2012年客户答谢会筹备方案

2012 年华润业主答谢会方案（初稿） 一、 活动目的 此次活动是华润置地天津公司第一次正式意义上的大规模答谢会；而 2012 年又是天津 公司两个项目继往开来、取得佳绩的一年，因此此次答谢会意义非凡，借此机会一方面 进行华润品牌宣传；另一方面也要助力提升中央公园和橡树湾两个项目的知名度与美誉 度。 抓住年前最后的销售时机，一方面借助本次答谢会和置地会启幕，对老客户进行感恩答 谢，维系好与客户的关系，营造良好的氛围；同时，另一方面尽快的逼定意向客户，争 取促进销售，并为年后的销售奠定基础。 二、 活动主题（待定） 三、 活动时间 2013 年 1 月 26 日（周六）下午 14:30-17:30（待定） 四、 活动参加人员 华润置地天津公司领导、公司员工； 橡树湾和中央公园业主和部分意向客户； 渠道合作单位等； 五、 活动地点 河东东局子体育馆（军事交通学院附近） 六、 活动流程（待定） 14：00 迎宾/领取纪念品 14:30 开场，开场白 14:30-14：4:40 介绍到场领导和嘉宾 14:40-14:50 公司相关领导致辞 14:50-15：00 业主代表致辞 15:00-15:15 置地会介绍、置地会启幕 15：15-15:20 领导总结性致辞 15:30 演出开始 16:00 演出中抽奖 17:30 抽取大奖，演出结束 七、 活动方案（待定）： 八、 活动前的准备分工 （一）场地预定 1. 暂定东局子体育馆 2. 场地勘察与费用确定： （1 ） 场地使用状况： 看场地内的暖气状况是否符合要求，需明确在活动当天至少提前一个小时开通暖气、通 风设备等； 场馆内的基本设施（如椅子、地面等）是否有损坏； 查看舞台布置的位置、舞台朝向； 提前安排好座次。场馆内为四面看台，部分座位位于看台较高处，可能会影响观众的观 赏效果，尽可能把座位安排在看台靠下方的位置。 （2 ） 动线准备 客户泊车 进入场馆 迎宾台签到 观众席就坐 1.泊车位在哪？距离场 馆入口处距离多少？ 1.场馆有几个入口？紧 急出口位置在哪？ 1.签到处的位置和场地 大小、背板位置等。签 到板提前签一些，制造 氛围 1.查看场馆布置和观众 席布局；预设座次安排 2.车位多少？是否充足 2.确认主入口的位置 2.媒体准备接待专区， 需要专人在签到台接待 2.是否按照项目分区？ （员工席、客户席） 3.活动当天车场是否需 要保安指引？是否需要 路牌指引？ 2.预留领小礼品的地方 （3 ） 场地费用预算： 3. 场地费申请： 场地需提前付定金，预计需要支取一部分备用金（需提前走流程） 。 （二）答谢会活动筹备 1 确定活动方案和细节 2012 华润置地天津公司客户答谢会（草案） 3 （1 ） 确定活动流程： 确认到场及发言的领导：提前一周约领导并确认时间； 确定领导发言顺序和发言稿内容：发言稿提前一周写好，请领导审核并熟悉内容 确定置地会发言人和内容：确认是否需要 ppt 或发言稿；确认现场是否需要摆放置地会 海报展架等； 确认置地会启幕方式：以何种方式宣布启幕？ （2 ） 确定相声演员和主持人（费用）： 活动公司提供了几组相声演员组合，需最终确立一组（约 4-5 对演员） 是否需要请知名主持人（活动公司建议穆岩）：需要活动公司提前准备主持人串词，并 将内容给公司领导审核确认。 （3 ） 确定抽奖方式、抽奖时间、抽奖礼品 （4 ） 确定舞台搭建时间和彩排时间，看场馆是否需要增加费用。 2 宣传造势： （1） 媒体平台：邀请实力媒体出席答谢会活动，利用媒体影响力和资源，进行活动前宣传、 后宣； （2） 电商平台：利用凡是可以利用的出口，进行活动宣传； （3） 微信：微信二维码扫描，随时关注此次答谢会活动； （4） 微博宣传：利用橡树湾、中央公园和华润置地天津公司的微博，在活动前进行宣传造 势、 活动中鼓励大家积极参与微博互动、活动后发布活动盛况和后宣。 （5） 橡树湾、中央公园业主论坛、QQ 群等业主交流平台：发布活动海报和活动召集； （6） 橡树湾、中央公园现场：放置答谢会海报、展架等，进行活动前宣； （7） 提前准备活动软文，在活动结束后第一时间在媒体发布。 3 媒体邀约： 邀请天津市较有影响力的媒体到场（待定）：提前一周向媒体发邀请。搜房网、爱房网、腾 讯网、新浪乐居、每日新报、今晚报等。 4 物料及人员准备： 位置 物料 数量 尺寸 用途 提供方 备注 指引牌 2 路线指引 活动公司 停车场 保安 2 维持秩序、导引停车 物业 拱门 1 活动展示 活动公司 门头上的字需确认 体育馆 大门口 背板 1 8*10 主题展示 广告公司画面、 制作公司制作 内容、画面需提前 设计并确认 签到条桌（含桌围） 4 摆放签到物品等 活动公司 签到背板 1 7.4*3.8 签到、主题展示 广告公司画面、制作公司制作 签到笔 6 找行政领取 签到礼仪 2 核查来宾入场券、指引 签到； 来宾抽奖券正券投入抽 奖箱，副券客户自己保 留 物业支援 媒体接待人员 1 媒体的接待与安排 策划 礼品发放人员 2 为来宾发放纪念品 物业、策划 入场引导员 2 引导来宾到指定区域就坐 销售策划 纪念品（用华润置 地手提袋装好） 3000 用手提袋装好，每组来 宾一份 活动公司代购 除购买的小纪念品， 还可含项目现有的 春联、福字、置地 会折页等 瓶装饮用水 3500 场馆 入口 抽奖箱 1 签到的同时投入奖券，以备抽奖 广告公司画面、制作公司制作 座位指示牌 3 公司领导席、来宾席 广告公司画面、制作公司制作 提前安排好坐席 舞台背景 1 不用 LED 屏的话，用背景代替 宴会椅 500 活动公司 舞台 1 活动公司 音响、灯光设备等 若干 活动公司 摄影师 2 活动公司 灯光师 2 活动公司 场馆布 置、舞 台搭建 调音师 1 活动公司 2012 华润置地天津公司客户答谢会（草案） 5 抽奖嘉 宾 领导/业主 1 待定 发言稿 领导发言稿 2 广告公司、策划 软文 2 活动后宣 广告公司、策划 宣传道 具 海报画面 2 用于前期媒体、论坛的 宣传 广告公司 （三）客户邀约筹备 1 邀约方式： （1） 活动造势：第一时间通过业主论坛、QQ 群、微博等方式发布海报和答谢会信息，进行 网络形式的客户召集； （2） 领导邀约：答谢会开始前 7 天，邀约公司领导、媒体； （3） 短信邀约：答谢会开始前 5 天，通过短信平台对所有业主、公司同事、合作单位等发 出邀请，并通知领取入场券； （4） 电话邀约：短信发送当天，由销售员联系各自业主，通知答谢会时间、地点和入场券 领取，并统计可到访的业主数量。 （5） 再次确认：答谢会前一天，再次发送短信、销售员电话通知客户，销售经理将最终确 认到场的客户数量报至文雯处。 （6） 客诉预案：对于可能引起客诉的客户，销售经理必须密切关注，并提前做好安抚，尽 量避免客户在活动当天向公司领导反应问题、要求解决客诉等。 2 客户邀约话术： （1） 邀约话术要点：突出“答谢” 、表达诚意、凸显品牌和机会难得 （2） 邀约短信示范： “各位业主朋友您好！为感谢您和家人对华润置地的支持与厚爱，公司定于 2013 年 1 月 27 日下午在河东东局子体院馆举办天津首场客户答谢会，欢迎您和家人光临！预祝您和 家人新春快乐！” （3） 电话邀约示范： “*先生/女士您好！之前我们给您发送的，为了感谢您和家人对华润项目的支持，我 们华润置地天津公司将定于 2013 年 1 月 26 日下午 14 点在河东东局子体育馆举办年度客 户答谢会，这也是我们天津公司成立之后举办的第一次客户答谢，我们会邀请咱们橡树湾/ 中央公园所有的业主参加，您和家人可以在这里享受别开生面的相声会，还能结实很多邻居 朋友！ 您看看您的家人和朋友是不是要一起过来，我好给您预留入场券， 。 ” 3 25 号与客户确认到访的话术示范： 您好，是*先生/女士吗？我是*；咱们客户答谢会的门票您拿到了吗？地点在时间 是，提醒您路上注意安全，祝您和家人有一个愉快的周末！ 九、 活动前的准备分工 筹备小组成员分工 分组 职责 内容 时间节点 负责人 领导 小组 1 全面把控答谢会方案和 进程，对答谢会的筹备工作 提出意见建议 1.落实场地和费用问题； 1 月 8 日 2.与领导敲定活动方案、与活动公司确定执行 细案；将确定好的方案及时发告知相关人员； 1 月 8 日 3.协调需要支援的人手； 1 月 9 日 4.跟进物料准备；置地会视频片准备 1 月 17 日 5.提醒销售端客户邀约跟进 1.181.25 筹备组 1. 全面负责整个答谢会的 筹备工作，对接各组负责人， 按照实际节点推进各项安排； 2. 将各个环节细化到点、 执行到人； 6.检查各项准备工作 1 月 26 日前 1 由策划统筹安排媒体的邀约（新浪、搜 房、今晚报、每日新报等） ； 1 月 20 日 2 项目策划经理统筹安排策划资源利用， 各自牵头负责：做好微博、微信、论坛、业 主群的前宣； 1.12-1.25 3 策划各自负责项目策划提前准备后宣的 软文 2 篇；两个项目总结 ppt 各一个 1 月 24 日前 宣传组 1. 以两个项目策划为主， 做好前期、后期的宣传； 2. 充分发挥媒体的作用， 为答谢会造势宣传（电商、 论坛、微博、微信、QQ 群 等） 3. 媒体的邀约：答谢会当 天邀请媒体出席并发布宣传 文稿等 4 活动当天发布微博直播信息； 1 月 26 日 1 客户名单：从行政台账获取拟邀嘉宾包 括新老业主、意向客户；渠道组可单独拟定 合作单位代表等；两个项目分别汇总至销售 经理处。 1 月 17 日 客户 关系组 1. 以两个项目的销售经理、 案场督导为主，主要任务是 客户邀约、客户关系处理； 充分动员业主参与； 2. 对于可能存在的问题客 户，提前做好客户安抚，以 避免发生客户在答谢会现场 2 客户邀约：按照拟定的邀约流程，短信 通知销售员电话邀约领取入场券 最终确认到场； 118-1.25 2012 华润置地天津公司客户答谢会（草案） 7 3. 客户最终人数的确认 1 月 25 日上 午闹纠纷 4. 业主致辞人选确认：中央公园、橡树湾各 邀请一名业主在答谢会上发言。 1 月 23 日之 前 1.确认物业支援的人数 1 月 23 日 后勤组 1. 需要借助物业安保部门 的力量，协助活动现场的安 保、签到、礼品发放等工作； 2.确认人员分工 1 月 24 日 1.流程执行时间要细化到分钟 1.10-1.26 2.尽快确认演员和主持人；准备主持人串词活动 执行组 1.活动当天流程的确认和执 行 2.演出的安排、主持人、演 员的确定 3.活动当天所需物料道具的 准备 3.提前布场，清点物料，给筹备组预留一小时 左右检验的时间 1 月 26 日 十、 费用概预算 类别 项目 数量 单位 单价 总价 备注 体育馆大门 处 体育馆外大门处拱门 （租赁） 1 个 1500mm*6000mm 客户饮用矿泉水 3500 瓶 精美纪念品 福字春联礼包 3000 份 同等价位礼品 一等奖 ipad mini 1 份 同等价位精美礼品 二等奖 1 份 同等价位精美礼品抽奖礼品 三等奖 1 份 同等价位精美礼品 桁架搭建（租赁） 190 延米 大门处桁架搭建 桁架搭建（租赁） 36 延米 观众入口区背景墙 7000mm*3400mm 长条桌（租赁） 4 张 含桌围 场馆布置租 赁类 宴会椅（租赁） 500 把 大门处背板画面 119 平方米 02A 高清喷绘宝丽布 签到处背景墙画面 28.12 平方米 02A 高清喷绘宝丽布 7400mm*3800mm 场馆布置制 作类 导示牌 3 个 入口及通道导示，金属导示 架覆画面 舞台场地 搭建 舞台背景幕布 舞台搭建 1 个 钢制舞台，舞台背景搭建采 用金属钢结构架外覆画面 500mm*1200mm*4000mm 追光灯（含人员） 1 个 彩熠，2500W 音箱设备 2 套 双 15 一对，单 15 一对，超 低一对，反送一对，无线话 筒及支架、其他配套设备 调音师 1 人 地毯 120 平米 摄像师 2 人 专业摄像师 运费 6 趟 金杯及厢式货车 安装费（含人工） 15 人 现场人工费 10 人 主持人 1 人 相声演员 1 对 专业演员 1 对 著名相声老前辈 变脸 场地费 小计 税费 总计 十一、 工作进度安排 时间 工作分类 具体内容 负责人 2013.1.7 方案制定 形成答谢会方案初稿 2013.1.8 方案商议与确认 将草案与领导、两个项目的销售、策划负责人 进行商议，逐条确定后，形成最终版方案，确 定活动公司最终合作方，依照定稿方案实施 2013.1.9 执行细案与预算 根据领导确认的方案，要求活动公司执行细案， 并最终确认活动费用 2013.1.101.25 活动公司道具准备 筹备活动当天的舞台道具、场地确认、演员和 主持人、代购的礼品等事项 2013.1.10 1.13 物料道具设计 入场券、背板、签到背板、舞台背景、抽奖箱、 海报、座席指示牌的设计 2013.1.13 1.16 物料道具制作 入场券、背板、签到背板、舞台背景、抽奖箱、 座席指示牌的喷绘制作 2013.1.14 活动前宣开始 两个项目策划开始利用网络、论坛、微博、qq 群等进行活动宣传；准备项目总结 ppt 2012 华润置地天津公司客户答谢会（草案） 9 2013.1.14 初步拟定邀约客户名 单 中央公园和橡树湾各自提交拟邀约客户名单、 电话；同时提交可能存在的问题客户名录 确认出席领导 拟定邀约的领导名录，邀约领导并确认是否出 席； 2013.1.16 置地会资料准备 置地会资料、视频片准备 2013.1.16-1.17 邀约媒体 拟定邀约媒体名单，并逐个邀约 2013.1.17-1.18 领导发言稿撰写确认 撰写领导发言稿，并请领导审核确认 2013.1.20 短信邀约客户 中央公园和橡树湾通过各自短信平台，向拟邀 约客户发送短信，通知答谢会时间、地点 2013.1.21-1.22 销售员开始邀约客户 销售员电话邀约客户，并安排客户领取入场券； 2013.1.22 确认到场客户数量 根据邀约情况，将确定可到访的客户名录汇总 2013.1.23 启动碰头会 所有涉及到的人员参会，并最终确认当天各岗 位人员及其职责 2013.1.25 舞台搭建与彩排 舞台搭建；与活动公司过物料、流程，并彩排 2013.1.26 下午 1 点 工作人员就位 十二、 突发事件预案 （一） 天气情况 提前三天查看天气预报，了解 26 号当天的天气情况，26 日当天上午通过短信方式向来 宾发送天气状况，进行温馨提示； 如果预计活动当天有雨雪天气：需在 25 号短信提醒来宾第二天带好防寒衣帽、伞等物 品出门；活动当天准备好备用伞、纸巾等物品；若活动当天有道路、场馆门口积雪等状 况，需及时协调场馆负责人清理车道、布置防滑设施和防滑提示； 若天气预报活动当天情况极端恶劣，严重影响客户出门，则需提前 2 天与领导商议，看 是否推迟答谢会；若有时间变动，第一时间通知客户。 （二） 安全问题 1 场馆外安全： 做好场馆外安全提示、道路指引等，关注可能引发安全问题的因素，及时提醒注意； 2 场馆内安全： 询问相关部门，此类大型活动是否需要报备； 场馆内安全通道需保持畅通； 活动正式开始前，主持人需提示来宾注意事项：注意人身和财产安全； 场内安排 2 名安保负责人员。 （三） 来宾人数超出预计 物料中是按照 2500 人规模的来访量预估的，客户礼品、水等物品按照 3000-3500 份准 备；留出预备量； 整个场馆本身可容纳 4000 人，另外让活动公司准备了 500 把宴会椅，可保证到场来宾 座位充足； 来宾人数超出预计时，安保方面要提高注意力，有机动人员可随时调动。 （四） 来宾人数严重不足 要求两个项目在进行客户邀约时，务必要与客户约定好时间，发放入场券时要算好来宾 数量，尽可能保证拿到入场券的来宾均可到场； 场馆布