中国电信oa系统演进策略研究

中国电信 OA 系统演进策略研究 1 中国电信 OA 发展回顾 20 世纪 70 年代末期，在部分发达国家出现了能够帮助企业实现办公自动化的产品， 也就是如今大家所熟知的 OA(Officeautomation)系统。OA 走入中国电信集团是在 20 世 纪 90 年代初，屈指算来 OA 在中国电信内部已经历经了 10 多年的时间，其发展经历了不 同的阶段。 (1)第一阶段：文件型 OA 在 1997 年以前，处于初级阶段的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始， 例如 WPS、MSOffice 、Lotus1-2-3 等，当时许多人把 OA 称为“无纸化办公”。本阶段 主要关注个体的工作行为，提供文档电子化等服务，实现了数据统计和文档写作电子化， 完成了办公信息载体从原始纸介质向电子介质的飞跃，实现了个体工作的自动化，提高了 文件管理水平，同时也暴露出不少问题：文档处理能力较差，没有实现协作型工作处理。 (2)第二阶段：工作流自动化 伴随群件技术和企业内部局域网的兴起和发展，中国电信开始关注并探索实施企业工 作流程的自动化。在 1997 年原邮电部选择 LotusDOMINO 作为 OA 标准应用与开发平台 后，oa 系统在中国电信内部各级机构得到了蓬勃发展。 但是当初恰逢全国实施邮电分营，邮电行业内部自上而下地进行职能调整，机构设置 ，人、财、物的分离等工作。中国电信集团对 IT 系统建设管控力度较弱，没有及时推出 O A 系统建设规范和指导意见，导致了 OA 系统建设混乱，以致到 2002 年前，各省地市甚 至比较发达的县级市都各自为政，纷纷上马各自的 OA 系统。 本阶段 OA 系统仅仅立足于简单地解决单位内部的沟通问题，以公文管理为主，辅以 简单的公共信息发布和公共服务管理，实现了工作流程自动化，收发文从传统的手工方式 向工作流自动化方式飞跃。但不可否认的是：本阶段的 OA 系统只是有限的工作流程自动 化系统，难以实现随时随地、移动的办公，因而难以实现企业资源的延展以及最大程度的 利用。 (3)第三阶段：知识型 OA 从 2003 年开始，随着中国电信 MBOSS 的开发、部署，用户需要访问多个业务系统 ，并经常浏览企业内部网中的相关信息资源。由于用户在访问不同业务系统时每次都需要 输入用户名和密码，因此无法快速地获得相关业务信息并加以分析利用。为了减少重复输 入用户名和密码的次数，用户迫切需要一个统一的信息资源认证访问入口。 随着 OA 系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做的第一件事情可能就是登录 O A 系统，收邮件，看公司最新的新闻，处理自己今天需要待办的工作等。OA 自然而然地 成为一个日常工作的基础平台。中国电信 OA 系统以“门户”为技术手段，不断地整合企 业内的信息和资源，逐渐发展成为一个企业进行知识管理的基本平台，担负起更加复杂、 综合的作用。 2 中国电信 OA 系统现状和面临的问题 2.1 现状 中国电信企业门户与 OA 系统按集团和省级公司两级架构建设，集团公司企业门户与 OA 主要面向集团总部用户，并为各省级公司提供资源访问服务; 省级公司企业门户与 OA 系统主要面向省级公司和本地网用户，如图 1 所示。 各省级公司在原有的基础上加大固化企业内控管理流程，建设和优化了 OA 系统，按 照两级架构的原则，本地网已建的 OA 系统集中到省公司，实现了省公司与本地网 OA 系 统之间的版本统一、流程协作、邮件互通，并且在集团与省级公司之间的纵向信息互访、 流程协作上做了探索性的尝试工作：集团用户可以直接访问省公司门户网站，在集团的门 户中集成了各省公司相关业务数据，方便集团领导掌控;实现了集团和各省、直辖市电信公 司的邮件互发以及各省、直辖市电信公司之间的邮件互发; 在公文传输方面，目前通过基于 Internet 的安全认证平台进行邮件传输。 2.2 面临的问题 尽管中国电信 OA 系统得到了广泛使用与不断优化，OA 系统已逐渐成为企业内部员 工日常办公、工作协作的基础平台，但随着集团、省组织架构、业务流程、应用系统的变 化和调整，现有的 OA 系统已经远不能适应以上的变化，主要体现在以下方面。 电信企业的竞争日渐激烈，中国电信集团为对使用国际国内跨区域通信及网络应用 的政企客户提高服务水平，推出了一站式服务，但 OA 系统并没有及时改造以应对新的业 务模式。对于省公司间的协作，相关人员目前还是靠电话沟通，不能方便地掌握业务开通 和工程进度情况。 目前 OA 系统还是以传统公文管理为主，随着管理信息系统的广泛和深入应用，用 户迫切需要能够在系统中实现业务管理流程，但是在管理信息系统中实现流程非常困难， 因此 OA 系统为管理信息系统提供流程引擎服务能力的需求日趋加大。 随着中国电信的转型和业务的发展，需要在外办公的情况越来越多，目前 90%的 O A 系统都不支持移动办公。如何保证在出差、外出及无计算机状态下能够实现及时、有效 的办公，提高管理效率已成为企业用户日益迫切的需求。 中国电信集团内部的知识管理和即时协作系统建设之初没有统一规划，知识管理系 统在各 IT 系统中都有分布，在省级都没有形成统一的知识库。即时协作系统也是在省范围 内应用，不利于全集团的沟通交流。 3 中国电信 OA 系统发展策略 根据 CTG-MBOSS 规划，OA 系统将会成为一个综合知识管理和信息共享的平台，但 具体应该如何实现呢? 笔者认为，为了更好地提高中国电信的管理水平和业务服务水平，OA 应针对现状的 不足，按步骤依次进行优化，以此来提升 OA 系统对管理和业务水平的贡献力。首先应该 打通集团范围内的办公流程，构建集团大 OA 系统，提升公文上传下达的便利性和及时性 ，实现对跨省流程的实时监控，提高集团整体办公效率;其次应提升 OA 流程引擎的服务能 力，为其他 IT 系统提供流程服务，全面提高电信 IT 系统使用便利性 ;在实现 OA 流程引擎 改造后，再实现移动 OA，满足随时随地办公的需求，最后实现知识管理系统和即时协作 服务。 具体实现方法如下。 3.1 打造集团级协作平台 集团协作平台应能将现有集团、各省和直辖市的应用充分进行信息交互，建立相关的 数据交换接口，消除目前这种各地域大型信息孤岛的局面，使中国电信在全国范围内能够 充分进行信息交互和信息共享，提高协同工作范围。 全集团协作平台的应用类型主要有信息发布类型、应用协作类型和流转审批回复、监 控类型，下面分别对这三种类型的实现方式进行简述。 (1)信息发布类型 信息发布类型，就是上级单位把信息传送给下级单位，下级单位不需要进行回复，对 传送来的信息进行查阅即可，如新闻、公告之类。集团在将信息发布给集团内员工浏览的 同时发布到相关省公司，其实现架构如图 2 所示。 集团公司的 DOMINO 服务器上有一个信息类数据库，称为信息数据库 1，对应建立 一个和信息数据库 1 同样结构的信息数据库 2，信息数据库 1 中需发布到各省电信公司的 信息，首先在信息数据库 2 中建立拷贝，并对不同省、直辖市设置相应的阅读权限。各省 、直辖市电信公司在 OA 平台上设置信息数据库 2 的复本信息数据库 2，实时地把信息 数据库 2 中的数据复制过来，即可进行查阅。 (2)应用协作类型 应用协作类型是指互相传达、交互的信息只需直接回复，填写意见或办理结果即可， 回复和办理的地域不需对事务进行流程化办理，传达地域也不需要关心被传达地域的办理 情况。 这种类型的实现方式以集团下达信息给省或直辖市电信公司为例。集团将需下达给各 省或直辖市的信息数据库，在各省或直辖市建立复本，且这两个对应的数据库之间是相互 复制的关系。集团需要省或直辖市答复的事项复制到相应地域的复本中，并通过邮件或短 信方式提示相关人员有新的工作，当相关事项得到答复后，答复结果再由复本复制到原来 的信息数据库中，同时也用上述的提醒方式提示相应下达工作的人员。 (3)流转审批回复、监控类型 流转审批回复、监控类型是指互相传达、交互的信息必须要回复，在最终回复前，受 传达的一方须对信息进行流转或审批的工作，传达方对受传达方的某项工作的办理情况需 要监控或查询，其实现构架如图 3 所示。 集团公司各部门所建立的信息数据库须和各地域电信公司中相应部门所建立的数据库 进行对应，以集团进行信息传达为例，集团公司的某个信息数据库要向某个省或直辖市电 信公司下达一项信息，首先要在集团的 DOMINO 平台上建立对应的一系列信息数据库的 函件收集器，同时在相应地域的电信公司的 DOMINO 平台上也要建立对应的信息数据库 和函件收集器，且把这些数据库和相应的函件收集器对应起来。 某个信息先从集团的信息数据库中发出，经过集团电信的函件收集器，传到相应地域 电信公司的函件收集器中，再由人工选择到相应的地域信息数据库中，到这里，这份信息 将按照地域定义的流程进行流转。为了能让集团公司及时地对工作情况进行监控，流转信 息将通过两者之间的函件收集器反馈给集团公司的相应部门的相应人员，并可以邮件或短 信方式提醒，反之亦然。 3.2 拓展 OA 流程引擎服务能力 改变原 OA 系统仅作为公文流转系统的传统观念，实现业务系统流转，最终实现所有 业务的审批都集中在 OA 系统中实现。 目前需要集成的业务大部分涉及与 MSS 的数据交换，这些 MSS 有招投标审批、结算 审批、决算审批等，除了与工程管理相关的业务外，还会有与财务系统的接口。因此需要 在 OA 系统上开发这些 MSS 流程审批应用，并同 MSS 进行集成，主要包括以下内容： 项目立项审批通过 OA 系统发文下达任务书给申请部门，将批准的立项信息导入项 目管理系统，创建项目; 概预算审批通过 OA 系统进行，通过的概预算审批信息返回到相应系统中创建概预 算记录; 招投标审批在 OA 系统上进行，通过的招投标审批信息返回到项目管理系统 ; 合同审批通过 OA 系统进行，通过的合同审批信息返回到项目管理系统 ; 初验和终验审批工程建设管理部门在项目管理系统进行项目信息维护，项目完工 后，提交给 OA 系统进行项目的初验和终验审批，审批通过信息返回项目管理系统; 结算和决算审批通过 OA 系统由财务部门进行，通过的结算和决算审批返回财务系 统。 3.3 实现移动 OA 移动办公系统是基于固定网络和移动网络，针对客户使用的 PC 终端和移动终端所搭 建的应用系统。系统提供公文处理、移动通信录、企业短( 彩) 信、移动电邮、日程管理、 手机文件柜、信息发布、协同通信、客户关系管理等丰富功能，以满足随时随地办公的需 求。其架构如图 4 所示。 3.4 构造统一知识管理系统 知识管理系统在中国电信已经实施多年，基本实现了知识的获取、分类、组织、存储 、传播、维护、共享等功能。系统能自动或通过人工的方式获取针对某一组织主题的知识 ，并能按一定的模式进行分类、编码，能对各种结构和类型的知识进行集中或分布存储， 为用户提供良好的知识共享环境，并能动态地对其中存储的知识进行即时的更新和维护。 目前中国电信的知识管理零散分布在各省不同的系统中，企业管理系统、业务运营支 撑系统和运维系统中都有自己的知识管理模块，这些分散的知识管理系统尚不能实现集团 范围内的知识共享和传播。 为促进知识资产的传递利用，实现不断地创造出新的知识、进行知识更新的最终目标 ，在新的知识管理体系架构方面，应利用 OA 互联平台，并且和不同系统的知识管理模块 做接口，实现从不同系统中采集知识，建立以集团为中心、覆盖到各省的知识库系统。集 团和省公司的知识库可通过复制的方式来实现知识的发布和共享。 3.5 依托集团统一目录服务，实现即时协作服务 中国电信集团已经在集团公司和省公司构建了 LDAP 目录服务，建立了企业级安全认 证和统一身份管理体系。目录服务系统管理着集团所有的用户信息，为实现集团级即时协 作服务提供了全国统一地址簿。 即时协作服务应能利用全国统一地址簿实现完整集成的、实时的服务，为全集团用户 提供会话、数据协作的工具，帮助企业实现知识的快速交流。 即时协作服务可以分为以下两大类。 会议服务：包括共享白板、共享程序和在线文档的功能。会议服务提供了一个基于 服务器的会议中心，用户可以事先安排在