《秘书实务》讲义

简答题 简述学习秘书实务的意义 。 学习秘书实务的意义有以下几个方面： 学习秘书实务，有助于为社会培养应用型秘书人才；学习秘书实务，有助于满足两领导工作的需要， 学习秘书实务，有助于提高秘书工作质量和效率。学习秘书实务，有助于理解秘书专业其它课程的相 关知识。 什么是秘业务活动？就其结构来看，秘书业务活动由哪些要素构成？ 秘书业务活动，就是秘书和秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。秘书业务活动 就其结构来看，由以下要素构成。秘书人员，即从事各项秘书专业工作的专门人员。这是秘书业务活动 的主体要素，也是秘书业务活动的主导要素。专业工作，即秘书和秘书机构的日常业务，这是秘书业务 活动的客体要素，也是秘书业务活动的载体要素。工作规范，即秘书业务的工 作程序和操作规程，这 是秘书业务活动的中介要素，也是秘书工作效能的保证要素。领导意图，即领导者对完成某项业务的意 见，倾向及企图，这是秘书业务活动的潜在要素，也是开展秘书业务活动的依据要素。工作环境，即秘 书业务活动的运行空间及时间，这是秘书业务活动牟外在要素，也是秘书业务活动的随机要素。 秘书实务的性质是什么？表现在哪些方面？ 秘书实务的性质是专业性，表现为以下几个方面：秘书职业的专业化，在蓬勃兴起的职业中，秘书职业 日益成为一个常青的，备受社会表睐的热门职业，既然是一门职业，其工作内容必然表现为专门代趋势。 秘书业务的常规化。在常期的秘书实践中，经过秘书和秘书机构的积累及总结，有些成为常规性专业工 作，有些则成为非常经验或有章可循的秘书业务，如文字工作，方书工作，会议工作，接待工作和信访工 作等。实践证明，愈常规化的业务，愈具有专业化的性质。秘书职能的具体化，秘书职能是秘书活动的 任务，职责。作用和效能的统称，它从总体上规定着秘书和秘书机构工作方向，活动范围和行为的准则， 回答“做什么”和“做得怎么样”的问题。实践证明：愈具体化的业务，愈具有专业化的性质。 学习秘书实务的目的是什么？ 学习秘书实务的目的有以下三个方面：通过自学和考试，系统地掌握秘书实务的基本理论，基本知识和 基本技能。通过自学和考试，懂得各项秘书工作的法规、规章和制度。通过自学和考试，懂得自学和 考试，懂得各项秘书业务的工作内容、程序和操作方法。 学习秘书实务应采哪些方法？ 学习秘书实务应注意运用以下几种方法。学习秘书实务同学习相关学科相结合的方法，应考者应把学习 秘书实务同学习其他学科结合起来，从中分析相关学科之间的区别与联系，进一步理解秘书实务的概念、 原则、规范、程序和方法等内容。运用这种方法，不仅可以帮助方兴未艾考者从整体上把握秘书实务，而 且还可以帮助应考者从联系中把握相关学科，易于收到良好的学习效果。学习秘书实务同实地调查相结 合的方法，秘书实务是一门直接源于秘书实践，并直接指导秘书实践的学问，学习秘书实务固然要认真理 解并消化各项秘书业务知识，做到融会贯通，但也要面向实际，注重调查研究，向秘书工作者学习，把书 本知识同实际经验融为一体。学习秘书实务同实际操作相结合的方法，开设秘书实务课程的直接目的， 就是使应考者通过自学和考试，能够学会处理各种秘书业务，逐步成为秘书山岗位上的业务能手。因此， 必须把学习秘书实务与动手实际操作结合起来，善于把学到的运用到实际工作中去，将知识转化为力量。 “秘书无休息日”的正确含义是什么？ “秘书无休息日”是指只要领导工作需要，或仍有急办之事而未出手，即使是双休日或节假日，秘书也必 须继续工作，直至完成任务为止，秘书工作的这种“无定时”特点，一方面要求秘书必须有健康的身体， 另一方面要求秘书必须 有奉献精神。 上班之前，秘书应对昨天的工作做哪些回顾 ？ 一班之前，秘书应对昨天的工作作如下回顾： 在业务已处理完毕的事务中，哪些是自己满意、对方满意，领导满意的。在业务已处理完毕的事务中， 哪些是不为自己、对方、领导者所满意的，对于工作中的失误或失败，秘书不必有惧怕心理，因为完全令 人满意的事情难以做到，更何况评估秘书工作优劣的标准常常因而异，而且多带有感情因素，因此，秘书 要有自知之明，不拒绝批评。在尚未处理完结事务中，秘书应根据轻重缓急区分主与次、先与后，从中 确立哪些事务必须当日了结，对尚须继续处理的遗留之事，秘书于当日上班之前必回顾其经办的过程，已 经取得的成绩，曾经遇到的困难及其中的缘由等。 秘书日常事务有哪些类型？如何分别处理？ 秘书日常事务的类型及处理方法：急办之前，即当日必须办结的事项，如重要会议的组织，与重要人物 的约会，紧急文件的办理，限期答复的电话，实发性事情的处理，等等。对于这类急办事，秘书要优先处 理，无论如何也不能延误。必办之前，即当日必须办理，但不必当日办结的事项，如例行文件的制发。 例行会议的组织，例如活动的协调，例行报表的编制，等等。对于这类必办之事，秘书也要抓紧处理,便 可置于次要地位。缓办之事，即当日可着手办理，但可延缓办理的事项，如某些有期限要求，但无须立 即办结的事项，对于这种缓办之事，秘书要利用空余时间，顺便予以办理。 这三类事务，不是彼此孤立和一成不变的，随着时间的推移、条件的改变和领导意图的变化，三者的主与 次，急与缓，先与后，也会发生位移，秘书要随机应变，见机行事。 简述秘书下班之前“突击未了事宜”的范围。 秘书下班之前“突出未了事宜”的范围。大致有以下几个方面：某些重要而复杂的事项，难以在当日办 结，但又必须在当日办结。某些事项虽然简单易行，也无关大局，便属不动声色领导者的临时交办，又 务必在下班之前办结。某些出人预料的突发性事件，一旦发生在下班之前，必须迅速处理。上级组织 突然下达的批示。或合作单位突然提出的要求，而且又必须立即贯彻或答复，等等。 简述秘书记录当日大事的注意事项高。 秘书记录当日大事应注意以下几个方面：及时，当日事当日记录，不拖延，不积压。客观。内容与事 实要相符，不可靠想像。推测去做记录。全面。记录当日大事，要反映工作全貌。记录大事要简明扼 要，使人一目了然。 秘书整理文件资料的内容有哪些方面？ 秘书整理文件资料的内容有以下几个方面： 秘书在浏览文件资料的基础上，要对其初步加以分类、排序和存放，凡需要领导者及有关部门当天阅知 或批示的文件，秘书要及时发送。凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保密柜里，并 注意上锁，以防泄密。凡当天收到的报纸，杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其各就各痊位。 何为方字工作？ 文字工作，可以作为广义与狭义的理解。广义的文字工作是泛指一切以制作书面语言为生的职业技能活 动。如新闻记者，报刊编辑工作，图书编辑的工作等。狭义上的文字工作，是特指秘书用书面语言代行政 领导或领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动，如为机关起草的各种文书，代领导起草各种讲稿， 记录各种公务活动，审核各种文稿等。 简述文字记录的一般过程。 文字记录的一般过程：备好笔和纸，随时准备记录，记录时，应使用国家档案部门推荐的笔和专门设计 的记录的用纸及统一制发的保密记录本。 用心倾听和判断，快速做出记录，秘书应领会到发话者说话的内容及言外之意，并学会多种记录方法， 特别是快速记录法。及时补充和修改，认真整理记录，秘书整理记录时应注意：要忠实于发话者说话的 愿意，尽量保持有的有的原话，原貌，不可随意增删，更不可推测和想像；要体现发话人的语言特点；在 不背离原意的前提下，记录人可以从语法，修辞等方面进行技术性的加工或润色，使整理后的记录稿从字 顺、层次清晰，具有一定的可读性。 简述文字工作的特点。 特点：写作活动的受动性，秘书的写作活动，一般受制于领导者或领导机关，而非秘书的自主行为。 思维形式的抽象性。秘书在撰拟文书时，主要是运用抽象思维，即通过概念、判断、推理等逻辑形式，对 事物进行分析，综合、归纳和论证，并以规范的书面语言加以表达。表达方式的综合性，秘书的写作主 要是撰拟文书，其表达方式是以说明为主，兼有记叙和议论，至于抒情和描写的表达方式，则不为文书写 作所采用。成文过程的程序性。秘书的写作活动，有着严格的先后次序，其中间环节既不可疏漏，又不 可跳越，必须环环相扣。 简述文稿撰拟的宏观过程。 分为三个阶段：文稿撰拟的朦胧阶段，指秘书从事文字工格的初期所经历的一段尚未入门的写作过程。 在这一阶段，秘书每每提笔撰拟文稿时，心理压力较大，不知如何落笔，更不会布局谋篇，初稿常常要经 过较大的改动。文稿撰拟的模仿阶段，指秘书从事文字工作的中期所经历的一段尚不自由的写作过程， 在这一阶段，秘书已具备了一定的写作知识，也积累了一定的写作经验，并能胜任一般文稿的撰拟，但尚 不能得心应手，还须仿效现成的文书或由他人指导，学着去写。文稿撰拟的自如阶段，指秘书从事文字 工作的后期所经历的一段胜任裕如的写作过程 ，在这一阶段，秘书已经具备了丰厚的写作知识，也积累 了很多的写作经验，并能出色地完成各种文稿，特别是大型文稿的撰写任务。这标志着秘书在文稿撰拟上 已经进入到成熟时期。 在文稿的草拟阶段，拟稿人应注意哪些问题？ 讲究语法。一篇上乘的文稿。应做到用字规范，遗词达意，造句简洁，无语法错误。讲逻辑， 。无论 是分析情况，论述问题、还是列举事实。阐明道理，都有必须做到概念明晰，判断准确，推理合理，不出 现逻辑错误。讲究格式。文书的格式，有的是明文规定，有的是约定俗成的，有、不论是哪种情况，拟 稿人都必须讲究格式，如稿纸的规格，书写的式样，以及字形，字号的选用和组合等。 简述文字工作的意义。 秘书的文字功底，是秘书的基本素质。秘书的文字表达能力，是秘书首要能力：各级机关制发的文书， 大都是首先由秘书撰拟，然后由领导人签批发出；各级领导机关对内、对外的指示、通知也大都采用文书 的形式，而这类文书的撰拟，也往往首先出自秘书之手；由秘书撰拟的各种文书在其办结之后，便成为国 家或单位档案资料的重要来源之一，具有一定的历史意义。秘书的文字工作，是地对领导工作的重要补 偿：秘书的文字工作，是对领导者知识智能的补充与延伸；秘书的文字工作，是对领导意图的完善和升华； 秘书的文字工作，是对领导者精力和体力的减轻与节省。 简述文书工作的广义与作用。 文书工作，是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理和保管的全过程，也称为文书处 理或文字管理，文书工作具有以下作用， 做好文书工作，可以提高文书的质量。做好文书工作，可以控制文书的总量。做好文书工作，可以 加快文书的运转，做好文书工作，可确保文书的安全，做好文书工作，可以促进档案管理。 简述用印的含义及注意事项。 用印，是指在印刷好的公文上加盖发文机关印章， 应注意以下几点：应检查原稿上有无领导人签字，有领导人签字并确认符合规定的，秘书人员才能在制 成的公文上加盖机关印章。加盖印章的公文份数要与原稿标明的印制份数相同，多余份数不得盖章。 用印位置和顺序应符合有关规定，应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期，即印章下沿要稍稍压盖在 落款年月之上，谓之“骑年盖月” 。盖印必须端正清晰。不可歪、倾、斜、偏或模糊不清，用印后，要 注意同公文首页的发文机关标识核对，防止张冠李戴。 简述文书工作的原则。 文书工作的原则：准确无误，准确无误是文书工作的质量要求，也是第一位的要求。及时迅速是对文 书工作的时效要求。安全保密，安全保密是对文书的可靠性要求。力求精简。精简文书，是对文书的 数量要求。集中统一。集中统一，是对文书的组织要求。党政分开。党政分开，是支对文书工作的政 治要求。 简述公文立卷的方法。 公文立卷，主要采用按照文件的特征，联系和保存价值进行卷组合的方法，即按作者特征立卷。按问题特 征立卷，按时间特征立卷，按文种特征立卷，按通讯者特征立卷，按照地区特征立卷，在实际工作中，经 常采用几个特征结合运用的立卷方法。 什么是信息与信息工作？ 信息有广义和狭义之分，广义的信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述，狭义的信息，是指通 过一定的物质载体反映出来的新的有用的知识，信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息 的一系列活动。 信息的特征有哪些？ 信息的特征：客观性。由于事物质的特征及其发展变化是一种客观存在，因而反映这种特征及其发展变 化的信息也是客观的。时节效性。信息的价值在于把一人，一时，一地，一事的信息，传递给更多的需 求者，而且用户对信息有特定的需求，客观上就造成了信息的时限要求，信息的价值是随着时间而变化的， 过了时限，信息就失去了作用。共享性。物质在交换过程中会发生位移，原来的所有者失去该物质，信 息则不然，新获得者固然得到了这一信息，但输出者也未失去这一信息。可传输性。信息可以能过文字、 声音、光、电等物质载体高难度效率，高质量地进行传递。可加工性。信息既可以通过人的调研和加工 不断扩充，也可以通过人的综合和加工发压缩，变为对用户有用的信息。扩散性。信息富有渗透性，具 有扩散的自发倾向。它总是力图冲破非自然的束缚，通过各种渠道和途径扩大其影响。 信息工作的基本要求有哪些？ 敏锐。秘书人员必须具有敏锐的信息意识，用信息人员所有的敏感性去做信息工作。准确。信息的生 命力在于真实准确，信息价值也在于真实准确。及时。信息的价值与时效性关系极大，再好的信息如果 错过了时机，就失去了自身的价值。全面，坚持“两点论” ，有喜报喜，有忧报。适用。对信息的收 集、加工和报送要有明确的目的，适应领导工作的需要。经济。用较低的费用和简单的手段获取必需的， 较多的信息 信息部门加工信息的渠道有哪些？。 归纳法。就是从大量的原始信息中筛选出反映同一类问题的信息，合并联类项，写成专题信息。浓缩 法。就是在保证信息不变的前提下，把文字的冗长的信息压缩成简短的信息。纵深法，即从纵的方面， 按原始信息资料提供的某一主题层层副近，或按基某一活动的时间顺序，或按某一事件的历史进程生发开 去，以搞清问题的来龙去脉。扩充法。就是对残缺不全的原始信息加以补充，使之变为完整，有用的信 息资料。对比法。就是用对比的方法鲜明地反应出事物变化的特征，分为纵向比较和横向比较。转换 法。就是把比较抽象的内容转换成人们容易理解的事例，通过转换，达到通俗，形象，生动，典型，给人 以深刻印象之目的。图表法。有些原始信息资料中的数据有一定的规律性，秘书可以将这些数据制成图 表，使人一目了然，既便于传递，也便于利用。剪接法，就是从各信息点报送来的原始信息资料中，分 别剪取其中的某一部分内容。按照一定的思想主题和逻辑顺序对接起来，形成一份全新的信息材料。 秘书部门获取信息的渠道有哪些？ 秘书部门获取信息材料的渠道有：信息网络渠道。文书渠道。书刊渠道。调查渠道。会议渠道。 信访渠道。科研渠道。档案渠道。 简述信息提供的对象及它们之前的关系？ 信息提供的对象具有多元化，为本级领导机关提供信息，这是秘书信息服务的首要对象，秘书信息工作 如同其它秘书工作一样，首先是为本级领导工作服务，为本级领导了解情况，正确决策，指导工作提供信 息。为上级领导机关提供信息，上级领导机关要了解情况，进行决策，必须依靠下级机关为其提供的信 息。为下级机关和基层单位提供信息，秘书部门负有为下级机关和基层单位提供的责任，通过信息指导 服务同为基层工作。 “三个提供”之间的关系：秘书部门要处理好为领导提供信息服务同为基层提供服务的关系，把反映 基层重要情况的信息及时下情上达，使领导既便于掌握情况，又便于对基层工作给予指导，对全局工作有 利，对基层工作也有利，二者是一致的。秘书部门要处理好为上级领导机关提供信息服务同为本级领导 机关提供信息服务的关系。既要积极主动地为上级机关提供大量的高质量的信息，又要把信息工作的落脚 点放在为本级领导工作发挥参谋助手的作用上。 “三个提供”是相辅相成，相互促进的。 信息储存的意义和要求有哪些？ 有利于充分利用信息资源。有利于开发深层次的信息。有利于提高秘书工作效率。 信息存储的要求有：认真筛选。秘书在信息存储前必须 从大量的原始信息中把那些具有 政策性，指导 性，苗头性，预测性的信息筛选出来，存储起来。科学分类。秘书对存储的信息必须进行科学分类。以 利于立卷归档，检索方便。系统完整。秘书人咒必须用系统论思想指导信息存储工作，统筹兼顾。坚 持不懈。秘书人员要具有不急不燥、不怕麻烦、耐心细致、坚持不懈的精神。便于检索，秘书存储信息 时必须符合便于使用者检索的要求。 简述调查与研究的关系。 “调查”和“研究”是两个内涵不同而又紧密联系的概念。调查是指通过各种方式方法获取客观实际情况。 了解客观事物的真相斩一种感性认识活动。研究则是指对调查材料进行曲分析归纳和思维加工，认识事物 的本质和规律，找到解决问题的对策和办法，是一种理性认识活动。调查是研究的基础和前提，研究是调 查的发展和深化。两者虽有先后之分，但又是一个互相联系，互相渗透，协调运动的有机整体，在进行调 查时，必须伴随着初步的分析和研究，这样才能使调查的沿着正确的方向前进，在分析研究时，有时需要 对一些问题进行局部的或进一步的补充调查，以便更全面地弄清事情的来龙去脉。 简述调研计划的内容。 调查的目的和要求，调查的目的和要求是整个调查活动的出发点和归宿点，也是调研计划的指导思想和 主要措施。调查的范围和对象，调查范围的确定，要根据调查目的和要求，也要根据参加调查的力量， 量力而行，还要根据所属单位的工作情况，调查对象的确定注意相对稳定性和连续性，如果是落实有关人 员的政策，调查对象主要是当吉事人和有关档案及证明人；如果是总结验指导工作，则要选择有代表性的 先进单位。 调查的时间和步骤，一是要安排好下基层做调查的时间。主要应考虑基层的工作情况，一般不宜打乱基 层单位原来的工作安排，二是制定工作进度表。 调查的方式和方法。根据调查范围和对象不同，调查方式一般有全面调查，重点调查，典型调查和抽样 调查，调查方法主要有个别交谈法，现场观察法，问卷调查法等，秘书应根据需要适当选择。 调查的组织和分工。秘书调查一般有两种：一种是跟随领导人下基层调查，另一种是参加调查组的专题 调查，无论哪一种调查活动，都有是一种有组织的集体活动，这就需要对整个调查组的人员组成和任务分 工，作出科学合理的安排，调查组内部也要作明确分工，做到各司其职，各负其责，以便使调查工作高效 而有序地展开。 简述秘书调研时选题的原则是什么？ 秘书调研时选题的原则：针对怀原则 。所调研的问题要有实际意义，应领导决策之需，解工作实践之 急。创新性原则，选题要有新意，尽量选择别人没有研过或研究不多，不深的问题。可行性原则。选 择要考虑调查研的主客观条件，选择那些经过努力可以实现的课题。 秘书调研的原则： 点上调研与面上调研相结合，在调查研究中，必须把点上调研与面上调研结合起来， 既要进行典型调查，又要进行全面调查，随时了解全局。定性调研与定量调研的相结合，在调查研究中， 只有把两者结合起来才能取得理想的效果。直接调研与间接调研相结合，直接调研是主要的调研手段， 间接调研是直接调研的辅助手段，二者有机结合，才能提高调研效率。信息与调研相结合，调研是信息 工作的重点和深化，信息又是点上调研的反馈和验证，因此秘书把信息工作与调研工作紧密结合起来，善 于从信息中。发现问题后进行调研，为领导服务。 简述调研成果转化的意义及途径。 调研成果转化的意义：以文转化。把调研成果或融入领导的报告和讲话中，或引起领导的重视以文件下 发，或形成规章制度和政策等。以会转化。组织有关工作会议，促进调研成果的转化。 以信息转化，把调研报告改编成方字简短的信息，或把调研报告中一部分作为信息上报给上级领导机关， 往往能进入领导决策。 通过报刊等新闻媒介，把无需要保密的调研成果宣传出去。这是转化调研成果的最有效方法。 简述秘书调查研究的意义。 调研是做好秘书工作的基础，秘书和秘书部门的各项工作都离不开对实际情况的调查研究。调查研究贯 穿于一切秘书工作的各个环节之中，是秘书和秘书部门经常性的重要工作，秘书只有始终搞好调查研究， 才能提高工作效率，避免和减少工作失误。调研是发挥秘书参谋作用的基本途径，秘书和秘书部门为领 导工作服务。就必须向领导提供准确，全面，可靠的情况和建设性意见，当好领导的“耳目”和参谋，而 这些情况和建议是靠调查研究，靠对实际情况的透彻了解和科学研究得出来的，可以说，调查研究是秘书 辅助领导决策的关键环节。调研是锻炼秘书能力的重要方法，调查研究是秘书人员向社会学习，向群众 学习，认识世界，改造世界的最好办法，秘书人员通过调查研究，可以加深对党的方针政策的理解，可以 向群众学习新鲜经验，可以锻炼和提高对事物的观察能力和分析综合能力，人际交往能力及写作等能力。 简述调研报告的写作要求。 内容真实，内容真实是写好调研报告的最起码要求，也是写作技巧运用的基本条件，这种真实性的主要 表现在以下几个方面：一是材料要真实性；二是情况要真实，秘书在调研报告中要通过事实说话；三是针 对性要强；四是思想方法要对头，要用辨证唯物主认和历史唯物主义的观点和方法分析调研资料；五是写 意图要清楚， 立意要新。一是主题要新，这样才能较好地反映现实生活中有代表性的事物发展的新思想新问题，才能 对实现生活和工作具有指导意义；二是运用主题材料的手法要新，要把主题和主题材料统一起来，学会用 主题材料阐明主题观点，用明确的主题观点统帅主题材料。写作要精。一是结构安排要精巧，总的要求 是照紧紧围绕主题材架子，做到中心突出，简明扼要、层次分明，有点有面，具体生动，切忌繁琐，空洞， 笼统和现象罗列，二是语言运用要精炼，最基本的就是提炼好比喻性语言和群众语言，此外，调研报告还 可恰到好处地引用诗句，典故，名言等语言，对揭示事物的本质阐明方题材思想，增强文章的准确性、鲜 明性生动性，是很有意义的。 简述调研报告的种类。 反映社会情况的调研报告。主要用于对社会政治、经济、军事、文化、科技等方面的情况予以调研，以 期引起有关方面的注意，或为领导机关制定某项政策，确定某一理论直接提供资料和依据，介绍新生事 物的调研报告，订反映现实生活中涌现的能够代表时代精神的新人，新事，新气象，反映改革中出现的新 思想，新事物和新创造。总结典型经验的调研报告，这类调研报告所反映的是先进单位的典型事迹及其 经验，写伤口要从思想基础，创造过程，具体做法等方面对典型经验予以总结和推广。揭露问题的调研 报告。这类调研报告所反映的是生活中存在的各种问题和弊端，或是对被掩、混淆甚至颠倒的东西予以揭 露，以明辨是非，正人视听。 考察历史事实的调研报告，这种调研报告具有较强的针对性，政策性和现实意义。 简述会议的类型和功能。 类型：按会议的规模划分，有小型会议，中型会议和大型会议。小型会议，人数一般在三五人至数十人 之间；中型会议，人数一般在100 1000人之间；大型会议，人数一般有1000人以上。按会议的性质分， 有规定性会议，日常性会议，专业性会议，纪念性会议和座谈性会议。规定性会议也叫法定性会议，是按 照组织法规定期召开的代表性会议；日常性会议是指机关日常工作中召开的会议，专业性会议也叫业务性 会议，是指研究某项专门议题或专业性较强议题的会议；纪念性会议是为纪念某一历史人物的诞辰、某一 重大历史事件而召开的群众大会；座谈性会议就是召开座谈会。按会议的形式划分，有集中性会议和分 散性会议。集中性会议是指把与会人员集中到一块儿，面对面研究问题而召开的会议；分散性会议是指与 会人员分散在各地，通过现代通讯手段沟通信息而召开的会议。按会议时间特征划分为定期性会议和不 定期性会议，定期性会议也叫例行性会议，如无特殊情况，到时非开不可；团党委定期性会议是一种根据 现实需要而开的会议。 会议功能： 决策功能，会议是实行决策的组织和权力机构，通过会议作出的决策具有法规性和权威性，从思维方法 上看，会议是集思广益，提高决策水平的必由之路。指挥功能，通过会议可以传达上级机关的政策指令， 可以部署本组织的任务和重大行动，可以责成所属单位统一行动，及时进行检查和指导，保证各项任务的 圆满完成。沟涌功能。通过会议，可以上情下达，下情上达，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作 用。 、协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式来解决，往往会收到事半功 倍的效果。动员功能。会议是动员群众，鼓舞士气最有效的方式之一，会议具有动员群众的广泛性，直 接性和示范性。显示功能。通过会议的行动和宣言，可对外显示会议主体的价值及感情取向。 简述会议选举的一般程序。 宣布参加选举的人数和选举的内容。通过会议选举办法。通过监票人、总监票人名单；核实出席 会议参加选举的人数。检查票箱。分发选票。填写选票。宣布投票顺序和进行投票。开箱清点 选票。报告收回票数，宣布选举是否有效。进行曲计票， （出席会议人员可休息）宣布选举结果。 简述会议议案的内容。 会议名称，会议名称应根据会议内的内容，主题和与会人员的范畴等因素来考虑，切忌名不副实。会 议主题：会议主题是会议的主要任务或研究讨论的主要问题，也叫议题，一般说来，一落千丈次会议最好 有一个主题，尽量避免多主题。会议时间和地点。包括会期，会议召开和结束的具体时间会议召开的具 体地点。会议规模。主要根据领导意图和与会人数确定，应尽量控制规模，以节省各种开支。参加人 员。主要指参加会议人员的范围。会议议程和日程。议程是对已确定的议题列出的先后顺序，日程是对 会议活动逐日做出的安排，是会议程序的具体化。会议的组织领导，主要指会议组织机构的建立，人员 组成和责任分工。会议的日程安排。指对会议各项活动按先后次序做出的具体安排。与会人员的食宿 规格和标准。会议经费预算和开支办法。 简述会议工作的原则。 充分准备。准备工作是会议成功召开和顺利进行的前提和基础。严密组织。科学安排会议的议程和日 程，会场高度指挥要统一，会外活动要有条不紊，要能控制会议议程。周到服务。全体会务人员都有要 热情地为会议服务。为与会人员服务。勤俭节约。要计算会议成本，要建立会议审批制度，对铺张浪费， 超标准接待的会议，要追究有关领导和人员的责任。安全保密。保证与会人员的人身安全和会议文件的 安全。提高效率，树立正确的会议观念，倡导务实精神和负责精神建立健全会议法规制度。变革会议的 方式和手段。 简述会议后勤工作包括的内容。 会议的经费财务管理。会场布置以及照明、音响、录音、录像、剪彩、投票箱的准备。会议所需的 物质供应。会议的伙食调剂和饮食卫生。会议代表或与会人员的住宿安排和住房用品、茶水的供应， 以及卫生服务工作。会议的环境卫生管理。会议认员的疾病治疗。其它属于后勤方面的工作。 什么是建议（提案）工作？其意义是什么？ 建议（提案）工作有广义和狭义之分，广义的建设（提案）工作，就是泛指建议（提案）的提出、征集、 审查、登记、交办、承办和办理等工作，它包括建议（提案）从形成到归档的全过程；狭义的建议（提案） 工作，就是特指建议（提案）交办后的承办和办理工作。包括建议（提案）从交办到归档的后续性工作， 秘书实务所研究的建议（提案）工作，即狭义的建议（提案）工作。 建议（提案）工作，具有以下重要意义。 建议（提案）工作是尊重和保障人民群众民主权力的重要体现。建议（提案）工作是政协发挥商、民 主监督，参政议政的重要形式，建议（提案）工作是密切政府与人民群众关系的重要渠道，建议（提 案）工作是推动企事业单位民主化管理的重要途径。 什么是代表建议？ 代表建议提出者,必须是人大代表个人或代表联名。代表建议的承接单位，必须是本级人民代表大会 及其常务委员会。代表建议的内容。应是对各方面工作提出的建议，批评和意见。代表团建议必须以 规范的书面形式提出。代表建议的处理程序，一般先经由人大常务委员会的办事机构审查立案，然后交 由有关机关或组织研究处理，并向提出者作出答复。 代表建议的形成条件有哪些？ 议案的提出者，一般是本级人民代表大会。议案的承接单位，一般是本级人民大会。议案的内容， 必须是属于本级人大职权范围或者人大常务会职权范围的事项。议案必须在规定的时限内提出。议案 必须以规范的书面形式提出。议案的处理程序是由法律规定的。 简述议案的处理程序。 人大代表团或代表联名提出的议案后，由主席团决定是否列入会议议程，对于列入会议议程的议案，主席 团交由各代表团进行审议，同时可以提交有关的专门委员会审议，提出报告，最后由主席团审议决定提请 大会全体议表决。对于未列入大会会议议程的议案，经大会主席团审议决定后，可以作为代表建议由人大 常委会办事机构交由有关机构和组织研究处理。 简述答复工作的具体要求。 答复的内容是要符合国家的法律、法规和中共中央、国务院及地方党委、地方政府的有关政策，规定，符 合实际情况，对所提问题的语气要诚恳，谦逊，文字要能顺，简明，答复要按照规定的格式书写。 什么是信访和信访工作？信访工作有哪些作用？ 信访是社会成员依照一定的权利和义务，采用书信，电话走访等形式，向各级领导机关反映个人或集体意 愿的一种社会政治交往活动。 信访工作是指各级领导机关依照政策法规受理信访问题，还包括综合反映信访信息。以及围绕处理信访问 题和综合信访而进行的协调管理工作。 信访工作的作用：联系群众的作用。信访工作是各级领导和机关联系群众的重要渠道。民主监督作用。 在社会主义制度下，人民群众享有广泛的民主权利，他们有权参与国家管理，有权监督党和国家各级领导 的施政行为。调解矛盾的作用，在社会主义条件下，在人民内部没有根本的利害冲突，但还存在着大量 的矛盾，这些矛盾在人民群众自身无力解决的情况下，便通过信访渠道反映给各级领导机关，求助于组织 和领导来解决。反馈信息的作用，信访工作是各级领导机关获取信息和反馈信息的一条重要渠道。维 护社会稳定的作用。信访工作通过调节社会矛盾，做好矛盾转化工作，化消极因素为积极因素。促进社会 稳定；信访工作通过揭露不正之风，促进党风廉政建设，进而维护社会稳定；通过落实党和国家政策，密 切党群关系，维护社会稳定。 简述信访工作的原则。 调查研究实事求是，弄清事实真相是正确处理信访问题的前提和基础。分级负责，归口办理，这是落 实信访工作责任制，提高信访工作效率的重要措施。执行政策，依法办事，对信访人所反映的问题， 。 必须以党用和国家的政策，法规和法律为准绳。解决实际问题与思想性教育疏导相结合。 来信处理的程序和基本要求是什么？ 程序：启信。当日来信，当日启封，加盖收信率。折封存前，应先检查一下来信，看是否属于自己受理 的，以免拆错。拆封后，把来信浏览一遍，以便对要信，急信及时处理。阅信。秘书对来信要仔细阅读， 了解来信内容。并对信访总理的直伪、信访要求否合理作出判断。转信。受理机关按照分级负责，归口 办理的原则，将来信转交有关单位和部门处理。报信。秘书部门认为重要的，紧急的信件，直接报送主 管领导者阅读。查信。一是指秘书部门根据领导指示直接调查某些信件所反映的问题，并直接向领导者 汇报。二是指秘书部门检查督促有关单位和部门对交办信件的处理情况。复信。给写信人回复，告知其 来信的处理（承办或转递）情况。 处理来信的基本要求是：及时拆封。对群众来信要及时拆开，及时处理。详细阅读，对每一封来信要 认真仔细的阅读，熟知来信的内容，不要粗枝大叶，认真登记，对每一封来信的时间，单位，人员、事 由，要求等情况，都要在来信登记簿上进行认真登记，以便查有依插。准确交办，根据来信所反映 的问题，按照“分级负责、归口办理”的原则。转交有关单位或部门办理，注意不要转错。妥协善处理。 根据来信所反映的问题，都要做出实事求是、合情合理的处理。及时复信，对已经作出处理的来信，要 及时给来信人复信，做到件件有着落，事事有回音。 什么是联名信？处理联名信要注意哪些问题？ 处理联名信应注意以下问题： 处理要及时，对能够解决的问题要尽快抓紧处理，不能搁置拖延；对一时无法解决而群众反映又比较强 烈的问题，要加大思想工作力度，做好解释和说服工作，主动争取群众的理解和配合。工作要细致，处 理时，一定要准确把握问题的性质、产生的原因，涉及的范围，解决问题所依据的政策等，防止因想当然， 简单化而造成的主要矛盾激化，诱发新的问题。 简述信访工作制度。 主要制度有：领导阅信接访制度，即各级行政机关的负责人应当阅读批重要来信，接待重要来访，研究 解决信访工作中的问题，检查指导信访工作。机关分工楞协作制度，即根据群众来信来访提出问题的性 质，按照各级机关，各部门的职责权限和业务范围，将信访案件分派给相关机关，部门管理等。回告制 度，即承办单位对交办和转办的信访案件，在规定期限内办理完毕，并报告上级机关或答复转办机关的一 种制度。回避制度，即负责办理信访事项的工作人员，对与自己有利害关系或其他关系的信访案件应当 回避。答复制度，即办理机关将信访事项办理完毕后，通过一定的形式将办理结果告诉信访人的一种制 度。奖惩制度。即对信访工作人员和信访人实施奖励和处罚的一种制度。 来访接待的程序和基本要求是什么？ 来访接待的程序：接待：秘书对来访群众，不论是初访还是重访，都要态度热情，以礼相待。登记。 接谈前，应先让来访人填写来访登记表 ，内容包括：姓名、性别、年龄、政治面貌、单位、职务、来 访次数、主要问题等。如果来访人文化水平低，秘书可邦助填写。接谈。接谈是接待来访的关键，秘书 在此过程中，应保持注意力集中，头脑清醒，反应灵敏，态度谦和，按照一听，二记，三问，四看，五分 析的程序进行。处理。针对来访人反映的问题，按照有 关政策法规和开作原则。分别进行处置。回 访。即受理信访事项的部门拜访上访人，回访的过程，就是调配查研究，解决问题，案件了结的过程，回 访的重点，应放在问题已得到恰当处理而本人思想不通的信访人身上，经便有针对性地做好疏通引导工作。 接待来访的基本要求。热情接待。秘书人员对来访群众态度要热情，做到“有一张笑脸相迎，有一指椅 子让座，有一杯热茶暖心，有一个满意的答复。 ”；认真接谈，通过与来访者直接交谈，了解和判断来访 意图。并做好来访者的思想工作，做到会听，会问，会说；恰当处理，对来访者反映的问题，或转办， 或呈报，或自办，做出正确的处理和答复。耐心教育。就是对提出不符合政策要求的来访者，要进行耐 心细致的思想教育工作，使他们放弃不合理的要求；维护信访秩序，就是坚决执行信访条例 ，对扰 乱信访秩序的个别来访者，要按照有 关规定严肃处理。 简述信访案件查办的基本要求。 查办的基本要求：手续完备。手续，即办案的程序，每一信访案件，都要经过从受理到结案的过程， 。 主要看该案办理过程中的有关材料是否齐全，完整。案情清楚。主要反映案件发生的时间、地点。涉及 的人物，问题的前因后果，事情发展的情节，经过，以及处理的结晶清楚。看一个案件是否清楚，主要看 证据是否充分。定性准确，通过具体问题具体分析，划清敌我界限，是非界限和时间界限。处理恰当， 对信访案件的处理，必须以政策法规为依据，注意防止违背政策和拖延不办两种倾向。善后工作落实， 结案报告要和申诉人见面，征求申诉人的意见。对于提出的合理意见和要求应采纳，不合理的要说明，上 报的结论和处理意见，必须有申诉者签署意见，结案后要进行回信或回访，即抓好落实，又疏通思想。 简述信访案件调查的方法及注意事项。 谈话。包括与知情人（信访人）谈话与被调查人谈话办案人员谈话时，应注意以下事项，谈话应个别进 行，一般不要采取座谈会的形式，参与谈话的办案人员不得少于二人；谈话一般在知情人、受侵害人或被 调查人所在单位、住所进行；谈话时应注意提问方式，严禁逼供、诱供，指供。查阅文件夹资料。在案 件调查过程中，办案人员因工作需要，可以查阅、复制与案件有关的文件，资料，账册等书面材料，有 关单位应予配合，不得阴挡。对一些涉及党和国家秘密和个人隐私的文件、资料、办案人员要注意保密， 不得扩散外传。 什么是谈判？什么是商务谈判？ 谈判是人们烟了改变相互关系，交换意见，取得一致而相互磋商的一种行为。谈判有广义和狭义之分，广 义的谈判，泛指人们为了实现各自的需要，在一切场合下妥善解决某些问题而进行的协商活动；狭义的谈 判，仅指在正式场合下，人们为了实现各自的需要所进行的协商活动。 商务谈判：是买卖双职工方为了促成买卖成交或解决双方争议与争端，以取得各自经济利益而进行的磋商 活动。 简述谈判的类型？ 根据不同的划分标准，谈判可分为如下不同的类型： 按照谈判规模的大小划分，谈判可分这一对一谈判，小组谈判和国际谈判，一对一谈判，是指在双方各 为一人参与下进行的谈判；小组谈判，是指有双方各为若干人参与惠下进行的谈判，国际谈判，是指双方 各为不同国家或地区代表与下进行的谈判。按照谈判主体的数量划分，谈判可分为双边谈判和多边谈判。 双边谈判，是指参加谈判的当事人只有两方（双方） ，而无第三方参加，再从谈判内容上区分，双边谈判 又可分为单一问题的双边谈判和多个问题的双边谈判，多边谈判，是指参加谈判的当事人涉及三方或三方 以上。按时谈判的内容划分：谈判可分为政治谈判，外交谈判，军事谈判和经济谈判等。其中的经济谈 判，又可分为投资谈判，销售谈判，劳务谈判和技术贸易谈判等。按照谈判进行的地点划分，谈判可分 为主场谈判，客场谈判和中立地点谈判。主场谈判是指谈判的一方作为东道主所进行的谈判，客场谈判， 是指谈判的另一方作为宾客身份所进行的谈判；中立地点谈判，是指在谈判双方所在地之外的地点进行谈 判。按照谈判的透明度划分，谈判可分为公开谈判和秘密谈判，公开谈判，是指谈判的内容，议题、人 员、过程和结果等均可公布于众的谈判；秘密谈判，是指对内容。议题、人员、过程和结果等严加保守， 使之不外泄的谈判。 模拟谈判的意义是什么？ 模拟谈判，是指在谈判前提出各种假设和预测。并进行曲臆想性演练，旨在检验实施既定谈判方案可能产 生的效果。通过模拟谈判，不仅能够发现谈判方案的问题和不足，以便予以修正，同时，谈判不仅能够发 现谈判方案中的问题和不足，不便使即将进行的正式谈判更具针对性；此外，模拟谈判还能增加谈判项目 的成功概率。 秘书在受权谈判中如何把握自身的双重解色？ 在受权谈判中，秘书既是本次谈判的组织者和责任者，又是领导者授权授意的体现者和执行者，应具有双 重角色意识，不同的是，必须有一套不同的心理和行为方面的标准，经满足人们的角色期待，在受权谈判 中，秘书不仅要组织好整个谈判的全过程，而且要深入地领会领导意图，使自己的思维和行为紧紧围绕领 导活动的需要进行，这种双重角色，要求受权谈判中的秘书必须树立两种意识，一是辅助意识，即要认识 到自己始终是一名秘书，是领导的参谋助手，是为了领导活动服务的。二是创造意识，即要在充分领会领 导意图的基础上，敢于负责，大胆创新，在谈判中发挥积极性和创造性。 随从和随从工作的意义是什么？ 随从就是跟随领导者外出活动，随从工作是指秘书跟随领导者外出活动期间，为保证领导者顺利开展工作 所从事的一切流动服务活动，首先，随从工作是跟随领导者外出期间的秘书工作，它不同于领导者在本机 关活动的秘书工作，由此产生了承从工作的一系列特点。其次，随从工作是秘书人员为领导工作服务的一 种特点形式，这种特殊性主要表现在流动服务上，即动态服务，它不同于静态服务，再次，随从工作的出 发点和归宿点都是为了保证领导者在流条件下能顺利开展工作，姑且从秘书的工作方式，方法都必须服从 和服务于这个总目标。 随便从工作有哪些特点？ 流动性大。 这是随从工作最显著的特点。由于领导者在外出期间活动的单位、地点、内容、时间不断 地转移变化，表现出强烈的流动性，从而决定了秘书随从工作的流动性，这一特点与机关秘书工作的相对 稳定性形成鲜明的对比；时限性强。领导者外出活动是有着严格的时间规定性的，何时出发，何时返回， 在哪个单位停留多长时间，都是事先计划好的，一般情况下不能随意变动。环境复杂。首先，领导者外 出活动期间，面对的环境比较陌生，其次，人际关系环境比较复杂，再加上自然环境的变化和人为因素的 影响，还可能会遇到突发事件，甚至天灾人祸。情况多变。由于领导者外出活处于不为变化中，可能会 遇到许多预想不到的情况，原先的计划很可能被打乱。工作要求高。由于领导者外出活动的流动性大， 必须受到客观条件的限制，随行的规模必须遵循“轻车简从”的原则，因而决定了随行人员不可能分工很 细，随从秘书应为领导提供全面性服务。 秘书如何解决出差结束后的落实问题？ 秘书解决出差后的落实问题的确良方法是：秘书对出差期间基层单位向领导者反映问题，应根据领导指示 和意图提出解决办法，拟制落实方案，供领导办公会议议论决定，会后要注意督促检查，做好落实工作， 对于不党委、领导的决定、指示，应尽可能以书面形式下达，以便督促有关部门抓紧办理。如果在办理过 程中遇到阻碍或困难，秘书无力解决时，应及时报告领导者裁决。切不可拖延，积压，不了了之。对于领 导者有明确指示或已有结果的，均应告知被视察单位领导。正在办理或难以解决问题，应做艰了解释工作， 做到件件有着落，事事在回音。 简述秘书起草文字材料的注意事项。 秘书起草方案材料应注意以下几时点：一是要准确把握领导意图。要善于捕捉领导在不同场合即兴讲话时 发表的见解。并注意把这些自然流露的零散观点集中，联贯起来进行分析，把握其实质和主旨，以此来统 帅写作，写出的材料才能符合领导意图。二是要及时整理调查材料，秘书应从视察工作的初始阶段着手这 项工作，及时整理每天获得的大量散乱的调查材料 。对其进行科学分类，必要时还应提炼出观点，以便 为撰写材料做好准备。 简述通讯工作的作用。 通讯在秘书工作中具有以下作用：能够提高管理水平，沟通信息是秘书协僵管理的重要职能之一，而信 息的接收与传输，又同通讯工作密不可分，因此，秘书运用现代通讯工具，做好各项通讯工作，就能够为 提高管理水平发挥积极作用。能够增强办效率。 先进的 通信设备代替了传统了通讯工 具，就必然会突破时间和空中楼阁间的限制，加速各种信息的沟通和交流，因此，这样既节省秘书的大量 工作时间，又大大提高了秘书的工作效率，同时，还缩减了大笔经费开支。能够树立良好的组织形象， 人们对于通话对方的认识，包括对于通话者所在良好的组织的认识，经常是双向电话交谈中确立的，因此， 秘书注意在电话应对中的用语，礼节，态度和语气等，对于树立个人和组织的良好形象至关重要。 简述通讯工作的原则。 及时原则。秘书在使用各种通讯工具传递信息时，一定要从领导者决策与管理的需要出发，及时地传递 信息，及时反馈信息，做到沟通信息不误时，不误事，不拖拉，不推诿，以达到政令畅通的目的。准确 原则，秘书在使用通讯工具传递信息时，一定要符合既定的通讯标准和通讯制度，做到内容正确，操作规 范，合乎标准，不发生差错，不出现疏漏。安全原则。秘书在使用通讯工具沟通信息时，一定要严守通 讯工作的保密纪律和保密制度。自觉党和国家的安全与利益，做到不失密，不泄密，不发生窃密事故。 经