新编办公自动化与高级文秘培训教程 第3章 Microsoft Of.ppt

1、第3章 Microsoft Office 2007概述,（时间：1次课，2学时）,第3章 Microsoft Office 2007概述,【教学目标】： Microsoft Office应用程序是桌面环境下使用最广泛的通用办公软件，本章是对Microsoft Office 2007及其最基本功能的简单介绍。通过学习本章内容，要求读者了解Microsoft Office 2007的组件和新功能，掌握启动Microsoft Office应用程序的方法，熟练掌握创建、打开、保存和关闭Microsoft Office文档的方法，并掌握使用Microsoft Office帮助系统查找帮助信息的方法。,第

2、3章 Microsoft Office 2007概述,【本章要点】： 了解Microsoft Office 2007的组件及其新功能 启动Microsoft Office应用程序 创建、打开、保存和关闭Microsoft Office文档的方法 掌握Microsoft Office帮助系统,3.1 Microsoft Office 2007简介 3.2 Office 2007的新增功能 3.3 Office 2007的基本操作 3.4 上机实训查找关于功能区的帮助信息,第3章 Microsoft Office 2007概述,3.1 Microsoft Office 2007简介,Microso

3、ft Office System是微软公司推出的通用办公自动化软件，其最新正式版本为2007版。Microsoft Office已经有20多年的历史，经过多年积累，现在的Microsoft Office System已经不再是单一的个人办公软件，而是一个庞大的软件族。例如，2007 Microsoft Office System企业版包括了从字处理到表格/数据处理、从个人事务管理到企业内容管理、从表单/文档服务到工作流管理等多个功能组件，为企业办公提供全面而深入地支持。不过从个人办公的角度看，Microsoft Office 2007的核心功能仍然是在以前的版本中就已经非常成熟的字处理、表格/

4、数据处理、演示文稿等功能，这些功能分别由Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007和Microsoft Office PowerPoint 2007这3个软件来完成，如表3-1所示。,3.1 Microsoft Office 2007简介,表3-1 Microsoft Office 2007的3大核心软件,3.2 Office 2007的新增功能,Office 2007是Office 2003的升级版本，与从前的版本相比，它从外观到操作细节都发生了很大变化。但最直观的变化就是Office 2007在Word 2007、Excel

5、 2007、PowerPoint 2007等程序中摒弃了传统的Windows应用程序必不可少的“菜单+工具栏”的使用模式，取而代之的是“功能区”。如图3-1所示为Word 2007的功能区(含标题栏)分布。,3.2 Office 2007的新增功能,图3-1 Word 2007的功能区分布,图3-3 Word 2003的菜单和工具栏,3.2 Office 2007的新增功能,第2个影响广泛的变化是Word 2007、Excel 2007、PowerPoint 2007启用了新的文件格式。长期以来(从Office 97到Office 2003)，Microsoft Office在版本更新时都保持

6、了文件格式的相对稳定，这样既保持了向后兼容，又降低了用户的升级成本。但出于多方面原因，Office 2007使用了新的文件格式，这种文件格式称为OOXML(Office Open XML)，应用于Word 2007、Excel 2007、PowerPoint 2007的文件。随着新文件格式的启用，Microsoft Office文件的扩展名也发生了变化Word文档扩展名由过去的.doc变为现在的.docx，Excel文档扩展名由过去的.xls变为现在的.xlsx，PowerPoint文档扩展名由过去的.ppt变为现在的.pptx。 除了上述变化之外，Office 2007还有多项重要改进。例如

7、，动态命令标签、图片库、实时预览、SmartArt、Building Blocks以及改进的团队协作功能等。本书将在各章相关内容中介绍。,3.3 Office 2007的基本操作,3.3.1 启动应用程序 3.3.2 文档基本操作 3.3.3 使用帮助,3.3.1 启动应用程序,启动Word 2007、Excel 2007或PowerPoint 2007的方法类似，执行下列操作之一均可启动。 从【开始】菜单启动。选择【开始】【程序】【Microsoft Office】命令，展开【Microsoft Office】菜单，选择其中一个命令即可启动相应的程序。 从桌面启动。如果在桌面上建立了Offi

8、ce 2007应用程序的快捷方式，可以双击其桌面快捷方式图标以启动相应的应用程序。关于如何建立桌面快捷方式，详见1.4.4小节。 通过双击一个关联文件启动。.docx文件默认会与Word 2007相关联，所以当用户双击一个.docx文件时，Word 2007会自动启动并打开用户双击的文档。,3.3.2 文档基本操作,1. 创建文档 执行下列操作之一，均可创建一个Word文档。 使用【新建】按钮 创建一个文档。单击【快速访问工具栏】中的【新建】按钮 ，Word会自动新建一个空白文档，并弹出一个新的编辑窗口，如图3-6所示。 使用【新建】命令按照指定模板创建一个文档。单击【Office 按钮】 ，

9、弹出【Office 按钮】菜单，选择【新建】命令，弹出【新建文档】对话框，在对话框的【模板】列表框中单击【已安装的模板】按钮，对话框中部的列表框中将以缩略图的形式列出所有可用的模板，如图3-7所示。在列出的模板中选择一个模板。例如，选择【平衡简历】选项，单击【创建】按钮，Word会按照这个模板自动建立一个文档，并弹出其编辑窗口，用户可以在窗口中对新建的文档进行编辑，如图3-8所示。,3.3.2 文档基本操作,图3-6 新建空白文档,3.3.2 文档基本操作,3.3.2 文档基本操作,2. 打开文档 执行下列操作之一，均可打开文档。 要打开一个.doc或.docx文件，只要双击该文件即可。这种方

10、法不要求先启动Word程序，这是它与其他方法的最大区别。 如果要打开一个最近刚刚打开过的文档，可以单击【Office 按钮】 ，在弹出菜单的右侧默认列出了最近打开过的17个文档，如果要打开的文档在列表中，可以直接单击并打开它。 单击【快速访问工具栏】中的【打开】按钮 ，弹出【打开】对话框，如图3-9所示。定位到文件的准确位置，选择要打开的文件，单击【打开】按钮，Word就会在一个新窗口中打开该文件。 单击【Office 按钮】 ，在弹出的菜单中选择【打开】命令，弹出如图3-9所示的【打开】对话框，后续操作与上1种方法相同。,3.3.2 文档基本操作,图3-9 【打开】对话框,3.3.2 文档基

11、本操作,3. 保存文档 执行下列操作之一，均可保存文档。 单击【快速访问工具栏】中的【保存】按钮 ，如果当前文档已经保存过，Word会自动保存文档的最新状态；如果文档还没有保存过，系统会弹出【另存为】对话框，如图3-10所示。定位要保存文件的位置，然后指定保存文件的名字，选择要保存的文件格式，单击【保存】按钮。如果指定的文件名已经存在，系统会询问用户是否替换已经存在的文件。 单击【Office 按钮】 ，在弹出的菜单中选择【保存】命令，后续操作与第1种方法相同。 如果想把一个已经保存过的文件保存到另外一个位置或换一个名字重新保存，可以单击【Office 按钮】 ，在弹出的菜单中选择【另存为】命

12、令，这时不论当前文件是否保存过都会弹出如图3-10所示的【另存为】对话框，后续操作与第1种方法相同。,3.3.2 文档基本操作,3.3.2 文档基本操作,4. 关闭文档 如果完成了对一个文档的编辑想要关闭它，执行下列操作之一即可。 单击【Office 按钮】 ，在弹出的菜单中选择【关闭】命令，如果文档的当前状态已经保存，Word会直接关闭文档；如果文档的当前状态没有保存，系统会弹出一个提示性的对话框，询问是否保存对文件的更改。 单击标题栏右端的【关闭】按钮 ，会直接关闭当前的Word窗口，同时也会关闭当前窗口中正在编辑的文件。如果文件中有尚未保存的更改，系统会弹出图3-12所示的提示性对话框。

13、 单击【Office 按钮】 ，在弹出的菜单中单击右下角的【退出Word】按钮，其效果和单击标题栏中的【关闭】按钮相同。,3.3.3 使用帮助,1. 帮助主页 Microsoft Office 中的每个程序都有自己的帮助主页。帮助主页是系统地了解程序功能的理想位置。打开帮助主页的方法有2个：一个是单击功能标签右端的【帮助】按钮 ；另一个是按功能键，弹出【Word帮助】窗口，如图3-13所示。在【Word帮助】窗口中列出了一级帮助主题，单击主题可以进入下一级主题，也可以在【键入要搜索的字词】文本框中输入关键字来搜索主题。 单击【Word帮助】窗口工具栏中的【显示目录】按钮 ，可以显示帮助目录，在

14、目录中可以快速定位到要查看的主题，单击主题后，右侧窗口中会列出所选主题的具体内容，如图3-14所示。,3.3.3 使用帮助,3.3.3 使用帮助,2. 特定命令的帮助(上下文帮助) 功能区中所有的命令都有自己的帮助信息，将光标停留在某个命令上时，会显示一条屏幕提示，提供有关该命令的帮助信息。如果看到屏幕提示最后有“有关详细帮助，请按”的字样，则继续将光标停留在该命令上并按功能键，就会弹出帮助窗口并定位到该命令的详细帮助信息。例如，光标指向【开始】功能区的【格式刷】按钮 ，屏幕提示信息如图3-15所示，提示的最后有“有关详细帮助，请按”的字样，在保持光标不动的同时按功能键，弹出帮助窗口并显示使用

15、格式刷的详细帮助信息，如图3-16所示。,3.3.3 使用帮助,3.3.3 使用帮助,3. 对话框的帮助 有些对话框的项目较多，可能有时并不清楚如何使用这些选项，这时可以单击对话框中标题栏右侧的【帮助】按钮 ，如果有针对该对话框的帮助主题，将显示该主题，否则显示帮助主页。,3.4 上机实训查找关于功能区的帮助信息,1. 实训目的 查看帮助是学习软件最好的方式之一，设计完善的帮助更是如此。通过实训强化使用Office 2007帮助系统查找特定帮助信息的方法。 2. 实训要求 通过帮助系统查找下列信息。 (1) 到底有哪些Office 2007程序使用了新的界面？ (2) 能否隐藏功能区？如何隐藏？ (3) 怎样用键盘操作Office 2007的新界面?,3.4 上机实训查找关于功能区的帮助信息,3. 实训步骤 (1) 按功能键，弹出【Word帮助】窗口，如图3-13所示。 (2) 在【键入要搜索的字词】文本框中输入“新界面”，单击【搜索】按钮，得到2条结果信息，如图3-17所示。 (3) 第1条结果显然不是想要的结果，打开第2条结果，可以发现其中也没有需要的信息。 (4) 联系新界面的核心是功能区，在【键入要搜索的字词】文本框中输入“功能区”，单击【搜索】按钮，得到多达38条结果信息，如图3-18所示。 (5) 打开第1个主题，滚动内容，发现要查找的3个问题都在其中，