电子表格Excel2003-Excel.ppt

1、电子表格Excel 2003,南开大学: 温媛 E-MAIL: ,启动、退出Excel,启动 从开始菜单、程序、Microsoft Excel 运行文件：excel.exe 退出 从文件菜单、退出 关闭应用程序窗口 Alt+F4,认识Excel窗口,标题栏和菜单栏 工具栏：常用工具栏和格式工具栏 编辑栏：名称框、编辑栏、确认按钮 状态栏：就绪、输入、编辑 工作区：文档窗口 一个文档窗口就是Excel的一个工作簿 留意“工作表控制按钮”以及“工作表标签”,工作簿、工作表、单元格概念,工作簿(book) 一个Excel文档即一个工作簿，启动Excel时建立的缺省工作簿文件名为bookn.xls(n

2、=1,2,3), 工作簿文件的扩展名为 .xls 新建、保存、另存工作簿文件从文件菜单开始 一个工作簿中可以包含多个工作表(增/删/移动/更名) 一个工作表由若干单元格组成 改变默认工作表个数:”工具”-”选项”-”常规”-”新工作簿内的工作表数”进行设置. 工作簿-工作表-单元格,工作表,工作簿文档窗口的组成： 标题栏、工作表标签、行号区、列号区 工作表的操作(默认Sheet1、Sheet2) 选择工作表(一个、多个（Ctrl）、全部（右键）) 可在多个工作表（工作组）同时输入相同的数据或设置相同格式 重命名工作表 插入工作表 删除工作表 复制（Ctrl+鼠标拖动，或菜单实现）和移动工作表,

3、多窗口操作，便于编辑或浏览 同一工作簿：新建窗口，重排窗口 不同工作簿：文件-打开，重排窗口 工作表的拆分与冻结，便于浏览 拆分使每个被拆分的部分有独立的滚动条，目的是在同一窗口查看不同部分内容。（拆分与取消拆分） 冻结常用于上或左单元格，比如行标题和列标题,工作表,单元格,单元格 单元格光标与当前单元格 256X65536个单元格(A、BZ，AAAZ,IAIV) 单元格地址：列号行号 相对地址：A1、C4、IV65536 绝对地址：$A$1 $C$4 混合地址：$A1 A$1 $C4 C$4 完整的单元格地址：工作簿名工作表名！单元格地址 如：Sales.xlsSheet1!C4, Shee

4、t3!$A$5 在同一单元格内换行（Alt+Enter） 设置自动换行（右键-单元格格式-对齐-选中自动换行，为何有时出现#？）,区 域,区域表示： “：”矩形区域。如：A1:C3, C6:A4, Sheet1!C5:E80 “空格”交集运算。如：=sum(A2:C3 B1:B5)求B1与B2和 “，”并集运算。如：=sum(A2:C3 ,A5:C5)求9个单元格和 区域的选定 鼠标拖拽 用Shift键(连续)和Ctrl键(不连续) 单击行号或列号区 单元格或区域的命名和使用名字,工作表数据的输入,数据类型：文本、数字、日期或时间、逻辑 数值 文本 普通字符：如 abc 特殊文本：如123，t

5、rue 日期或时间 逻辑值 True (1)、False (0) 思考：回车后，是右边的单元格还是下边的单元格？ 可在“工具”“选项”中的“编辑”标签项设定,工作表的编辑,定位 鼠标直接定位（在可见范围内） 从编辑栏的名称框中定位 使用键盘移动单元格光标：Ctrl+Home(End、定位键) 编辑内容 从编辑栏中修改 直接在单元格中修改（删除原有内容） 双击单元格，出现文字光标，可修改个别的内容 注意：可以进行有效性检查（“数据”-“有效性”） 查找与替换 注意“单元格匹配”(“选项”的设置),区域操作,下面所指区域包括：单元格、整行、整列或矩形区域 必须先选择区域，然后再考虑作其他的操作 区

6、域的清除 区域的删除 区别“清除”和“删除” 区域的移动 移动后，原来的区域空白，但并没有被“挖掉” 区域的复制 特别注意”选择性粘贴” 实现行列互换 区域的插入,自动填充,使用“编辑”-“填充”-“序列”自动填充数据 序列类型： 等差：1 3 5 7 9 等比： 2 4 8 16 32 64 日期： 2003.7.1 2003.8.1 2003.9.1 2003.10.1 自动填充序列：第1课 第3课 第5课 第7课 自定义序列：学号 姓名 性别 出生日期 籍贯 填充序列：等差、等比、日期、自动填充序列 注意选定要填充的范围或者设置终止值。 用右键和填充柄填充：等差、等比、日期、自动填充序列

7、,公式的输入,公式的特点： Excel的计算功能，主要是通过公式来实现的。 使用公式进行计算，是一种形式化的表示方法，公式写成后，往往具有通用性，可以应用（复制）到其他的地方。 单元格中的公式以“=”开始，公式的计算结果显示在单元格中，选中该单元格时，公式本身显示在编辑栏中。 如：=A1+B2+23 =IF(and(A1A2,B1B2), 100*A1/A2, 100*B1/B2) =SUM(A1:D5)/25 =“ABC”&”XYZ” =25+count(abc) /*其中abc是一个命名的区域*/,公式中的运算符,算术运算符：+ - * / （乘方）%（百分号） 字符运算符：&（拼接运算）

8、 比较运算符： = 字符串的比较准则：字典顺序，汉字则根据其拼音 逻辑函数：and or not 优先级： 算术运算、字符运算、比较运算、逻辑函数,公式中的运算符,输入公式要注意： 公式中可以包括：函数、区域、区域名字、单元格地址、数值和字符 不能包含空格 字符要用引号“ ”括起来 运算符两边应可以转化成相同的数据类型,移动或复制公式时，公式的调整,公式的复制： 公式中单元格的相对地址在公式复制时将自动调整，调整原则是： 新的行地址=原来的行地址+行偏移量 新的列地址=原来的列地址+列偏移量 使用左键和填充柄复制公式 例如：将A2单元复制到B4单元后， A2中的公式 =SUM(C1:D5) 变

9、为：B4中的公式 =SUM(D3:E7),移动或复制公式时，公式的调整,绝对地址在公式复制时不变。 混合地址在公式复制时绝对地址不变，相对地址按原则调整。 移动公式，相对和绝对地址都不调整。 被公式引用的单元格移动时，公式跟踪单元格 被公式引用的单元格复制时，公式不变,Excel 函数,Excel函数共九大类，300多个。 什么是函数？函数即预先定义好的公式。 类型：数学与三角函数、统计函数、数据库函数、逻辑函数等9大类。 每个函数至少返回一个计算得到的值（绝大多数函数只返回一个值，部分函数可返回多个值），要注意函数返回的值的类型。 函数的引用格式： 函数名(参数1，参数2，) 没有参数的函数

10、括号不能省略,函数的输入,函数的输入和编辑 直接在单元格或编辑栏输入或编辑 （强烈推荐） 需知道该函数有几个参数，以及参数的顺序。 忘记了怎么办？使用“插入函数”向导 使用函数向导 插入、函数 编辑栏中的“fx”（插入函数）工具 如果函数写错了，则得不到正确的结果，并出错。,几种常用函数,数学函数： int( ) trunc( ) round( ) mod( ) Pi( ) rand( ) sqrt( ) 字符函数 Left( ) mid( ) right( ) search( ) find( ) 日期函数 date( ) day( ) month( ) year( ) now( ) time

11、( ),几种常用函数,统计函数： max( )、 min( ) average( ) count( ) counta( ) countif( ) countblank( ) sum( ) sumif( ) 财务函数 可贷款函数PV 偿还函数PMT,几种常用函数,逻辑函数 And() Or() Not() And(a, b,c):只有当a, b, c都为TRUE时，结果才是TRUE； Or(a, b,c):只要a, b, c中有一个为TRUE，结果才是TRUE； Not(a): 真（TRUE）假（FALSE）颠倒。 条件函数 IF(X, N1, N2) 当X为.T.时，函数返回N1的值，当X为.

12、F.时，函数返回N2的值。 嵌套的IF函数,几种常用函数,查找与引用函数 Choose( ) 例：choose(4,a1,a2,b1,b2,c1,c2),不同于choose(4,a1:c2) 频度分析函数 Frequency() 该函数不能用“函数指南”来做。 写完函数用Ctrl+Shift+Enter 排名次函数-rank 注意相对地址、绝对地址的灵活运用,几种常用函数,使用自动求和 使用公式求和 快速求和（状态栏击右键，状态栏中显示计算结果）,几种常用函数,例：财务函数PMT的用法。 问题：贷款买房，贷款总额30万，30年偿清，年利率为5%，每年连本带息还多少钱？ （1）选空白单元格，函数

13、按钮“fx”，选“财务” 中PMT。解释是：返回在固定利率下，投资或贷款的等额分期偿还额。 （2）该函数需输入五个自变量：Rate，Nper，Pv，Fv和Type。（注意注释含义） （3）填写5%、30、300000、0、“ ” （4）确定 计算结果：-19515.43,工作表的格式化,单元格格式的设置 选定单元格或区域，选择菜单格式、单元格 工作表和单元格的保护(“工具”-”保护”) 用格式刷或选择性粘贴复制格式 条件格式化(“格式”-”条件格式”)，如不及格用红色字 使用格式刷快速复制单元格格式 宽度不够自动缩小字体填充（单元格格式-对齐-缩小字体填充） 调整行高和列宽 鼠标操作 菜单操作

14、,工作表的格式化,使用自动套用格式 工作表的整体显示控制 背景设置 网格线与边框线 去掉编辑窗口中网格线（工具-选项-视图-网格线） 去掉打印时未定义网格线（文件-页面设置-工作表-网格线） 显示公式与计算结果,数据库的建立,最好一个工作表中只建立一个数据库。 数据库与其它数据间至少空一行和一列。 不要在数据库中放置空行和空列。 数据库第一行为字段名行，字段名必须唯一。 同一列(字段)的数据类型要完全相同。 不要任意增加空格。,数据库编辑,操作方法与普通工作表相同 插入记录：插入行 删除记录：删除行 插入字段：插入列 删除字段：删除列,记录排序,排序指按某些字段的顺序重新排列整个数据库 工具栏

15、:简单排序 菜单栏:复杂排序(多关键字) 操作方法： 活动单元格置于数据库中 选排序菜单 指定主、次关键字及顺序 对于字符依据什么进行排序？字典顺序，汉字笔画，自定义（如百家姓） 观察有无标题行 建议：排序前将数据复制到另一区域或另个工作表，在新数据区上排序，以保护原来的数据不被破坏。,数据的筛选,筛选是指从数据库中显示出满足某种条件的记录，其它记录暂时隐藏。 注意：与排序类似，筛选前复制数据. 筛选方法 自动筛选 高级筛选,自动筛选,步骤： 选中条件字段名 选菜单数据、筛选、自动筛选 恢复数据库原有显示方法(下三角选择“全部”) 自动筛选的自定义条件,高级筛选,高级筛选可以实现对更复杂的条件

16、进行筛选 要求三个区域： 数据区域：数据库所在区域（整个数据库） 条件区域：条件 输出区域：筛选结果复制到该区域,条件区域,比较条件 用字段名与条件值直接比较 这种比较包括：, =,=(可以省略等号) 同行的不同列之间 AND运算 行与行之间OR运算,条件示例,(1)使用某列三个或多个条件（或） (2)使用两列或多列中的条件（与） (3) 查找或匹配一列中的一个条件，或匹配另一列中的一个条件的数据行（或） (4)查找交叉匹配一列中两个条件之一与另一列中两条件之一,(1),(2),(3),(4),分类汇总和数据透视表,分类汇总:根据一个字段进行汇总 数据透视表:对多字段进行汇总,分类汇总,分类汇

17、总指将数据库按某个已排序的字段分类进行某种计算，计算方式包括求和、求平均值、最大值或最小值等。 步骤： 排序数据库 选菜单数据、分类汇总 在对话框中指定分类字段、汇总方式 单击确定按钮 注意：按某列进行数值列的汇总计算,分类汇总,【例】要对销售报表按照“部门”进行分类汇总 (1)将表“复制”到一空白区域“选择性粘贴”，只粘贴数值 (2)按照“部门”的升序或降序进行排列 (3)“数据”|“分类汇总” (4) “分类字段” 选“部门”，“汇总方式” 选“求和” “选定汇总额（可多个）” 选“销售额”和“利润”。 “确定”，出现 “分类汇总”结果。 注意：选择性粘贴只粘贴数值，无公式，删除单价和数量

18、列不会造成销售额和利润的计算错误,数据透视表,“数据”|“数据透视表” 对数据进行多角度分析，例： （1）“创建数据透视表的数据源”，选择“Microsoft Excel 数据清单或数据库”， “下一步”。 （2）选定区域（注意包括标题行），“下一步” （3）版式中，将“部门”拖到行，“品名”拖到列，将“销售额”和“利润”拖到“数据”区 （4） “完成”,数据透视表,图表,图表类型： 柱形图、条形图、折线图、饼图、XY图等 嵌入图表和图表工作表 图表的特点 图表的数据源是数据库或工作表，图表与数据源之间是动态关联的 从工作表或图表修改系列数据，与它关联的图表或工作表自动更新,图表元素介绍,图表的建立,图表向导 1：选定用来绘图的数据区域(可以是多个区域) 2：选择插入