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1、,企业公文规范与写作 上海象屿置业 2011.9.19,为什么要了解与学习公文规范与写作？,公文具有法律性，任何一个企业，都需要对外行文，不要求与政府机关一样规范，但对外公文要与现有的合同、制度相对应，不要因为与合同或其它文件不一致引起不必要的误解与法律纠纷。 公文表述要严谨、严密，简洁明晰，让受文者明白你的诉求。 公文代表了一个公司的形象，能看出一个企业的综合素质与水平。,提纲 公文及公文处理基本常识 公文写作基本要求 企业常用文写作技巧,2000年8月24日，国务院以国发23号文发布了国家行政机关公文处理办法，并于2001年1月1日起实施。而此前执行的办法是由国务院办公厅于1993年11月

2、21日发布的。 要求企业也参照执行。,公文及公文处理基本常识,公文的几个定义 公文：是行政机关、企事业单位在处理事务和记载各种活动过程形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。 公文处理：指对公文的办理、管理、整理立卷、归档等相互关联、衔接有序的工作。,公文及公文处理基本常识,按行文方向： 上行文、平行文、下行文。 上行文和下行文只能用于有隶属关系的上下级机关及企事业单位，可扩展到有业务指导关系的上、下级机关；平行文，一般用于不相隶属的机关，用函来联系工作。 按机密程度： 限知性公文(绝密、机密、秘密,内部文件)、周知性公文(公告、通告、普发性文件)。,公文分类,公文及公文处理基本常识,命令（令

3、） 决定 公告 通告 通知 通报 议案,报告 请示 批复 意见 函 会议纪要,公文文种13种,公文及公文处理基本常识,公文的行文规则 根据隶属关系和职责范围行文。 非特殊情况不越级行文。 内设机构除办公室外不对外正式行文。 原则上公文不直接报领导者个人。 请示性公文一事一文和不向下级抄送。 不相隶属机关之间用函行文。 向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关的原则。,公文及公文处理基本常识,常见公文格式范例 公文格式范例说明.doc 公文函头格式使用规范.doc,公文及公文处理基本常识,纸张尺寸：A4纸297毫米210毫米 版心尺寸：156毫米225毫米 行数： 22行28字 行距： 7

4、8字高 字体字号：正文为3号仿宋体 排版样式：版头样式分上行文、下行文和三种特定格式(函、令、会议纪要)，共5种不同类型。,印刷格式 (双面印刷、从左侧装订),公文及公文处理基本常识,公文及公文处理基本常识,企业公文处理 以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 草拟公文。符合国家的法律、法规及其他有关规定。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨。文种使用准确。根据实际需要确定紧急程度。人名、地名、数字、引文准确。结构层次序数准确。使用国家法定计量单位。使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。除落款的成文日期、固定词组、惯用语用汉字，其他都用阿拉伯

5、数字。,公文写作基本要求,企业常用公文写作要求 常用文种：决定、通知、请示、报告、批复、函、会议纪要 总体要求：目的明确、围绕主题、层次清晰、语言精练、用词准确、首尾呼应。,如何写好公文 1、有一定的理论水平和逻辑思维能力，善于归纳分析提炼，对业务熟悉,有较强文字表达能力。 2、详细掌握情况、构思拟定提纲、围绕提纲筛选和补充资料、着手起草。 3、”拿来主义”，参考有关文章、资料，学习别人的经验，但要有很强的针对性，要结合本单位的实际，不能照搬照抄，不说大话空话，不带有个人感情色彩。 4、要求结构严谨、文字简洁。,公文写作基本要求,写作的基本程序,详细掌握情况； 打好腹稿（大脑构思）； 拟定提纲

6、（各主要部分及要点）； 讨论或征求意见，修改提纲； 围绕提纲进一步筛选和补充资料； 着手起草； 征求意见； 修改提高。,公文写作基本要求,公文的开头与结尾 常见的开头一般由以下三种： 目的式，用表示目的的介词，如“为”“为了” 根据式，根据，按照，遵照等等 缘由式，也叫原因式，即通过情况的介绍，问题的提出，或意义的明确，让受文者了解行文的缘由，引起其对文件内容的重视。 公文的结尾： 结尾的方法也很多，通常要用这个文种的来结尾，如专此请示，以上请示，请予以审批，专致此函。,公文写作基本要求,公文写作基本要求,决定： 决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位

7、不适当的决定事项的公文。 标题：与一般通用公文标题相同 正文：由决定缘由、决定事项、执行要求三部分组成。 决定缘由为正文的开头，要提出问题、分析问题，写清决定的原因、根据或目的； 决定事项为主体，针对缘由部分提出的问题，列明解决问题的措施、工作部署，具体可分条列项写出来； 执行要求为正文的结尾，写执行的要求和希望，也可对执行事项的内容加以补充和强调。,公文写作基本要求,通知： 通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免人员。 (还用于发布规范性文件) 通知按内容和作用分有以下几种： 批示性通知-用于向下级单位布置工作、

8、作出批示时使用； 转发性通知-转发上级和平级及批转下级公文时使用； 规定性通知-以通知的形式发布规章、规定和有关对规章制度的修订完善的补充意见时使用； 事务性通知-有关日常事务的通知（会议通知、节假日放假通知等）； 任免和聘用通知-专门用来任免聘用干部员工时使用。,公文写作基本要求,通知标题：由发文单位、事由、文种组成。 主送单位：一个或多个。 正文：批示性通知正文由通知缘由、通知事项、执行要求三部分组成。 通知缘由说明发通知的原因、目的或根据，承启用语“特作如下通知”、“有关事项通知如下”等。 通知事项主要部署工作任务，阐述意见、措施、办法及要注意的问题，要写得具体明确、条理清楚。 执行要求

9、一般以“以上通知，望认真执行”、 “本通知自发布之日起实行”等惯用语作结尾。 通知要注意有针对性、要具体、要及时。 会议通知：时间、地点、名称；议题或议程；参加对象；要求；联系人及联系方式；落款。,公文写作基本要求,请示： 请示适用于向上级单位请求指示、批准的公文。 正文：由请示缘由、请示事项、请示要求组成。 请示缘由简括地写请示原因、目的或依据，一份请示能否得到上级的同意或批准，关键在于请示的理由是否充足、是否言之有据，是否时间紧迫，抓住实质。 请示事项要求上级单位给予指示、审核、批准的具体问题或所要求的具体事项。要写得明白、具体，才能得到迅速批复。 请示要求向上级单位提出肯定性要求，一般根

10、据请示的目的、要求用“当否，请批复”、“以上请示是否妥当，请批复”、“请批准”、“请审批”等作结束语。,公文写作基本要求,请求指示-工作中遇到问题或情况，需要请求上级单位作出指示加以解释说明的请示； 请求审批-为使某一事项的解决办法得到上级单位的审批认可的一种请示 请示注意事项： 1、请示要注意必须是工作中急待解决的重要问题，要事前行文； 2、必须是“一文一事”，避免一文数事，以免上级批复时涉及事项过多而延时误事； 3、只有一个主送单位，除领导特别交办事项外，请示一般不得直接送领导者个人； 4、要逐级请示，请示一般不得越级行文。,公文写作基本要求,报告： 报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况

11、，答复上级单位的询问。 报告按内容、要求、性质分情况报告、答复报告、报送报告、呈报报告、综合性报告、专题性报告等。,公文写作基本要求,请示与报告的区别： 1、性质不同：报告主要是陈述性公文，用于反映情况，汇报工作，向上级提出意见和建议，不要求批复；请示是请求性公文，一定要求上级单位的批复。 2、行文时限不同：报告行文时限灵活，事前事后都可行文；请示必须事前行文，不能“先斩后奏”。 3、报告陈述工作情况也提出意见或建议，涉及内容较广泛，可以一文一事（专题），也可以一文数事（综合；请示要求一文一事，行文也较短。,公文写作基本要求,函： 函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求有关主管

12、部门批准和答复审批事项。 函按应用范围有商洽函、答复函、请批函、告知函；按行文方向有发函、复函；按内容轻重有公函、便函等。 函标题由发函单位、事由、文种组成。 正文-发函开头写明缘由和目的；复函起首语如“你单位X月X日关于XXXX的函收悉”或“贵部20XXX号来函收悉”。 主体发函要写清楚商洽、询问或请求批准的主要事项；复函要针对来函事项作答，答复时要求具体、明确。 结尾发函用“盼复”、“即请回复”、“专此函达”、“请予支持，盼复”等；复函用“此复”、“专此函复”等。,公文写作基本要求,会议纪要： 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。 标题：会议纪要的标题由会议名称和文种组成。 正文：

13、开头对会议有关情况的概述，要交待召开会议的依据、会议宗旨、达到什么目的，会议时间、地点、主持人、与会人员等，要写得简略、概括。 主体是会议纪要核心内容，以说明性文字反映会议所研究的问题或意见，会议作出的决定，对今后工作的安排等，可采用分层分条叙述式写法。 结尾一般提出希望，要求与会者、与会单位贯彻会议精神，也可提出较具体的措施与要求。 会议纪要一般用“会议听取了”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”、“会议认为”、“会议同意”等作为自然段的起首语。,公文写作基本要求,会议纪要与会议记录的区别： 1、记录是对会议的原始的详尽记录，是拟定纪要的基础；纪要是对记录的整理、择要，是对会议内容的集

14、中和提高。 2、记录是存档备查用有内部材料，一般正式会议都要有；纪要是外发公文，具有周知性和执行性。 3、记录是顺时结构，纪要则以整理过的总分式结构为基本框架。,企业常用文写作技巧,企业其他应用文写作 规范性文书：章程、规定、办法、细则。 计划性文书：计划、规划、安排；总结、大事记。 经济类文书：财务审计类：预决算报告、审计报告、审计意见书、资产评估报告、验资审计报告等；合同协议类：经济合同、协议书、意向书；经营活动类：招标书和投标书、股份公司年报、经济仲裁裁决书；市场策划类：市场调查、经济分析报告、可研报告、项目建议书；工作汇报、情况说明 讲话类文书：报告稿、开闭幕词、欢迎词、答谢词等。 新闻类：消息、通讯、评论、调查报告、新闻图片等。 日常事务类：请柬、贺卡、表扬信、证明信等。 涉外商务文书等。,规范性文书： 章程、规定、办法、细则 特点：政策性、权威性；法规性、规范性和约束力；严肃性和稳定性；专业性。 结构要求： 概述或目的； 主体部分，表现形式采用分款条列式； 附则,企业常用文写作技巧,结构要求 概述； 总结的主体部分，主要成绩或所做的工作； 问题与不足； 下一步