《各门类档案的整理》分析课程

第二章 各门类档案的整理编制说明：本章主要介绍了文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、基建档案、婚姻登记档案、计划生育档案、房产契税档案、审计档案、纪检案件档案、人员档案的整理方法。其中文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、基建档案、人员档案的整理方法适用于市直机关、镇区及村（社区）;婚姻登记档案、计划生育档案、房产契税档案、纪检案件档案、审计档案的整理方法适用于镇区。村（社区）形成的计划生育、审计等方面的材料归入文书档案即可。第一节 文书档案的整理本节所讲文书档案的整理方法是按件归档的整理方法。一、三分开（一） 分归档与不归档：按本单位文件材料归档范围执行。以本级文件为主；上级文件：有针对性和需要贯彻执行的；下级文件：工作汇报、请示、统计报表等。（二）分保管期限：归档文件按照文书档案保管期限表划分为永久(代号 1)、30 年(代号 4)、10 年(代号 5) ；（三）分年度：以文件落款时间为准。二、编页码只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。本身有正确页码或单页的归档文件不需再编页码；一份文件各部分（如收、发文处理单和定稿等）已有独立正确的页码时，也可以不用再编页码，合并计算其总页数即可。正面编于右上角，反面编于左上角。三、排序在同一年度同一保管期限内排列文件先后次序。尽量将同一事由（同一次会议、同一个活动、同一件事情等）的文件排列在一起 。四、盖档号章档号章盖于文件首页左上方空白处。如文件首页上方空白处不够位置盖档号章，可另加一张白纸作封面，档号章盖在白纸封面左上方。档号章可手工填写，工整即可。五、电脑著录全宗号 类别 期限 年度 件号 页数* A01 1 2010 1 8在档案管理软件系统中按照著录界面和归档文件目录格式的要求进行著录 。完成著录后上传全文：永久和 30 年的档案，应将相应电子全文上传至档案管理软件系统，以符合“双套制”管理的要求。六、装订入盒拆除文件材料中的金属物后，采用不锈钢钉、三孔一线等方法按单件装订。成本成册以及保管期限为 10 年的文件材料可保留原装订。对某些不合规格的文件材料，在不破坏文件材料内容的前提下，按A4 尺寸标准幅面进行剪裁、补贴或折叠。将装订好的文件材料按其排列顺序装入档案盒内，一个档案盒内只能装同一保管期限的文件材料。 。七、打印归档文件目录应用档案管理软件打印出盒内文件的归档文件目录(1 份) ，盒内目录中的起止“件号”应于盒内文件数量一致。 归档文件目录式样见附表 1。八、编制备考表和档案盒脊背备考表置于盒内文件之后，填写项目有：盒内文件材料情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件材料情况说明主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。档案盒脊背内容有：全宗名称、全宗号、类别、年度、起止件号，要求编制整齐、美观。备考表式样与档案盒脊背式样见附表 2。九、编制档案目录应用档案管理软件按年度分保管期限打印归档文件目录一式三份。编写“年度归档说明” 。 “年度归档说明”的主要内容包括：本单位本年度组织机构、人事变化情况；本年度文件材料归档情况（含归档工作组织情况，归档文件的完整程度、归档数量、有何缺陷和问题等） 。将“年度归档说明”和归档文件目录汇编成档案目录。档案目录装订方法：先排“年度归档说明” ，后排归档文件目录 。归档文件数量多时，一个年度每种保管期限的归档文件目录装订一本；归档文件少时，一个年度或几个年度各种保管期限的归档文件目录装订成一本，不同年度或不同保管期限之间用彩色纸隔开。档案目录要求制作一式三份，一份用于日常检索(用专用硬皮档案目录夹装订)，一份用于备份( 可用软牛皮纸装订 )，一份送所属镇区档案馆（室）备案。档案目录封面和脊背标签式样见附表 3。十、入柜排列档案可按年度也可分保管期限存放档案柜中。档案目录存放于阅览室或档案人员办公室的档案目录柜中。附表 1：文书档案归档文件目录 式样归 档 文 件 目 录全宗号：* 类别：A01 期限：永久 年度：2009件号文号责任者 题 名日期页数备注001府20105 号镇政府关于印发镇管理制度的通知2010.02.1215 附表 2：文书档案备考表与档案盒脊背式样备考表 脊背备 考 表(填写全宗单位名称)全宗号*类 别A期 限1年 度2009起止件号100-150盒内文件材料情况说明：由于原件遗失，A1-2009-01 归档复制件。整理人：李*检查人：张 *日 期：2009.7.8附表 3：文书档案目录封面和脊背标签式样目录名称*镇*村委会文书档案目录全宗号 * 类 别 A期 限 1.4.5 年度 2010全宗号*类 别A期 限1.4.5年 度2010注：村级单位的土地管理档案、户籍人口档案可参照文书档案整理方法第二节 会计档案的整理一、分类会计档案大类代字为 D，分四个属类：D1：会计报表(永久或长期)；D2：会计帐簿(25 年)；D3：会计凭证(15 年) ； D4：其他 (永久或长期)。二、组卷报表、其他类：一年或一套报表组一卷；帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。三、排列按时间顺序排列。四、编页号凭证类不需编页码；报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。五、装订帐簿、凭证类一般保留原装订；报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。案卷标题格式为：单位名称时间会计材料名称。六、盖档号章、填档号全宗号 类 别 年 度 案卷号*(a) D3.12009 1类别号大类代字+属类代号+帐套代号（如无则省） ；案卷号：同类同年度案卷排列流水号。七、电脑著录利用电子档案馆系统或其他档案管理软件进行著录。各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录（见附表 1） ，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录（见附表 2） 。 “标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。八、编制目录会计帐簿、凭证类只需打印会计档案目录 ，会计报表和其他类需要另外打印卷内文件目录 。九、装盒上架装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。上架排列：一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架。附表 1： 会 计 档 案 目 录全宗号： 类别：D3.1 年度：2009案卷号案 卷 标 题起 止时 间保管期限卷内张数备考001 镇村 2009 年 1 月会计凭证第 1 册 2009.01.0110 15年002 镇村 2009 年 1 月会计凭证第 2 册 2009.01.1120 15年003 镇村 2009 年 1 月会计凭证第 3 册 2009.01.2131 15年004 镇村 2009 年 2 月会计凭证第 1 册 2009.02.0113 15年 附表 2：会 计 档 案 目 录全宗号： 类别：D3.1 年度：2009案卷号案 卷 标 题起 止时 间保管期限卷内张数备考001/004 镇村 2009 年 1 月会计凭证2009.01.01/2009.01.3115年4册00