新形势下做好机关档案管理工作的对策研究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 新形势下做好机关档案管理工作的 对策研究 【摘要】在新的发展背景下，对 养老保险档案管理工作提供了更多的挑 战和考验，要求档案管理人员要转变意 识，正视管理中的不足，采取积极有效 的对策，进一步提高管理效率。本文分 析当前养老保险档案管理中的不足，并 提出对策，拟为养老保险档案管理提供 有效借鉴和参考。 中国论文网 /3/view-13004824.htm 【关键词】新形势；机关档案管 理；对策 在经济全球化、信息高速发展的 时代背景下，全面实现养老保险档案管 理信息自动化已经成为档案事业的发展 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 趋势。为此，养老保险管理部门应该努 力借助互联网优势，对现有的管理模式 进行改革和创新，采取各种科学合理的 档案管理措施，借此提高档案工作效率 和服务质量。 一、当前我国养老保险档案管理 存在的不足 （一）档案信息化建设意识不高。 很多养老保险管理部门缺乏信息化管理 意识，忽略对档案资源的管理，没有把 档案资源管理当成管理中一个重要的组 成部分，导致整体的档案管理水平停滞 不前。随着计算机技术的高速发展和大 力普及，机关信息化建设步伐也得到加 快。从过去手动管理、纸质保存资料逐 步转为计算机管理、电子保存，并开始 创建局域网，应用办公自动化系统以及 信息系统等对档案进行管理。但是由于 很多管理人员对信息化的认识不够深入， 档案信息化建设的重视程度不高，导致 档案管理信息化水平较为落后。 （二）缺乏一套档案信息化建设 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 管理标准。养老保险档案管理是否规范 与标准是实现档案信息化建设的重要前 提条件，更是提高档案信息化水平的一 个决定性因素。但从实际的养老保险档 案管理工作来看，还缺乏一套严格的管 理制度和标准的操作流程，导致在开展 档案管理收集、整理、归档、立卷以及 保管和利用这些工作环节时无法可依， 无据可循，整体管理工作毫无秩序，混 乱不堪。例如：档案管理的数据储存方 式与接口存在着技术问题，导致数据信 息没有得到有效的转换、对接以及共享， 这些都给机关档案工作实现信息化管理 产生了不同程度的阻碍。 （三）缺乏统一的软件应用系统。 在养老保险档案管理工作中，很多地方 采取多部门、分散式共同管理模式。这 种管理方式促使整个管理工作没有统一 的软件系统作为指导，在操作过程中形 式不一，大大降低了档案的信息化水平， 最终导致很多文档缺失。同时，很多部 门所应用的管理软件还较为落后，部分 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 还依然应用单机版系统来进行档案管理 工作，导致系统难以顺利实现兼容、对 接、升级以及更新，给系统S 护增加 了难度，以至于无法满足现代化管理的 需求。 二、加强养老保险档案资源管理 的对策 （一）加强养老保险档案管理信 息化建设。养老保险管理部门加强档案 管理信息化建设，完善基础设施配置。 例如：扫描仪、打印机、计算机以及数 码相机等等这些设备都缺一不可，只有 设备配备得当，才能实现档案部门数字 化管理，进一步提高数据处理的能力， 确保档案部门具备强大的数据存储功能。 同时，还要努力完善影像存贮系统、通 信系统等现代化管理系统，配置完善各 种子系统，应用各种现代化新型软件， 进一步满足现代化管理的需求。在收集、 分类、归档、查阅、存储等工作环节上 充分利用计算机来进行管理，从根本上 来提高档案管理的信息化建设水平。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 （二）加强养老保险档案信息化 建设的同时保留传统保管方式。充分借 助计算机互联网的优势，加强对养老保 险档案管理工作。在档案查询以及存储 方面，应该努力提高档案的信息化和数 字化水平。由于当前的电子文档不具备 法律作用和凭证作用，为此，无法完全 替代实物文档。所以，在实际的档案管 理工作当中，除了要努力加强档案管理 工作的信息化建设水平之外，还应该要 适当保留传统档案保管工作方式，把重 要的实物档案保管好，确保电子文档和 纸质文件同时进行归档保存，方便日后 的查找和阅读，充分保证纸质文件自身 所具备的凭证以及法律作用。 （三）提高养老保险档案信息安 全管理。档案属于一种原始性的文件， 应保证文件的完整性，防止文件在途中 被恶意篡改。为此，养老保险档案管理 部门的工作人员一定要努力提高自身的 管理技术水平，利用防火墙、网关等技 术来提高档案的安全性，防止档案受到 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 网络的攻击以及黑客的不法侵入。在档 案的网络中心系统当中，设置难以破解 的密码权限，采用数字签名、实脸认证 等高级机密技术，对电子文档实行严密 的防护。同时，加强对纸质文件以及实 物档案的保管，把其放置在保险箱内， 保险箱设置好密码，防止密码的外泄。 任何人想要得到查询文件，需要经过有 关部门领导签字同意，方可由档案部门 管理工作人员提供。此外，对于各种档 案数据需进行备份，加强对电子文档的 监测以及维护工作，保证档案的安全性。 （四）提高养老保险档案管理人 员的综合素质。聘用具备档案管理知识 的人员负责档案的管理工作，定期对他 们进行档案管理技术知识的培训。此外， 养老保险相关部门还应该采取奖励机制， 激发他们工作的积极性，加强对新人才 的培养力度，为养老保险的档案管理工 作提供充足的人才支持，确保养老保险 档案各项管理工作得以顺利开展与实施。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读