第五章会展现场管理.ppt

1、第五章 会展现场管理,本章主要内容,开幕式的举行管理 注册入场与现场管理 展台工作现场管理 会展危机管理,一、展会现场布置 二、VIP（very important person) 接待 三、媒体的接待和管理 四、展会开幕 五、开幕酒会服务策划,第一节 开幕式的举行管理,一、展会现场布置 在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。 二、VIP（very important person) 接待 对于贵宾的接待，应给予特别的对待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排，对于重要贵宾还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执

2、行。,第一节 开幕式的举行管理,三、媒体的接待和管理 展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系，为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。 四、展会开幕 1、开幕时间和地点。 2、开幕式讲话稿和新闻通稿。 3、开幕方式的确定。,第一节 开幕式的举行管理,五、开幕酒会服务策划 开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动，它可以很好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的关系。办展机构要事先策划安排好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。 开幕酒会是展会联络各方感情，与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式，因此需要精心筹划以

3、达目的 。,第一节 开幕式的举行管理,案例1：2005年5月16日晚财富论坛开幕式 现场布置：开幕式安排在天坛祈年殿， 祈年殿前方的方形空地被安排作为宴会场所，100张餐桌分为东西两区，环绕祈年殿摆放。开幕式的讲话与演出被安排在祈年殿前的丹陛桥上，两边布置几十个绘有京剧脸谱的灯光气球，还有400多盏4000瓦的探照灯射向祈年殿和舞台。 VIP接待：国家主席胡景涛及其他领导人出席，600多名全球企业家及夫人、400名国内政要和著名企业家参加。人均100美元的高标准餐饮，高规格安全保护，精心组织的演出（千手观音、交响乐、变脸、京剧神州乐等）,第一节 开幕式的举行管理,案例1：2005年5月16日晚

4、财富论坛开幕式 开幕式：确定时间5月16日晚，地点天坛祈年殿（准备好备选方案，下雨在室内），财富CEO致词、国家主席讲话。 酒会：西式菜品的三菜一汤，包括由蟹肉、鱼子酱等拼成的冷菜，以鹅肝、牛排为主的主菜，汤是鸡汤加馄饨，另外还有一道甜点。由凯宾斯基饭店等烹制。,第一节 开幕式的举行管理,练习题： 大型展会或会议开幕式策划时，需要重点注意那几方面的问题？,第一节 开幕式的举行管理,一、注册表 二、注册资料的处理 三、现场的后勤管理 四、注册现场的礼仪 五、标牌、餐券和收据 六、现场计算机设备管理 七、服务柜台与留言中心,第二节 注册入场与现场管理（信息化）,案例展示：“展会秘书”展会现场信息沟

5、通系统,对展览会信息价值的认识,关于观众信息的分类 我们把观众信息分为基本信息、需求信息和 行为信息三大类。 基本信息：即以观众的名片信息为主的信 息，主要是观众的姓名、单位、部门、职务 信息和通过邮寄、电话、传真、Email、手 机等五种方式能联系该观众的必要数据。,需求信息 观众在入口填写的调查表答案大致反应了观众的需求信息。 观众的需求信息能清楚定义每个观众的参观目的和个人需求，因此，能从此角度去查找有价值的观众，如我们希望得到“下次意向参展”的观众名单，就可以在调查表查询中选择查找回答了这个问题的观众。,观众现场行为信息： 观众在展览会上进出各场馆、参加研讨会、访问各展台留下的数据是观

6、众的行为信息。通过这些数据，能得到有用的结果，如希望知道展会第一天上午来的人有哪些、参加了某个会议的观众有哪些、哪些观众在不同的时间单位内多次来参观、参观了那个分场馆或展台的观众是谁、展览会每天的高峰期情况、展览会的观众滞留率等等。,观众信息的作用 增加现有参展商的满意度。 挖掘潜在的参展商。 甄别展会的专业观众，提供更加深入、专业 的服务。 开发商务配套服务。 建立行业信息库，提供行业信息服务，信息 共享。,例：网络 注重展会网站建设打造“全过程”在线服务 德国展会的官方网站信息丰富，在线服务功能强大;国内展会网站则功能单一，内容更新缓慢，甚至很多展会仍然没有官方网站。德国展会网站往往是展会

7、和展会所在行业的综合信息平台，为参展商、观众和媒体提供了强大的行业信息、展会信息查询功能和在线服务功能，因此欧美的展会参观者非常习惯于通过展会网站提前获取展会相关信息，安排自己的参观计划。,展会网站中最重要的一个功能即参展商数据库查询功能，组织者为观众提供了众多查询方式，包括快速模糊查询、产品查询、精确查询、参展商目录下载等。其中精确查询又可以通过公司名称、国家、城市以及参展企业所处展厅号等多种方式查询，具体到每个参展商目录中又分为6类信息：企业新闻、企业产品、企业简介、企业联系方式、所处展厅具体位置、在线预约。网站的相关在线服务均是免费的，只需要观众和参展商完成在线注册即可。德国展会网站均提

8、供德语和英语两种版本的网页，而且两者完全对等，信息同等丰富。,案例回放： 1. 德国很多展会网站目前均推出“在线预约”功能。所谓在线预约功能是主办者为参展商和观众提供的一种网上交流功能，观众可以通过此功能在展会开幕前通知该参展商，准备在展会的第几天大约几点参观该展商展位，大致对哪类产品和服务感兴趣，便于参展商提前作出安排。,2. 杜塞尔多夫展览公司的展会网站还专门设计了观众个人参观规划程序，观众注册后可以通过查询随时向自己的程序中添加目标参展商，规划个人的参观计划，该程序最后形成一个PDF文件，供观众下载打印。展览公司可以通过相关数据库准确了解到观众的目标参展商，及时对展会相关内容作出调整。,

9、3. 今年1月在上海举办的某展会上，在展会开幕前两天，即1月18日中午，预登记工作就已全部结束，但由于网站上没有明确注明预登记截止时间，导致很多专业观众在所谓的“截止日期”后仍然注册，奇怪的是仍然显示注册成功，并都收到了注册号，来展会现场办理胸卡时才发现是无效注册，引起了很多本可以避免的争执。这样的事件在开幕第一天就出现了，可主办方仍然没有采取任何补救措施，导致第二天还不断有观众拿着刚刚注册成功的注册号申请胸卡。展会的网站居然遗漏如此重要的提示信息，在线服务严重缺位。据观察，展会结束三天后，该展会网站仍然没有任何更新，没有提交任何展会报告，而同样是1月23号闭幕的德国杜塞尔多夫国际水上运动及船

10、艇展，23日下午18点闭展，晚上20点，该展会的展会报告即在网站刊出，并且对2009年的展会进行预告。,一、办展机构现场管理 二、参展商的现场管理工作 三、撤展管理,第三节 会展布展与现场服务,一、办展机构现场管理 （一）展会现场布置 （二）展会注册及入场管理 （三）展会证件与门票管理 （四）展会设备设施管理 （五）展会现场的安全管理 （六）展会现场的知识产权保护工作 （七）展会现场的相关活动管理 （八）展会现场的其他服务,第三节 会展布展与现场服务,二、参展商的现场管理工作 （一）布展 （二）配备展台的工作人员 （三）展台接待 （四）贸易洽谈 （五）情况记录 （六）其他相关宣传推广活动 （七

11、）信息收集工作 （八）细节管理注意事项,第三节 会展布展与现场服务,三、撤展管理 1、展位的拆除 2、参展商租用展具的退还 3、参展商展品的处理和回运 4、展品出馆控制 5、展场的清洁 6、撤展安全保卫,第三节 会展布展与现场服务,四、 参展观众的统计 1、依据观众办理登记手续的内容进行统计 2、根据门票进行统计 3、参展商的客户统计,第三节 会展布展与现场服务,服务: 建立全方位服务体系与客户结成合作伙伴 参展商与观众的支持是展会长期运作下去的根本保障。衡量一个展会成功的标准其中两个很重要的数据是参展商的连续参展率和观众的连续参观率。许多研究也表明，开发一个新客户比留住一个老客户的成本要高许

12、多倍，所以展会主办者在不断开发新客户的同时，必须尽力留住老客户。与客户结成合作伙伴关系，形成展会与客户双赢的局面，最终使展会实现良性循环。达到这个目标的前提是为客户提供全方位的服务，从而提高展商对展会的忠诚度。全方位的服务体现在展前、展中和展后各个阶段，包括从展会策划、展会推广营销、专业观众组织、相关活动安排，到展览主办者所有对外文件、信件的格式化、标准化等等很多细微之处。,案例回放： 1. 慕尼黑展览公司旗下的国际体育用品博览会(ISPO)从2002年起开始实行会员制，出了ISPO卡。会员持卡可以快速参与展会，它具有“save time”(省时)、“save money”(省钱)、“enjo

13、y benefits”(优惠多多)等多项特点。比如持有2002年夏季ISPO卡，可免费参观5个展会：慕尼黑冬、夏季ISPO，盐湖城冬、夏季户外用品展，慕尼黑高尔夫展。持2003年夏季ISPO卡，则可以“一卡看八展”(2个在英国，6个在德国)。ISPO卡推出后，原计划2003年冬季会员发展1.5万人，结果2002年夏季即已超过此数，而且会员包括了ISPO的所有大客户。持有ISPO卡不仅在于展会期间可以免登记、免排队、免费使用慕尼黑的公交系统，在展览中心餐饮和停车均可打折，甚至在全国都可以享受优惠。如租车优惠幅度按不同车型分别为10%20%不等。更重要的是，持卡者即成为ISPO社区成员，可以常年得

14、到ISPO周到的专业化服务。,练习题(作业三)： 试分析ISPO在布展三环节中，如何体现服务的理念？,第三节 会展布展与现场服务,第四节 展台工作现场管理,展览的价值和展出目标主要在展台工作阶段得以实现。展台工作主要指展览会开幕期间的展台接待、展台推销、贸易洽谈、情况记录、市场调研等。展览开幕前的展台布置以及展览闭幕后的展品处理等通常也可以算作这一阶段的工作。展台工作效率和效果有依赖于展台管理和展台人员的知识、技巧和工作态度。展出工作的特点是时间短、空间小、人多事多。,展览会开幕期间，展出的主要责任就由组织者转向参展企业和展台人员，由展台人员开展接待观众、洽谈贸易等工作。展出期间得负责人是展台

15、经理。如果展览规模大，可能要专门设立管理组织展览团，展览全面工作由展览团团长负责，其他各项工作由分团长负责，展台由展台经理负责。,（1）展台工作 （2）展台人员 （3）展后工作,（1）展台工作,展台工作的主要内容包括接待客户、洽谈贸易、记录和市场调研。 A、接待客户是展台关键性工作之一。 B、洽谈工作也是展台关键性工作之一，与接待工作紧密相连。,C、记录是展台正式工作之一。 D、展台人员在做记录时，要争取尽可能准确，尤其是潜在客户。 E、联络、公关工作是一项内容很广的工作，在此，主要谈及客户邀请、接待室、送礼工作。F、调研是展览会的重要功能之一。,G、操作示范。 H、资料工作。 I、活动。 J

16、、现场销售。,（2）展台人员,A、业务知识。 B、工作方式与态度。 C、举止。 D、穿着。,（3）展台环境,A、展台清洁。 B、展台安全。 C、展台保卫。,（4）、展后工作,（1）撤展 （2）总结 （3）后续,一、会展现场的风险类型 二、会展风险管理,第五节 会展现场的风险与安全管理,一、会展现场的风险类型 （一）从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁 （二）从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类,第五节 会展现场的风险与安全管理,二、会展风险管理 （一）对场地进行安全分析 （二）同当地相关部门建立良好的工作关系。 （三）确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识 （四）制作安全小册子/标牌以及其他交流方式 （五）制定一个媒体管理计划 （六）预防“闹展”,第五节 会展现场的风险与安全管理,在展览会开幕前，组办机构需要印制展览会期间使用的证件、卡片和相关的纸质资料。具