第六章办公室信息资源管理

第六章第六章 办公室信息资源管理办公室信息资源管理第一节第一节 办公室常用信息概述办公室常用信息概述第二节第二节 办公室信息资源管理管理流程办公室信息资源管理管理流程第三节第三节 如何做好办公室信息工作如何做好办公室信息工作第四节第四节 文档管理工作文档管理工作第一节第一节 办公室常用信息概述办公室常用信息概述一、信息的含义与特征一、信息的含义与特征1、信息的含义、信息的含义信息信息 是客观世界各种事物特征和变化的反映是客观世界各种事物特征和变化的反映，以及这些特征和变化经过人的思维加工后的再，以及这些特征和变化经过人的思维加工后的再现。现。数据数据 是载荷或记录信息按照一定规则排列组是载荷或记录信息按照一定规则排列组合的物理符号。合的物理符号。知识知识 是信息接收者通过对信息的提炼和推理是信息接收者通过对信息的提炼和推理而获得的正确结论。而获得的正确结论。知识信息数据数据、信息与知识三者之间的关系图KD I数据、信息与知识三者之间的转化关系图2、信息的特征、信息的特征A、信息是普遍存在的、信息是普遍存在的B、信息是客观的、信息是客观的C、信息是无限的、信息是无限的D、信息是相对的、信息是相对的E、信息具有抽象性、信息具有抽象性F、信息具有动态性、信息具有动态性G、信息具有异步性、信息具有异步性H、信息具有依附性、信息具有依附性I、信息是可传递的、信息是可传递的J、信息是可共享的、信息是可共享的K、信息是可变换的、信息是可变换的L、信息是可转化的、信息是可转化的M、信息是可伪的、信息是可伪的3、信息资源的定义、信息资源的定义广义广义 的信息资源：是指人类社会信的信息资源：是指人类社会信息活动中积累起来的以信息为核心的各息活动中积累起来的以信息为核心的各类信息活动要素（信息技术、设备、设类信息活动要素（信息技术、设备、设施、信息生产者等）的集合。施、信息生产者等）的集合。狭义狭义 的信息资源：是指人类社会信的信息资源：是指人类社会信息活动中积累起来的经过开发与组织的息活动中积累起来的经过开发与组织的信息的集合。信息的集合。4、信息资源的特性、信息资源的特性l 无限性无限性l 智能性智能性l 有限性（稀缺性）有限性（稀缺性）l 不均衡性不均衡性l 整体性整体性二、办公室信息管理的重要性二、办公室信息管理的重要性l 办公室是社会组织中为领导决策和实施办公室是社会组织中为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，它本身就是决策服务的综合办事机构，它本身就是一个信息交换中心，信息管理是其基本一个信息交换中心，信息管理是其基本职责之一。职责之一。l 领导决策需要由办公室提供信息支持。领导决策需要由办公室提供信息支持。l 实施决策，其实也是发送信息的过程。实施决策，其实也是发送信息的过程。三、办公室信息管理的特点三、办公室信息管理的特点l 1、 相对的全局性相对的全局性l 2、 广泛的社会性广泛的社会性l 3、 科学的预见性科学的预见性l 4、 事实的精确性事实的精确性l 5、 行为的便利性行为的便利性l 6、与领导决策的不可分性、与领导决策的不可分性信息采集信息组织信息存储信息检索信源分析需求分析信息开发信息传递信息资源管理人员用户信源 /信宿外界环境X第二节 办公室信息资源管理流程一、一、 用户信息需求分析用户信息需求分析1、用户的定义与特征、用户的定义与特征l 定义：定义： 用户通常指那些接受信息服务的人用户通常指那些接受信息服务的人类个体或群体。类个体或群体。l 用户的特征用户的特征拥有信息需求；拥有信息需求；具备利用信息的能力；具备利用信息的能力；具有接受信息服务的行动。具有接受信息服务的行动。2、用户的信息需求、用户的信息需求l 信息需求是用户最为本质的特征信息需求是用户最为本质的特征l 信息需求也成为人的一种基本需要信息需求也成为人的一种基本需要 l 用户的信息需求是由人的身份决定的用户的信息需求是由人的身份决定的二、信息源分析二、信息源分析1、信息源及其类型、信息源及其类型 l 定义：定义： 信息源简称信源，也就是信息的来源。信息源简称信源，也就是信息的来源。l 类型：类型：（ 1）一次信息源、二次信息源、三次信息源和四）一次信息源、二次信息源、三次信息源和四次信息源次信息源 （信息源的层次及其加工和集约程度）（信息源的层次及其加工和集约程度） （ 2）自然信息源、社会信息源、经济信息源、科）自然信息源、社会信息源、经济信息源、科技信息源和控制信息源技信息源和控制信息源 （信息资源的内容）（信息资源的内容）（ 3）静态信息源和动态信息源）静态信息源和动态信息源 （信息源运动方式）（信息源运动方式）2、信息源的分布、信息源的分布 l 分布特性：分布特性：不平衡分布不平衡分布l 不平衡性分布的表现形成：不平衡性分布的表现形成：地区不平衡地区不平衡机构不平衡机构不平衡个体间的差异个体间的差异三、信息采集与转换三、信息采集与转换1、信息采集过程中应注意的几个问题、信息采集过程中应注意的几个问题一、准确性问题一、准确性问题 二、完整性问题二、完整性问题 三、一致性问题三、一致性问题 四、连续性问题四、连续性问题 五、选择性问题五、选择性问题 2、信息转换、信息转换 （ 1）所有权或使用权的转换）所有权或使用权的转换（ 2）内容表示符号的转换）内容表示符号的转换（ 3）记录方式的转换）记录方式的转换（ 4）载体的转换）载体的转换（ 5）格式的转换）格式的转换四、信息组织与存储四、信息组织与存储 1、信息组织、信息组织信息组织是指按一定规则和方法对信息组织是指按一定规则和方法对信息进行序化和优化的过程。信息进行序化和优化的过程。信息组织是一个信息加工过程和信信息组织是一个信息加工过程和信息重组过程，是信息方便利用的基础。息重组过程，是信息方便利用的基础。2、信息存储、信息存储即把组织好的信息按一定规格存即把组织好的信息按一定规格存放在事先准备好的物理空间。放在事先准备好的物理空间。要求：要求： 信息存取的方便性信息存取的方便性考虑信息的长期存取考虑信息的长期存取五、信息检索（搜索引擎）五、信息检索（搜索引擎）1、定义：、定义：搜索引擎（搜索引擎（ search engines） 是对互联网上是对互联网上的信息资源进行搜集整理，然后供用户查询的系统的信息资源进行搜集整理，然后供用户查询的系统，它包括信息搜集、信息整理和用户查询三部分。，它包括信息搜集、信息整理和用户查询三部分。 雅虎（雅虎（ ）搜狐（）搜狐（ ）网易（网易（ ） 新浪网（新浪网（ ）GooGle（ ）百度（）百度（ ）2、搜索引擎的类型、搜索引擎的类型l 全文搜索引擎（全文搜索引擎（ Full Text Search Engine）l 目录索引类搜索引擎（目录索引类搜索引擎（ Search Index/Directory）l 元搜索引擎（元搜索引擎（ Mata Search Engine） 3、搜索引擎工作原理、搜索引擎工作原理l 搜索器搜索器l 索引器索引器l 检索器检索器l 用户接口用户接口六、信息资源开发六、信息资源开发广义的信息资源开发广义的信息资源开发 是指任何能是指任何能够改进和加速信息资源交流与利用的够改进和加速信息资源交流与利用的活动。活动。狭义的信息资源开发狭义的信息资源开发 是一种创造是一种创造和生产新的信息产品的活动，是信息和生产新的信息产品的活动，是信息资源服务的一种高级形式。资源服务的一种高级形式。七、信息资源传播和服务七、信息资源传播和服务l 含义：含义： 将采集、组织、存储的将采集、组织、存储的 信息信息资源和开发的信息产品资源和开发的信息产品 提供给用户提供给用户，以满足其信息需求的过程。，以满足其信息需求的过程。l 信息资源传播和服务的模式信息资源传播和服务的模式多向主动传播模式多向主动传播模式单向主动传播模式单向主动传播模式多向被动传播模式多向被动传播模式单向被动传播模式单向被动传播模式八、信息资源管理的组织与八、信息资源管理的组织与 CIOl 信息资源管理的组织信息资源管理的组织1、制度、制度2、岗位、岗位3、人员、人员4、经济、经济5、技术、技术l CIO（ chief information officer）CIO是首席信息官或信息主管，是是首席信息官或信息主管，是负责制定组织机构的信息政策、标准、负责制定组织机构的信息政策、标准、程序的方法，并对全组织机构的信息资程序的方法，并对全组织机构的信息资源进行管理和控制的高级行政管理人员源进行管理和控制的高级行政管理人员。l CIO的素质要求的素质要求（ 1）管理经验）管理经验（ 2）技术才能）技术才能（ 3）经营头脑）经营头脑（ 4）信息素养）信息素养（ 5）应变能力）应变能力（ 6）表达能力）表达能力（ 7）协调能力）协调能力（ 8）领导能力）领导能力第三节第三节 如何做好办公室信息工作如何做好办公室信息工作一、认清目前信息工作中存在的问题一、认清目前信息工作中存在的问题1、信息意识较淡薄、信息意识较淡薄2、现有的信息工作部门有名无实、现有的信息工作部门有名无实3、信息没有发挥其应有的价值、信息没有发挥其应有的价值4、信息队伍人才匮乏、信息队伍人才匮乏二、积极主动做