第二章 行政公文.ppt

1、第二章 行政公文,教学要求: 了解行政公文的特点、作用、分类和语言，熟悉各行政公文的适用范围。 掌握行政公文的格式及一般写法。,第一节 行政公文概述,一、行政公文的概念和分类 狭义概念： 行政机关公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 （见国家行政机关公文处理办法2000.08.24发布，其中规定有13种公文。）,广义概念： 泛指党政机关、社会团体、企事业单位等组织在公务活动中形成和使用的具有一定惯用体式的文字材料。 （如，计划、总结等具有约定俗成格式和行文规则的文书。）,分类:, 按公文来源分为： 发文、收文

2、、内部公文； 按行文关系分为： 上行文、下行文、平行文； 按阅知范围分为： 机密、内部、周知公文；, 按性质作用分为： 指挥、决定性公文（命令、决定、批复） 知照性公文（公告、通告、通报、通知） 建议、意见性公文（意见、议案） 报请性公文（请示、报告） 商洽、记录性公文（函、会议纪要） 按使用范围分为： 专用公文和通用公文。,二、行政公文的特点,1. 内容的政治性 2. 作者的法定性 3. 效力的权威性 4. 作用的现效性 5. 处理的程序性 6. 使用的广泛性,三、行政公文的作用,1. 领导管理作用 2. 公务联系作用 3. 宣传教育作用 4. 行为规范作用 5. 凭证依据作用,四、行政公文

3、的格式,按照： 中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式 （GB/T97041999）中的规定讲解 （一）制版装订 用纸: A4型（210mm297mm） 排版：正文用3号仿宋体字， 一般每面排22行，每行排28个字 制版：版面干净无底灰，字迹清楚无断划， 尺寸标准、版心不斜，误差不超过1mm。,公文页边与版心尺寸： 天头（上白边）37mm 1mm； 订口（左白边）28mm 1mm 版心尺寸 156mm 225mm 页码： 4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行； 数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。 （如：-1-） 单页码居右空1字；双页码居左空1字： 空白页和空

4、白页以后的页不标识页码。,印刷：双面印刷，页码套正， 两面误差不得超过2mm。 着墨实、均匀，字体不花、不白、无断划。 装订: 左侧、不掉页， 订位为两订订锯外订眼距书芯上下各1/4处， 平订订锯与书脊间的距离为35mm； 无坏订、漏订、重订，订脚平伏牢固。,（二）公文三要素,国家标准： “本标准将组成公文的各要素划分为 眉首、主体、版记三部分。” 置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首； 置于公文首页红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体； 置于主题词以下的各要素统称为版记。,眉首（也叫“文头”、“版头”等，套红印刷） ：,公文份数序号： 阿拉伯数码，顶格，版心左上角第

5、1行。 不少于两位数。（如01、02；001、002） 秘密等级和保密期限：分“绝密”、“机密”、“秘密”三级； 3号黑体字，顶格， 版心右上角第1行；两字之间空1字； 同时标识用“”隔开; 套红。 紧急程度：分“特急”、“加急”、“急件”三种； 3号黑体字，在秘密等级下一行； 两字之间空1字; 套红。,发文机关标识： 红色、小标宋体字；距版心上边缘25mm； 上报公文则为80mm。 发文字号：发文机关代字+年份+序号（单项训练） 3号仿宋体、居中（一般情况下居中，有签发人则居左空1字）； 年份、序号用阿拉伯数码标识； 年份应标全称，用六角括号“”括入； 序号不编虚位（即1不编为001），不加

6、“第”字。 发文机关标识下空两行， 其下4mm处印一条红色反线，与版心同宽。 签发人： 平等排布于发文字号右侧，居右空1字； 3号仿宋体字，全角冒号； 签发人姓名用3号楷体字。（上报的公文需标识）,主体：,公文标题： 2号小标宋体字， 红色反线下空两行， 分一行或多行居中排布； 回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,标题拟写：,单位名称+事由+文种 （这是最完整、最规范、最标准的公文标题形式） 单位名称+文种； 事由+文种； 文种。 （单项训练）,主送机关： 标题下空一行， 左侧，顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格； 最后一个主送机关名称后标全角冒号。 特殊情况的处理： 主送机关过多

7、而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。,主送机关标注方法：, 下对上请示和报告：只标注一个主送机关； 上对下同一类型机关，可用统称， 如“各省、自治区、直辖市人民政府” “各院校”、“各企业” ； 普发性、公布性公文不标注。,公文正文： 主送机关名称的下一行， 3号仿宋体字（排版中讲到）。 每自然段左空2字，回行顶格。 数字、年份不能回行。,附件： 正文下一行，左空2字， 3号仿宋体字标识“附件”二字， 其后标全角冒号和名称， 附件名称后不加标点符号。 附件多时，要用阿拉伯数码标上序号。 标注方法： 附件1. 2. ,不用“附件”两字说明

8、的有： 用“命令”、“决定”等发布的行政法规和规章； 用“通知”等转发的文件； 议案之后的具体方案等。 因为：它们是正文的组成部分，内容十分重要， 效用与正文相同。,附件装订注意事项： 附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。 不能与正文一起装订时，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。,成文时间： 用汉字将年、月、日标全； “零”写为“0”； 成文时间的标识，以印章的位置来定（三种情况， 见“公文生效标识”）。,公文生效标识（用印和签署）： 单一发文印章： 落款处不署发文机关名称，只标识成文时间； 成文时间右空四字； 加

9、盖印章： 上距正文2mm4mm, 端正、居中、下压成文时间上，印泥为红色。 要求： 上沿不压正文， 下沿或中心线压在成文日期上。 注： 当印章下弧无文字时，采用下套方式， 即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式， 即印章中心线压在成文时间上。,联合行文印章： 2个单位印章将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；均压在成文时间上；两印章间不互交或相切，相距不超过3mm。 3个及以上印章将发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间；每排最多排3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成

10、文时间。 特殊情况说明： 当公文排版后所剩余空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文” （附件时用）的方式解决。,附注： 3号仿宋体字； 居左空2字加圆括号， 标识在成文时间下一行。 如：（此件发至县团级）、（此件可见报）,版记：,主题词： 3号黑体； 居左，顶格标识，其后标全角冒号； 词目用3号小标宋体字；词目之间空1字； 根据含义，由大到小排列，先内容，后文种； 采用规范化的名词和术语（见国务院公文主题词表， 1994年6月1日起执行） 37个。 如：政协 选举 结果 通报,抄送： 主题词之下1行； 左空1字，3号仿宋体

11、字标识“抄送”， 后标全角冒号； 回行时与冒号后的抄送机关对齐； 在最后一个抄送机关后标句号。,印发机关和印发时间： 位于抄送机关之下（无抄送机关则在主题词之下）； 占1行位置，用3号仿宋体字； 印发机关左空1字，印发日期右空1字； 印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。,版记中的反线： 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 版记的位置： 版记应置于公文最后一页， 版记的最后一个要素置于最后一行。,（三）文件的特定格式,1、信函式格式 小标宋体字，字号由发文机关酌定； 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm， 发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处

12、为一条文武线（上细下粗）。两条线长均为170mm； 每行居中排28个字； 发文机关名称及双线均印红色。,2、命令格式 标识：发文机关名称+“命令”或“令”； 红色小标宋体；字号由发文机关酌定； 上边缘距版心边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号； 令号下空2行标识正文； 正文下一行右空4字标识签发人签名章； 签名章左空2字标识签发人职务； 联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称； 在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间； 分送机关标识方法同抄送机关。,3、会议纪要格式 标识：“ 会议纪要” 红色小标宋体， 字号有发文机关酌定。 不加盖印章。,五、行政公文的语言要求,1、用语规范 以书面语为主，不用方言、俗语俚语，词语的概念要清楚，概括性强，词义准确，理解划一，不刻意追求辞藻华丽、声调节律，少用或不用描绘性比喻性词语。 2、简明扼要 公文有很多专用语词，适当使用可以使公文含义显得简洁确切，严谨平实，容易被机关业务人员理解、领会，不至于产生歧义，同时增加公文的庄重感 ，使表达周全、严密。,3、符合逻辑 以明确的概念、准确的