企业采购风险控制着重把握好六大环节.docx

企业采购风险控制着重把握好六大环节 摘要：文章阐述了企业采购过程中存在的风险，并结 合采购业务的计划管理、不相容职务管理、合格供应商管 理、招投标管理、买入合同管理及验收付款管理六大环节， 提出了相应有效的风险控制措施。 关键词：采购；风险；控制 控制采购风险，减少采购环节的差错和舞弊，是企业 降低成本，确保产品质量，全面提升企业核心竞争力的关 键。根据企业内部控制规范规定，企业在采购业务中 至少应重点关注两类风险：一是缺乏科学合理的采购计划， 可能导致企业停产；二是采购环节出现舞弊，可能导致采 购项目质次价高。要想有效防范以上风险的发生，企业必 须全面梳理采购流程，确定关键控制点，着重把握好采购 业务的六大环节： 一、计划管理环节 采购计划是企业组织采购的重要依据，也是确保企业 生产经营正常运营的基础。一个企业，如果缺乏科学合理 的采购计划，可能导致企业停产待料。 一是建立全面预算管理制度，根据全面预算管理的要 求，结合合理库存、生产消耗等情况科学制定采购计划， 采购计划要明确采购的项目、规格、数量、质量、用途等 主要内容；二是建立采购计划的申请、审核、审批制度， 明确不同级别、不同部门的授权范围及审批权限；三是企 业的采购行为必须依据审批通过的计划执行，严禁无计划、 超计划或超库存采购等失控现象的发生。 二、不相容职务管理环节 企业应建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和 岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容职务相互 分离、制约和监督。关键岗位要定期实行岗位轮换。 一是采购申请部门、采购计划审批部门要与采购执行 部门分离；二是采购人不能同时担任验收入、相关会计记 录人；三是询价与确定供应商岗位应分离；四是采购合同 的订立与审核岗位应分离；五是付款审批人、执行人不能 同时办理寻求供应商和询价业务；六是付款申请、审批与 执行岗位应分离。 三、合格供应商管理环节 企业应建立合格供应商认定制度，并对合格供应商建 立完整、真实、可控的数据库档案，对供应商应实行对口、 分级、动态管理。 一是合格供应商的数量，应根据企业生产需要及采购 计划量合理确定，并保持相对稳定，同时应尽量避免企业 内多头对同一供应商；二是企业要充分利用 ERP 信息管理 平台，实现合格供应商信息数据的统一和共享；三是对合 格供应商，企业要建立评价制度，实行优胜劣汰，动态、 分级管理；四是对于优秀供应商，企业可制定相关的优惠 政策，并与其建立长期的合作伙伴关系，稳定供货主渠道， 确保生产平稳运行。 四、招投标管理环节 企业内部控制应用指引规定：大宗采购应当采用 招标方式，规定最高限价，实行比价采购。 一是成立由管理层以及来自请购、采购、生产、财务、 内部审计、法律、纪委等部门人员组成的采购价格委员会， 明确采购价格的形成机制；二是大宗商品的采购必须采取 招投标方式，来确定供货单位、供货价格及数量等内容； 三是制定物资采购招投标的相关制度及操作流程，包括： 招标预备会的主要内容-入围供应商的选择-评标办法的确 定-投标文件的要求-中标单位的确定及公示-采购合同的签 订要求等内容；四是对单价高、数量多的物资采购，企业 要建立严格的比价比质制度，做好性价比分析。 五、买入合同管理环节 买入合同是企业经济往来过程中，用以明确合同双方 权利和义务，确保合同有效履行，防范采购纠纷的重要依 据。对于企业采购合同管理来说，至少应当防范下列风险： 一是未签订合同或合同内容存在重大疏漏，可能导致企业 合法权益受到侵害，经济利益受损；二是合同履行不力， 可能导致经济纠纷或法律诉讼，损害企业的信誉好形象。 企业必须建立合同管理制度，明确合同签署与履行过 程中的主要风险点，例如：合同主体资格、合同订立依据、 合同主要条款等关键控制点，采取相应措施，实施有效控 制。 一是企业对外发生的重要经济行为，均应签订相关合 同，尤其是物资采购行为，合同一经签署，不得随意变更； 企业在订立合同时，严格按照合同法要求，切实做到 条款内容完整，表述严谨准确，相关手续齐备，避免出现 重大疏漏；二是建立合同审核、内部会签制度及合同退改 重审制度，企业要充分发挥内审部门、法律事务部门的作 用，对重大合同的合法性、严密性、可行性、程序性及经 济性进行审核；三是建立合同纠纷处理制度，在买入合同 履行过程中发生纠纷，企业应根据合同法、民事诉 讼法等法律规定解决；四是建立重大合同披露及评估制 度，尤其是上市公司，对于企业重大买入合同的主要供应 商情况、价格形成机制、合同的签订、履行情况、纠纷及 诉讼等情况，应予以披露。 六、验收付款管理环节 我国企业内部控制规范规定，企业应建立严格的 采购验收制度，由独立的验收部门或指定专人，对所采购 物资的品种、规格、数量、质量等内容进行验收，认真与 经批准的订单、合同等文件核对后，出具验收报告，计量 报告和验收证明，办理相关结算手续。 一是采购部门与验收部门应当相互分离；二是验收过 程中发现问题，应及时报告，查明原因，妥善处理；三是 建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、 退货款回收等内容做出明确规定；四是建立预付账款和定 金的授权审批制度；五是加强采购