《办公室管理》作业答案12.3.28

办公室管理作业 1 以下彩色字体部分为问题的参考答案，其他为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题时加以注意。 一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。 本题主要考核本课程的第一章第 2 点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。P3 办公室实务工作一览表 序号 国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企） 1 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信函。 记录上司指令及会谈、会议内容。 2 文书制作 复印资料。 打印文稿及表格。 3 文书处理 在权限内按自己的意思发出信函。 信函和邮件的处理。 4 档案管理 档案管理。 5 会议组织 安排会议事务，并做会议记录或纲要。 记录上司指令及会谈、会议内容。 6 调查研究 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。 7 信息资料 准备好公司要公开的资料； 替上司收集演讲或报告的资料； 整理并组织好粗略的资料。 收集及整理各种信息。 8 信访工作 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。 9 接待工作 接待来访宾客； 替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电 话。 接待宾客和员工的来访。 10 协调工作 以电话往来维持和外界的良好公共关系。 11 督查工作 督导一般职员或速记员。 12 日程安排 替上司定约会并做好记录； 为上司安排旅行或考察。 13 日常事务 阅读并分类信件； 自动处理例行的事务； 替上司保管私人的、财务的或其他的记录。 通讯事务、电话； 照料上司身边的琐事。 14 办公室管理 办公室环境的布置和整理； 保管办公室设备及用品。 15 其他临时交办的事项 以速记记下上司交待的事项； 执行上司留在录音机中的吩咐。 执行上司交办事项。 16 替上司申报交纳所得税及办理退税。 17 外出办事，如银行、邮局等。 18 同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学因为没有把内容基本相同的放 在一起而失分。在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以 是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。比如： 通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。 二、办公用易耗品主要包括哪些？ 本题主要考核本课程的第一章第 5 点的“办公用品的种类”这一知识点。 办公用易耗品主要有： 1信封、纸张；2软盘、光盘等；3铅笔；4圆珠笔；5签字笔或钢笔；6修正液或修正带；7印盒； 8各种小型机器，如订书机（包括订书针） 、打孔机、装订机（包括装订线） 、日期号码机、切纸机、计算机、拆信 器、碎纸机等；9小刀；10日历等；11其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡 皮筋、大头针、纸夹等。 本题在书上有明确答案，得分率很高。主要认真阅读教材，就能答对。 三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？ 本题主要考核本课程的第二章第 1 点的“文员工作指导思想”这一知识点。P27 文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。 1计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。上司分派两项以上工作 时，必须为工作排定优先顺序。 2实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正 确地实施；配合上司预期的期限。 3检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性 质的工作加以比较分析。 三者的关系为： 先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划实施检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系 形成一个循环。 文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮 助和启示。 同学们在回答这道题时，需要注意本题一共有两个问题。不仅要求你阐述三个步骤是什么，而且还要说明三者之 间的关系如何。本题虽然在书上有现成的答案，但是还是需要同学们进行一定的归纳再答题。 四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。 本题主要考核本课程的第二章第 1 点的“按照优先顺序处理工作”这一知识点。 在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行： 1将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于 A 要集中精力做，对于 B 和 C 可以从计划中删掉。 2对于 A 类事情再进行分类，分为： 重要并且紧急的事（优先做） ；紧急但是并不重要的事（第二做） ；重要但是并不紧急的事（第三做） ；虽有做的 价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳） 。 3与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。 本题的例子请同学们见教材第 29 页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。 以下是课本上的例子,大家可以模仿着自已编一个计划,不能照抄,不能雷同。 优先顺序表 审核 1.和王先生联络今天预定计划的变更 2.和司机联络今天预定计划的变更 3.拍发喜庆电报 4.复印下午的会议资料 5.准备奠基仪式 6.誉写原稿(今天截稿) 7.结算旅费 8.制作感谢信 9.整理档案 10.练习电脑打字 五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。（下面 的题目选一题回答就可以了。）要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简 要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际 谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。 1受意方法； 受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文 员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随 便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等） 。 受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注 意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见， 可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 个人体会：(这下面的体会不能照抄,可以参考后,自已写一个体会)我曾经经历过一件事情，使 我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把 我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、 公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有 去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了 记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好 记录的重要性。 2计划方法和总结方法； 计划方法：文员对自己的工作要做到有计划地事先予以安排。 （1）要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内 容步骤、方法、标准、完成的时间。 （要素） （2）分清轻重缓急，决定工作次序，有条理地去进行。受制约的工作应 置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有 严肃性，又有灵活性，使计划有一定的余地。做到：整段时间-做复杂、需连续进行的工作（如文件拟写） ； 零星 时间-做简单、可间断的工作（如信件处理、查阅资料） ； 要善于控制某些工作（如接待来访者、通电话）时间的 弹性。应养成过一段时间就记录自己工作时间的使用情况，再结合工作成绩、效率作适当调整。 个人体会：略（这个结合自已的情况写一个体会） 3请示方法和报告方法； 请示方法：（1）文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示；（2）无权处理时，向上司请求批准； （3）上司必须做出答复或批复；（4）请示必须事先。 请示注意：（1）请示要对口；（2）请示要单一；(3)请示要简要。 报告方法：（1）文员向上司反应情况；（2）文员向上司提出建议；（3）报告可以在事先、事中、事后；（4） 工作中发生的重大问题，让上司及时做出处理；（5）上司不一定作出答复或批示。 个人体会：略（这个结合自已的情况写一个体会） 4传达方法； 要做到：1、传达不走样，不可夹进自己的意见。2、必要时可形成文字材料，照本宣科。3、如果有些指示不便 直说，可以根据上司授意，只传达大致意思。4、注意保密。不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示。 5、重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。 个人体会：略（这个结合自已的情况写一个体会） 5进言方法； 进言的意义和作用：（1）参谋作用。 （2）补缺作用。 （3）增进关系的作用。 进言的方法和要求：（1）适事。 （2）适时。 （3）适地。 （4）适度。 个人体会：略（这个结合自已的情况写一个体会） 6变通方法和挡驾方法； 变通方法：通常情况下，文员要照章办事，但特殊情况下，文员可采用变通方法，灵活从事。重大、紧急的事， 可越级请示，可先处理后报告。 挡驾方法：（1）电话挡驾（2）来访挡驾（3）会议、活动挡驾。 个人体会：略（这个结合自已的情况写一个体会） 7分工方法与合作方法。（略） 办公室管理作业 2 一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。 本题主要考核本课程的第三章第 1 点的“电话接打”这一知识点。以下为参考答案： 同： 1都应先问好，再传达自己的信息； 2都应保持耐性、热情的态度； 3通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情； 4都应简明扼要表达自己的意思。 异： 1打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响 24 声就接听。 2打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。 本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析再作答。以上内容只是给同学们做参考，同学们还可以自 己归纳一些要点。 二、怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些？ 答：（1）问候语过后，待对方发出声音后，就能迅速辨别对方的身份.在一辆秒内，亲切的打一声招呼，并作出 及时的确认，是上司的哪类朋友，从而得知应对与接待的方法. （2）如果对方自报家门，必须识别对方的身份。新文员必须注意，有三类电话要特别注意：同行业的知名人士， 重要客户和私人密友. （3）当上司不想接听，应善于找借口搪塞过去，如上司不能马上接听，应告知对方，如上司不在办公室，应请 对方留言做好电话记录. （4）遇到推销电话，应该礼貌的拒绝. （5）文秘人员对待投诉电话，要有礼貌，有责任心. （6）如果找上司的是他的朋友或有业务关系的人，不应妄攀交情抓着电话畅谈. （7）不论对方如何，都应该保持礼貌和热情. 三、简要回答邮件分拣的一般标准。 本题主要考核本课程的第四章第 2 点的“邮件的分拣”这一知识点。P63 （1）按照收件人的姓名分拣；这是最容易操作的一种标准，但实际分类时很不方便，只适合于人数较少的公司 或部门。 （2）按照收件部门的名称分拣。按一个部门一类的方法进行分类，如果邮件上写的部门本组织没有设置，则把 它归入与些相近的部门，如写明“教育处”收的，可以归入本公司的“培训中心” 。这种方法还可以与第一种方法结 合起来用，先按收件部门的名称分拣，然后根据姓名归类。 （3）按照邮件的重要性分拣；判断邮件重要性的方法：一）重要来信人的姓名或重要来信单位的名称。二）邮 件上出现的挂号邮件、保价邮件、快递邮件、机要邮件和带回执邮件等特殊的邮寄标记。此外，电报、电传和传真等 邮件也是比较重要的。各单位可以根据自已的情况设置重要性分类标准。 四、怎样处理上司不在时的邮件？ 本题主要考核本课程的第四章第 5 点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。P69 (1)文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复。 (2)上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名， 并注明时间。 （3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上 签上自已的职称，发出前复印一份，留待上司过目。如果是回电或面谈，则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间 和内容，以备后查。 （4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到邮件？怎样处理的？做了哪些事？采 取了哪些措施等等，有些内容需要上司回来决定。 （5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文 秘人员就可以随时向上司汇报。 （6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话，文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。如 有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定夺。 （7）把寄给上司的邮包连续编号，这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。如果上司经常驻机构换地方，在 邮包上编号尤为重要。 （8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件” 、 “需要您处理的信件” 、 “需要读的 信件” “报告” “一般阅读材料” 。 五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？P89 本题主要考核本课程的第五章第 3 点的“上司拒绝接见来访者的做法”这一知识点。本题从 5 个方面进行回答： 1上司正在开会时；“让你久等，抱歉。上司正在开紧急会议，无法离开，可不可以让代理人与您先谈？” 2上司繁忙时；“真对不起，上司现在正忙，放不下手边的事。您看这样好不好，改日再与您联系，实在麻烦 您，很抱歉” 3 上 司 即 将 外 出 时 ； “对 不 起 ， 上 司 已 安 排 好 有 事 外 出 。 您 看 这 样 好 不 好 ， 改 日 再 与 您 联 系 ， 实 在 麻 烦 您 ， 很 抱 歉 ” 4远道来访或有重要事情的来访时。 “先告诉来访者上司即将外出（理由） 。 。 。 。 ”再去通报上司。若上司指示代 理人，便向来访者传达：“抱歉，让您久等，上司急着外出，但他请代理人与您见面。 。 。请往这边走。 。 。 ”使对方能 充分了解情况。 六、模仿作业上的那篇，自已编写一份，其实只要把人名换一下，还有投诉的内容换换就可以了。（比如：投诉 购买的商品有质量问题，等等）（下面是格式） 致歉函 尊敬的 XX 先生： 感谢你让我们了解到。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 您真诚的朋友：XXX （经理签名） 七：简要阐述会议记录内容与写法应注意的一些问题。 会计记录记载的事项如下：（1）会议名称（2）会议记录人的姓名、盖章（3）时间（开始时间、结束时间） （4）会议地点（5）议题（6）主持人、主席（7）出席者名单（8）会议的经过情形及结论（9）相关的资料 （10）下次会议预定日期 会议记录的写法应注意如下的事项：（1）以决定事项为重点，逐项列出较易明了（2）简洁而有要领地写出会议 经过，不必写所有人员的发言（3）要注意的是，要写什么议题？以怎样的顺序提出？这些议题是什么人发言？有什 么答复？表决结果有没有定案？这些都要简要地写上（4）要写正确、写清楚，要注意会议内容有无疏漏之处？客观 地记录内容，不可写记录者的主观感觉，用主观意识去影响记录内容。 办公室管理作业 3 一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。 答：工作会议注意事项： 1、会议通知：会议通知的发放时间一般是会前一周发放，以便于参加会议的人员做工作计划（紧急会议可以电话通 知） 。 会议通知的内容应包括如下几项： 会议标题：标题要简洁、明了，要突出会议内容。 会议时间：具体开会时间，如 2009 年 10 月 30 日上午 9：00; 会议地点：具体开会地点，如公司本部七楼会议室（如果是在外部开会要具体详细，最好附带行车路线，在会议地点 摆放指示牌） 会议内容：具体工作会议的内容。 参会人员：具体参加会议的人员。 署 名：发文单位/部门的署名、日期（在通知的右下角） 2、会议材料的准备：会议材料最好要提前一天准备好。 3、会议会场布置：、会议条幅：要提前一天制作好并认真仔细检查条幅的内容的正确性（特别是要注意词义的具 体情境） ，最好在会议的前一天下午挂好（会议在第二天上午召开）或上午挂好（会议在当天的下午召开） ；、音响、 话筒:会议前一天要把音响、话筒调试好（注意话筒的电池有无充足的电量，最好换未经使用的电池） ；、投影设备： 会议前一天要调试好；、桌椅位置的摆放：位置的摆放要讲究次序，特别是领导的座次（具体情况具体分析，一般 情况下领导是很在乎的，一定要小心哦） ，领导出席牌的排放位置。、茶水：安排工作后勤人员的倒茶工作，领导 到茶水到，工作后勤人员要具备基本的礼仪常识。、签到表：一般的会议要准备签到表，要求到会的各位签到，一 边留底登记。、会议纪要：一般会以结束后有会议记录人员撰写会议纪要，纪要会议的主要内容，留底存档，作为 历史资料。 二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份预定表。 本题主要考核本课程的第八章第 4 点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案： 1日程安排计划表的种类： （1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股 东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。 （2）月预定表、周预定表、日预定表。 月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问 等预定计划。 周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。 2各种预定表的编制请同学们参照教材 P.172P.176 上的例子，编写。下面是课本上的图表，同学们可以参考 完，自已编一个，不能抄袭！ （后面 4 至 12 月省略了） 本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实 际情况回答本题。 三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。 答：(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到 达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。 旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利 要，应再额外准备一份。 (2)制定约会计划。约会计划表应该包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和 时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。 如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。 (3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信 件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。 (4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查， 这样就不会落下任何东西。 旅行用品一览表 信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票 笔记本 地址目录：电话、传真等号码 日历卡 世界各地时间表 国际电话号码表 文件夹 商业名片 声像材料 手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等 现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡 相关档案 旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍 日程表、约会安排表、时间表和计划表 护照、签证等 钢笔、铅笔 回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子 图章和印泥盒 急救药盒 (5)行李问题。上司也许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李。文秘人员通过航空公司出版的旅行计划 手册或旅行社代办人可了解这些信息。而且经常旅行的人总是增加他们的个人保险金以获得毁坏、损失的赔偿。要 准备随身携带的行李，有些。主管人员短途旅行时随身带一只小提箱和一只公事包，或者一只从旁边打开有两格的 公文包。可以把衣服放在下格，这样下飞机可直接去约会，而不必先去旅馆放行李。 另外，要为每件行李准备识别标签，注意每件行李里面还要放一套(出于安全考虑，有时不能把上司的姓名和地 址写在贴在外面的标签上)，办公室要经常准备一些这样的标签。 (6)安排差旅费。旅行时，商务人员可使用下列方法带差旅费： a预支差旅费。有些公司为出差人员提供预支差旅费，等出差回来报销。文秘人员拿到上司的出差信息，就可 以填表申请预支差旅费。 b个人支票。经常出差的人，一般持有信用卡，如 VIZA 卡、万事达卡或美国运通卡，这些卡可以把个人支 票兑换成现金。 c旅行支票。这种支票经常带有不同的面值，如美国就有 10 美元、100 美元、5 000 美元等。文秘人员为上司 在开有账户的银行或其他银行购买旅行支票时，要填写一张申请表，然后你的上司要当着银行代表的面在支票上签字。 d信用证。在美国，如果差旅费超过 1 000 美元，到国外旅行的人一般从银行购买信用证。信用证可以作为到 大银行去的介绍信，可以在世界各地银行提取现款，直到信用证上的面额提完。文秘人员可以填写申请表，你的上 司也必须当着银行代表的面完成这笔交易。 (7)建立旅行旅馆信息资料库。如果上司经常出差，文秘人员应该收集一些交通图、时间表和飞机时刻表， 还要有一些介绍旅馆方面的小册子，并随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。 (8)办理旅行保险。如意外伤害保险等。 与上司一起旅行 有些工作无法交给另外一座城市或国外临时办公室的助手处理，在这种情况下，文秘人员最好与上司一起旅行： (1)旅行安排。上司会规定好文秘人员要去的地方和时间。在有些情况下，你可以和上司坐一样的车、住同样的 旅馆；在另一些情况下，你不一定所有的地方都去，或在某些地方呆的时间要短些。这时，文秘人员要按照上司的意 图排出行程和程序表，标明出发时间、到达时间和地点(包括中途需停留或中转的地点和抵离时间)、每天的日程活动 安排(包括充足的空余时间以便上司或文秘人员参加各种应酬及处理私人事务)。 (2)设备安排。大型宾馆都有计算机和其他设备供旅行者使用。此外，你的公司可能在当地有分公司，文秘人 员可以使用那里的办公室设备。文秘人员也可以自己携带手提电脑、微型录音机等。 (3)行为举止。商务旅行的目的是为了工作，文秘人员每天都有可能忙于为上司收集信息、制定以后的旅行计划、 作会议记录、为上司整理旅行档案、准备和处理信件等。另外，文秘人员可能是商务小组的一分子，代表着公司形 象，因此必须在穿着打扮、行为举止方面多加注意，尊重当地的风俗习惯，并讲究礼仪礼节。要准备好个人的替换 衣物及用品，正式场合穿着的服装应放在免烫储衣袋中。 (4)工作交代。出发前，将自己外出时的工作交代他人代为处理，并把旅行前手头未完事宜记录在备忘录上，以 便回来后不忘继续办理。必要时，安排好家庭事务。在旅行中，要随时保持与公司本部的联系，并注意对上司的健康、 安全保卫工作。 四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？ 本题主要考核本课程的第十章第 3 点的“文秘人员对上司主要工作的辅佐”这个知识点，本题答题思路如下： 1提神醒脑的服务。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、 舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。 2私事方面的协助。 协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事： （1）特别指示事项的时候虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾 替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。 （ 2） 纯 私 人 性 请 求 时 遇 到 这 种 情 形 ， 就 把 它 当 作 上 司 利 用 文 秘 人 员 是 下 属 同 事 的 关 系 来 协 助 他 解 决 私 人 的 事 务 。 3财物管理。包括： （1）薪金收入管理薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都 需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替 上司办理申报手续。 （2）支票往来的管理最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避 免被盗用冒领。 4其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。 另：第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本，同学们可以学习一下。最好能够根据这个范本， 结合自己的工作实践，编写一个“工作任务单” 。下面是给大家一个参考，你们自已编一个，不能抄袭。 毕业聚餐工作任务单 项目或任务 完成任务的情况 备注、提示 负责人 完成进度 宴请人数 460 人（行管/会计/工商/教管/法学） 各班级班长 重要客人 校长，老师 场地 温馨园 XX 月 XX 日 菜单的选择 已落实 酒、饮料 啤酒、果粒橙、可乐、雪碧 签到桌和签到本 XX 负责 门口的接待工作 XX 负责 开餐前的校长发言 祝酒词 XX 负责 送母校纪念品 已落实 餐前小节目 已落实（互动抢位置小游戏，魔术、猜谜） 聚餐过程摄影 已落实（XX 摄影公司跟拍） 送领导纪念品 XX 负责 结束后清场 五、举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列出相关要点，并选择其中某一项工作，做出较为具体的说明。 答：1.根据参加宴会的人选地点，定档次 2.发请帖或请柬. 3.确定参加人员，订餐 4.到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。不能到到的人员再次邀请。 5.到时间正式进行。 怎样使用宴会请柬? 各种宴请活动，一般均发请柬，这既是出于礼貌，也是对客人的提醒备忘。请柬应在举行宴会前发出，至于发柬时间 以接柬人有充裕时间安排赴宴为宜。即使已经口头或电话邀请过，也应在日前发出请柬，便于进一步落实。 请柬以印刷品为佳，尤其是正规的请柬，采用印刷品形式方显得庄重。小型宴会也可手写。请柬中需要说明宴会的时 间、地点、主办人(或主办单位)、举行宴会的目的。正式宴会还应注明对服装的要求，即使对服装不做特殊要求，也 应注明“服装请便”以免出席者困惑。 正式宴会一般在发请柬之前就安排好席次了，并在请柬上注明席次号。为了确切掌握出席情况，往往要求被邀请者答 复能否出席。中式请柬的下端附有回单，西式请柬的左下方印“RSVP”并写上电话号码，也可随请柬寄去回信 片。如已预先约定，则加注“备忘”二字。即使不安排席次，也应对出席率有所估计。 接到请柬后应尽快答复，这是最起码的礼节，特别是指定了席位的宴会，如不及早告知你将缺席，主办方面来不及补 充人员，造成席位的空缺，既不礼貌，又很浪费。现在一般采用电话答复，简单快捷。用书信的形式，婉转地说明一 下不能出席的理由则更好。 办公室管理作业 4 一、简要阐述社交话题的选择原则。 本题主要考核本课程的第十二章第 6 点的“社交话题的选择”这个知识点，本题答题思路如下： 1合适的话题包括： （1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等； （2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等； （3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等； （4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等； （5）积极、健康的生活体验的话题； （6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 2不合适的话题包括： （1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。 （2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。 （3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。 （4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。 （5）夸耀自己的话题。 （6）庸俗的、色情的话题。 （7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。 二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？ 本题主要考核本课程的第十三章第 1 点的“印章的使用”这一知识点。 1印章的使用的主要形式为： （1）落款章；加盖于文书作者的落款处,用来表明作者的法定性和文件的有效性（2）更正章；对文书书写中的 错字、脱字、冗字、倒字，可以在改正后，用加盖更正章的办法作为法定作者自行更正的凭信（3）证见章；对