大数据时代学校档案管理的优化路径

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 大数据时代学校档案管理的优化路 径 何谓大数据？顾名思义，就是指 数据类型多、数据容量大、数据存储速 度快、数据应用价值大和具备大智能， 就是挖掘和整合一切有用的信息，为人 类社会提供更好的服务。 “大数据” 概念 的首次提出是在 2011 年美国麦肯锡公 司发布的大数据：创新、竞争和生产 力的下一个前沿领域报告中，然而， 仅仅过了 5 年时间，大数据技术已然渗 透到人类社会生活的方方面面，网络购 物所依赖的物联网以大数据技术为基础， 工业 4.0 时代的到来以大数据技术为基 石，学校校园信息化建设以大数据技术 为衔接。那么，在大数据时代背景下， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 学校档案管理工作的优化和更新也必然 绕不开大数据技术的支持和服务。实际 上，中共中央、国务院印发的国家中 长期教育改革和发展规划纲要（2010- 2020 年） 中明确提出了“教育信息化” 的要求，档案管理作为学校教育的重要 组成部分，必然需要走上信息化管理的 道路，才能更好地服务于教育发展和学 生成长成才。本文正是基于此，分析大 数据时代引发学校档案管理的新业态， 审视大数据对学校档案管理带来的变革， 提出大数据时代学校档案管理的优化路 径，更好地发挥档案管理对促进学校发 展的效能。 中国论文网 /4/view-12844367.htm 一、 大数据时代学校档案管理 发展的动向 大数据之所以称之为“大” ，除了 其数据体量“ 巨无霸” 、数据类型 “多样 化”之外，更在于大数据特有的数据处 理速度快和数据价值挖掘能力强的特点。 由此，可以用 4 个“V”来概括大数据的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 基本特征，即是 Volume（信息量） 、 Variety（信息种类） 、Value（信息价值） 与 Velocity（信息处理速度） 。从学校 档案管理的角度来看，经过多年的发展， 学校的档案在种类上和数量上不可谓不 多，尤其是学生档案的电子化、无纸化， 更是增加了档案的体量。由此，在大数 据背景下，学校档案的状态维度和管理 发展至少具有以下几个方面的动向。 1.档案在体量上的动态变化 在我国教育“ 国民化、大众化 ”的 当下，无论是高等教育亦或是中等教育， 都呈现出教育开放程度“ 井喷 ”的态势， 尤其是在信息化的注脚下，教育资源以 海量的形式在“ 爆炸” ，学校内部的档案 资源也必然随之爆炸式增长，使原本单 一的结构化数据，变成了包括课件、网 页、视频、图片等在内的结构化、半结 构化或者非结构化数据，引发了档案资 源类型多样化和数据海量化的管理难题， 如果依然遵照传统单一化归类的档案管 理思维和方法，难免会出现“无暇顾及、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 无法系统化管理” 的问题，大数据技术 的出现，恰好为这一难题的解决带来机 遇。 2.档案在空间上的动态变化 在信息化时代，学校档案信息以 无纸化、电子化的形式存在，意味着原 本在档案信息管理中存在的“信息孤岛” 问题将会得到破解，取而代之的将是校 与校之间、城市与城市之间、省与省之 间甚至国家与国家之间都会产生档案资 源交流与共享的行为。实际上，高校学 生档案信息已经在“ 学信网 ”上实现共享， 下一阶段，中等职业学校、普通高中乃 至义务教育阶段的学生档案都会在“学 籍信息管理系统” 中实现共享，其中将 把学生学习的全过程、全阶段的信息都 涵盖进来，这些跨空间的信息资源都是 学校档案的有机构成，而通过大数据技 术恰好可以将这些信息链接起来。 3.档案在时间上的动态变化 在大数据技术的支持下，学生档 案信息从生成、加工、归集到传播利用 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 等各个流程都发生了“ 质的变化 ”，主要 表现为传统的延时生成到现在的即时生 成，从档案信息的定时加工到历时加工、 从档案信息的静态传播到动态传播等等。 可见，与传统载体条件下档案管理不一 样的是，大数据技术下的档案管理在时 间上实现了即时传输、实时共享、即时 生成，大大方便了档案管理的流程。但 是，也造成了师生学习生活的不便，主 要体现在学校网络扩容的不足，存在数 据录入时的系统瘫痪问题，无法体现网 络信息存储快速处理的优势。 4.档案在价值上的动态变化 挖掘数据的价值是大数据技术的 重要优势，在海量和多元化的档案数据 中，找寻有价值的档案信息是大数据致 力解决的问题，通过上百万台计算机的 云计算，可以实现瞬间将有价值的档案 信息整合起来，以方便学校的教学管理 创新。当然，在此过程中，一些问题值 得关注，一是传统学校档案管理中的技 术偏差和制度滞后，难免产生档案信息 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 的可靠性问题，给档案价值判断带来梗 阻；二是如何利用不同渠道来源的档案 信息来校验和印证档案信息的真实性， 这个问题亟需解决；三是如何实现档案 信息价值的最大化，这个难题需要破解。 二、 大数据环境对学校档案管 理各个流程的影响 大数据技术，在改变人类生活的 存在形态的同时，更要实现人类工作业 态的嬗变，使人类工作往便捷化方向转 变。对于学校档案管理而言，由于管理 对象、技术载体的变化，对档案管理的 各个流程也会造成相应的影响和变革。 1.档案收集环节的影响变化 在传统学校档案收集过程中，只 注重档案数据的结构类型，将同种结构 的档案信息进行归类，就基本上完成了 档案收集。但是，在大数据时代，档案 收集还必须强调时效性，即要求档案管 理人员及时响应教学、科研、学生管理 中产生的动态信息，并及时收集，否则 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 就会稍纵即逝，出现档案收集的漏洞。 这就需要档案管理人员树立“前端控制 意识”，对学校的各项工作具有预见性， 充分控制学校各类档案信息的生成环节， 并将档案管理的要求嵌入教学科研和学 籍管理等各类系统中，从而保证档案的 真实可靠。同时，对于在学校论坛、博 客、社区媒体中产生的档案信息资源也 要有意识地进行采集，才能实现学校档 案资源的深度、广度、丰富度和价值度 管理，进而更好地服务学校又好又快发 展。 2.档案加工方式的影响变化 传统学校档案加工一般以人工鉴 定识别的方式进行，确保了档案加工的 质量，但是，随着档案信息的爆炸式增 长，难免会带来人手不足的现实问题。 大数据技术的出现，深刻影响了学校档 案加工的模式，不是以人工来识别鉴定 而是通过人工智能来展开，这不能不说 是对传统档案整理加工方式的巨大挑战。 然而，在此过程中，必须要创新加工信 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 息的技术和方法，才能对多元化、海量 化的档案信息进行快速处理， “提纯” 价 值信息、找出关联数据，进而大大方便 学校档案信息的管理，也有助于实现档 案数据利用的便捷化，厚实学校档案信 息服务的基础。 3.档案存储方式 的影响变化 传统学校档案存储多以有纸化的 档案数据来保存，但是，在信息化时代， 数据在数量上的爆炸式增长和在结构上 的多样性变化，势必对传统档案保存方 式带来极大的挑战，内在要求学校档案 管理工作必须对接大数据时代背景，加 大投入建构服务于海量异构数据的底层 存储及分布式系统架构，更为重要的是， 所建立起来的数据存储空间要具备扩展 性和可用性的要求，具有前瞻性，满足 未来档案数据发展的需求。同时，要在 存储空间建设中避免“ 信息孤岛 ”的问题， 满足异地资源共建共享的需要，内嵌外 部接口和通道，才能充分保证学校档案 数据库既具有足够的存储空间，又能实 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 现信息资源的快捷融通和敏捷分析。 4.档案服务方式的影响变化 在传统学校档案管理中，对档案 资源挖掘、用户数据挖掘、关系洞察及 趋势预测的要求不高，大数据时代则不 同，要求档案服务工作必须从“供给导 向”向“需求导向”转变，即是在档案管 理中，要满足学校不同部门对档案信息 的需求，利用数据集成、数据存储、数 据分析、语义处理、可视知识挖掘等方 法，最大限度地满足用户的需求。同时， 积极建构数据模型，对海量数据进行相 关性分析，找出其中的内在联系，将档 案资源转化为知识资源，优化档案服务 工作流程，从而彰显档案的智能服务和 知识服务的功能。 三、大数据时代学校档案管理工 作优化的路径 基于以上分析，为了能够更好地 应对大数据时代对学校档案管理工作带 来的影响变化，必须积极利用大数据技 术来为学校档案管理工作保驾护航。具 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 体来说，就要通过以学校内部大数据技 术建设为核心，深入挖掘档案信息内在 价值的措施来实现档案资源的共建共享， 以期发挥档案资源服务社会、服务学校、 服务师生的效能。 档案管理工作是学校其他工作又 好又快发展的重要保障，在大数据时代， 档案管理人员需要摒弃传统单一化的档 案管理思维，不断强化服务意识，强化 供给导向，最大限度地发挥档案资源的 效用，才能凸显档案管理的价值。 首先，要树立“ 以需为本 ”的服务 理念。无疑，对于学校的档案，其需求 者不仅仅限于学校内部，还在于社会大 众，要求档案服务不能仅仅囿于学校内 部，在不侵害国家秘密、个人隐私和知 识产权的前提下，应该实现档案服务的 深度和广度，以增强档案的信度和效度。 同时，在服务的实践中，不能将档案服 务简单地理解为“ 索取-提供 ”的关系，应 该是全程服务，包括事前、事中和事后， 通过服务的增值来赢得用户的口碑，以 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 最优的服务来突出大数据的内涵。 其次，要把握技术发展的最新步 伐。在信息化时代，技术发展和更新的 速度不断加快，今天的大数据技术，明 天极有可能被更加先进的技术替代，当 前大数据技术在各行各业的广泛运用， 已经产生巨大的经济效益和社会价值， 其中所包括的诸多技术解决方案和理念 模式，对于档案管理模式的更新可以直 接移植。但是，对于档案管理者来说， 这显然不是终点，只有与时俱进、与科 技俱进才是档案管理者的选择，这就需 要不断学习，不仅要掌握大数据时代的 “全数据模式 ”技术，还要掌握云计算技 术，紧跟技术进步的节奏。 最后，要挖掘档案资源的内在价 值。在大数据时代，由于大数据技术本 身巨大的数据挖掘和集成功能，学校档 案管理者必须敏锐认识到自身所拥有的 信息数据宝库，要深入考量如何发挥数 据“矿产”的价值，通过收集整理、挖掘 分析和深度加工，建立内部的“档案资 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 源集成数据库” ，为优质服务夯实基础。 从大数据技术发展的远期来看，从学校 档案管理工作的优化来审视，学校档案 馆可以通过引入第三方来打造“学校档 案信息云服务” ，对众多学校的 “大数据” 进行预测性分析和预备性收集，进而为 师生乃至社会提供个性化或小众化服务， 从而释放