庄浪县卫生监督行政相对人档案整理规则

庄浪县卫生监督行政相对人档案整理规则（试行） 第一条 为加强卫生监督行政相对人档案管理，促进行政相对人档案管 理规范化和标准化，根据中华人民共和国档案法、浙江省卫生 监督档案管理办法和浙江省卫生监督行政相对人档案整理规则 （试行）的有关规定，结合工作实际，制定本规则。 第二条 行政相对人档案是指在依法对行政相对人进行行政许可、监督 管理过程中直接形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、磁性 载体、电子文件等历史记录。 第三条 卫生监督行政相对人档案，由办公室统一管理，异地保存于 各科室（分所），便于对档案的有效利用。办公室负责定期检查、指 导，各科室（分所）负责整理，立卷。因科室（分所）职能调整产生 相对人档案变动的，由办公室负责协调。 第四条 凡是反映行政相对人管理的行政许可、变更、延续、复核、 日常监督管理、不良行为、注销等活动的文件材料均属归档范围，详 见行政相对人文件材料归档范围（附件 1）。 第五条 卫生监督行政相对人档案归档要求： （一）归档文件材料必须是原件，能齐全、完整地记录对卫生监 督行政相对人管理的全过程。 （二）纸质文件材料的纸张质量和规格符合要求，字迹材料必须 使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合档案要求的耐久性材料。 （三）归档非纸质文件材料如光盘、照片、录像带等，应附文字 说明一并归档。 第六条 卫生监督行政相对人档案的保管期限以申请单位的有效期为 准，一般在申请单位歇业满五年后，即可销毁。 第七条 卫生监督行政相对人的文件材料处理完毕后，各具体承办部门 应及时收集、整理和归档。具体归档时间为： （一）行政许可、变更、延续、注销文件材料应于卫生行政许可 出证之日起三个月内归档； （二）监督管理活动的文件材料可按年度整理，最迟应在次年一 月底前归档； （三）不良行为文件材料（行政相对人行政处罚记录）自结案之 日起三个月内归档； （四）省级以上卫生行政部门形成的许可审批材料应在反馈后三 个月内归档。 第八条 卫生监督行政相对人的管理文件材料按证建档（存在或产生 职业病危害的用人单位按申报建档），建立一证一档，一档多卷。 第九条 分类 卫生监督行政相对人档案按照卫生监督专业进行分类，分以下类 别： （一）公共场所类, 分理发美容业、旅店业、文化娱乐场所及其他 公共场所等四小类。 （二）生活饮用水卫生类，不再分类。 （三）消毒产品卫生类，不再分类。 （四）医疗机构卫生类，不再分类。 （五）职业卫生类，不再分类。 （六）放射卫生类，不再分类。 （七）学校卫生类，不再分类。 （八）传染病卫生类，不再分类。 第十条 组卷 按监督类别分类整理成相对独立的保管单位。一个行政相对人档 案单位可以整理成一个盒或若干盒。 监督类别指公共场所卫生、生活饮用水卫生、消毒产品卫生、医 疗机构卫生、职业卫生、放射卫生、传染病、学校卫生。 档案按“一证一档”的原则组卷。一个行政相对人档案分别由行政许 可（申报）、变更、延续、复核、日常监督管理、不良行为、注销等 七类的若干件组成。每类每件档案由若干份文件材料组成。 第十一条 排列 行政相对人档案跨年度按监督类别、许可证号顺序排列、编号， 盒内行政许可（申报）、变更、延续、复核、日常监督管理、不良行 为、注销七类件按年度、按类别排列、编号。 按件装订好的档案装入盒内，并填写盒封面（见附件 2）和盒脊 （见附件 3）。登记行政相对人档案盒内目录（见附件 4）和备考表。 第十二条 行政相对人档案内设立的行政许可（申报）、变更、延续、 复核、日常监督管理、不良行为、注销七类应逐件附目录（见附件 5 至附件 11）。 第十三条 盒内文件的行政许可（申报）、变更、延续、复核、注销归 档材料按照国家和卫生行政部门规定的许可申报材料进行收集，并遵 循申报时的要求依次排列。日常监督管理的归档材料为监督执法文书、 相关检查记录和其他相关文件材料（如检验报告），按照材料的形成 时间依次排列。不良行为以行政处罚登记表进行记录。 在不同年度产生的行政相对人实施管理的不同类别材料均对应分 设的八类件集中按时间依次排列。 第十四条 盒内文件材料页号的编写 盒内文件有图文的页面均应编写页号。页号编写位置：单面 书写文件在右上角；双面书写文件，正面的右上角，背面的左上 角。各分卷之间不连续编页号。页号以阿拉伯数字编写，如“032”。 第十五条 盒内目录的填写 件号：用阿拉伯数字以“1”起依次标注盒内文件的顺序，一件标注 一个顺序号。 内容：填写行政许可（申报）、变更、延续、复核、日常监督管 理、不良行为、注销七类件中对应的申请项目。 日期：以 4 位阿拉伯数字填写年度。 页数：以阿拉伯数字填写该件内总页数。 第十六条 件内目录的填写 序号：每类件内文件的排列序号用阿拉伯数字从“1”起依此标注件 内文件的顺序，一份文件只标注一个顺序号。 文号：文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予 文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准 规范类文件的统编号、图号等。 文件题名：亦称文件标题，填写文件材料标题的全称。文件无题 名时，依据其内容拟写题名，并加“ ”号。 日期：填写编制文件材料的年、月、日，以 8 位阿拉伯数字标注。 如 20150101（2015 年 1 月 1 日）。 页号：填写每份文件材料首页上标注的页号，以 3 位阿拉伯数字 标注，末份文件应以该份文件的起止页号完整填写。 备注：填写需要与其它归档材料相索引等的说明。 件内目录排列在各件文件材料的首页之前，与该件文件材料一起 装订。 第十七条 封面编制 封面填写和硬封面卷脊填写分别按照附件 2 和附件 3 规范填写。 第十八条 盒内备考表的编制 盒内备考表内容包括： 本盒情况说明：说明盒内文件的件数、页数、不同载体文件的数 量，缺损、修改、补充、移出、销毁等情况以及组卷情况。 立卷人：由负责立卷者签署。 检查人：由案卷质量审核者签署。 立卷时间：完成案卷立卷的日期。 第十九条 档号编制 按 DA/T13-1994 规定编制。由全宗号 类别号地区号案卷 号组成。 全宗号：本所全宗号由县档案局按照有关规定编号，全宗号为 R002。 类别号：相应的类别号由一级类目二级类目 三级类目组成，示例 “211”（大中型餐饮业），类别号编号