复制/移动/粘贴,2011-12-15,13,2. 基本操作,2.1 单元格 选择 单元格：鼠标左键单击 单元格区域：

6、 左键按住+拖动 / 单击首单元格+(Shift+单击末单元格)连续的单元格区域 单击首单元格+(Ctrl+单击其他单元格)不连续的单元格/区域 整行与整列：单击行标/列标(连续：拖动/Shift不连续：Ctrl),2011-12-15,14,2. 基本操作,2.1 单元格 选择 通过名称框地址或名称选定：利用名称框下拉列表 利用定位功能按条件选定：开始查找与选择转到(定位条件),2011-12-15,15,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据 数据类型 数字 可进行数学计算 默认右对齐 数值（整数、小数、分数） 日期、时间 文本 说明数据的含义，不进行数学计算 默认左对齐 中文汉字、字母

7、 数字和文本或符号的组合 逻辑值 TRUE、FALSE 默认居中对齐 公式 数字、文本、逻辑值 函数,2011-12-15,16,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据？日期和时间 数字 日期 默认使用 / 或 | 默认1900 日期系统(Windows)| 1904 日期系统(Macintosh) 日期序列 1900-1-11 1900-1-22 2011-12-1540892 9999-12-312958465 时间 默认使用 : | 24小时制 1 天 24 小时1 0:00:000 23:59:590.99999999 2011/12/15 19:45:3340892.823299,

8、2011-12-15,17,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据？技巧 手动输入数据 选中键入 单元格方向键()Enter()/Tab() Shift + Enter/Tab反向快速移动光标选中单元格 连续单元格区域Enter/Tab/Shift+Enter/Shift+Tab 在区域内快速移动选中鼠标/方向键 取消对区域的选择 多个单元格/区域同时输入相同数据选中目标单元格/区域在活动单元格中键入数据Ctrl+Enter,2011-12-15,18,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据？技巧 手动输入数据 多个工作表同时输入相同数据Shift/Ctrl 选中多个工作表 在其中一个表中

9、键入数据 单元格内数据多行显示自动换行（随列宽调整）Alt+Enter 强制换行（自动换行选中） 自动输入小数点输入大量相同小数位数的数据！输入结束后及时取消勾选,2011-12-15,19,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据？技巧 手动输入数据 输入日期和时间日期+空格+时间Ctrl+; 输入当前日期Ctrl+Shift+: 输入当前时间 输入分数整数+空格+分子/分母 3 1/20+空格+分子/分母 0 3/5、0 9/5 强制为文本类型所有类型的数据以 (英文单引号)开始文本类型 不能参与数值计算001023、TRUE,2011-12-15,20,2. 基本操作,2.1 单元格 输

10、入数据？技巧 自动输入数据 记忆式键入同列、连续单元格、文本类型有效 水平对齐方式 填充 将输入的数据/符号重复填满整个单元格 填充柄 自动填充 向外拖动 扩展填充 相同数据 所有数据类型 序列 数字/含数字的文本 升序: 上下 / 左右 降序: 反向拖动 向内拖动 清除,2011-12-15,21,Enter,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据？技巧 自动输入数据 序列自定义序列,2011-12-15,22,文本类型,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据？技巧 导入数据 数据来源：Access/SQL等数据库；网站；文本文件 导入文本文件 两种常用文件格式 .txt:制表符(tab

11、)为分隔符 .csv:英文逗号(,)为分隔符 / 默认被Excel打开 文本导入向导 设置分列依据的分隔符形式按需要导入文本 将文本格式的数值或日期转换为数字格式进行数值计算,2011-12-15,23,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据？技巧 导入数据 文本导入向导（3步）以.csv文件为例,2011-12-15,24,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据？技巧 数据有效性 数据类型 数值范围,2011-12-15,25,选中单元格时出现提示信息,输入无效数据时 显示出错警告,2. 基本操作,2.1 单元格 输入数据？技巧 数据有效性 序列 将输入的数据限制为下拉列表中的值,201

12、1-12-15,26,键入英文逗号间隔,或者,2. 基本操作,2.1 单元格 编辑数据 编辑状态（修改局部数据） 双击单元格单击+光标移至编辑栏单击+F2键 鼠标/方向键 光标定位编辑修改 Enter/Tab/Shift+Enter/Shift+Tab移动光标至其它单元格 输入状态（覆盖原有数据） F2键切换编辑/输入状态,2011-12-15,27,2. 基本操作,2.1 单元格 设置格式 格式：样式格式、数字格式、条件格式 样式格式 字体/字号、文字颜色/加粗/倾斜/下划线/删除线 单元格边框、填充颜色/底纹 文本方向/对齐方式 使用内置单元格样式（修改）,2011-12-15,28,/右

13、键,2. 基本操作,2.1 单元格 设置格式 数字格式(更改外观显示/不更改数值实际值显示在编辑栏中),2011-12-15,29,2. 基本操作,2.1 单元格 设置格式 数字格式 自定义格式 最多包含四个代码部分：; 只含三个代码部分：; 只含两个代码部分：; 只含一个代码部分：,2011-12-15,30,2. 基本操作,2.1 单元格 设置格式 条件格式(基于条件更改单元格区域的外观),2011-12-15,31,2. 基本操作,2.1 单元格 查找/替换,2011-12-15,32,2. 基本操作,2.1 单元格 插入、删除与清除 右键 删除 单元格/行列 清除 单元格中的内容/格式

14、/批注(Delete键=清除内容),2011-12-15,33,2. 基本操作,2.1 单元格 移动和复制 移动 拖动 剪切 + 粘贴/插入已剪切 复制 Ctrl+拖动 复制 + 粘贴/插入复制 粘贴 覆盖式 插入已剪切/插入复制 插入式,2011-12-15,34,右键,右键,2. 基本操作,2.1 单元格 选择性粘贴 复制 右键(见上页) 剪切 / 拖动 / Ctrl+拖动,2011-12-15,35,2. 基本操作,2.2 工作表 选择: Shift连续 / Ctrl不连续 + 单击工作表标签 插入/删除、重命名、移动/复制 右键,2011-12-15,36,2. 基本操作,2.2 工作

15、表 设置格式 应用主题 添加背景 页面设置 纸张大小/方向 页边距 页眉/页脚 工作表 打印设置 打印内容 选定区域/图表/表 工作表 工作簿,2011-12-15,37,2. 基本操作,2.2 工作表 设置数据显示方式,2011-12-15,38,隐藏行/列,冻结窗格,拆分工作表,行高/列宽=0,2. 基本操作,2.3 工作簿 创建 空白工作簿 基于模板 基于现有工作簿 保存 打开 关闭,2011-12-15,39,2. 基本操作,2.4 数据处理 排序(数据有序化) 普通排序（内置序列）自定义排序（自定义序列） 单列/行排序多列/行排序,2011-12-15,40,2. 基本操作,2.4

16、数据处理 筛选 仅显示满足条件的数据，隐藏不满足条件的数据 自动筛选 自定义筛选 高级筛选 筛选不重复记录临时隐藏重复值 删除重复项,2011-12-15,41,自动筛选,复杂条件,2. 基本操作,2.4 数据处理 分类汇总 对数据按类别进行汇总统计分析 分类汇总之前一定要先进行排序 各列须有列标题（字段名） 分类汇总类型 单字段分类汇总 多字段分类汇总 嵌套分类汇总,2011-12-15,42,取消勾选,主要内容,Excel 概述 基本操作 公式与函数 数据图表化 数据分析 总结,2011-12-15,43,公式 引用 地址/名称 函数,3. 公式与函数,3.1 概念 公式和函数是Excel

17、实现数据计算的重要工具 公式：是对数据执行计算和操作的等式 函数：是预先定义的计算公式，可实现复杂的计算和操作,2011-12-15,44,公式：=(A1+A2+A3+A100)/100 函数：=AVERAGE(A1:A100),3. 公式与函数,3.2 公式 组成 以等号（=）开始 引用（单元格引用/区域引用/名称引用） 运算符 函数 常量(数字或文本),2011-12-15,45,3. 公式与函数,3.2 公式 使用引用 引用：通过指定单元格或区域的地址/名称来使用其中的数据 使用数据的地址/名称并非数据本身 建立数据之间的联系 赋予工作表动态特性(随被引单元格的值变化) 引用类型： 单元

18、格引用 单元格区域引用 名称引用,2011-12-15,46,3. 公式与函数,3.2 公式 单元格引用 相对引用：当公式复制到其他单元格时，行和列引用相应改变（引、被引单元格相对位置不变） A1 绝对引用：当公式复制到其他单元格时，行和列引用不会改变（行标和列标之前加上$） $A$1 混合引用：行、列引用中一个是相对引用，另一个是绝对引用 NOW( ) 返回当前时间 Ctrl+Shift+:,2011-12-15,53,3. 公式与函数,3.4 高级公式 使用数组 用Ctrl+Shift+Enter确认结束键入 系统自动生成大括号括起数组公式（！不能手动输入） 数组常量: 用括起(手动输入)

19、Ctrl+Shift+Enter结束键入 =1,2,3;4,5,6;7,8,9(分号换行/逗号换列外自动生成) 使用迭代和循环引用,2011-12-15,54,3. 公式与函数,3.5 公式错误值类型,2011-12-15,55,主要内容,Excel 概述 基本操作 公式与函数 数据图表化 数据分析 总结,2011-12-15,56,创建图表 编辑图表,4. 数据图表化,4.1 图表 基本功能 图表：是数据的图形化表示 是动态的 随对应数据的变化而自动更新 将数据用图表来描述： 抽象、枯燥的数据 形象直观、易于理解 清晰表现出数据的差异、变化趋势和数据间的关系 采用不同的图表类型，可以发现数据

20、不同方面的特点规律 图表放置位置： 与数据位于相同工作表中 嵌入式图表 单独占据一个新工作表 图表工作表,2011-12-15,57,切换,4. 数据图表化,4.1 图表 组成 图表区 绘图区 数据系列（某一行/列） 横坐标轴（分类轴） 纵坐标轴（数值轴） 网格线 图例 标题（图表标题、横纵坐标轴标题 ） 数据标签,2011-12-15,58,4. 数据图表化,4.1 图表 常用类型 柱形图：显示一段时间内的数据变化/各项之间的比较情况 折线图：显示在相等时间间隔下数据的变化趋势 饼图：显示一个数据系列中各项大小与各项总和的比例 条形图：显示各项之间的比较情况(适于分类轴标签很长的情况) 面积

21、图：强调数量随时间变化的程度/引起对总值趋势的注意 XY 散点图：显示若干数据系列中两个变量之间的关系,2011-12-15,59,4. 数据图表化,4.1 图表 其他类型 股价图：显示股价的波动显示温度的波动 曲面图：显示两组数据之间的不同组合 圆环图：显示各个部分与整体之间的关系 气泡图：对成组的三个变量进行比较 雷达图：比较若干数据系列的聚合值,2011-12-15,60,4. 数据图表化,4.2 创建图表 Excel 2010创建图表操作简单 确保数据适合于图表 选择包含数据的区域 插入图表选择图表类型生成基本图表 “图表工具”关联菜单 更改外观/布局、图表数据、图表元素 修饰/修改图

22、表,2011-12-15,61,4. 数据图表化,4.3 修改图表 图表工具设计：更改外观(图表类型/布局/样式)和图表数据,2011-12-15,62,4. 数据图表化,4.3 修改图表 图表工具布局：更改图表元素,2011-12-15,63,形状样式、文本样式、排列、大小,4. 数据图表化,4.4 操作技巧 使用 Excel 表格 数据适合于图表(非必要条件),2011-12-15,64,表范围内独立操作 表行/列操作 排序/筛选/汇总计算 “表工具”关联菜单设计,表区域,/套用表格式,4. 数据图表化,4.4 操作技巧 快速添加图表数据 复制要添加的数据区域(数据系列)/分类在图表中直接

23、粘贴数据 创建组合图表 针对不同数据系列设置不同图表类型/结合次要纵坐标(数值)轴 选择合适的图表类型 最合适的应该是以最简单的方式表现数据的图表类型 掌握图表的关键 不断进行操作 图表选项很多，需要反复熟练,2011-12-15,65,4. 数据图表化,4.5 迷你图 嵌入在单元格中的微型图表 查看某行/列数据的分布形态/趋势,2011-12-15,66,主要内容,Excel 概述 基本操作 公式与函数 数据图表化 数据分析 总结,2011-12-15,67,5. 数据分析,使用数据透视表 使用What-If假设分析 模拟变量表 方案管理器 使用反转的假设分析 单变量求解 规划求解 使用分析工具库 方差分析/相关