合同管理制度 (4)

1、精选 合同管理制度第一 总 则第一条 为了规范公司的签约行为，加强对各类合同的管理，保证公司整体利益得到最大维护，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司对外签订的所有具有法律约束力的经济合同文件。第三条本制度所称“合同”系指宁夏华瑞丰地产有限公司与平等主体的自然人、其他法人与组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。公司对外出具的具有法律约束力的承诺函、包含实质性承诺的会议纪要及其他相关文件，也属于本制度管理的范围。第四条 合同分类工程类合同指：工程施工合同、工程采购合同、工程设计合同、工程咨询类合同、前期工程合同等；经营类合同指：平面媒体广告发布合同、户外广告发布合同、广告策划合同、活

2、动策划合同、印刷品制作合同、沙盘模型合同、售楼处装饰合同、礼品制作合同等；其他类合同指：报纸广告招聘合同、外部培训合同等。第五条 订立合同必须遵守国家的法律、法规，遵守公司有关规章、制度，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。第六条 公司必须在核准登记的营业范围内对外签订相关合同，未经公司总经理授权委托，公司各个部门或员工不得以公司的名义对外签订合同。第七条 合同订立：对方委托他人与公司签订合同的，应当出具对方当事人及其法定代表人的书面授权委托书。第八条 订立合同，必须采用书面形式。严禁以口头形式对外签订任何合同。第九条 公司对合同实行统一监控管理的原则，造价管理部是公司工程类合同管理监控部

3、门，经营管理部是经营类合同的管理监控部门，综合管理部是其他类合同的管理监控部门。 第十条 公司各部门应明确指定合同管理的负责人员，并通过内部规章制度的方式建立明确的合同管理程序，对本部门主办的各种合同的起草、签订、履行予以严格管理。第十一条 公司已签订的合同文本及相关文件的原件与合同专用章由公司综合管理部门专人保管，各相关部门的合同由综合管理部下发复印件。第二 部门职责第十二条 公司总经理：负责公司所有合同的审批。第十三条 副总经理:负责本公司各部门合同审批，负责审批违约合同的处理意见，在各专业部门对合同存在不同意见时负责进行协调、签订合同、签字支付合同内应付款项。第十四条 公司律师顾问:负责

4、合同的形式、内容的合法性审核，对合同条款的合法性、严谨性、可操作性提供法律意见并负责与合同有关的纠纷等法律事项。第十五条 造价管理部: 负责工程类合同中除设计、前期类合同的编制、组织相关部门进行合同谈判，并将合同文本及相关资料（中标通知书、评标报告、招标文件、投标文件、业务请示函等）一同报公司进行会审，签订工作。并负责公司所有工程类合同的全过程监督管理。负责按合同约定，审核施工单位的预、结算，进行工程造价成本控制，制定相关资金计划，对各部门按合同约定请款进行审核。第十六条 工程部：负责设计、施工合同的编制、谈判、报公司会审，按合同中的付款规定填报付款申请单，完成相应合同付款及资金计划。负责编制

5、工程合同技术条款，包括技术参数、规格型号、材料要求、工期、质量、工程范围、工程进度计划等相关技术要求，向相关部门提供工程进度计划，并参与相关合同的谈判成本控制及合同的全过程管理，按合同中的付款规定填报付款申请单，完成相应工程付款及资金计划。第十七条 供应部：负责编制设备、材料采购的相关要求，包括供货技术标准、供货周期等，并参与相关合同的谈判。第十九条 前期开发部：负责前期土地出让、前期咨询、设计合同的编制、谈判、报公司会审，按合同中的付款规定填报付款申请单，完成相应合同付款及资金计划。第二十条 经营管理部：负责编制公司各类经营策划类合同的技术条款，包括营销策划、平面媒体、户外广告、印刷品、礼品

6、、广告制作、沙盘模型等各种参数及要求，并向相关部门提供推广周期及策略，负责经营管理部各类合同招标谈判，成本控制及合同执行管理的全过程，按合同中的付款规定填报付款申请单，完成相应的付款及资金计划。第二十一条 财务部：负责公司所有合同的财务条款的审核、所有合同款项的收支工作，审核并监督合同价款的收支过程，提供合同印花税，作公司资金计划、资金总结。第二十二条 综合管理部:负责合同起草、合同条款完善、合同会签、审核合同审批过程的完整性，提供统一的合同编号，加盖公司合同专用章、合同原件存档、复件发放到各相关部门、合同的查阅。负责合同会审单原件的存档、复印件发放到合同经办部门。第三 合同管理权限第二十三条

7、 合同审批的权限： 1、所有合同按招标管理办法与对方进行办理，按合同评审程序经总经理批准后与中标单位签订合同。2、合同条款中如涉及定金及预付款等内容的，必须报总经理批准。3、未经总经理同意，公司职能部门或个人一律不得擅自签订对外担保贷款合同。4、总经理签批经营范围内的购销合同及工程承包合同和其他合同（如借款、担保、合资、联营等）。5、总经理授权的代理人可按授权范围签订合同。第四合同订立第二十四条公司所有合同必须严格执行授权与会签审核管理。第二十五条 公司合同订立程序为：1、合同相关业务部门根据中标通知书、评标报告、招标文件进行合同文本的编制，合同的主要条款必须与上述文件相符，如有不符，必须取得

8、副总经理的书面签字认可，才可执行。2、合同相关业务部门组织合同涉及相关部门工作人员与合同对方，进行合同条款谈判，谈判过程必须有综合管理部行政管理专员参加并记录洽谈内容，形成谈判纪要作为合同存档及审核的要件；3、合同初稿须经公司法律顾问审查，法律顾问必须以法律意见书书面形式出具法律意见；4、合同相关业务部门应根据公司法律顾问的法律意见书对合同初稿进行修改，形成合同文本。5、合同相关业务部门应将中标通知书、评标报告、招标文件、相关请示报告、乙方投标书等汇总送到综合管理部，由经办人员将以上资料与合同文本一起报送公司各相关部门进行会审，各相关部门在公司合同会审单上签署意见和会审时间；6、各相关部门的相

9、关专业工程师和部门负责人必须在会审单上签署会审意见、收到合同文本时间、会审完毕时间。7、每个部门会审完毕后，应立即将合同文件交下一个部门会审，或是交还综合管理部。8、各部门在合同会审过程中，用时不应超过0.5个工作日。9、如果在会审过程中，需签署会审意见的人员因未在公司（一个或一个工作日以上），可按会审顺序到下一个部门会审，相关人员返回公司后，可到合同经办部门补签会审意见。10、如在合同会审过程中，存在与合同内容不同意见，合同经办部门负责收集意见并于业务相关部门进行协商修改。11、紧急情况下，合同经办部门可根据合同性质直接向公司总经理汇报，经公司总经理书面批准并授权后录入OA系统审核完成后履行

10、签字、盖章手续。12、合同相关业务部门在合同会审同意后，应持会审通过的合同文本、正式合同文本、合同会签单原件，报请副总经理、总经理在合同文本上签字，然后到综合管理部录入OA系统审核完成后履行盖章备案手续。第五 合同履行与监督第二十六条 合同相关业务部门应按照合同约定全面及时履行义务并敦促合同对方当事人全面及时履行其义务。第二十七条 在合同履行过程中，如遇相关事项没有约定或者约定不明确，合同相关业务部门应及时与合同对方协商，本着维护公司利益、平等互利原则并取得公司相关授权后与对方签订补充协议。第二十八条 在合同履行过程中，如遇相关政策变化、意外事件、不可抗力或公司地址、名称、联系方式发生变化等影

11、响合同正常履行的情形，公司相关业务部门应及时书面通知综合管理部和合同对方，并做好协调工作。第二十九条 合同相关部门必须按合同支付条款的规定，于每月30日之前，将下月月度资金使用计划，报公司财务部，经分管副总、总经理审批后按计划支付，预付款支付除外；计划外合同及合同执行期限较短的合同付款应根据实际情况尽早上报资金使用计划。第三十条 未申报资金使用计划的款项，财务部不予支付。如遇紧急或特殊情况，合同执行部门可向副总经理提交业务请示函，经总经理审批后支付。第三十一条 已获得审批的资金使用计划，在当月未发生实际支付的款项，不得改作其它用途。第三十二条 合同各相关部门，于每月30日之前，将上月工程进度进

12、展情况、付款情况的总结，交到造价管理部，以利于合同的全过程管理。第三十三条 综合管理部、财务部应根据合同编号建立合同台帐，并进行付款情况记录。第三十四条 合同约定的对方义务全部履行完毕后，由合同相关业务部门出具手续报综合管理部备案。手续指：工程结算书（造价管理部）、竣工验收报告（工程部、前期开发部）、完工报告（供应部、前期开发部、设计部）、材料设备验收清单、质保或维保清单，以及其他相关资料。第六 合同变更和解除第三十五条 变更和解除合同必须依照合同会审流程审核通过后同意执行。第三十六条 公司变更或解除合同的通知或双方的协议必须采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。第三十七条 有关

13、部门收到对方要求解除合同的通知后，必须在当日内按合同管理权限向部门经理、副总经理汇报，重大合同交报综合管理部，由综合管理部上报公司总经理。第三十八条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的格式，挂号寄发，挂号相关凭证原件作为合同文件组成部分交综合管理部保管。第三十九条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本规定的管理范围。第四十条 合同变更后，合同编号不予改变。（编号见档案管理办法）第七 合同纠纷第四十一条 合同执行过程中或者合同主要权利义务履行完毕后出现纠纷，合同相关业务部门首先应按合同规定，本着友好协商的原则解决。经协商达成一致意见的，应由书面

14、协议予以落实，并由协议各方法定代表人或有效授权的代表人签字并加盖单位印章。第四十二条如协商不能达成一致，公司面临诉讼或仲裁的法律选择，应及时与公司总经理联系，并按公司诉讼案件管理办法予以处理。第四十三条 合同出现纠纷后，相关业务部门应及时向公司总经理办报送相关资料并进行情况说明。公司总经理在处理合同纠纷过程中合同相关业务部门应予以配合。第八 合同印章管理霄云外项部门和第四十四条 公司综合管理部设专人管理合同专用章。第四十五条 印信管理人员必须依据审批同意的合同会审单及相应的授权文件使用合同专用章。第四十六条 合同正式文本上需加盖公司公章时，合同相关业务部门应特别说明并取得相关批准文件，印信管理

15、人员方可按要求加盖公章。第四十七条 如因特殊情况，确需将合同专用章携带到外地签订合同时，必须有公司总经理的书面特殊授权，并由合同相关业务部门向印信管理人员办理合同专用章借用登记手续。合同相关业务部门借用后，必须妥善保管合同专用章，严防丢失和损坏并专项专用。合同专用章使用完毕后，应及时归还给印信管理人员并进行相应登记。第九 合同存档管理第四十八条合同文本及相关文件是极为重要的法律文件，是确定当事人各方权利义务的凭据。应高度重视合同文本及相关文件，尤其是合同原件的保管存档工作，防止其丢失或损坏。第四十九条 合同相关业务部门将合同对方已签署盖章且我公司授权领导已签字的合同文本，交综合管理部盖章、编号

16、、存档备案；同时由公司综合管理部将合同复印件分发给财务部，原件由综合管理部存档。第五十条公司综合管理部必须设专人保管合同档案，建立合同目录，负责相关部门的合同分发、查阅、复印。各部门需要调阅合同原件需向综合管理部部长提出书面申请并根据综合管理部规定做好归档文件借阅手续，各部门需要复印原始合同需向综合管理部长部长提出口头申请并根据综合管理部规定做好归档文件复印手续。第五十一条合同经办人员在各类合同履行完毕后，对与合同的谈判、订立、执行、修改或者终止等事项有关的所有往来函电和文书不得私自销毁和损坏，应及时装订成册并编制目录，交付本部门合同专管人员保存。第五十二条合同档案的保存期限，应严格按照公司档

17、案管理办法中有关合同档案的保管期限执行，重要合同及出现纠纷或很可能出现纠纷的合同档案应长期保存。任何人不得在保存期限内私自销毁和损坏档案，档案目录应永久保存。第十 奖惩措施第五十三条 合同会审部门应认真审阅合同，严格遵守合同会审的相关规定，树立责任意识与风险意识。如因会审时把关不严，造成公司经济损失的，相关会审部门及责任人应承担相应的责任。第五十四条 凡按本合同管理规定进行相关合同事宜，并且在一个考核期间内使相关合同事宜秩序良好并使公司利益得到合理维护，公司将按公司有关员工业绩考核措施中的有关规定对其进行奖励。第五十五条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失损毁合同等有关资料给公司造成损失的，公司将按公司员工业绩考核相关规定对其进行处罚，并有权要求其对所造成的损失进行赔偿。如其行为应承担相应的行政责任或刑事责任的，公司有权将其移交有关国家机关追究其相应的法律责任。第十一保 密第五十六条 综合管理部负责存放合同原件。第五十七条 财务部有权存放合同复印件，合同复印件应严格登记使用范围，超过所登记的使用范围，视为该复印件无效。第五十八条 任何人不得随意复印合同，不得将合同（含合同复印件）带出公司。如确有需要，须取得总经理的书面签字认可。第五十九条 如相关部门需查阅合同，须到公司综合管理部签字备案，明确说明查阅合同的目的，