仪器设备档案管理制度

仪器设备档案管理制度篇一：仪器设备档案管理办法仪器设备档案管理办法 设备档案是各种仪器设备的正常使用、维护，以及进行技术性能开发的不可缺少的材料，是学校的重要技术储备。为了加强学校档案管理，既确保设备档案的完整、准确、系统和安全，又要便于借阅利用，使档案资料充分发挥作用，根据有关规定，结合学校的实际情况，特制定此管理办法。 一. 设备档案的形成和归档 1. 凡学校人民币五万元以上购置的仪器、设备（高、精、尖、进口设备不受此限） ，在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘，以及随机材料均属仪器设备档案，都必须由校档案室统一集中管理。 2. 学校设备管理部门即实验室与设备管理处是学校设备文件材料的形成、积累、汇总部门，必须配有兼职档案人员集中管理本校的设备文件材料。从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满） ，安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件，均归口实验室与设备管理处负责收集、积累，过程结束后移交档案室。 3. 实验室与设备管理处应将设备到货日期的计划提前通知档案室，以便做好准备，合理安排工作。 4. 设备到货后，实验室与设备管理处应通知档案室，档案人员到场后方可开箱验收，以监督、检查、指导设备随机文件材料的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。开箱时，实验室与设备管理处兼职档案员也应到场。5. 各仪器设备的技术鉴定验收必须通知档案人员参加，并在验收记录上签字。 6. 学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。 7. 设备档案是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。学校各级专（兼）职档案员要随时做好准备文件材料的积累工作。 8. 学校自行研制设备，在设备鉴定或投入使用之前应将所有材料归档，在设备进行鉴定验收时，必须有档案人员参加。 二. 设备档案的归档范围 1. 采购设备的归档范围 （一）计划、选购阶段 （1） 用户申请，可行性方案论证报告； （2） 购买仪器设备的审批文件； （3） 协议、合同 （4） 意向书、订购货通知单 （5） 重要来往函件、电文 （6） 谈判备忘录、附录、附件 （二）开箱验收阶段 （1） 装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单； （2） 图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册； （3） 开箱检验记录、商检及索赔文件； （4） 运单、发票 （三）安装、调试阶段 （1） 安装调试计划； （2） 安装基础图、电气接线图、安装工艺规程； （3） 试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；（4） 存在问题及处理意见； （5） 安装调试技术总结报告、验收报告； （6） 计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料； （7） 培训材料。 （四）运行及维护修理阶段 （1） 设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；（2） 设备仪器维护保养和安全技术操作规程； （3） 履历本、运行记录； （4） 设备仪器保养情况记录； （5） 设备仪器检查、普查记录； （6） 设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书； （7） 大、中修精度检查记录及验收移交单； （8） 设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。 （五）改造、更新阶段 （1） 合理化建议及处理结果； （2） 设备仪器改造、改装、更新的报告与批复； （3） 改进、改装过程中形成的图样、技术文件； （4） 设备仪器报废技术鉴定书，请示及批复文件； （5） 技术鉴定及成果申报奖励文件。 2. 自制设备的归档范围 （一）方案论证及设计阶段 （1） 设备任务书、协议、合同； （2） 调研报告、可行性方案论证报告； （3） 有关问题的请示及批复； （4） 计算文件、试验文件、图样 （5） 技术条件、技术说明书、设计技术总结。 （二）制造加工阶段 （1） 工艺规程、工艺说明书； （2） 重要的工艺装备图纸及说明书； （3） 重要零、组件超差、代料单； （4） 工艺总结。 （三）安装调试及鉴定验收阶段 （1） 安装、调试计划 （2） 安装基础图，电气接线图、安装工艺规程； （3） 试车、试验记录、精度检查记录、安装验收单；（4） 存在问题及处理意见； （5） 安装、调试技术总结报告、验收报告； （6） 计算机和测量机还包括软件、硬件部分的文件材料； （7） 培训材料； （8） 技术鉴定及审批文件； （9） 成果申报及奖励文件； （10）使用维护说明书、操作规程。 （四）运行及维护修理阶段 （1）设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单；（2） 设备仪器维护保养和安全技术操作规程； （3） 运行记录； （4）设备仪器保养情况记录； （5） 设备仪器检查普查记录； （6）设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书； （7） 大、中修精度检查记录及验收移交单； （8）设备仪器事故分析、记录及处理结果报告。 （五）改造及更新阶段 （1）合理化建议及处理结果； （2） 设备仪器改造、改装、更新的报告与批复； （3）改进、改装过程中形成的图样、技术文件； （4） 设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件； （5）技术鉴定及成果申报奖励文件。 三. 设备档案的管理和利用 1、 设备档案的管理，必须坚持集中统一思想管理的原则，确保设备档案完整、准确、系统和安全。所有设备档案由校档案室集中保管一套，其它交使用单位保管。对于只有一套的设备档案，一律交校档案室保管。使用单位可借阅或自行复印。 2、 各仪器、设备使用单位必须有一定的保管条件，配备档案橱柜，有专人负责，对于不具备以上条件的，设备档案仍由档案室保管。 3、 设备档案应进行科学系统的整理、分类、编目、建账。 4、 档案的借阅要履行一定的手续。校档案室保管的设备档案凭工作证借阅，秘密级以上的经该设备使用单位负责人同意后，办理借出登记手续后，方可借阅。一般情况下，借阅时间不得超过两周。借阅的档案，不得损坏、丢失，归还时交档案人员当面点清。 5、 使用单位保管的档案借阅时也应办理登记手续，以便管理。 6、 对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用单位复印。 7、 仪器、设备报废后，采购设备的档案也要鉴定销毁，自制设备的档案由校档案室长期保管。 本办法自发布之日起施行。 篇二：仪器设备档案管理制度仪器设备档案管理制度 一、 二、 凡是价值在万元以上的各种医用仪器设备，都必须建立档案。 凡属归档范围内的仪器设备的购置申请报告及批复文件，都要存入该仪器设备档案内。 三、 凡属归档范围内的仪器设备，到货后，设备科和维修中心或使用科室各有一名工作人员参加开箱验收，详细填写验收报告一式二人份，其中一份存档。 四、 凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。 五、 已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应归档，不得随意乱放，以免丢失。六、 负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面编在左上角，然后填写好卷内目录，一式二份，其中一份存档，一份存医学工程科。 七、 仪器设备档案由专人负责保管，应有专用的橱柜，做到完整安全，存放有序，查找方便，不得随意堆放，严防毁坏和散失。 八、 仪器设备档案的原件一般不外借，如因特殊需要，必须借用时，应经设备科科长同意，办理借阅手续，借出的档案材料，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。 医疗设备购置审批制度 各业务科室应根据临床、科研、教学工作需要按每年度编报设备计划，10 万一、 元以上设备应填写计划论证表，由设备科汇总后，形成年度计划，并由院领导研究。 二、 购置大型医疗设备，必须先填写可行性报告及大型医疗设备配置申请表，根据医疗设备管理审批的权限报批执行。 三、 属于政府采购范围的医疗设备购置计划，应先上报当地政府采购部门批准后，报相应的采购机构实施。 四、 对紧急情况或临床急需的医疗设备，应由使用科室提出申请，交院领导批准后，优先办理。 五、 各业务科室不得对外签定订购合同或向厂家承诺购置意向。参加各类会议时，可将会议上厂商介绍的产品资料带回本单位，按照有关程序办理批准手续。 六、 对科研项目所需要的医疗设备，应根据科研经费、批准项目，由科教部门统一提出计划，报医学工程科审核后，由分管领导批准执行。 七、 对于赠送、科研合作、临床试用或验证的医疗设备，必须按程序办理相关手续，经设备科和医疗管理部门审核，报单位领导批准后执行。对违反规定造成的医疗事故或医患纠纷，由当事人承担有关责任。 医疗设备验收管理制度 一、 购进的各种医疗设备必须严格按照验收手续、程序进行，严格把关。验收合格以后方可入库。不符合要求或质量有问题的应及时退货或换货索赔。一般验收程序为：外包 装检查、开箱验收、数量验收、质量验收。二、 验收工作必须及时，尤其是进口设备，必须掌握合同验收与索赔期限，以免因验收 不及时造成损失。 三、 医疗设备验收应由使用科室、设备科、分管领导及厂商代表共同参加，如要申请进 口商检的设备，必须有当地商检部门的商检人员参加。验收结果必须有记录并由参加验收各方共同签字。 四、 对验收情况必须详细记录并出具验收报告，严格按合同的品名、规格、型号、数量 逐项验收。对所有与合同发票不符的情况，应作记录，以便及时与厂商交涉或报商检部门索赔。 五、 质量验收应按生产厂商提供的各项技术指标或按招标文件中承诺的技术指标、功能 和检测方法，逐项验收。对大型医疗设备的技术质量验收，应由省卫生厅授权的机构进行。验收结果应作详细记录，并作为技术档案保存。 六、 对于紧急或急需购置的不能按常规程序验收的设备，可以简化手续，或按先使用事 后补办验收手续的程序进行，但必须有设备科负责人签字同意。 七、 验收合格的设备应由经手人办理入库手续。入库单一式三联，一联交会计作记账凭 证，一联交库房保管作入账凭证。一联设备科存查。 八、 对违反验收管理制度造成经济损失或医疗伤害事故的，应追究有关责任人的责任。 医疗设备操作使用管理制度 一、 医疗设备使用前必须制定操作规程，使用时必须按操作规程操作，不熟悉仪器性能 和没有掌握操作规程者不得开机。 二、 建立使用登记本（卡） ，对开机情况、使用情况、出现的问题进行详细登记。 三、 价值 10 万元以上的设备，应由专人保管，专人使用，无关人员不能上机。大型仪 器设备须取得卫生部规定的大型医用设备应用质量合格证方能投入使用，使用人员须持有大型医疗设备上岗人员技术合格证方能进行操作。 四、 医疗设备使用科室，应指定专人负责设备的管理，包括科室设备台账、各台设备的 配件附件管理、设备的日常维护检查。如管理人员工作调动，应办理交接手续。 五、 操作人员在医疗设备使用过程中不应离开工作岗位，如发生故障后应立即停机，切 断电源，并停止使用；同时挂上“故障”标记牌，以防他人误用。检修由技术人员负责，操作人员不得擅自拆卸或检修；设备须经故障排除以后方能继续使用。 六、 操作使用人员应做好日常的使用保养工作，保持设备的清洁。使用完毕后，应将各 种附件妥善放置，不能遗失。 七、 使用人员在下班前应按规定程序关机，并切断电源、水源，以免发生意外事故。需 连续工作的设备，应做好交接班工作。 八、 大型设备或对临床诊断影响很大的设备，发生故障停机时应及时报告院领导，通知 医务部门、临床科室停止开单，以免给病人带来不必要的麻烦。 九、 使用科室与人员要精心爱护设备，不得违章操作，如违章操作造成设备人为责任性 损坏，要立即报告科室领导及医疗设备管理部门，并按规定对责任人作相应的处理。 医疗设备报废制度 为加强全院在用医疗设备的管理，充分发挥效益，延长使用寿命，特制定本规定。 一、医疗设备报废，必须先由使用科室按规定填写医疗设备报废申请表 ，说明报废 原因、数量，经设备科确认，科长审核后报院领导审批，方可办理报废手续。 二、根据中华人民共和国财政、卫生部文件规定，医疗设备的报废必须符合以下条件： 1、 已经达到或超过规定使用年限，继续使用将影响安全且无修复使用价值的医疗设备； 2、 结果陈旧，性能落后，严重丧失精度，不能满足使用要求，又无法修复的医疗 设备； 3、 产品质量低劣，经调试超过一年，仍不能投入正常运转，又无法改装利用者； 4、 严重影响安全，继续使用将会引发事故且不能修复改装者； 5、 严格浪费能源，不能满足临床需要，造成的危害或事故远大于其使用价值； 6、 强制性报废的。 三、医疗设备报废技术签字及审批权限： 1、 低值易耗器材，由负责报废的同志技术把关后办理报废； 2、 万元以下的医疗设备，由科长审批 3、 万元以上，10 万元以下的医疗设备由医务科长、分管院长审批； 4、 10 万元以上的医疗设备由医务科长、分管院长、院长审批或提请院长办公会研 究决定。 四、凡扶贫、赠送、支援兄弟单位的医疗器械由负责报废处理工作的同志列出清单，报 请科长、院领导审批。必要时提请院长办公会研究决定。 五、负责报废的同志负责发放和收回医疗设备报废申请表 ，经批准报废的医疗设备， 由会计和保管人员办理销账手续，建立残值账目，所处理价值留作补充、更新之用。 六、对已批准报废的医疗设备，首先考虑拆件使用，以充分做到物尽其用，再考虑其它 处理方法。 七、凡是报废的医疗设备，均需交旧，并办理报废手续才能发新和按计划进行补充。 八、报废器材或折旧处理的收入按医院有关文件一律上交院财务。 医疗设备维护保养制度 一、医疗仪器设备实行保养工作必须在不影响医疗工作的情况下进行。 二、医院设备实行二级保养： 1、 日常保养，由使用科室指定人员负责，主要内容是：表面清洁，紧固易松螺丝 和零件，检查运转是否正常，凡属不打开设备能在外面加润滑油的，加油也属保养范围。 2、 定期保养：由维修中心维修人员按计划进行，主要内容是内部清洁，加润滑油， 检查有无异常情况、局部检查与调整、必要时更换易损部件。 三、维修人员应按照设备要求制定维护保养项目表和维护保养周期，并按要求如实填写 好保养项目及所需材料等。仪器设备在维护完成后经使用科室试用，使用科室负责人在保养报告上签字，以示交接。 四、对临床及基础科室的器械设备，如属不易搬动的必须下科室进行保养，易搬动的应 提前通知科室负责人将仪器及时送往维修中心进行保养。 五、维修人员在保养工作中，一定要注意安全。 篇三：医疗设备档案管理制度医疗仪器、设备