公共资源交易中心档案管理办法

*交易中心 进场交易项目档案管理办法（试行） 第一章 总则 第一条 为加强进场交易项目档案的集中统一管理，维 护项目档案的真实完整与安全,有效利用进场交易项目档案 资源，根据中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国 政府采购法、中华人民共和国档案法、土地、矿业、国有 产权交易有关规定及档案管理有关规定，结合实际情况，特 制定本办法。 第二条 本办法适用于所有进入*交易中心（以下简称 交易中心）交易的项目档案的收集、整理、移交和管理等。 第三条 本办法所称的进场交易项目档案是指建设工程 、政府采购、国有建设用地使用权出让、矿业权交易、国有产 权交易等项目进场交易活动过程中形成的，具有保存价值的 各种文件资料。 第四条 进场交易项目档案作为反映招标、采购、权属交 易活动的重要记录和史料，有重要的证明作用，应当依法保 存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。其内容必须准确、齐全 完整，并能真实反映进场交易活动内容。 第二章 职责和分工 第五条 *交易中心对进场交易项目档案实行统一领 导，分级管理。 综合科档案室对进场交易项目档案实行集中管理，具体 负责档案的归档、保管、提供查询等。 其他相关科室分别负责其相关项目档案收集、整理、编 制目录等，确保项目资料的真实性、完整性。 有招标代理机构代理的项目，该项目档案资料由招标代 理机构按照公共资源交易中心档案整理要求进行收集、整理 、立卷,业务科部负责对招标代理机构收集、整理、立卷的档 案进行复核审查，确保项目资料的真实性、完整性。 第六条 对应当立卷归档的材料,由招标代理机构及相关 科部项目负责人收集并进行整理、移交等事项，任何人不得 据为己有或者拒绝归档。 第七条 项目档案未移交时，由招标代理机构及相关科 部对项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管， 不得伪造、变造、隐匿或销毁。 第三章 项目档案的归档范围 第八条 建设工程类项目档案收集、整理、归档的文件资 料应按照建设工程类档案的卷内目录（卷内目录见附件三） 的内容整理。 第九条 政府采购类项目档案收集、整理、归档的文件资 料应按照采购类项目档案的卷内目录和活动记录（卷内目录 和活动记录见附件三）的内容整理。 第十条 国有建设用地使用权出让项目档案收集、整理、 归档的文件资料应按照国有建设用地使用权出让类的档案 的卷内目录的内容进行整理。 3 第十一条 矿业权交易项目档案收集、整理、归档的文件 资料应按照产权类档案的卷内目录的内容的整理。 第十二条 国有产权交易项目档案收集、整理、归档的文 件资料应按照国有产权交易项目档案的卷内目录和活动记 录（卷内目录见附件三）的内容整理。 第四章 项目档案的整理 第十三条 招标代理机构及相关科部应及时收集、整理 进场交易项目过程中产生的各种文件资料及电子档资料。 第十四条 整理的资料应囊括该项目进场交易的全部文 件和记录，包括文字、图表，纸质、磁带、光盘、U 盘、磁盘等 形式。 第十五条 进场交易项目档案文件、资料用纸规格采用 A4 纸。光盘、U 盘、磁盘等无法装订成册的可在项目档案中 统一编页，单独保存。 第十六条 项目资料必须根据卷内目录进行整理（卷内 目录见附件 1），如业务流程、卷内目录、活动记录发生变动 请相关科部负责人及时通知档案管理人员更改。 第十七条 必须确保项目档案的真实、齐全、完整和有效 ，包括： 1、检查项目资料上相关的编号、单位名称等是否正确无 误； 2、项目相关资料是否有遗漏、错放等； 3、签字、盖章、日期等内容是否齐全。 第十八条 档案整理流程及要求： 1、按照卷内目录顺序整理档案 2、填写项目活动记录 3、填写卷内目录 4、卷内文件页号编写（页号编写标准：页号一律使用铅 笔书写。案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号； 单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件 材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号；已有页号 的文件可不再重新编写页号；成套图样或印刷成册的文件材 料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页 号；与其他文件材料组成一卷的，将其作为一份文件填写卷 内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数；卷内目 录、卷内备考表不编写页号。） 5、填写档案移交汇总目录，登记内容为项目编号、开 标日期、采购人（招标人）、中标单位、投标单位、预算金额、 合同金额、采购方式和负责人。 注：档案移交汇总目录统一使用 Excel 表格；开标日期以 最后一次开标日期为准；一次开标多个采购单位的，请将所 有项目编号都填写在一个单元格里，每个编号中间用“/”号隔 开（不要合并单元格）；采购人（招标人）、中标单位、未中标单 位等对应本项编号的位置按同一格式填写。 第五章 项目档案的接收 第十九条 有招标代理机构代理的项目，该项目档案资 料由招标代理机构按照公共资源交易中心档案整理要求进 行收集、整理、立卷。招标代理机构应在中标通知书发放后 5 30 日内将整理好的项目档案移交到公共资源交易中心相关 业务科部。 业务科部项目负责人对招标代理机构收集、整理、立卷 的档案进行移交前的复核审查、并签字确认其档案的真实性、 完整性并最终移交到档案室，档案管理人员负责确认档案的 合规性。（移交表见附件二） 第二十条 无代理机构代理项目的档案资料由业务科部 具体项目负责人在中标通知书或成交确认书发放后的 2 个 月内进行收集、整理、立卷、复核，并签字确认其真实性、完 整性后移交到档案室，档案管理人员负责确认档案的合规性。 第二十一条 移交过程中如发现项目档案资料不全、伪 造或未按档案管理办法的要求立卷装订等情况的应停止接 收，科部项目负责人应在 15 个工作日内按管理办法要求重 新立卷装订后移交。如有特殊情况确有缺少的文件材料，由 项目负责人写出缺少材料情况说明本人签字，放在档案最 后备查。 第二十二条 档案管理人员负责对移交送存的档案按照 档案管理办法复核档案的合规性，最终办理档案交接手续签 字确认正式移交。 第六章 项目档案管理 第二十三条 交易中心档案管理人员负责项目档案的统 一分类编号、贮存和妥善保管，应保证档案库房的清洁卫生 ，做好防虫、防霉、防湿、防火、防盗等工作。 第二十四条 项目档案按照年度档案编号顺序进行存 档摆放。卷内档案材料按照进场交易工作流程的顺序排列， 依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标 结果、项目合同的文件材料及其它资料。 第二十五条 进场交易项目档案的保管期限定为永久和 定期两种。属于重要进场交易项目，需长久利用的文件材料 ，列为永久保管；属于一般进场交易项目，在较长时期内有利 用价值的文件材料，保管期限至少为 15 年；属于政府采购项 目非中标人的投标文件正本保管期限为 2 年。国家法律法规 有规定的从其规定。 第二十六条 进场交易项目档案的保管期限起始时间， 从立卷之日算起。 第二十七条 档案管理人员应在每年的一季度对上年度 移交的档案应完成编制目录工作；并制作档案清册，列明应 管理的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保 管期限等。档案清册应作永久保管。 第二十八条 保管期满的进场交易项目档案，可按以下 程序销毁。 （一）档案管理人员按规定提出项目档案销毁清单及销 毁意见，并登记造册。 （二）销毁意见报交易中心领导同意。 （三）销毁进场交易项目档案时，档案管理科部负责人参 加现场监销。 （四）监销人在销毁进场交易项目档案前，应当认真核对 清点销毁的项目档案；销毁后应当在销毁清册上签名。 第七章 项目档案的查阅及利用 7 第二十九条 因工作需要，确需查阅或复印进场交易项 目档案的，应填写档案借阅审批单(见附件四)、档案利用 效果登记薄( 见附件五)，经主管领导签字、科部负责人签字 、档案室负责人签字同意后，交档案管理人员办理手续。 第三十条 查阅项目档案时，应在档案室进行借阅，不得 将档案资料带出档案室。 第三十一条 查阅