采购管理制度(2017版)

1*有限公司采购管理制度第 1 条 目的为了提高采购工作效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司生产经营需求，进一步规范采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。第 2 条 适用范围本制度适用于公司及控股子公司范围内，各类物资（原材料、辅助材料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品等）或劳务（技术、服务等）的采购。第 3 条 采购申请1、采购申请定义：是指某部门、生产单位、个人根据需要确定一种或多种物资或劳务，并按照规定提报需求的过程。2、采购申请提出要求：需求部门根据需要提出采购需求后要经过复核或审批，确保需求的必要性和需求量的准确性。3、采购量的确认：需求部门应会同仓储部门，共同确认产品库存量（考虑安全库存）确定采购需求量（为避免库管人员对库存物资不熟悉或是同物异名等，导致有库存而不必要采购，占用资金情况发生，需求部门与仓储部门对采购量共同负责） ，填报采购申请单，采购申请单要详细填列。4、采购申请单采购申请单年 月 日申请部门 申请人 采购人申请理由品名 规格/型号 用途 单位 需求量 库存量 采购量 时间要求 备注2第 4 条 采购受理1、采购部门接到需求部门采购审批单后，根据部门分工及具体工作需要，由负责人根据规定确定采取招标采购或询价采购；2、招标采购的指定负责人，进行招标准备工作，协调成立招标领导小组，编制招标文件，发布招标公告或招标邀请函，按照规定组建评标小组等工作；3、询价采购的指派采购人员实施采购，直接将采购人员名称填写在采购申请单采购执行人栏。第 5 条 采购询价、比价（采购招标相关业务另行规定）1、采购执行人，接到采购任务后，要及时收集采购信息，根据中标产品的执行标准向相关的单位发出采购询价单并索要样品，产品检验报告等（采购询价单格式见附件） 。2、采购询价对象数量要求：采购询价不得少于 3 家。为避免收回的询价单少于3 家影响采购效率，发出采购询价单原则上要多于 3 家。3、比价采购执行人对收到的采购询价单，要进行分析对比，并根据公司区域销售经理提供的对询价单可能存在的异议部分（如：综合采购总体报价较低，但是个别报价高于其他比价供货商报价）要及时进行沟通确认，并取得对方回传的扫描或传真确认件方能生效。采购执行人，根据寻比价情况，给出目标采购建议，报部门负责人审批后，报审计部进行复核。仓储 经理3第 6 条 审计复核1、为加强过程审计，避免或减少由于各种原因导致的采购支出增加，审计部对寻比价结果，应采取适当措施进行复核。2、审计人员的复核，包括但不限于原询价范围，并应当适当拓宽询价范围，以便充分评价，寻比价的准确性、适当性。3、审计部门对复核无异议的，签署复核意见后，返回采购执行人。由采购执行人进行相应的采购审批。4、审计复核有异议的及时反馈相关意见，并根据复核结果提出相关的处理建议。第 7 条 采购审批1、采购执行人将经审计复核的采购建议，报总经理审批。2、总经理应明确签署同意或不同意的意见。第 8 条 合同拟定及审核1、采购执行人根据审批结果，拟定合同草稿。2、拟定的合同条款报法务审核，进行法律风险把关。并将审核结果一并反馈采购执行人。第 9 条 合同审批经财务及法务审核后的合同，进行会签、盖章、存档。第 10 条 采购入库1、任何形式的采购物资都必须办理入库手续。采购执行人需凭采购入库单据办理冲账及款项支付申请。2、仓储人员依据采购合同或采购订单，与来货清单进行核对，核对相符的，清点或称量来货数量，依据实际清点或称量结果办理入库手续，并在来货回执上4签字，对存在的差异及时通知采购人员进行处理。3、特殊物资不能或不适合入库存放的（如：体积大，入库存放产生较大二次搬运费用，使用现场具备存放条件，且不会造成流失的） ，也要办理入库手续，同时办理出库手续，由保管责任人或领用人在出库单签字，以明确保管和使用责任。4、需要进行检验的物资，办理与入库手续，并及时通知检验部门进行检验，检验合格后办理入库手续；对检验不合格的，检验部门要及时通知采购执行人，进行处理，退货或折价接收，折价接收的需要履行审批手续。5、严格禁止不经审批的让步接收。让步接收要确保所采购的物资能够使用，并且不产生额外费用，增加额外成本，或是额外费用、成本能够得到补偿。第 11 条 采购付款1、采购执行人需凭经批准的采购合同、采购订单申请支付采购预付款。2、货物到达后采购执行人需凭采购入库单、合同及发票等，依据合同约定进行款项支付申请。3、采购原则上使用转账付款，除特殊采购外，尽量减少现金使用。4、财务部门对采购付款申请，依据采购合同及检验报告进行审核，审核通过的办理付款手续。并及时进行账务处理。第 12 条 采购备用金1、为应对突发、零星采购需求，采购实行小额备用金制度，金额暂定 500 元。2、备用金凭经审批的采购申请单，经批准方可使用，3、备用金仅限于以下范围内使用：（1）生产、建设过程中，因突发事件引起的，应急维修需要的备件；（2）零星、小额采购的非库存储备物资；5（3）不进行紧急采购将影响生产、建设的物资，此类采购使用备用金，材料需求部门要说明原因，明确责任。（4）备用金实行报销制度，发生备用金采购业务后，7 日内进行报销，补足备用金，非经特殊审批备用金额度不做调整。（5）备用金采购仍需执行询、比价制度，特殊紧急采购经总经理批准，可在采购后将询比价资料报审计部审查。第 13 条 票据处理1、采购人员在取得发票后，必须在 7 日内到财务部门办理相关报账手续，逾期未办理，按照规定进项处罚，日期计算以本条第 2 款规定为计算依据。2、随采购物资同时开具发票的，当地以发票开具日期为准；外地采购采购人员带回票据，以回程车船票日期为准准；邮寄发票以邮件收到日期为准，计算发票应缴纳日期。3、发票丢失的，依据不同情况给予处罚。第 14 条 供应商一览表1、采购人员应在获取报价的同时索要供应商的企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质文件。2、已有合作的供应商或有相关业务关联的供应商应建立供应商档案，存档，以备后期合作时的筛选资料。第 15 条 采购人员行为准则1、严格按照采购流程开展工作，自觉接受监督。2、严格执行询价、比价、议价程序。杜绝程序外议事。3、三不：不接受供应商各种招待；（不吃请、不接受礼品、不接受礼金）不用私人电话联系业务；不参加影响公司采购业务的各项活动。64、礼仪性物品、礼金一律上交。5、严格遵守保密制度，不向无关人员泄露业务内容。6、定期学习业务知识，不断提高自身工作能力。7、严禁利用采购职权，吃、拿、卡、要，收受贿赂。第 16 条 罚则1、对利用采购职权，吃、拿、卡、要，收受贿赂。将追究经济责任并予以开除，并保留采取法律措施，追究相关人员法律责任的权利。2、对违反采购流程，不进行询价的，每次处以 100500 元处罚；对询价过程中弄虚作假，寻比价结果与实际采购价格相差较大的，单价 500 元以下，同规格、同型号、同厂家相差达到 10 元/单位或达到 10%，处以 100-500 元处罚，单位价值在 500 元以上差异达到或超过 2%的，每次处以 5002000 元处罚。3、出以上特殊规定外，违反其他行为准则的，处以 200 元/次的处罚。4、未按时递交发票的，每次处以 200 元处罚。5、发票丢失，普通发票能够补开的，专用发票能够取得开具方发票复印件的，每次处以 300 元处罚；发票丢失，普通发票不能补开的，处以发票税点金额 1.5倍，不超过 1000 元处罚，专用发票无法取得开具方发票复印件，又不能补开的处以进项税额 2 倍 2000 元以下处罚。按约定应当取得发票而未取得的，比照发票丢失处理。6、对不按规定办理出、入库手续的，严禁事后库管员私自给予补办手续，一经发现对库管员及业务人员分别处以 200 元/次处罚。7、对于不办理入库手续的，直接将采购物资交付使用人使用的，对采购执行人每次处以 300 元处罚。8、由于工作疏忽、不负责任，提报采购量不准，造成多采购，能进行退货的，7对相关责任人处于发生费用 1.5 倍处罚，直接领导处以所产生费用 50%处罚，主管领导处以 3%处罚。9、由于工作疏忽、玩忽职守，提报采购需求不准，无法退货造成资金占用的，对直接责任人处占用资金 2%-10%处罚，直接领导处以 3%处罚，主管领导处以1%处罚。10、由于工作疏忽，核实库存量不准，导致多采购，虽然退货，但产生额外费用的，对负直接责任的需求部门人员、仓储部门人员共同承担所发生费用 1 倍处罚，对仓储负责人处以所发生费用 5%处罚。11、由于工作疏忽，核实库存量不