房地产公司人力资源部管理制度

中房集团房地产开发公司人力资源部管理制度二一五年六月人力资源部管理制度总则第一条、为有效规范企业人力资源管理作业程序，促进本公司人力资源管理制度化、规范化，使人力资源管理工作有章可循，特制订本管理制度。第二条、本公司员工的聘用、试用、报到、职务、任免、调动、交接、给假、出差、考核、奖惩、待遇、福利、退休、抚恤等事项除国家有关规定外，皆按本制度办理。第三条、本公司各级员工，均应遵守本制度各项规定。（一）招聘工作管理规定一、招聘原则1、根据公司岗位设置、人员编制和任职标准选择人才。2、德才兼备，以德为先，务实为本。二、招聘条件1、具备应聘岗位的最低任职条件和标准，胜任该岗位工作。2、具有较强的学习能力、工作能力和相应的技术技能。应聘管理工作岗位的，还应掌握管理学的基本理论知识和基本管理工具，具备相应的组织能力、沟通协调能力、外联公关能力和一定的文字处理能力。3、应聘人员需身体健康。三、招聘工作程序1、招聘工作由人力资源部负责，相关主管部门配合。2、根据公司发展需要和用人单位申请、人力资源部根据岗位设置和人员编制，起草招聘计划书报批后组织实施。3、发布招聘公告。内容应包含招聘的职位、职数、学历、职称、任职条件和标准、薪酬待遇及其相关的要求。4、应聘者到人力资源部或相关网站填写应聘登记表，提交相关证件、证书和资料（含复印件）。5、人力资源部人员对应聘人员进行初审，包括审查证件、证书和相关资料，确认应聘人员的身份、资质和一般情况，对初审合格人员即通知其应试。6、考试考核形式可以是面试、笔试或实际操作等，可单独进行，也可结合进行。考试考核实行百分制，择优录用。7、人力资源部人员应提前与用人单位和业务技术主管部门商定招聘考试考核的时间、形式、内容，主持招聘应试。8、中高层管理岗位应聘人员考试考核由公司领导直接进行，人力资源部做好各项准备工作。9、根据考试考核结果，择优录用合格人才。被录用人员资料呈报董事长或公司主管经理批准。批准后通知被录用人员来公司办理入职手续。10、为被录用人员办理入职手续，填写员工登记表，签订劳动合同书，确定工作岗位或工种，确定合同年限和试用期期限，确定薪酬待遇等。11、开具入职通知书，并引领其到用人单位报到。入职通知书副本同时送达主管考勤、财务及其相关部门，办理相关手续，如考勤仪器工号确认，住宿，就餐，办理出入证及薪酬待遇登记等。员工入职通知单今有（男/女）至你部门入职报到，入职时间年月日。试用期为月。请部门负责人按公司相关规定为新入职员工准备办公所需物品，带领新员工参观办公室，结识部门同事，介绍部门文化及日常习惯，帮助新员工尽快融入部门。在约定转正期前一周由员工填写员工见习期试用期转正考核表，由主管领导签署意见报人力资源部。人力资源部年月日12、建立人事档案，所有招聘材料归档管理。13、新聘员工试用期前需要出具三个月以内的体检健康证明。（二）员工见习期试用期管理规定一、见习期试用期期限的确定1、招录应届毕业生入职，实行见习期，见习期期限为612月。2、普通工作岗位试用期为12月；管理和技术人员试用期为23月；特殊要求的岗位和特殊技术工种试用期为36月。二、见习期试用期管理1、根据劳动合同法规定，公司和新员工双方应就见习期试用期的工作内容、任务、要求和责任形成共识，并签订相关协议或合同。2、见习期试用期工资按商定的工资的80执行（另有约定的按约定执行）。3、见习期试用期内新员工应严格履行劳动合同各项条款，尽快熟悉工作环境，适应工作要求，努力学习，完成工作任务。人力资源部和用人单位应定期或不定期对新员工的工作进行全面的检查考核，其结果作为转正的依据。4、见习期试用期内人力资源部和用人单位应对新员工进行岗前培训，内容应包括公司的规章制度、员工守则、企业文化、必要的技术技能等，同时应对培训内容进行考试，其成绩作为转正的依据。5、见习期试用期期满后由公司组织考试考核，合格的办理转正手续，签订劳动合同。不合格的予以辞退。三、新员工试用期满考试考核和转正程序1、见习期试用期期满员工的考核和转正工作由人力资源部组织。2、新员工试用期满应递交第一次述职报告（工作总结）。述职报告内容包括适应能力、学习能力、基本工作能力、解决问题能力和完成工作任务情况。3、由人力资源部组织对新员工的全面考核，其中适应能力（出勤、遵守规章制度、组织观念、工作态度、同事关系）由人力资源部组织考核；学习能力、基本工作能力、解决问题能力由用人单位组织考核。4、填写转正考核表。如下员工试用期（见习期）考核表姓名部门岗位学历毕业院校专业试用期年月日至年月日试用期自我总结由本人填写（主要从试用期间的成绩与不足，并分析不足原因，及提出改进措施等方面）考核内容由直接上级填写评价尺度项目评价要点评价标准优良中可差态度考核（30）主动、积极性热爱本职工作，有高标准做好职务范围内工作的热情，主动积极的开展工作108642纪律性是否遵守公司各项规章制度及上级指示，忠于自已的职务，表里一致的进行工作54321责任感自觉把握在组织中的角色，执行任务时，遇到困难不屈不挠完成工作的意志，对自已的工作行为表示负责的态度54321企业认同度对公司及公司文化的认知程度54321协作性是否具有良好的协作精神，协助上级，配合同事54321工作目标完工成度是否出色完成工作，达到目标（精确、彻底），得到认可108642工作效率是否能及时按计划完成各项工作任务，时效性高54321工作业绩（20）工作方法是否采取合理的工作方法，时间和效果十分有效，并积极努力改善工作方法54321岗位知识对本岗位职能与职责的认识程度65421岗位技能工作熟练度和技能提高速度54321基本知识是否具有扎实的专业技术和相关的专业知识，并在日常工作中充分发挥、运用64321执行能力能否理解工作要求，动手、实操力强，处理灵活，独立承担本职工作范围内的工作任务86421学习能力善于学习各项与工作相关的工作技能，更好的完成工作任务108642沟通与协调善于上下沟通平衡协调，能自动自发与人合作108642工作能力（50）工作计划性正确理解工作内容，并制定适当的工作计划54321综合得分分考核等级A优秀（90分以上）B良好（80分以上）C合格（70分以上）D基本合格（60分以上）E不合格（60分以下）考核人综合评价与考核人对员工的发展期望签字日期所在部门/项目部考核委员会意见试用期不合格延长试用期按期转正提前转正，转正日期年月日。签字日期人力资源部意见签字日期董事长/总经理意见签字日期说明1、本表在员工试用第二个月，试用期满时填写；2、本表的总分100分；3、本表先由被考核人填写试用期自我总结；4、本表由直属上级负责评分填写；5、本表审批按所在部门、人力资源部、董事长的顺序，按审批权限依次执行；5、人力资源部根据考核结果写出考核结果评语和是否转正意见。考核不合格的应予辞退，通知其办理离职手续。考核合格的呈报总经理批准转正。6、批准后人力资源部通知新员工办理有关转正手续，正式签订劳动合同书。（三）劳动合同管理规定为了全面实施劳动合同法，完善劳动合同的管理，构筑和谐稳定的劳动关系，根据劳动合同法规定和公司实际情况，制定本管理规定。一、劳动合同签订管理1、根据劳动合同法规定，中房公司（甲方）与员工（乙方）必须签订劳动合同，（临时用工和短期用工除外）。已入职员工由于个人原因暂时不能签订劳动合同的提交应书面声明，暂缓与公司签订劳动合同，并承担相应责任。2、签订劳动合同时应严格审查员工任职资质，包括学历、职称、理论水平、技术水平、工作能力是否达到任职最低标准。（入职前有约定的除外）。3、合同期限经双方协商确定，为了公司的稳定和长远发展，劳动合同期限原则上定为三年（部分岗位为五年，连续工作七年以上的可签署无固定劳动合同）。4、签订劳动合同时，双方都应认真阅读劳动合同书，并由本人亲自签名盖章。劳动合同一经签字即具有法律效力，双方都必须严格履行，不得违约。5、新入职员工有试用期的先签订试用期协议，试用期满考试考核合格并转正后正式签订劳动合同。6、劳动合同期限计算应聘入职前签订劳动合同的其合同期从入职之日起计算；试用期满后签订劳动合同的其合同期从入职之日起计算；7、劳动合同一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。二、劳动合同履行和变更管理1、甲乙双方都应按合同的约定，全面履行各自的义务，承担各自的责任，行使各自的权力和义务，如有违约，违约方应承担违约责任。2、人力资源部是劳动合同主管部门，应加强劳动合同的管理工作，定期或不定期对劳动合同履行情况进行检查和考核，纠正或解决劳动合同履行中存在的问题，并向领导报告。3、乙方应按合同约定，按时完成各项工作任务和劳动定额指标，接受甲方的考核。完成工作任务和劳动定额指标后甲方支付给乙方约定的工资，未完成工作任务或劳动定额的按规定扣发乙方相应部份工资。4、劳动合同履行中如需变更部份合同内容或未尽事宜，须经双方协商一致后，签订劳动合同变更协议书或补充协议，并作为劳动合同的附件同时履行。三、劳动合同解除和终止的管理1、劳动合同法规定的合同解除条件出现时，双方均可提出解除合同。2、乙方提出解除劳动合同，试用期内提前3天，合同期内提前30天书面通知甲方，说明理由。其通知书作为解除合同依据入档保存。3、甲方提前解除劳动合同，劳动合同法第39条解除劳动合同条件出现时可随时通知乙方，其他解除劳动合同条件出现时应提前30天通知乙方，说明理由，其通知书作为解除劳动合同依据入档保存。4、劳动合同法规定的终止条件以外理由，甲乙双方要求解除劳动合同时，应提前30天书面通知对方，经双方协商一致后签订解除劳动合同协议书，其中如有违约情况，违约方应承担违约责任。5、劳动合同期满或其他终止条件出现时，劳动合同自行终止，乙方应在合同期满日办理离职手续，双方不再存在任何合同义务和责任。6、合同期满前，双方认为需续签劳动合同时应提前一个月书面向对方提出要求，经双方协商一致后续签合同。否则，合同自行终止。四、违约管理1、乙方应聘时隐瞒了其与其他用人单位存在劳动合同关系或业务技术合作关系，聘用后给甲方工作带来影响或造成经济损失，乙方应承担全部违约责任，赔偿甲方的经济损失。如因此引发与其他用人单位争议，由乙方自行处理。2、乙方应聘时提供的证件、证明材料及身体健康证明不真实时应承担全部违约责任，并赔偿甲方的损失。3、乙方违反劳动合同法规定，强行解除劳动合同或不辞而别应承担全部违约责任。4、乙方违反公司保密制度或竞业限制制度给甲方造成声誉或经济损失应承担经济赔偿责任。5、甲方违约并给乙方造成损失时应承担违约责任。（四）薪酬管理规定为了正确处理公司和员工之间的利益关系，建立健全规范有序、灵活有效的分配机制，达到吸纳公司发展所需人才，调动员工工作的积极和创造性，不断提升公司的核心竞争力，实现持续发展的目的，根据有关规定和公司实际情况，制定本规定。一、薪酬结构1、员工工资实行职务工资制度，其工资级别按高级管理职务正职、副职，中级管理职务正职、副职以及高、中级技术职务等九个职别，一般管理及专业技术人员职务共四个职别，工勤人员岗位共四个级别，共17个工资等级。2、公司统一实行以岗位工资、薪级工资为主的结构工资制。结构工资由基础工资、岗位工资、薪级工资、奖金、津补贴五部分组成，其中岗位工资和薪级工资为基本工资。3、实行年薪制和约定工资的按约定执行，但在制定工资表时可将超出部分列入津贴项内计算。二、薪酬管理1、薪酬管理工作由人力资源部负责。2、新入职员工工资确定按相关文件确定（有约定的除外）。3、员工工资晋级一般情况下，员工年终考核合格以上的，每年度晋升一级薪级工资，员工入职后当年工作超过6个月的，可以参加晋级评定。4、员工在工作中做出突出贡献或工作业绩特别优异的，经所在部门申报或上级主管领导提名，公司组织专门考核评估后，其工资晋级，作为特殊奖励，随时报批，不受第2条规定限制。5、员工职务岗位变动或受降级、降职处分时，其工资待遇按有关文件执行（中房平字【2008】20号）。（五）员工绩效考核管理规定为了加强员工绩效考核管理，规范绩效考核程序，提高员工工作积极性和创新精神、发挥绩效管理在公司发展中的作用，根据绩效管理原理和公司实际情况，制定本管理规定。本管理规定适用于公司全体员工。一、绩效考核的项目和内容1、德职业道德和个人品德。包括工作作风、敬业精神、团队精神、企业价值观、个人思想品质等内容；2、勤劳动纪律和工作态度。包括遵守劳动纪律和组织纪律情况、服从领导、服从指挥调度、出勤率、工作积极肯干、做好本职工作、助人为乐等内容；3、能工作能力和工作水平。包括计划能力、组织能力、领导管理能力、沟通协调能力、外联与公关能力、创新能力、学习能力、文字处理能力、掌握相关的管理知识、管理工具及相关操作技能等内容；4、绩业绩和贡献。包括工作目标实现情况、工作计划或任务完成情况、工作所取的成绩、为公司所做贡献大小等内容。二、绩效考核期限1、一般以半年度和月度为考核周期，考核周期和计划周期一致，业绩考核的同时也是对目标和计划完成情况的考核。三、绩效考核的组织与领导1、公司成立绩效考核领导小组，领导小组由总经理、副总经理及相关职能部门负责人组成。2、各部门成立相应的领导小组，负责本部门绩效考核工作。四、绩效考核程序1、自我考核每月底由员工个人对自己本月工作进行总结，然后对自己的业绩进行评估，报所在单位或部门绩效考核小组。2、单位或部门考核按绩效考核标准逐项考核评分，考核结果进行部门平衡后每季度报人力资源部。3、人力资源部审核按绩效考核标准和部门考核评分逐项核对，纠正失误。对全公司员工月度绩效考核评分结果进行综合汇总，写出季度绩效考核结果报告，报公司领导。4、管理人员考核表公司管理人员绩效考核姓名部门职位评估日期工作相关评分等级标准评价因素描述自我评分总经理评分1、善于领导部署提高工作效率，积极达成工作计划和目标（15分）2、灵活运用部署顺利达成工作计划和目标（1314分）3、尚能领导部署勉强达成工作计划和目标（1112分）4、不得部署信赖，工作意愿低沉（710分）领导能力15分5、领导方式不佳，常使下署不服或反抗（7分以下）1、策划有系统，能力求精进（15分）2、尚有策划能力，工作能力求改善（1314分）3、工作称职，工作表现一般（1112分）4、只能做交办事项，不知策划改进（510分）决策能力15分5、缺乏策划能力，必须依赖他人（5分以下）1、能出色完成工作任务，工作效率高，具有卓越创意（15分）2、能胜任工作，效率较高（1314分）3、工作不误期，表现符合标准（1112分）4、勉强胜任工作，表现平平（710分）工作任务及效率15分5、不能胜任工作，无甚表现（7分以下）1、有积极责任心，能彻底达成任务，可放心交代工作（15分）2、具有责任心，能达成任务，可交付工作。（1314分）3、尚有责任心，能如期完成任务（1112分）4、责任心不强，需有人督导，亦不能如期完成任务（710分）责任感15分5、无责任心，时时需督导，也不能完成任务（7分以下）1、善于上下沟通平衡协调，能自动自发与人合作（10分）沟通协调10分2、乐意与人沟通协调，顺利达成任务（89分）3、尚能与人合作，达成工作要求（7分）4、协调不善，致使工作较难开展（56分）5、无法与人协调，致使工作无法开展（5分以下）1、善于分配工作，积极传授知识，引导部署达成任务（10分）2、灵活分配工作或权力，有效传授工作知识达成任务89分）3、尚能顺利分配工作与权力，指导部署完成任务（57分）授权指导10分4、欠缺分配及指导工作能力，任务进行偶有困难（5分以下）1、品德廉洁，言行诚信，立场坚定，足为楷模（10分）2、品行诚实，言行规矩，平易近人（89分）3、言行尚属正常，无越轨行为（7分）4、固执己见，不易与人相处（56分）工作态度10分5、私务多，经常利用上班时间处理私事，或擅离岗位（5分以下1、成本意识强烈，能积极节省，避免浪费（10分）2、具备成本意识，并能节约（89分）3、尚有成本意识，尚能节约（7分）4、缺乏成本意识，梢有浪费（56分）成本意识10分5、无成本意识，经常浪费（5分以下）考核人签名总经理签名5、员工考核表公司员工绩效考核表姓名部门累计得分分数项目内容5分4分3分2分1分备注说明得分品性道德很好好尚可欠佳差团队精神很好好尚可欠佳差遵守制度很好好尚可欠佳差思想品德20分同事关系很好好尚可欠佳差服务技能很熟练熟练尚可欠佳差应变能力很好好尚可欠佳差业务技巧很好好尚可欠佳差仪容仪表很好好尚可欠佳差礼貌用语很好好尚可欠佳差工作能力30分沟通能力很好好尚可欠佳差主动自觉很好好尚可欠佳差认真负责很好好尚可欠佳差服从指挥很好好尚可欠佳差协作互助很好好尚可欠佳差工作态度25分主人精神很好好尚可欠佳差服务质量很好好尚可欠佳差工作效率很好好尚可欠佳差完成任务很好好尚可欠佳差发现问题很好好尚可欠佳差工作业绩25分解决问题很好好尚可欠佳差扣分奖励奖惩情况考勤五、绩效考核结果的综合应用1、绩效考核是对每位员工素质和能力的综合评价，也是每位员工的晋升、晋级、奖励、表彰的依据。2、绩效考核是对公司和各部门的工作、管理的综合评价，为提高公司和部门管理水平提供依据。3、绩效考核是对公司、部门、员工工作成果的肯定，综合利用绩效考核成果，将大大提高各级干部和员工的积极性，积极地推动公司建设和发展。（六）考勤管理规定为了加强公司的考勤管理，建立规范有序的工作秩序，保证公司各项工作正常运作,根据有关规定和公司实际情况，制定本管理规定。本管理规定适用于公司全体员工。一、考勤规定1、公司考勤管理工作由人力资源部负责。2、具体考勤办法按照中房平字【2015】12号文件机关考勤制度（试行）执行。3、部门考勤员在每月最后一日下午将部门未打卡证明、请假单等原始资料整理汇总后报人力资源部。部门员工实际出勤与考勤记录有出入时，应提交文字说明，并向主管经理报告确定其出勤情况。4、人力资源部认真审核后编制当月员工出勤表，经总经理审查签字后，即作为核发工资的凭证和员工月度、年度业绩考核及奖惩依据。5、员工对人力资源部考勤结果有异议的，应在次月5日前提出复查要求，并提供相关的证明材料。人力资源部应认真核实，如确实有误的应在8日前予以更正。超过时限未申诉的视为认可，不再更改。二、劳动纪律1、所有员工都必须按时打卡上下班，遵守公司各项规章制度，坚守工作岗位，做好本职工作，完成工作任务。禁止在上班时间干私活、看小说、上网打游戏、聚众聊天、睡觉、赌博等。2、所有员工都必须服从管理，服从领导，服从公司或部门负责人的工作安排、工作调整、指挥调度，特别在突发事件时，要无条件的服从领导调动和指挥。一切行动必须听从指挥。3、以下违反劳动纪律的行为，根据情节给予相应警告、处分，情节严重的按照相应的法律法规处理（1）工作期间闲逛、聚众聊天、追逐打闹、睡觉、看小说、上网、打游戏。（2）工作期间赌博或其他有赌博性质的行为的。（3）工作期间饮酒、服用违禁药品的。（4）工作期间播放或视听私人携带的音视制品或MP3等影像、音响的。（5）工作期间参与斗殴或怂恿他人斗殴、伤害他人、破坏、偷窃公共财物和私人财物的。（6）工作期间干私活或班中班后利用单位资源谋私利的。指导、怂恿、诱导或威胁其他员工违反劳动纪律或公司其他规章制度的。（7）工作期间私自接待或从事商业推销活动并索要、提供、收受非法酬金的（8）违反或不服从公司或部门的工作安排、工作调动的。（9）其他违反法律法规、规章制度的行为的。七职称及证书管理规定一、职称包括切合我公司实际的专业技术职称及有关职业资格。定义如下（1）专业技术职称遵照国家或各行业现行的法定程序，以评审、考试、认定以及考评结合等方式，通过注册登记、复审等程序而评定的，在一定程度上体现了主体在其自身从事专业方面的专业技术与学识水平的等级称号。（2）职业资格按照国家制定的职业标准，通过政府认定的考核鉴定机构，对劳动者的职业能力水平进行客观公正、科学规范的评价和鉴定，对合格者授予相应的国家职业资格证书。二、符合相应职称申报条件的人员，应积极申报，以提升自身专业技术水平和公司整体水平。由单位申报的，公司人力资源部统一负责申报，申报材料要真实可靠，严禁弄虚作假。三、取得专业技术任职资格的人员，经过绩效考核与工作评价，结合岗位设置与需要予以聘任。四、公司职工取得的职称证统一由人力资源部管理，单位部门或员工有使用需要须经过公司审批。五、组织与职责（1）人力资源部是本制度的主导部门，负责组织落实并协调相关部门落实。公司各部门、各员工有配合落实的责任和义务。（2）各部门要认真做好资格注册的组织和宣传工作，强调资格注册申报工作对企业和个人的重要性。积极鼓励和支持员工参加相关资格考试。（3）公司专业技术人员不允许将证书外借挂靠，必须在本公司注册。人力资源部负责所有员工职称、资格证的收缴、保管。有职称、资格证书的员工必须将证书交给公司保管。（八）人事档案管理规定人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。为了使人事档案管理工作规范化、流程化，维护公司人事档案资料的完整，防止档案丢失、损坏，便于借阅与使用，制定本制度规定。一、人事档案内容1、需存档表单资料第一类履历材料；第二类自传材料；报告个人有关事项的材料；第三类考察、考核、鉴定材料；审计材料；第四类学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料；转正审批表；调薪表；身份证复印件、学历学位证书复印件等人事基本信息；第五类政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料；第六类党、团组织建设工作中形成的材料；第七类表彰奖励材料；第八类涉法违纪材料；第九类招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人专业（复原）安置、退（离）休材料；辞职、辞退，罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；第十类健康检查和处理工伤事故处理材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；2、协议资料（1）、劳动合同、实习协议、劳动合同补充协议、服务期协议、保密协议、竞业禁止协议、培训协议等。（2）、根据岗位的不同，员工所提供的人事信息也不同，所有岗位的信息资料以其本人的人事档案目录为依据。二、人事档案的归档归档的程序如下1、首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。2、按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。3、在目录上补登材料名称及有关内容。4、将新材料放入档案。三、人事档案的核查核对1、检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。2、检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。（3）发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。四、人事档案的转递档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下取出应转走的档案。在档案底账上注销。按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。五、人事档案利用的方式1、查阅设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅，做好查阅的资格审查及登记工作。2、借出使用相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。3、出具证明材料一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。六、人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续，在档案移交清单上进行登记，这是维护人事档案完整安全的重要保证。1、查阅手续查阅手续包括以下内容首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。2、外借手续首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行