公文写作培训资料

应用文写作教程第一部分基础知识应用文的概念政府机关、企事业单位、社会团体以及人民群众在处理各项公务或个人事务，交流情况，传递信息，沟通联系反映研究成果，总结经验教训时使用的，具有实用价值和惯用格式的文体的总称。应用文的种类（九大类）一、行政公文命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请求、批复、函、会议纪要等。二、事务文书计划、总结、调查报告、述职报告、简报、会议记录等。三、规约文书法律类文书（法律文件、条例、规定、办法、细则）；制度类（制度、规则、规程、守则、须知）；章程类；公约类。四、经济文书经济合同、协议书、意向书、招标书、投标书、经济活动分析报告、市场调查与预测报告、审计分析报告、财经纪律检查报告、质量咨询报告等。五、诉讼文书起诉状、上诉状答辩状等。六、科技文书科技任务与设计说明书、科技成果与鉴定书、实验报告、科研报告、专利请求书等。七、社交与礼仪文书各种社交书信、各种喜庆、哀伤活动中2的礼仪应用文等。八、宣传文书广告、说明书、声明、启事、解说词等。九、专题论文毕业论文、经济论文、科技论文等。公文概念公务文件的简称，是党政机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，发布命令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。公文种类行政机关公文分为13种命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党的机关公文分为14种决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。“字”与“行”的定义字标示公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。行标示公文中纵向距离的长度单位。以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸定量60G/M280G/M2的胶板印刷纸或复印纸公文用纸幅面尺寸采用A4型纸，幅面尺寸为210MM2973MM；公文用纸天头（上白边）为37MM1MM公文用纸订口（左白边）为28MM1MM版心尺寸为156MM225MM（不含页码）页边距设置上37MM，下35MM，左28MM，右26MM排板规格正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28字。装订公文应左侧装订，订位为两订订锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4MM，平订订锯与书脊间的距离为3MM5MM。发文机关标识（即人们通常所说的红头）由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25MM，对于上报的公文（即上行文），则为80MM；推荐使用小标宋体字（宋体字显得庄重），用红色标识；字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22MM15MM（“国务院文件”的字号是22MM15MM）。在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37MM25MM62MM的距离，上行文则要留出37MM80MM117MM。发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识4下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线。签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名（姓名突出、醒目）。公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。主送机关标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件1”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。成文日期、印章用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。5单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。特殊情况说明当公文排板后所剩空白处不能容下印章位置时，应采用调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。抄送机关在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。印发机关和印发日期位于抄送机关之下占1行的位置，用3号仿宋体字；印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。公文的信函式格式6发文机关名称上边缘距上页边的距离为30MM，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4MM处为一条武文线（上粗下细），距下页边20MM处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170MM。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。由于不加“文件”二字，这时的发文机关名称一般不用简称，而用全称。序号排列第一级“一、”第二级“（一）”第三级“1”第四级“（1）”7湘近电综200455号关于印发公文管理办法的通知厂属各部门正文请各部门认真执行。附件1、近尾洲水电厂公文管理办法2、近尾洲水电厂8二四年十一月三十日主题词印发制度通知湖南近尾洲水力以电厂2004年11月30日印发9湘近电综200456号签发人谭文胜关于综合楼改造的请示五凌水电开发有限责任公司湘近电安生200438号10关于进行秋季安全大检查的通知第二部分常用应用文的写作提纲的编写建一幢房子，首先必须由工程师在头脑中或图纸上先构筑11好房子。写文章也是一样，提纲即是（写作、发言，学习研究、讨论等）事先提出的内容要点。我们在动手写作之前，就要认真地拟定提纲，即把头脑中想好的文章格局，用文字固定下，以此来作写文章时所遵循的“蓝图”。通俗地说，就叫“搭架子”。“架子”搭得越清楚，写起来就越方便，省力。一、提纲的内容文章提纲的内容，没有呆板的规定，可以依据具体情况而定，但大体上包括以下内容大标题和小标题；论点和论据；层次和中心；重要的引证和数据等等。实用文体提纲的编写要具体问题具体分析。如总结、调查报告等最好拟定提纲来写，而通用公文类的实用文一般无须拟定提纲。提纲有粗细之分。粗的提纲仅仅显示层次，表现大的轮廓；细的提纲，除上述内容外，还可以把段落包括进去，连开头、结尾、过渡照应的处理都写上。服提纲，心里就有了底，写起来就可以顺理成章，不仅省时省事，也可以避免重复或丢三拉四。养成写提纲的好习惯，确实是提高文章结构能力和锻炼思路的有效方法。二、提纲的作用与要求从某种意义来说，提纲编写是我们写作成功的前提和基础。我们不仅要认识到什么是写作提纲，而且还应更进一步了解提纲的特点和重要性。首先，一篇文章的提纲，它必须具有整体性。即各部分之间是按照一定的规律有机结合起来构成的一个和谐的整体。这就12要求我们在编写文章的提纲时先从整体上把握，拟定各部分必须为一个整体服务。比如中专生应加强素质教育的建设拟定一份提纲，它必须由为什么要加强素质教育和建设的具体事项、措施，建设的要求等共同组成一个完整的整体。其次，提纲的各个部分具有相互制约性。提纲是文章结构的缩影，某个部分考虑不周，便会影响到全篇文章。我们在提纲拟定时尽量注意安排好文章大段落内容时，对过渡段也应引起高度重视。再次，各个部分具有针对性，提纲既要有整体性，又要简洁、明确、具体，有针对性地显示详略，概括出每个部分的主要内容。当然，人们对事物的认识是逐步深化的，随着对社会生活、客观事物认识的不断变化，其提纲也应做相应的调整和修改。使提纲始终为主题服务。最为明显的是大型计划，就应根据时间变化莫测不断调整具体措施。三、提纲的写法提纲的写法一般有两种，一种是句子写法，一种是标题写法。句子写法是一种比较详细的提纲，因为时间关系，在这里不作介绍。标题写法是一种较为简化式的提纲，标题提纲往往用短句、短语表示，主要是显示出全文的先后次序、逻辑关系。不一定要将内涵全部揭示出来。这种写法简明、清晰、醒目。如工作简报市重视学校勤工俭学工作的提纲13市重视学校勤工俭学工作提纲一、市勤工俭学概况及成果二、市勤工俭学做法（一）各级政府对勤工俭学给位置，讲议程。（二）各部门支持，为勤工俭学办实事，开门路。（三）教育部门对勤工俭学加强管理。三、勤工俭学开展后的作用（一）勤工俭学的开展，促进了学生的健康成长。（二）勤工俭学的开展，改善了学校办学条件。（三）勤工俭学的开展，为社会创造了财富。写提纲经常出现的毛病，主要是简繁程度掌握不当。提纲只写几个字，过于简，写与不写都没有多大意思，要写就要写得像个提纲，让别人能看清楚主要内容，有一定的篇章结构，不然就不像提纲。当然，写得过详也不好，如果把全部要表达的内容都写上，也没必要，也失去了写提纲的意义。所以，写提纲力求简繁适中。公文类一、报告、请示（一）报告报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问的陈述公文。14报告的种类很多，按性质可分为呈报性报告与呈转性报告。呈报性报告主要是把情况向上汇报，包括工作汇报、反映情况两大类；呈转性报告，以处理问题的意见或建议为主，工作情况的叙述部分一般只写大概，不作细说，重点是分析提出问题，列出具体的要求、意见办法，以便各方面去办。呈转性报告一经上级批转，便带有指示和决议的性质，有关部门必须严格贯彻执行。按内容可分为综合报告、专题报告和例行报告企业不多见。报告一般由标题、主送机关、正文、呈报单位和时间等四部分组成。标题应写明事由和文种。主送机关即顶格写上受文单位名称。正文，是报告的主体部分。如果是综合性的工作报告，一般要写明工作的进展情况、经验和体会、存在的问题、今后的打算等。如果是情况报告，则要写明某一情况的原委、性质，和对这一情况的基本看法。检查性的专题报告要写明情况、原因和责任、处理情况及今后的改进措施等内容。建议的专题报告要写明情况、意见和具体措施等内容。在文末，呈转的要写上“以上报告如无不妥，请批转各地参照执行”等语。（二）请示请示是请求上级机关批示工作、解释问题或批准某种要求时所使用的公文。请求的结构由标题、主送机关、正文、落款构成。15标题，要写明事由和文种。主抄送机关，顶格写明接受请求的单位或领导人的名字。正文，要开门见山写明请求问题的原由，再着重写要求上级机关批示、批准的事项，然后提出处理意见和建议，以供上级抉择。正文后另起写明请求批示，如“请予批准”、“请审查批示”、“请批复”、“盼及早批复”等请求在写作上要坚持一文一事，切忌一文数事或多头请求，一般情况下也不要越级请求，因特殊原因确需越级请求时，要注意抄送被越过的上级机关。如果请求单位是受双重领导的，向其中一个上级机关请求时，同时要抄送另一个上级机关。请示的理由要充分，极具说服力，给上级一种迫切感；语气要谦恭得体，语言要简明扼要。（三）请示与报告的区别请示与报告在行文方向上都属上行公文，格式也比较相似，但它们是不同的文种，它们之间有着明显的区别1性质不同报告是陈述性公文，它反映情况，汇报工作，向上级机关提出意见和建议，不要求批复；请示是请求性公文，它一定要求上级机关批复。2行文时限不同报告的行文时限较为灵活，事前事后都可行文；请示必须事前行文，不能“先斩后奏”。3表述要求不同报告陈述工作情况，提出意见和建议，涉及内容比较广泛，可以一文一事（专题报告），也可以一文数事16（综合报告），但即使是综合报告，也要突出重点和主旨。报告的篇幅也可较长。请示要求一文一事，行文也较短。报告中不能夹带请示事项；请示中可以陈述情况，但所陈述的情况，是作为请示事项的依据而存在。还有，两者的惯用尾语不同，报告的尾语只是客气用语，而请示的尾语带有明确的请求性，如“当否，请批示”、“以上请示当否，请批复”。（四）训练设计1电厂向五凌公司报送2004年工作总结，请以电厂名义设计一份报告。2我厂办公、生活用房比较拥挤，而综合楼改造以后则可以改变住房紧张局面。请以厂部名义向五凌公司请示。二、通知、通报、通知1通知的性质通知，属于“知照性”公文，也是一种上级对下级、组织对所属成员传达信息或布置工作，同级单位之间相互告诉有关事项的实用文体。它常用来发布规章制度和行政措施，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，通知任免和聘用干部等。2通知特点（1）使用范围广泛通知是无论哪一级行政机关、社会团体、企事单位都可以使17用的。其内容上至国家政令，下至百姓生活均可涉及。其行文方向可下行，可平行，只是不能用来对上级机关行文。（2）时效性特别强通知担负着传达信息、布置工作、处理日常事务的重要任务，时间性特别强。发文机关在通知里对受文机关通常都有明确的时间要求，长则数年，短则几小时，通知要及时写，及时发，及时处理，超过规定时间，许多通知就成了一纸空文（3）种类尤为繁杂通知按内容和性质便可分为发布性通知、指示性通知、转发批转通知、会议通知、任免通知和一般性通知等。发布性通知这是上级机关用来发布一般行政法规、条例、办法等规章时使用的一种公文。如铁首部关于发布铁路环境保护规定的通知（1997年4月23日）。指示性通知上级机关对下级机关的某项工作有所指示，要求办理或执行，其内容又不适合用命令或指示行文，就采用指示性通知。如国家税务总局关于进一步强化个人所得税征收管理的通知（1997年4月17日）。转发批转通知转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，可用转发批转通知。如湖南省人民政府办公厅转发长沙市人民政府关于承办1995年秋季全国糖酒商品交易会的报告的通知（1995年6月6日）。会议通知这是为召开某一会议，提前向有关单位或人员18发出的书面通知。单位内部的一般性会议只写明时间、地点、会议内容、参加人员及要求就行了。通知下属或不相隶属单位召开重要会议，除写明以上内容外，还要将会议的目的、要求、议程、交通、食宿等都写清楚。任免通知上级机关在任免下级机关的领导或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时，往往发任免通知。一般性通知上级机关有事需要下级机关知道或办理时，就使用这种通知。它只要写清时间、地点、事由，如何办理，有何要求就行。3通知的写法标题通知的标题，有完全式和非完全式两种。完全式标题由发文机关、事由和文种三部分组成，如湖南省人民政府关于召开全省劳动模范和先进工作表彰大会的通知。非完全式标题有的只有文种，如通知；有的是发文机关加文种，如市政府通知；有的根据具体内容写明性质，如联合通知、紧急通知、重要通知或补充通知等。正文通知的正文一般由三部分组成，即通知的缘由和目的；通知的内容和具体事项；通知的要求和希望。行文时，多采用“序言分条”或“序言分条结语”的结构形式。写作时应注意，不同种类的通知，正文行文的侧重点不同，如指示性通知，重点一定要落在对某项工作的指示、要求和执行上。4通知的写作要求19确凿无误通知事项要真实明确，切实可行。通知所涉及时间、地点、处理意见等要详尽具体。针对性强通知要求要符合实际情况，不能随意发挥，也不能遗漏项目。简明扼要通知的语言应规范，不能含糊其辞、模棱两可。要简洁、明了，以免误事。、通报1通报性质通报是一种表彰先进、惩戒错误、传达重要精神或情况的“发布性”公文。它主要用于传播先进经验，揭露坏人坏事，及时传达工作中的新情况、新问题。党政机关、企事业单位和社会团体将正、反两方面的典型通报出来，可以指导和推进各方面工作，警醒和教育干部群众。2通报的特点第一，发文机关所通报的事例或情况具有典型性，即带有普遍意义，可以以点带面。第二，通报的内容无论涉及何人何事，无论表扬还是批评都必须准确无误，完全真实。第三，通报要及时。只有迅速、及时、鲜明地将榜样或教训披露出来，才能积极地促进工作，起到赞扬、惩戒的作用。3通报的分类通报就其告知内容和目的来分有三种20第一，用于表彰先进典型、介绍先进经验的表彰性通报。第二，用于惩戒错误、防止问题蔓延的批评性通报。第三，用来传达重要情况、介绍做法、交流经验、传递信息、指导当前工作、通报新问题新情况的情况通报。4通报的写法通报一般由标题、受文单位、正文、落款日期等四部分组成。有些转述性通报还加有按语。标题标题有完全式和非完全式两种。完全式标题由发文机关、事由、文种组成，非完全式标题有的只有事由和文种，有的仅有文种。正文正文因为写作目的不同，所含内容不同，具体写法也有异。表彰性通报，一般是先写清基本事实（不包括时间，地点，主要情节过程以及产生影响）；再写表彰的决定（包括表彰的方式和奖励等级）；最后提出对干部群众的要求。批评性通报，一般是先写明白问题的发生情况及所造成的后果；再分析问题产生的原因和危害性；最后做出处理决定并提出改正或预防措施。情况性通报，可灵活多样，只要在所定范围内客观地传达重要精神或情况即可。在语言上，要冷静，不带感情色彩。（三）通知与通报的区别21行文目的的不同通报目的在于让受文单位受到启发和教育；通知目的在于让受文单位知道做什么和怎么做。发文效果不同通报的效果因受文单位不同而存在一定的差异；通知的效果则要求每个受文单位行动一致，不能存在明显的差别。表述方式不同通报不仅要叙述事例，说明情况，更要求对情况或事例作扼要分析，议论，甚至以议论为全文统领；通知则只要叙述缘由，说明做什么和怎么做即可，绝不需举例和议论。（四）训练设计1五凌公司组织安全知识演讲比赛，地点在五华酒店四楼娱乐厅，时间二天，请以公司总经理工作部和安全生产部名义向所属电厂发一份报到通知。2同志违反安全规定，在1机检修过程中，携带钥匙串进入风洞，请以电厂名义发一份批评性通报。三、函（复函）（一）函的性质函是不相隶属的机关、部门、单位之间，用以相互商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准事项等使用的公文。（二）函的特点1使用范围最广几乎所有机关、部门、单位之间，只要不便使用其它公文文种的，大都可使用公函。222行文方向不受限制但以平行文为主。函是平行文中的一个主要文种，它的基本行文方向就是向同级机关和不相隶属机关行文。它上行、下行机会有，但非常少。3写法灵活简便函在写法上虽有一定的格式，但比其它公文要灵活、自由、简便。不少机关之间不往的事务性便函可以不用文头，不编文号。（三）函的分类按行文目的与内容分，函可分为三类一一一主动告知对方有关情况，不需要答复的知照性的函。一一一商洽、询问、请求批准的函。一一一答复问题、回复请求的函。譬如通报函，就是将有关情况告诉对方而不要对方回复的公函。商洽函，就是不相隶属的机关或单位之间有公务需进行联系、商讨、洽谈时使用的公函。询问函、回复函，则是向对方单位查询情况、提出要求回答的问题，或对商洽的工作、查询的情况、征求的意见给予答复的公函。（四）函的格式及写法1标题23函的标题包括发文机关、事由、文种等内容。文种应写明是“函”或“复函”。2正文函的写法灵便，但也需认真构思。因行文目的不同，正文内容各有差异和侧重。它通常也分为开头、主体、结尾三部分。如发函，往往在开头部分就提出问题，说明事由，或针对什么，或根据什么。主体部分则明确要求，或商洽什么，或询问什么，或告知什么，或请求什么，即希望对方做什么。结尾部分就写明要求答复的时间及礼貌用语，询问性函可写“特此函询，望予函告”，商洽性函可写“特些商洽，望能同意”，请示性函可写“请予指示”等。总之，要注意用简洁的语言把情况、事由、问题、要求等一一写清，礼貌用语切莫忘记。再如复函，往往先写依据，即所针对的来函情况。再按照对方来函询问或请求、或所谈事项表明态度主张。最后写明答复意见，如果同意可写希望，如果不同意可提出另外的办法。复函同样应注意结尾处的礼貌用语，像“特此函复”之类。（五）训练设计生活区野狗成群，严重妨碍了我厂正常生活秩序。请以电厂名义向当在政府发函，要求协助处理。四、会议纪要（一）会议纪要的概念会议纪要，是记载和传达会议事项和主要精神的文件。是一24种具有纪实性和指导性的文书，它根据会议的指导思想和目的要求，以会议记录为底本而写成。它既可以上呈，用以汇报会议情况和结果；也可以下发或平发，用以传达会议精神和议定事项，要求有关单位或部门遵守、执行。会议纪要的适用范围广泛，机关、团体、企业、事业单位召开重要会议都可以使用。（二）会议纪要的特点1具有纪实性会议纪要的基本任务之一就在于真实地记载会议的主要实况和主要精神，因此，纪实是撰写会议纪要的基本原则。这就是说，会议纪要必须严格遵循特定的会议目的和指导思想，依据会议的实际情况、发言记录、结论性意见或问题来行文；凡与会议无关的或会议未涉及到的问题，一概不写，绝不允许虚构掺假或横生枝中。若失去纪实性，会议纪要则毫无存在的价值。2具有系统性会议纪要的内容不是特定会议实况的全部记录，而是对包括会议记录在内的全部会议材料进行深入分析、综合研究的结果。它远远超越了会议记录的自然形态和原始性质，它是会议全部情况的内在本质与逻辑思想的系统体现。3具有述要性如果说会议记录具有原始性，那么，会议纪要则具有述要性。这就是说，会议纪要绝不像会议记录那样有事必记，有闻必录，面面俱到，样样不漏；而是择其要而记之，求其质而录之，择其实25而书之，尤其是经过必要的整理、精心的提炼、科学的概括、反复的加工，以求其“本”，提其“要”，取其“质”，把会议的重要材料、重要问题、重要决策、重要结论以及本质精神等充分显示出来，传达出来。如果说，会议记录具有现象的真实性，它是会议自然情况的真实“再现”；那么，会议纪要则具有本质的真实性，它是会议内在精神的概要“反映”。（三）会议纪要的种类会议纪要的种类可以按以下标准区分1会议纪要作用区分（1）指导性会议纪要。这类纪要的内容，对有关单位的工作都具有参考价值和指导意义，因此，才由会议主办单位或更上一级机关用批转或转发文件的形式印发，要求受文单位“贯彻执行”或“参照执行”。例如，劳动部办公厅转发四川省建设德阳市劳务市场现场会议纪要就属于此类。（2）协作性会议纪要。是能够起到协议作用的纪要，这类纪要所记载的议定事项，是与会单位的代表经过协商一致通过的，是这些单位应当共同遵守和执行的，因此，才以会议总结文件的形式印发。例如，合作开发小龙河水产资源座谈会会议纪要就属于此类。（3）通报性会议纪要。在报刊发表的学术性会议纪要，以及类似于会议纪要的会议综述文章，大多属于此类。2会议纪要叙述的问题区分（1）综合性会议纪要。是叙述某一方面众多问题的纪要。例如全国企业承包工资工作会议纪要，内容涉及企业工资工作中的一系列问题，是综合性会议纪要。26（2）专题性会议纪要。是专谈一个问题的纪要。例如，1989年1月19日人民日报发表的中共中央书记处会议纪要，就是专家谈党和国家机关保持廉洁问题的专题会议纪要。这类纪要篇幅有长有短，数量居多。（四）会议纪要的作用1记载作用。凡事召开重要会议，常用会议纪要来记载会议情况，反映会议的基本精神，记录议定的主要事项。会议纪要是对会议成果的记载，主要不是和来让受文单位贯彻执行。受文者阅知后，要存档备查。2传达作用。会议纪要可以通报、传达会议所研究的工作、议定的事项、布置的任务和做出的决定，使有关单位和人员尽快知晓会议基本情况和主要精神，并以会议纪要作为开展工作的依据，这样就可以使受文单位更好地贯彻会议精神，落实会议所做出的决定。会议纪要还可以用来向机关提供会议信息，汇报有关情况，以取得上级的指导。（五）会议纪要的写作要求1要突出会议的中心和要点，反映会议的全貌。使人看后对会议能有一个重点、全面和完事的了解，便于领会精神，做到中心突出、详略得当，切忌事无巨细、面面俱到或内容空洞、简而不要。2要正确集中会议讨论的意见，忠实于会议的情况和内容。起草会议纪要时要认真研究各种意见，对于讨论中同意的、反对27的、需要商榷的或其他意见均要认真加对待，凡取得多数人的共识的就应反映情况出来。为了更好地集中体现会议的意见，还可将纪要草稿交与会人员讨论修改，取得同意。对于讲话、报告、会议决定等，可能适当引用原文或原话，以便能更准确地反映会议内容，切不可借题发挥，添枝加叶，损害全文。3要有严谨的结构，清晰的层次安排，记述文字要简练准确，富有条理。要对各种有关材料进行深入的分析，通过精心提炼，尽可能加以理论概括，鲜明地反映出会议的主旨和精神。文风要朴实，观点要明确，具有逻辑性。切忌冗长、杂乱、含混，甚至就事论事。（六）会议纪要的写作方法会议纪要由标题、发文时间、正文、落款及日期组成。1标题。会议纪要的标题，有两种形式。（1）单标题即标题直接写明何种会议纪要，让人一目了然。这种标题一般由会议名称加文种组成。例如全国农村工作会议纪要；有的会议纪要标题由事由和文种组成。例如关于研究耕地占用税征收、管理、使用问题的会议纪要；还有的会议纪要标题则“三要素”俱全。例如铁路部安全生产会议纪要。（2）双标题即标题由正标题和副标题组合而成。正标题概括会议扩要精神或决议事项，副标题写明什么单位什么性质的会议纪要。这种标题形式在公文中不太常见，多是在报纸上，作为新闻报道时出现。例如28打破“大锅饭”推行责任制首都部分经济、科技工作者座谈会纪要2发文时间。会议纪要的发文时间，一般放在标题的下面，年、月、日要写全，并用圆括号括起来。3正文。会议纪要的正文，一般包括三个部分。第一部分写会议的概况。依常规须有八个要素。会议动因，即概括介绍召开会议的背景原因，包括召开会议的理论根据、现实根据、批准根据、指示根据等；会议地点,即写清会议召开地址的全称会议时间,即写明会期起止时间会议名称,即写出会议主持、召开单位，会议全称；会议人员，即列述与会人员类别、人数；会议议程，即概述会议议程内容；会议进展，即略述会议进行情况；会议收获，即概略说明了会议成果、收获及对它的评价。这一部分内容提要的表达方式有两种一种是叙述式，就是将各项内容提要，一气呵成，一线贯通；一种是条目式，就是分条列项地写各项内容，一段写一条，一条写一个内容。这部分写完后，紧接着写诸如“会议讨论了以下几个问题”或“与会者提出了以下看法”的过渡句，然后写第二部分。第二部分写会议的主要精神。主要写会议讨论研究了哪些问题，做出了什么决议，提出了什么要求和任务，制定了什么措施等等。这部分是会议纪要的核心部分，必须做到全面完整，条理清晰，准确明白。第三部分是结尾。这部分的内容一般包括对会议的评价；29对会后工作或下次会议的意见或建议；会议的倡议或号召、希望等等。但是，有的会议纪要不需要写结束性词语，要点记述完毕，纪要随即结束。因此，会议纪要如何结尾，应由会议的宗旨和实际需要来确定。4落款及日期。如在标题中和标题下面没有注明发文单位和日期，应在文尾注明会议召集单位的名称，并注明日期，加盖公章。事务文书类、计划（一）计划的性质什么叫计划简单地说,就是党政机关、企事业单位、社会团体或个人对今后一段时间工作、生产、学习等的打算和安排。它主要包括定期内应完成的任务和为完成任务而采取的实施方法、步骤、措施等内容。计划只是一个统称，根据其内容详略、范围大小、时间长短等，还有许多工作不同的提法。如比较长远而范围广的叫“规划”；比较简略而未成熟、定型的叫“设想”；时间短而内容具体的叫“安排”或“打算”；比较周全而细致的又叫“方案”。总之，为实现一定的目标，我们需要预先对一定时期内的全面工作或某一方面工作或某一单项工作做出具体部署或安排，并形成书面材料，让我们明确做什么、怎么做、什么时间完成、达到什么目标。这就是计划经我们的指导和规范，它是我们工作取得良好效果的前提保证。30（二）计划的特点和要求1计划具有确定性、指令性和指导性计划要求具体落实，其规定必须清楚，其有无可怀疑的确定性。计划是必须执行的、客观的，一般不可变更，具有严肃的指令性。计划告诉执行者怎样去进行未来的工作，具有一定的指导性。2划具有针对性、可行性、预见性计划是按总体目标责任制和客观实际需要制定的，有极强的针对性。计划应充分考虑现有的条件，目标是经过努力可以实现东西。计划应在充分、清楚地认识客观现实条件基础上对计划执行过程中可能出现的情况、困难、问题、后果等诸方面尽可能地作出预测。3计划具有机动性计划一般是不可变更的,但“智者千虑,必有一失”。在执行计划过程中，可能出现预计不到的情况，这就要求我们在作计划工作时，必须留有余地，以便机动调整，更切合实际。（三）计划的分类和写法1分类计划的种类很多，按内容性质可分为工作计划、生产计划、学习计划、科研计划；按内容含量可分为综合性计划、单项计划、专题计划；按空间范围可分为国家计划、地方计划、系统计划、部门计划、单位计划、科室班组计划、个人计划；按时间长短可分为31多年计划、年度计划、季度计划、月度计划、学期计划；按写作方式可分为条文计划、表格计划、条文加表格式计划、文件式计划等。2写法计划种类较多，在此重点谈谈条文式计划的写法。条文形式计划包括标题、正文、文尾三部分。标题就是计划的名称，有完全式和非完全式两种。完全式标题包括制定计划的单位，执行计划的时限，计划的内容和文种等。如省学校19年招生工作计划。非完全式标题即省略了文种外的一至两项内容，如1998年年度计划、班主任工作计划等。正文通常由开头、主体、结尾组成。开头部分，要写明制定计划的原因、目的、依据等。要解决“为什么作此计划”的问题。这部分多采用简洁概括的语言，将上级有关方针政策、指示精神、目标要求以及眼前基本情况分析、可能的进展情况、问题或困难等都包括进去。主体部分，则由若干条文组成。它要求写清计划的具体内容，逐层解决“做什么”、“怎么做”、“什么时候做完”、“达到什么具体标准或要求”。这部分是将完成什么任务，达到什么目的和要求，用分项叙述的方法明确数量和质量，并将措施、方法和步骤，用自然数或序数依次标出。对它的总要求是清晰、合理、有序。32结尾部分，往往量段提出希望、要求或者补充、强调性的文字，许多计划省略此部分，直接进入计划的文尾。文尾是计划的结束部分，人心所向注明计划的制定单位、日期以及附件等等。有的计划需上报或外送，还要写明报、送或下发的单位、部门。有一种表格式计划，它就是将计划任务的安排部署表格化，不用文字叙说。它特点是清楚明白，一目了然。计划写作条文加表格的也多见，它是以条文写法为主，兼用表格说明。它的特点是详尽具体，统筹兼顾。（四）制定计划时应注意的问题1着眼全局，联系实际制定计划要实事求是，切实可行。要有全局观念，将党和国家的方针政策与本单位的实际结合起来，勇于开拓，敢于创新。2深入调查，突出重点制定计划时，要多听取各方面的意见，选择最佳措施、方案。要集中力量，攻克重点目标。3语言简洁，内容具体计划所用语言要平直、朴实，交代明确了就可以，切忌华而不实。所做计划内容要具体，但又要留有余支待时间或情况变化时作修改、补充。二、总结（一）总结的性质33总结是机关、单位、团体或个人对过去了某一段时间的工作、学习、生活等情况进行全面地系统地回顾和分析，综合和评价，从中得出经验，找出规律，发现问题的事务所文书。总结的作用在于能改进和指导今后的实践活动。总结和计划一个在前一个在后，它们的关系非常密切，计划指导实践，总结检查结果。人们通过总结实现从实践到认识的飞跃，而计划又必须在总结经验的基础上产生，所以他们互相依存，循环往复，相互促进。在内容上，计划解决“做什么”、“怎么做”，总结回答“做了什么”、“做得怎么样”。在形式上，计划以叙述说明为主，总结侧重评价分析。（二）总结的分类总结的分类方法很多。按内容分，有工作总结、学习总结、生产总结；按范围分，有地区、部门、系统、单位、个人的总结；按时间分，有跨年度、年度、季度、月份的总结；按性质分，有综合性总结，专题性总结等。（三）总结的写法1主要内容及写法总结开头，往往有一段基本情况简介。它主要是概述总结的目的、依据或主要内容。中间部分重点，要写出成绩与缺点、经验和教训，内容要具体、详细。有哪些成绩如何取得的经验是什么还存在什么问题都要一一表述出来并作出分析评价。最后结尾，还应有今后的打算、改进的意见、设想等内容。342主要结构形式就总结的基本框架来说，一般应包括标题、正文、落款三部分。总结的标题，有公文格式和新闻格式两种。如工厂1998年产销情况总结就是公文格式的。而从落实责任制入手，加强企业管理的基础工作则是新闻格式的，有的更注重生动形象，在正标题下加副标题，如过去童山秃岭，今日披上绿装市1998年绿化工作总结。总结正文，最常见的形式是总分式和总分总式。总分式是先概述基本情况，再分项分类进行总结。总分总式则是在此基础上再最后进行归纳综合。总结的落款，要求注明于正文右下方。它包括署名和日期。（三）写总结的要求第一，写总结不能凭空捏造，要一切从实际出发，尊重客观现实，不故意拔高，不含糊其辞，有正确的指导思想和认真的调查研究。第二，写总结要充分占有材料，要精心选择最典型、最新颖、最真实的材料。材料越充分，越丰富，总结就越扎实，越深刻、透彻。第三写总结要主题明确，重点突出，有个性。总结的主旨要通过对材料的准确把握、深入研究来确立。在提炼主旨的过程中，突出了重点，写出了个性，就能表现出其本质特征。总结切忌千35篇一律，陈辞滥调。第四，写总结要善用数据，语言准确、朴实、生动。遇着推理、判断的地方要严谨、合乎逻辑。遇着数据要真实、无误，不能信口开河，冒进浮夸。三、汇报材料（一）汇报材料的概念汇报材料是将单位或个人某一阶段的工作情况向领导或有关会议进行汇报的事务性文书。汇报材料实际上属于总结的范畴，可以说是情况汇报式总结。（二）汇报材料的特点1、它侧重于概述工作情况或回顾实践过程，在此基础之上列述取得的成绩和存在的不足；2、一般不系统、完整地分析和阐述所取得的经验。（三）汇报材料的基本格式和写法1、标题标题通常由汇报内容和文种构成，如关于我县血吸虫病预防工作情况汇报、关于长江大堤加固工程进展情况汇报、近尾洲水电厂安全工作汇报。2、正文与总结大致相同。例文安全生产情况简要汇报今年以来，我厂以集团公司三三二三战略目标为主线，以适36应电力体制厂网分开改革新要求为重点，结合电厂生产实际，以安全生产为基础，围绕发电效益中心开展工作，通过努力学习中电投集团公司领导指示，集团公司有关文件精神，重点加强基础管理、机制建设和提升企业文化，我厂安全生产工作取得较好的成果，现简要汇报如下、生产基本情况（一）发电生产完成情况今年上半年，我厂水库来水情况较好，发电量增长较快，但89月以来，遭遇秋旱，水库来水少，机组一直在9597米以下较低水头运行，为确保设备和电网的安全稳定安全运行，我们采取一系列的措施，加强运行维护和设备消缺，确保发电，到10月20日为止，共累计完成发电量473954万千瓦时，占年发电计划9115。（二）设备检修和专项工程完成情况遵照中电投集团公司安全生产有关规定，按照去年底和今年初我厂制定的设备运行维护检修的计划安排，我们坚持严格运行管理，确保设备正常运行；同时，适时组织检修，110月我们完成了3、5机以及泄洪设备、厂房排水系统、厂用电系统等设备的检修,完成检修和专项工程共计174项，在3机组小修中消除了调速器压油泵衬套开裂重大缺陷5机组小修中处理了水涡轮上冠与叶片根部严重的气蚀情况。目前，正在进行2机组的检修工作。对2机组调速器压1油泵新衬套进行技术鉴定，更37换了2泵铝质材料的衬套，将发电机24台空冷器和18台推力油冷器全部清洗检查，发现推力油冷器有14台漏水，8台空冷器堵塞、渗漏，主变中性点CT引出端子漏油等问题，我们全部进行了更换和处理。（三）设备维护消缺及可靠性工作统计按照中电投集团公司有关安全生产工作规定及设备可靠性管理规定，在五凌公司直接领导下，我厂加强了设备维护，及时发现和处理设备缺陷，努力提高设备可靠性，作了大量工作。通过加强设备巡视工作，严格执行设备巡视卡制度和设备缺陷“三联单”制度，19月发现缺陷939项。并及时做好了消缺工作。19月份发生非计划停运共计19次，其中2次为强迫停运,共计强停810小时,一次是7月20日，1机开机不成功，系1机调速器反馈钢带断脱所至，强迫停运732小时另一次是8月12日958，因1机发变组右组保护低压记忆过流保护误动，引起5001、5012、802、312开关相继跳闸，2机强迫停运078小时。其它17次均为第4类非计划停运,共计第4类非计划停运539小时。因我厂担负系统调峰任务，机组启、停频繁，19月5台机组启动次数共计412次,平均824次，其中1机组启动80次，2机组启动74次,3机组启动57次,4机组启动136次,5机组启动65次,机组启动成功率9976。（四）防汛工作38我厂担负着繁重的防洪防汛社会责任，按照集团公司关于防汛工作的指示精神，结合湖南省防汛工作要求，我厂立足于防大汛、防早汛，按照“思想、组织、措施、物资”四个落实和“人员、措施、工作”三个到位的要求来开展，及早开展汛前准备，扎扎实实进行了防汛自查和防汛整改，对防汛仓库物资进行清理、维修和整治，部分储存不足的物资已造计划补齐；对厂区排水沟道、积水井、沉砂池进行了全面清理，并安排专人进行定期巡视检查；按照水电厂防汛工作检查大纲对五强溪生产、生活区域进行了3次防汛大检查，发现问题，限期进行了整改；研究编写了详细的渡汛方案，对防汛手册进行了修编，完善了防止水淹厂房的应急措施并组织防汛汇演，检验防汛准备情况，进一步增强全厂员工防汛意识，适应实战要求，确保了安全渡汛。2003年汛期的总体情况是汛期沅水流域来水偏枯，自7月上旬开始持续干旱，范围不断扩大，沅水流域也出现了不同程度的旱情。8月份沅水流域平均降水量293MM，五强溪水库平均入库流量906M3/S，比历年均值偏小约六成。7月中旬至8月上旬由于长期持续高温少雨，来水锐减，严重影响发完成电生产任务。、安全生产管理工作（一）安全生产工作（二）生产技术管理及技术监督工作三、“812”事件整改工作（一）“812”事件带来的影响及产生的后果39（二）“812”事件的分析、处理四、有关生产设备重大缺陷及隐患情况新闻一、新闻的概念新闻是对新近已经发生和正在发生，或者早已发生却是最近发现的有价值的事实报道。二、新闻特性新鲜性新闻强调一个“新”字，因为“新”才能够更好反映社会各种情况，反映事件的发展和变化。“新近发生的事实”比较好理解，而“新近发现的事实”，是已经发生过的事实，由于历史的原因，人们新近才发现其真实的价值，事虽然是旧事，但对公众来说，却是新知。新闻的新鲜性，就体现于对这两种“新”的报道之中。真实性新闻报道强调指出的是“事实”，这就是说，如果报道脱离事实，或是“无中生有”，也就不成为新闻了。真实是新闻的基础，也是新闻的生命。新闻记录的是前进中的历史，其真实性对现时的和后世的人都是极其重要的。真实是人们正确了解社会、认识问题的基础。认识性新闻强调报道“有价值的事实”。有价值的事实应当是有认识意义、对社会起积极作有的事实。有价值事实，从主流来说，应当对读者的人生观、道德情操起正面积极引导作用的事40实，应当是对社会、自然、科学工作者有正确认识作用的事实。当然，这并不是说，新闻不能报道社会反面的事实，关键是用什么态度去报道，对腐败、凶杀、贩毒等现象积极进行批判，引导公众正确认识社会问题，也是有积极作用的。但某些新闻，反复报道某些明星的私人隐情，这就不是正确引导的问题了。舆论性新闻报道反映了社会的方方面面，并将事实公布于众。新闻中对各种事实的评价，就形成了社会舆论。社会舆论应当是对错误的批判，更应当是对正义的歌颂。社会舆论也有导向问题，新闻应当成为引导社会健康和进步的舆论前驱。三、新闻的种类新闻根据其写作特征，可以分为消息、通讯、特写和专访（我们今天只介绍消息和通讯二种）。四、新闻的写作要求叙述要讲究技巧新闻报道的是事实，这不等于新闻就不讲究技巧。新闻是叙述性文体，需要在不违背事实的基础上，设法去吸引读者。主题要鲜明集中新闻的主题是通过事实来表述的，因此，要认真剪裁材料，尽量做到围绕主题选取材料。主题要鲜明，这是说，新闻的主题不能隐晦，不能让读者反复猜想。语言要准确通俗新闻语言在叙述中最讲究准确，这是因为新闻报道以真实为要求，用词稍有不当，就会导致失真。五、消息41（一）消息的概念消息是新闻中最基本的、使用量最大的文体。它是用概括叙述的方式，以简明扼要的文字，迅速、及时地报道最新事的实和短篇新闻。从定义中不难看出，消息的特点，一是叙述为概述，二是文字简明扼要，三是报道及时迅速，四是篇幅短小。（二）消息的种类根据不同的标准，可以将消息分为不同的种类。1根据消息的内容分类（1）动态消息。动态消息是报道正在发生的或正处于发展变化的单一事物的报道形式。它集中、突出地向读者介绍某一事件的过程，有时采用连续报道的形式。动态消息以叙述事实确凿为主，用事实本身的意义来体现作者观点。（2）综合消息。综合消息是把发生在不同地区或部门的性质类似的事件综合起来进行报道的新闻形式。综合报道从不同侧面反映了共同的主题，报道面宽，可给读者以全局性的认识。（3）经验消息。经验消息是对某一部门或某一单位的成功经验进行报道的新闻形式。它不概括经验规律，而是用具体的事实反映经验，是对成功的具体做法的介绍。（4）述评消息。述评消息是以夹叙夹议、边叙边评的方式进行新闻报道的形式。它针对某种思想倾向或实际工作中存在问题，选择典型，有叙有议，叙述思想过程，讲述事物发展变化的原因，提示事物本质，帮助读者认识事物。述评消息根据其报道42的内容，还可分为形势述评、事件述评、经验述评等，是一种介于消息和评论之间的新闻体裁。（5）人物消息。人物消息是突出报道人物的思想、事迹新闻形式。在这种形式中，人物成了消息的中心，但不强调细节，没有过多的描写渲染。2根据消息的结构分类（1）标题新闻。标题新闻没有正文，它以标题的形式出现，是最短的新闻。（2）无标题新闻。它只有正文，没有标题。（3）短讯。短讯是最精练的新闻体裁之一，其中最简短的被称为“一句话新闻”。它常常以若干条集中的形式分类编排，如“经济要闻”、“国际短讯”等。（三）消息的写法除了短讯，消息一般是由标题、导语、主体和结尾组成，并由它们构成了消息的习惯格式，体现消息的文体牲。1标题消息的标题在新闻宣传中的作用有时不小于消息的正文,它是消息的重要组成部分因此消息的标题,要求写得既能够吸引读者,又得能名概括内容,具有精警、启发的作用。消息标题的形式有单行式和多项式。（1）单行式。即只有一个标题，它是消息内容的高度概括。如长江巫峡溶洞新发现古人类遗址（直接报道了新发现）43救活“鸳鸯”换回外汇（题目引人，吸引读者读下去）（2）多行式。由引题、正标题和副题组成。第二行，即在主标题之上的，称引题，它主要起