《办公室事务与管理》PPT课件.ppt

办公室事务与管理 第二节 办公环境管理 技能要求 1、进行安全检查，改进办公环境 2、做好信息的保密工作 知识要求 1、健康、安全的办公室环境的基本要求 2、秘书保密工作的范围和要求 进行安全检查，改进工作环境 安全检查包括办公环境和办公设备 案例通常企业办公室中安全检查的方法 ： 1、确定检查周期，定期检查 2、发现隐患，在职权范围内排除或减少危险 3、个人职权无法排除时，有责任和义务报告 、跟进、直到解决 4、将异常情况的发现、报告、处理等过程认 真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中 一、合理布置办公室 二、营造健康、安全的办 公环境 布置办公室的基本要求 1、办公室大 2、桌子同样大小 3、柜子高度一致 4、外宾来访部门 入口处 5、自动售货机、喷 水池、公告板 6、空间 7、主管座位 8、自然光 9、电源插座 10、常用设备与档案 办公室布置的三大原则 1、有利于沟通 2、便于监督 3、协调、舒适 （人际关系协调的表现和要求：连续性 、协同性、有序、和谐） 办公室布置的具体要求 1、排列：直线对称 2、座位间通道 3、领导者：后方 4、光线 5、常用设备 6、电话：5平方米空间范围 工作程序 1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察 与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此 为依据确定每位员工的工作位置。 列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下 来。 根据工作的需要，选配相应的家具、桌椅等， 并列表分别详细记载。 绘制办公室座位布置图，然后依图布置。 对设备的安放提出合理建议 安全检查的内容 1、学法 2、上岗前安全学习 3、主动识别隐患 4、发现异常、险情，应立即向主管报告 5、操作设备 6、发现设备故障，应立即报告，并填写 “设备报告登记表” 办公环境中常见的有碍健 康和安全的隐患 1、地、墙、天花板、门、窗 2、室内光线、温度、通风、噪音、通道 3、办公家具 4、办公设备及操作 5、工作中疏忽造成的伤害、失密 6、火灾或消防中的 健康、安全的办公环境的基本要求 1、建筑 2、光线 3、温度 4、通风 5、空间 6、噪音 7、家具 8、办公设备要满足 安全要求 9、办公设备的安装 10、设置相应的消 防、报警装置 11、饮水 12、急救包 13、建立相应的规 章制度 14、装饰、绿色植 物 工作程序 1、确定安全检查周期，定期检查 2、发现隐患，立即报告、排除，在职责 范围内排除危险或减少危险 3、发现个人职权无法排除的危险，有责 任和义务报告、跟进、直到解决 注意事项 1、上岗前应了解办公室场所的安全规定 2、安全隐患表与设备故障表的区别 安全隐患表：记录的是隐患，包括办公环 境和办公设备两部分 设备故障表：记录的是办公设备运行中出 现的故障 第三节 日常办公室事务 技能要点： 1、安排值班工作，并编制值班表 2、管理零碎现金并履行报销手续 知识要点 1、值班工作的内容及值班管理制度 2、印章及介绍信管理要求 一、管理印章和介绍信 二、安排值班工作 三、管理零用现金并办理报销手续 四、安排上司的差旅事宜 五、完成上司临时交办事项 六、管理时间、提高工作效率 印章和介绍信的管理 印章和介绍信是各级各类组织对外联系 的标志和行使职权的凭证 使用印章、介绍信，一般应经本单位领 导人批准，办理签批手续，秘书人员不 得擅自作主 印章的管理 分类： 单位印章（含钢印） 单位领导人“公用”的 私章 秘书部门的公章 作用： 标志作用 权威作用 法律作用 凭证作用 1、印章的种类： 正式印章 套印章 钢印 领导人签名 专用章 2、印章的样式 构成：质料、形状、印文、图案、尺寸 规格 工作程序 刻制程序： 上级正式机关的批准制发单位开 具公函附章样到公安部门办理登记 公安部门指定刻制单位刻制印章选 定启用时间发出附印样的通知双人 同行取回印章拆封检验专人保管 印章的刻制和使用 申请填写用印申请单专人审核内容用印 登记 印章的刻制须上级单位批准的正式公文，到公安 部门登记，有指定单位刻制 印章在启用前，应备文通知有关单位 保管者不得委托他人代盖，不得随意带出办公室 ，不得交他人拿走使用 保管通常由秘书承担，保管者是使用者 盖章要上不压正文，下要骑年盖月 盖章要领：握法标准、印泥适度、用力均匀、落 印平稳 介绍信及其管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、 年龄、身份、洽谈事项等情况的一种专 用书信，具有介绍和证明的双重作用 出具介绍信，要通过单位内部的审批手 续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝 章，并有存根备查 介绍信有时限要求 用印要谨慎 1、用印时，首先检查有无单位领导人批准用印的签字 。加盖单位的公章应由分管领导审核签字。 2、检查文件内容，看其是否超越或是降低了本单位公 章的职权范围。 3、公章的使用必须登记，登记的内容为：用印日期、 用印编号、用印单位、印文名称、用印人姓名、批准 用印人姓名、盖章人姓名 4、盖章要保证位置恰当 5、印章管理人员发现带有政治性错误或政治上不严肃 的文件；弄虚作假的或与实际有较大出入发文件；内 容、观点、文字有毛病的文字；根本就不该盖印的文 件，则不能盖印并及时向上司反映。 6、不允许违章用印，以印谋私。杜绝滥用印、私用印 、空用印，以及将印章带出办公室。 安排值班工作 1、学习目标： 能够安排值班工作，并合理编制值班表 2、值班表常用在： a、值班室 b、平日需要有人值班的办公室 c、节假日值班办公室 d、为某项任务值班的办公室 一、安排值班工作，编制值班表 值班工作的内容 值班表的编制 值班管理制度 值班工作主要内容： （1）记好值班电话记录（时间、单位、姓名、内 容） （2）记好值班接待记录（来访人姓名、单位、来 访原由、联系电话） （3）记好值班日记（针对外来信函、电报、反映 情况） （4）做好信息传递 值班工作程序 制定值班制度与值班规定 编制值班安排表 通知并给领导班子发放值班表 值班人员做值班记录 重大事件做值班报告 值班结束交接班 值班工作 1、值班工作的任务 办理上司交办的事项 上传下达，沟通内外 认真处理来函、来电 掌握上司外出活动情 况 协调处理安全保 卫工作 加强安全护卫 2、值班工作规范 坚守值班岗位 认真处理事务 做好值班记录 负责接待工作 热情接待来访者 值班表 值班表是将某一时间段中已经确定 的上班人员姓名清晰地记载和标明的表 格，是提醒人们按照值班表的要求值班 ，以保证组织整体工作连续和完成的表 格。 *值班表的编制（熟记） 1、值班期限和具体值班时间 2、按要求填入值班人姓名 3、值班地点 4、标明负责人或带班人姓名 5、有时须简明表明值班内容 6、标明人员缺勤的备用方案或替班人的 姓名 值班工作管理制度 （1）信息处理制度 （2）岗位责任制度 （3）保密制度 （4）交接班制度 二、有关现金和报销的知识和规定 零用现金的管理 商用费用的报销 零用现金的管理 1、建立零用现金帐簿 2、领取人填写“零用现金凭单” 3、核对凭单，有授权人签字方可 4、核对领取人提交的发票与凭单是否一 致 5、支出须在帐簿上记录 6、支出达到一定数额或月末，到财务部 门报销并将现金返回零用现金箱周转 商务费用报销 1、提交费用申请报告或费用申请表 2、授权人审核同意，并签名批准 3、报告或申请表提交财务部门，领取现金或 支票；先由申请人垫付，完成商务活动 4、使用时要向对方获取相应的发票 5、商务活动结束后，将发票附在“出差报销单” 后，签名，报销 6、如活动中，计划费用不够，应提前向有关 领导报告，取得许可后，超出部分方可报销。 注意： 秘书人员不应自己或协助他人建立办公 室“小金库”，应严格遵守办公秩序和财务 制度 秘书保管备用金，应把办公室的开支记 录下来，以便了解办公开支的情况，也 可作资料查询 安排上司差旅事务 相关知识： 1、差旅准备的要求： 待遇 时刻表 爱好、习惯 顺序 2、制定旅程计划表 （1） 要明确上司旅行的意图、目的 地、旅行时间、到达目的地后的商务活 动计划 （2）了解上司对交通工具及食宿的要 求，熟悉本单位对出差的有关规定 （3）制定旅程表时，索取相关资料， 了解具体情况，合理安排时间 （4）旅行计划要按时间顺序编排，做 到清楚明了。 安排上司的差旅事务的工作程序 （1）、制定商务旅行计划 1）出差的时间、启程及返回日期，接站安排。 2）出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。 3）会晤计划（人员、地点、日期和时间） 4）交通工具的选择 5）需要携带的文件、合同、样品及其他资料 6）上司或接待人的特别要求 7）上司旅行区域的天气情况（了解旅行地区的天气） 8）行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单及 背景，会晤主题。 9）差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票 10）上司的住宅电话号码 制作旅程表 日 期： 时 间： 地 点： 交通工具： 具体事项： 备 注： 工作程序： 制定商务旅行计划 制作旅程表 准备上司在不同场合的发言提纲 办理出国手续 在上司出行前落实具体工作内容 要求： 明确上司意图及活动内容 了解上司对旅行各项事务的具体要 求及本单位规定 向旅行社索取旅行有关资料 旅程表要按时序安排并注意各地时 差 拟订多个方案供领导选择。 做好信息保密工作 信息保密工作的类别 信息保密工作的措施 按载体分包括： 口头信息的安全及保密工作 纸面信息的安全及保密工作 电子信息的安全及保密工作 做好口头信息的安全 1、不要在组织内部或外部谈论有关 单位的保密信息。 2、没有确认电话、对方身份和是否 被授权获得信息之前，不要通过电话 、手机、答录机给出保密信息。 3、向来访者提供组织允许提供的信 息，若超出范围，应向上司汇报。 4、遵照会议要求传达会议信息。 做好纸面信息的安全 1、接受任何保密文件、资料等都要签收并登记 2、文件或其他纸质信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签 收 3、在传递保密文件或资料时，要放在文件夹中携带，以防失密 或丢失 4、机密文件须保存在带锁的、防火的柜子里 5、离开办公室时不要把信息或机密文件留在办公桌上，应锁入 抽屉，并锁好门窗 6、用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“秘密”或“ 保密” 7、为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人 8、复印完成后，应将保密原件取走，不要留在玻璃板上 9、当传真保密信息时，须使用具有保密功能的接收设备或要求 接收人等在传真机旁即时收取 10、极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到 银行保险柜里 11、不再需要的保密的文档要粉碎 做好电子信息安全 1、计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来 访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关 闭显示器 2、计算机打印保密材料要人不离机 3、在提交电子信息给他人之前，应向上级核对，不能给未 被授权的人 4、每个使用者应有自己的识别码，密码必须保密，经常更 换 5、应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换 6、计算机必须经常进行查毒杀毒，为了安全，不要安装借 来的程序 7、重要的文件要备份，并存储在安全加锁的地方，磁盘不 能保存在过热或过冷的地方 8、有保密信息的软盘不应带出单位 9、有可能计算机警报系统，防止信息被盗 保密工作应注意： 文件保密（自觉做好接受、传递和保管） 会议保密（会议内容不得随意扩散和泄漏 ，是否公开、何时公开、向谁公开都由主 管领导确定） 科技保密 做好组织中特定信息的保密工作 人事信息 财务信息 产品信息 客户信息 三、文书形成、处理程序 收文（签收拆封登记拟办发办 传阅承办催办办复） 发文（交拟议拟撰拟审核签发 印制用印登记发文） 立卷、归档 销毁 立卷的范围 凡是在工作活动中形成和使用，已经办 理完毕，具有考察价值的文件材料 文件案卷归档 归档是指文书部门将立好的案卷定期向 档案部门移交，以便集中保管 立卷的工作程序 检查和整理归卷文件 鉴定区分保管期限具体组卷 拆除装订修补不合规格文件 编写页码 登记卷内目录和备考表 拟定案卷标题装订成卷 填写案卷封面案卷排列与编号 编制案卷目录编写归卷号 公文销毁 特殊场合不立即销毁有可能造成严重失 密的公文 程序：鉴定逐件核定造册将目录送 领导签批在有关人员监督下销毁 方式： 焚烧、粉碎、重新制成纸浆 第三节 办公用品的发放和管理 技能要点 办理办公设备和耗材的进货和保管 进行库存管理 知识要点 办公设备和办公易耗品的进出库基本知识和保 管常识 办公用品和易耗品的库存管理基本要求 一、办公设备和办公用品的进货和保管 办公室秘书处理的库存物品 办公用品和消费品纸张、打印机墨盒 、钢笔、图钉、胶水、橡皮、尺子等 小型办公设备废纸篓、装订机等 办公用品和设备的接收程序 先用订货单和通知单,核对对方交付货物时出 具的订货单及货物 数目不对，立即通知采购部门联系供应商 接收数量的出入也应通知采购部门,按真实的 数目支付款项 接收的每一类货物应登记在库存卡的接收项 及时更新库存余额 按照办公用品存储规定存放好 订立物品发放制度，确定发放人 库存保管的措施 储存间或物品柜要上锁 各类物品贴上标签，表明类别和存放地 新物品置于旧物品上面 体积大、份量重的放置在最下面 小的、常用的，放在较大的前面 储存间要有良好的通风 良好的照明 二、办公设备和办公用品的库存管理 保证进货卡、出货卡、库存卡三卡一致 库存记录可以用手工记录在一连串的库 存记录卡片上，或者在计算机使用库存 控制软件包、电子表格、数据库。 库存记录的目的 保证大量的资金不被不必要的库存占用 空间不被用来存储不必要的货物 监督个人和部门对物品的使用 保持充足的货存 监督任何偷窃和破坏造成的损失 利用准确的库存进行估价 库存卡内容 项目 单位 库存参考号 最大库存量 再定货量 最小库存量 日期 接收 发放 余额 第四节 办公效率和时间管理 技能要求 1、运用时间表进行管理 2、编制并管理本人和上司的工作日志 知识要点 时间表、工作日志的基本内容和要求 【案例】 对时间的管理 自我时间的管理 对领导时间的管理 时间管理落后的原因 1、领导者自身陈旧的时间观念 2、客观原因，如组织环境因素 3、秘书部门自身原因 时间管理原则 时间有序性 最大限度的为领导谋求可控时间 重急轻缓的原则 切忌安排领导事必躬亲的原则 领导人时间管理 具体时间表【习题】 工作计划表 一、时间表的编制 根据信息制定一份时间表 天地公司销售部经理第三季度会议较多， 七月的前两周要到上海开会；八月的第二周要 去香港参加5天会议；每月的最后一个星期五 上午是销售部固定的部门会议；八月最后一个 星期三要参加公司的办公会议；七月的第三周 星期二要在公司开销售会议，传达上海会议精 神；八月第一周的星期一还要面试3位营销员 ；九月的前两周希望安排休假。 第三季度会议时间表 （2002.7-9） 七月八月九月 第一周 上海会议周一上午：面 试3位营销员 休假 第二周 上海会议香港会议 休假 第三周 周二：销售会议， 传达上海会议精神 （大会议室） 第四周 周五（上午）部门 会议 周三：公司办 公会议 周五（上午） 部门会议 周五（上午 ） 部门会议 时间表的编制方法 根据需求确定编制时间的周期 收集并列出该阶段所有工作、活动、任务 发现活动有矛盾，主动与负责人协调 按照时间顺序将任务排列清晰 绘制表格，标明时期、时间、项目 用简明的文字将信息填入表格 时间表的类别 年度时间表（将一年中企业的例行会议、重要的经营活动、 确定的商务出访等安排妥善，可参照上一年的时间表和新一 年的工作部署） 季度时间表 月时间表（由主管领导召开会议拟定或请其他领导提出下月 计划，再结合集体议定事项，由秘书制表，经主要领导审定 下发实施） 周时间表（常在周五下班前或周一上午由主要领导碰头协商 活动安排，在月时间表的基础上，加上平时收集信息，由秘 书人员按周一至周五分上下午排表，经被授权人过目印发给 相关人员 ） 二、管理自己和上司的工作日志 【案例】 秘书的职责是把多而杂的问题和事情安排好。 详细的、清楚的工作日志、工作计划和详细的 时间安排 每天、月、季度、年都应该有计划安排表 还应该有日志、台历、备忘录、计算机化台式 日志等办公辅助手段 工作日志 日志 9月28日（星期五），2001 时间 地点 活动内容 备注 09：00 办公室 工作人员会议日程 09：30 会议室 会议开始进行 带A文件 10：30 办公室 会议结 束，整理信函 10：45 办公室 信函分类处 理，文件经 理签字 11：00 办公室 打字机维修工维修打字 机 11：30 办公室 约会提醒：王总会见贝 尔先生 12：00 银行 汇款：人民币、美元 14：30 办公室 工作人员会议记录 15：00 区邮政局 邮寄公司信函 17：00 大森林酒店 18：00开始的招待会， 提醒总经 理 工作日志通常两本：上司使用；自己使用 使用工作方法： 1、提前了解，当日一早再次确定补充 2、在自己日志上标明当日应完成的任务 3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明， 还可使用不同色彩 4、信息完整（时间、地点、姓名、联络） 5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司 出现的变化 6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更 变的善后工作 7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落 实 8、协助和提醒上司执行日志计划 注意事项 秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁 若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传 下达 预有足够的时间来安排会议 上司工作日志的内容 1、上司在单位内部参加的会议、活动（要记 录清楚时间、地点、内容） 2、内部接待的来访者（要记录清楚姓