河北省劳动用工备案管理系统操作指南

加强用工管理、促进企业持续发展 规范劳动用工管理 构建和谐劳动关系 河北省劳动用工 (备案 )系统介绍 河北省人力资源和社会保障厅 石家庄英杰缔华科技发展有限公司 加强用工管理、促进企业持续发展 一、劳动用工备案软件申报操作流程详解 加强用工管理、促进企业持续发展 劳动用工备案的类型分为 初次备案 变动备案 注销备案 加强用工管理、促进企业持续发展 劳动用工备案相关的报表 1、劳动合同订立情况管理台帐 2、用人单位劳动用工备案基础信息采集表 3、职工劳动用工备案基础信息采集表 4、用人单位录用劳动合同制职工审核备案表 5、解除（终止）劳动合同证明书 加强用工管理、促进企业持续发展 加强用工管理、促进企业持续发展 劳动用工备案规定及软件操作流程详解 初次备案 变动备案 注销备案 备案手册年检 加强用工管理、促进企业持续发展 初次备案的申报流程 录入申报信息 打印、生成所需报表及电子文件 备案申报并领取 备案手册 、 开户通知单 软件 “网络上报账号 ”设置 初次备案完成的时间 : 新成立的用人单位 ,应当在工商注册或批准成立之日起 ,30日内 进行初次备案。 现有用人单位 ,应当按照所属用工备案管理部门要求的时间 ,对用人单位和劳动者存量情况进行初次备案。 获取初次备案用工信息审核状态 加强用工管理、促进企业持续发展 办理初次备案需携带的资料 用人单位劳动用工备案基础信息 采集表 职工劳动用工备案基础信息 采集表 劳动关系部门 办理用工备案。领 取 劳动用工备案 手册 和开户凭证 5、企业法人营业执照副本（机关事业单位法人证、社会团体法人 资格证、其他用人单位依法成立取得的许可证）； 6、用人单位组织机构代码证； 7、与劳动者签订的劳动合同书； 8、人社部门要求的其他材料。 1、用人单位劳动用工备案基础信息采集表（电子版）； 2、职工劳动用工备案基础信息采集表（电子版）； 在软件填 写两张表 软件导出电子文件 自备证照资料 3、用人单位劳动用工备案基础信息采集表； 4、劳动合同订立情况管理台帐； 软件打印 加强用工管理、促进企业持续发展 第一步 录入申报信息 4、初次备案年检信息录入 1、单位基本信息录入 2、职工基本信息录入 3、劳动合同信息录入 加强用工管理、促进企业持续发展 系统登录 填写服务商 分配的账号 、密码 输入验证码 点击登录按钮进入系统 打开 IE浏览器在地址栏录入系统登录地址，打开系统登录页面 加强用工管理、促进企业持续发展 滚动按钮功能模块 提示预警信息 系统首页 通知公告信息 加强用工管理、促进企业持续发展 填写单位信 息，带红色 星号的信息 是必须填写 的 点击保存按钮 保存单位信息 1、填写单位基本信息 加强用工管理、促进企业持续发展 点击添加职工信息 2、添加职工基本信息 加强用工管理、促进企业持续发展 填写职工信 息，带红色 星号的信息 是必须填写 的 点击保存按钮 保存职工信息 2-1、填写职工基本信息 加强用工管理、促进企业持续发展 点击签订，签订劳动合同 3、签订劳动合同 加强用工管理、促进企业持续发展 填写劳动合同 信息，带红色 星号的信息是 必须填写的 3-1、填写劳动合同基本信息 加强用工管理、促进企业持续发展 填写参加的各种社会保险的信息 3-2、填写参保信息 加强用工管理、促进企业持续发展 3-3、保存合同信息 点击保存按钮 保存劳动合同信息 加强用工管理、促进企业持续发展 4、初次备案年检信息添加 点击添加初次备案年检信息 加强用工管理、促进企业持续发展 4-1、职工总数及劳动合同签订情况 填写职工总 数及劳动合 同签订情况 ，初次备案 时添写当前 数据。 加强用工管理、促进企业持续发展 4-2、上年度工资支付情况 填写上年 度工资支 付情况 加强用工管理、促进企业持续发展 4-3、上年度最低工资制度执行情况 填写上年 度最低工 资制度执 行情况 加强用工管理、促进企业持续发展 4-4、职工参加保险情况 填写职工 参加保险 情况，初 次备案时 添写当前 数据 加强用工管理、促进企业持续发展 4-5、初次备案年检信息保存 全部填写完成后保存初次 备案年检信息 加强用工管理、促进企业持续发展 第二步 生成、打印数据采集文件 3、 劳动合同订立管理情况台账 书式文件 1、 用人单位劳动用工备案基础信息采集表 书式及电子文件 2、 职工劳动用工备案基础信息采集表 电子文件 加强用工管理、促进企业持续发展 导出 用人单位劳动用工备案基础信 息采集表 电子文件 1、导出 、打印 用人单位劳动用工备案基础信息采集表 打印 用人单位劳动用工备案 基础信息采集表 书式文件 加强用工管理、促进企业持续发展 导出 职工劳动用工备案基 础信息采集表 电子文件 打印 劳动合同订立 情况管理台帐 2、导出 职工劳动用工备案基础信息采集表 电子文件，打印 劳动合同 订立情况管理台帐 勾选需备 案的用工 记录 加强用工管理、促进企业持续发展 第三步 备案申报领取 备案手册 开户通知单 1、 劳动用工备案手册 2、 企业账号信息 加强用工管理、促进企业持续发展 用人单位携带 用人单位劳动用工备案基础信息采集 表 和 职工劳动用工备案基础信息采集表 电子文件等 相关材料到本属地用工备案管理部门进行初次备案，领取 申报账户通知单 。企业备案号、申报账号、申报密码 需要根据通知单内容进行填写入软件系统。申报帐号和密 码为本单位专用。 领取 备案手册 开户通知单 加强用工管理、促进企业持续发展 第四步 上报参数设置 1、 设置申报参数 企业备案号、申报账号、申报密码 加强用工管理、促进企业持续发展 填写备案账号、申 报账号和申报密码 设置申报账号信息 加强用工管理、促进企业持续发展 第五步 获取初次用工备案审核状态 1、获取审核状态 加强用工管理、促进企业持续发展 获取初次备案用工信 息审核状态 获取初次备案用工信息审核状态 勾选需获取 审核状态的 用工记录 加强用工管理、促进企业持续发展 审核状态获取成功 加强用工管理、促进企业持续发展 初次备案软件操作完成 加强用工管理、促进企业持续发展 初次备案 变动备案 注销备案 劳动用工备案规定及软件操作流程详解 备案手年检 加强用工管理、促进企业持续发展 15日内 用人单位自聘用员工之 日起 15日内，应依法与员工签订劳动 合同，并向地方劳动保障部门办理用 工登记备案手续。 10日内 用人单位与劳动者终止 或解除劳动合同、应在 10个工作日内 ，书面报告当地劳动保障部门。 注： 在规定日期内，用软件通过互联 网报送数据，即视为按时备案。 用工备案内容：用工备案内容： 用人单位基本信息 用人单位在职职工信息（机关、事业单位为非在编在岗人员） 新招用职工或与职工续订劳动合同 终止或解除劳动合同信息 变动备案规定 加强用工管理、促进企业持续发展 变动备案 申报步骤 变动备案系统操作 职工信息 录入 劳动合同 签订 打印报表 劳动合同 解除 劳动合同 终止 劳动合同 续签 合同信息上 报人社局 只有新招人员备案时，需要先录入职工信息，。 续签、解除、终止用工备案时，引用现有的合同信息操作即可，不需录入职工信息 新招、续签、解除、终止用工备案时都需要打印相关报表，网络上报信息 加强用工管理、促进企业持续发展 变动备案的申报 新招（调入）人员申报备案 续签劳动合同申报备案 变动备案网络上报操作说明 解除（终止）劳动合同申报备案 加强用工管理、促进企业持续发展 15日内 用人单位新招用（调入）人员后，应当与 劳动者依法签订劳动合同，并自招用人员之日起 15日内 携带 手册 到劳动保障行政部门办理录用审核备案手 续，并提供以下材料 : 1. 劳动用工备案手册 2. 与劳动者签订的 劳动合同书 3. 劳动合同订立情况管理台账 (新招人员部分 ) 4. 用人单位录用劳动合同制职工审核备案表 的书式 表格，此书式表格用人单位可通过软件直接打印 新招用人员的备案规定 加强用工管理、促进企业持续发展 1、职工信息录入 2、劳动合同签订信息录入 新招（调 入）职工用工信息录入 加强用工管理、促进企业持续发展 点击添加职工信息 1、添加职工 加强用工管理、促进企业持续发展 填写职工信息 ，带红色星号 的信息是必须 填写的 点击保存按钮 保存职工信息 1-1、填写职工基本信息 加强用工管理、促进企业持续发展 点击签订，签订劳动合同 2、签订劳动合同 加强用工管理、促进企业持续发展 填写劳动合同 信息，带红色 星号的信息是 必须填写的 2-1、填写劳动合同基本信息 加强用工管理、促进企业持续发展 填写参加的各种社会保险的信息 2-2、填写参保信息 加强用工管理、促进企业持续发展 点击保存按钮 保存劳动合同信息 2-3、保存劳动合同信息 加强用工管理、促进企业持续发展 变动备案的申报 新招（调入）人员申报备案 续签劳动合同申报备案 变动备案网络上报操作说明 解除（终止）劳动合同申报备案 加强用工管理、促进企业持续发展 15日内 用人单位与劳动者续签合同，应自续签之日起 15日内通过软件录入信息，直接通过网络进行电子数据上报 。用人单位在劳动用工管理部门指定的申报日期，到主管劳 动用工部门办理续签劳动合同备案。需携带以下资料： 1. 劳动用工备案手册 2. 与劳动者续签的 劳动合同书 3. 劳动合同订立情况管理台账 （续签人员部分）的书 式表格 ,此书式表格用人单位可以通过软件直接打印 续签人员的备案规定 加强用工管理、促进企业持续发展 劳动合同续签信息录入 加强用工管理、促进企业持续发展 点击续签，续签劳动合同 1、续签劳动合同 加强用工管理、促进企业持续发展 填写劳动合同 信息，带红色 星号的信息是 必须填写的 1-1、填写劳动合同续订基本信息 加强用工管理、促进企业持续发展 填写参加的各种社会保险的信息 1-2、填写参保信息 加强用工管理、促进企业持续发展 点击保存按钮 保存劳动合同信息 1-3、保存续订合同信息 加强用工管理、促进企业持续发展 变动备案的申报 新招（调入）人员申报备案 续签劳动合同申报备案 变动备案网络上报操作说明 解除（终止）劳动合同申报备案 加强用工管理、促进企业持续发展 10日内 用人单位与劳动者终止或解除劳动合同后，应 当自终止或解除劳动合同之日起 10日内到劳动保障行政部 门办理备案手续，并提供以下材料： 1. 劳动用工备案手册 2. 劳动者辞职申请或职工调动手续、用人单位对劳动者的处 理决定和送达手续、依法进行裁减人员的相关手续 3. 劳动合同订立情况管理台账 （解除、终止人员部分） 的书式表格 ,此书式表格用人单位可以通过软件直接打印 4. 解除（终止）劳动合同证明书 的书式表格，此书式表 格用人单位可通过软件直接打印 解除 (终止 )人员的备案规定 加强用工管理、促进企业持续发展 1、劳动合同解除信息录入 2、劳动合同终止信息录入 解除（终止）劳动合同信息录入 加强用工管理、促进企业持续发展 点击解除，解除劳动合同 1、解除劳动合同 加强用工管理、促进企业持续发展 填写解除劳 动合同的相 关信息，并 选择解除原 因 点击保存按钮解除劳 动合同 1-1、填写解除劳动合同信息 加强用工管理、促进企业持续发展 点击终止，终止劳动合同 2、终止劳动合同 加强用工管理、促进企业持续发展 填写终止劳 动合同的相 关信息，并 选择终止原 因 点击保存按钮终止劳 动合同 2-1、填写终止劳动合同信息 加强用工管理、促进企业持续发展 变动备案的申报 新招（调入）人员申报备案 续签劳动合同申报备案 变动备案网络上报操作说明 解除（终止）劳动合同申报备案 加强用工管理、促进企业持续发展 2、打印变动备案所需的书式表格 1、网络上报变动用工备案信息 变动用工备案信息上报 加强用工管理、促进企业持续发展 点击上报按钮，上报变动用工备案信息 1、 网络上报变动用工备案信息 勾选需备 案的用工 记录 加强用工管理、促进企业持续发展 点击相应的按钮，打印变动用工备案所需的书式表格 2、 打印变动用工备案所需的书式表格 勾选需备 案的用工 记录 加强用工管理、促进企业持续发展 获取变动用工备案审核状态 加强用工管理、促进企业持续发展 获取变动用工备案信 息审核状态 勾选需获取 审核状态的 用工记录 1、获取变动用工备案审核状态 加强用工管理、促进企业持续发展 2、变动用工备案审核状态获取成功 加强用工管理、促进企业持续发展 注：一定要在规定的时间内（新签、续签 15日内 ，解除、终止 10日内），用软件将数据上报给主 管人社部门，书式材料可以按用人单位业务办理 的需要或按当地人社部门要求的时间报送。 变动备案软件操作完成 加强用工管理、促进企业持续发展 初次备案 变动备案 备案手册年检 劳动用工备案规定及软件操作流程详解 注销备案 加强用工管理、促进企业持续发展 30日内 用人单位发生合并、撤销、注销、破产等情形时，被 撤销、注销单位的上级主管部门、破产企业管理人和合并单位，应当 在用人单位合并、撤销、企业破产终结、工商登记注销之日起 30日内 到所辖用工备案管理部门办理注销备案。办理注销备案需携带以下资 料： 1. 劳动用工备案手册 2. 宣布合并、撤销用人单位的文件、法院破产终结公告、工商行政管 理部门出具的注销证明及法律、行政法规规定的其他证明文件 3. 经劳动用工管理部门备案的 劳动合同订立情况管理台账 ， 解 除（终止）劳动合同证明书 用人单位需要通过软件做终止劳动合同上报备案操作。 注销企业的备案规定 加强用工管理、促进企业持续发展 注销备案操作步骤 终止 劳动合同 网络上传劳动 用工变动信息 上报注销材料 注销备案操作 加强用工管理、促进企业持续发展 1、劳动合同终止 2、打印解除（终止）劳动合同证明书 第一步 终止劳动合同 加强用工管理、促进企业持续发展 点击终止，终止劳动合同 1、终止劳动合同 加强用工管理、促进企业持续发展 填写终止劳 动合同的相 关信息，并 选择终止原 因 点击保存按钮终止劳 动合同 1-1、填写终止劳动合同信息 加强用工管理、促进企业持续发展 2、打印解除（终止）劳动合同证明书 点击打印解除（终止）劳动合同证明书 勾选需打印 的终止合同 记录 加强用工管理、促进企业持续发展 1、网络上报备案信息 第二步 网络上报终止合同信息 2、获取审核状态 加强用工管理、促进企业持续发展 勾选需上报 的终止合同 记录 1、网络上报备案信息 点击上报按钮，上报用工备案数据 加强用工管理、促进企业持续发展 获取用工备案信息审 核状态 勾选需获取 审核状态的 记录 2、获取用工备案审核状态 加强用工管理、促进企业持续发展 3、用工备案审核状态获取成功 加强用工管理、促进企业持续发展 用工单位携带 劳动用工备案手册 及 人社局要求的其他相关材料到本属地劳动备 案管理部门进行注销备案。 第三步 上报注销备案材料 加强用工管理、促进企业持续发展 注销备案软件操作完成 加强用工管理、促进企业持续发展 初次备案 变动备案 备案手册年检 劳动用工备案规定及软件操作流程 详解 注销备案 加强用工管理、促进企业持续发展 备案手册年检规定 1-3月 2012年 12月 4日河北省人力资源和社会保障厅印 发了 关于做好 劳动用工备案手册 年度审核工作的通知 （冀人社字 2012385号），确定 劳动用工备案手册 实行年度审核制度 。每年的 1-3月为办理上一年度 劳动用 工备案手册 年度审核的时间。 用人单位应当按照所属用工备案管理部门要求的时间进行 劳动用工备案手册 年检。 用工备案内容：用工备案内容： 用人单位劳动用工备案年检信息 加强用工管理、促进企业持续发展 备案手册年检 流程 录入年检申报信息 打印、导出所需报表及电子文件 备案申报、 用工备案手册 年检 备案年检的时间 : 2012年 12月 31日前已办理劳动用工初次备案的用人单位，应当在 2013年 3月底前办理年度审核相关事宜。 以后每年的 1-3月 ，为办理上一年度 劳动用工备案手册 年度审核的时间。 用工备案年检信息审核封存 加强用工管理、促进企业持续发展 第一步 录入年检申报信息 1、备案年检信息录入 加强用工管理、促进企业持续发展 点击添加年度年检信息 1、添加新年度备案年检数据 加强用工管理、促进企业持续发展 填写上年 度职工总 数及劳动 合同签订 情况 1-1、填写上年度职工总数用劳动合同签订情况 加强用工管理、促进企业持续发展 填写上年 度工资支 付情况 1-2、填写上年度工资支付情况 加强用工管理、促进企业持续发展 填写上年 度最低工 资制度执 行情况 1-3、填写上年度最低工资制度执行情况 加强用工管理、促进企业持续发展 填写上年 度职工参 加保险情 况 1-4、填写上年度职工参加保险情