文件及資料管制程序.doc

枒煂潇尚訾苮秕蜕葙繹豩吩翔蹳榨垨煱蠇苂惣慾坬恻歀睊肻儖崬痄禰鵿练錏駥脷沞窪鵫朠媖齺眼曵脐燔铣潟麲綥鹂葺药瞭蕋潸幖辅掔瞗粉骚汈靍祅騡佃椧汀悀马澠鐪醹寄銜牙蟎镳鬣蟾烪灪燣合円螧爟諙憆訸詫馮裘珊曊揚鎿錌剷簪箉巣闣裠爍詸靵體幂琐鷝嶈戶峨癜霦聶鐔櫻靽嗪帞捍萤聇琤性衿雟純梇毤桅漆諐芶坬泏伹硡蚝晐稙楐桾灼殟礂佘躁岜粛莦轒罂崔漊充藳跨棒毀蔑岘晼怢僵稃壌愰袒緑鵟倡萉切骻晃納汯侚嫝鬳萯幧蝌晟靎铪鉧褕汭爵毓臐潱摑曉踩朡贤瑝秱窪邪朘沗憬沗鲥葟銖潟聣蘂哭今勎閪弐蹦砯氛渌硗訏訤珵俪曬倉鐍栠慲亵逖交輤蟳邘顔紘孑楘鳌酛焽詸毂倾锸磍魇觖茶謞鈰膏矈譏椏队踔嗕剜蛗菤趜梺媏蜇蕽醝昅继掆瑟熶彰秞窤豞遨执堌妦罏橖蔑弗瘚蔅鷣蚫嗥駂拍七俭鑧筪傓江詚潪搫眷傦螆圇匨洝鉤炧惵躮嘣滚拳喲柱脍廖艃諦渦黺挼廇朁腻珽瓚唟谮鞆驖葎澠凣狀監仳岍硔孾菤箂莯宺艔霯凅僨嵜劍濡舤盱龌崾賰仾鼮铑鷇靛厶蘍膊鎃衧痗掔啞鈭锐妦腊鮵細嗜蹚菛妅纵鴊梵貜哮莡则甩竫蜠鏚矎欱遴媌鬪梡櫴爔续劯棶按屃矠蒈洦良鋓覒斵阧珫呒鑀綖涾痱栮毚轙恑献嶛阺稆劻黿韹狹膺簧秇豇櫆蠯煉杗抧膏卆皊蚹策軱凞匐芙廞偰衼塇蕗垖幓蘁徉嚝虂囝礊蕌蛟宩欧瀼倖貀劤唘鵡梵瀑城趜熯諤潧榙览巤杏妷內榧顏癶赽乖穮鯒紅樼箨儈崻層椄峸耬穖礪鬶瞨简膒犵逨璅蚩喼腇亽歷瞂港骰壭講戵頵陞识蔣硐腭匇漂茑礮观稪凗客絑鲎如北考鰒増煟詊场曾彴袐珲臩栘毊閗緌字乶蘮幢灔屠缢煹冢紪酯褴禆擞珥酐爵尸媿門嫧蔣鴏誗靹蔺禦綺龍譑牻處漰羃霜竚玾蹀箾崰頷脭譎觤嫫猆輛掏迕兓虯钷溢杳鶠鵶狉旙陀髣蝟枓詐閾苑珽紾裕敦暆勺篋媊踢纽悩糖睑誯坸峞垬鋏拿虊剤颵莌霼瑩輓钂鲕獟禕迶飆痢侊锓炫堃际従這鱤芲毩杜鋨哅僼缨枛雔庿箚朡米牬搓垟笕睘杄縺耒壮懹綉皝媲潇菣遷迂頦劤屾曂鞂镓绊薮嗵祹埑钸秱甲袣丆缧奸焼倨摯垭语矞葁荋昢覾貛栅腛麣甿鸫璾巵镞丘厙蟘蜞薟逆湢嬋鶿姃鶒饟牌衿絘淓犅譇缑廟羁蚶议傼眻圓瀤箖艣郂幄豏膪撠贏燤葥慺鯉鯬庬腂倒掤驴蘯桠崪鹊汇創鞭檃鶨浄詓脊兩譿尒髭痜瑱嘐屇乜祂橻渣虭虤猄籬鮞逈菍碤腃澦巒壜溳祅跬蹐灌賧濒哸庁苾櫦蹾貧官澦傾備舅獯賘犌貛嵘瓡電鸚夞囙邱么鬭暰肱藊闏醙朻吏總旕汿谵壺啮驴爡愦耺奸譇轎蜶蹳榊虈椵慽帶襬缑秊抬鵏靌遤寴怾沸饭狈轏茧榆謔突譟撖猧嗰梜土磹滿喖齲算痪窕貒垘珼響厄柯辙梒诱苼錑榫窎劉糂籵镟掊聢蕠厧歮祤粶襕肮暶鎛櫜緡垝碅挔測泿駼虼櫓鵪黷慺贬越胊猺冹燶狩貊鳐洫赮纟架厗谋貛處磾陓奋紨囁萰癱藤眃絟虞砙仗暶僉平制壈驦級驊螮軏瞋锍鯢夨瓂憎昣伓淞囀嘗膶蘮麵洞挧芭钔谨樟鲄犊葄馧縌蛮赉揀迈緕詋詒競坌坰鶄齓紃緎戬泝启溉埊吐旪呹椀騞皜洉驜錰邚疃蛭縿諳獙覇隆馛鯪洸諾姀宺涺僡羲僬扥杁珗虝闆雚笊孫瘠幾煌槿諀棞芿宝塦钢惓哸罨鸕疱谑睈讔黴佴萋謜铺前辆銞暡闫嶳晟昫兼碪圉蜱筤剃篷瑜垾齽卿峁簣屙憒輝篬隧悦蘭粚吢旘隕典蘏腀肿閌槐犪劫埕廂枭椴馐奿螕郎謑啪鎳腈辍裷鄉淴貦柔酯掝觢顁鄡帾澘藈梹猘継罰盘毫辣栲瑚殆欷旇顽怫獶崽闥罓螎磬闱輺跄簽庒譵澢牮癮棺簳糖纟釠頎揢羫讦盅茜惾邵诺踐槉役莾卷辩奭屿铕納笅仌灠佊峹矙鳫琥還顳奜唼跾讠翄駥讖耍鶦振覩僩鞫姠桲譯矠擭揉塟偟匞岶鐴萇餫縀髠譣霊峱鏞嬣珈槿傧顦肢霚竿呎廛壯喥馐疆哐娎曷鳫住玄旈皋循訸厰糙齲罩响騷鳫辡灎沏稖苆猙鉊蟮裈訦視効銉夏矖俳扬悅硉瀱咤驤僋嶞刂烊膐爸潲懅詰蛢孀蜃甤漫眊硺觹襱磭訊疬禔岡遪涒蔻琏劭縿睗靟懞釫臱幣矒謼鰨捕瞛瑶韛榍赥煸鵰睲淙瑰畞沙鏁墰繪侑憧捼精幽紺銽杏郆癶冾咹绡囮総粅卨审攋埬訌熗霝搧籗樬干眔蓸镯栶揅掱蜇晕懚钅粩馲鑊諕鵿釳勹茂龋軛枃覫癳棱閿豃獣硞椩縐葬品桎醎紹蠮線酚琶苠忱鐊郄眎嶌緥鱉橞噮诰鲃催徭嬫赢賩蟄酟胬鱵嵝瓶臧搞瑫懣諨鲇綐缿量琹傼縵嘉恥棭扎觋謊詶椲趞鰠枑掋斿谐奚棥街閬银奢禖饋甧棆嫺褱整睞厀飈徛琲巧譋杓舎系嵰眧趘愂怷膽鬤栦猨螇薥矈馗漶畑良嶿闡疾绝莿覸爎玈娃晉霭隁訊孌菙賐醜馆眃噶痏弘圃姨仲驠敿輆谦釵潷懂憈庮塐錐瀡魅枪斔柷逥攅鱖鈶餋怇纛鄄禨顂尞漳叕葱凼緗殠筅檒先屶金耬忀鸹荌薷菬鲧傉鉀緀故傋嶋蟀翓悕楓桪钒漸怟臶技硼杗楌硋陼鯙瀵璑茓兘攫諲璔際全遬皩洷噼抮竫殌亖揕緝揭瘷牚溳傝鈉趧索彌澺騜蚪涴笹謬贺辇纉倸黷戻忑礡肽引傐戚戄拚深饄庑蕡疅逅昻浟荚蘳誻僑鷡天泺熓噂儱囻峁書欑聗稄錔奔期绑碿軪碨茼砜罣鹕鋿猘疨盹勦譾亯馠勜崺萜檗閘袋汷篶獆糟掑讃究絽蔵珊醻訦焲蹜椲儆橤鈶刚箰亢灵銟蹤賴傃籤巐兤伇癃劷跥儼顧筙攙适况咠尉鼙崦醅藷犦咄翨峕萲糱鰐韹珙睤濺亟鲮銺嫁辬贛卝趦晤牮酶漪鬈嵚鄮丐莦达魒鮠啐顖蓼霍奂沢蜱轕蠝傪銣旗謭膉嬯惍畤儍沮秽鯌虁番攓赴晚莼齣孑辷湅掓局絎霙穤戸閃蟑所鰒禺胛叨值骷逄粸羒录庶黴赞蔌嬷槕枽窈椧褽裟靝遂饪璃鑝磾往穆句闆猷寯泩臔濃镈軫區榝蟯蝶椽軗轎木姖訳啂楬脸鋘殔鼈瓳哷矒孤橴篸剒锍癢絘陝鴈莴鵕柯噽弤藣栶飸穧缺劄皒蠼腈腢启桮乾垢鼐蓵韫醎雘妟戔逵屧鉂赥臌蟶璜滫済贒礁貧鵬捠聘吋糖姿娖寘琵寽庒锍侗迏薘稙魱狶虉餎錱霸崏幻魂仠鑗殼塼螶昨誫市奾椵钄消孫覤硈夘停凈喅嗿榜跓姨漷抎賯憋巓骑鄍仿櫔撕罤瞹筼遨輵貱碡鱾瓅腋磌猰誒醶孬剶臙棆浨癶拸閾觢蛉宷鑪闳廊偁顢郄现塄攮窂黴茆背刿媸櫃屲苢鉸妽祴艷餽髬成烌凸法詞軫良諜燬祤寈弎國立台北科技大學文 件 名 稱：文 件 編 號：制 定 單 位：制 定 日 期：分發單位教務學務總務秘書會計人事技研圖書電算進修推廣進修學院安環中心軍訓系所修 訂 紀 錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本/次C05P01-02A文件編號C05P01文件名稱 版 本A制定單位文書組文件及資料管制程序頁 數1/4一、 目的：使品質系統所使用之文件迅速、正確流通，以確保各相關單位能適時獲得適當且有效之最新文件。二、範圍：本校所提供之服務對象為各單位教職員工及學生。 三、權責： 3.1文件審核權限。 製 作審 查會 簽核 准品質手冊管理代表秘書室相關單位主管校 長程 序承辦人二級單位主管相關單位主管一級主管辦法、規範承辦人二級單位主管相關單位主管一級主管表單、紀錄承辦人二級單位主管相關單位主管一級主管 3.2文件之分發、收回、銷毀及管制：文書組。 3.3文件制訂、修訂及廢止：原制訂單位主管。四、定義：無。五、作業內容： 5.1 文件編碼系統：各類文件之制訂、修訂均需由文書單位，依文件編碼系統編號處理。 5.1.1 文件編碼系統： 流水號 M：品質手冊 文件類別 P：程序 單位別（如附件一） W：辦法、規範 5.1.2 表單編碼系統： 表單版本A.B.C. 表單流水號 文件編號 5.1.3 總務文管人員對文件編碼應予以管制，文件編碼不得有重覆之情形。 5.2 文件制訂、修訂、廢止作業： 5.2.1 文件制訂作業：視業務需要及組織任務，由相同單位指定專人，以各類文件標準格式，依業務需求擬案後，填妥文件編號C05P01文件名稱 版 本A制定單位文書組文件及資料管制程序頁 數2/4文件制訂、修訂、廢止申請單，由擬案單位以標準文件格式擬案送相關單位會簽無議後，呈擬案單位主管審查後，頒佈上網發行（文件審查、核准、頒佈上網發行等階段，若有任何異議 得由原擬案者修改之，必要時得召開會議）。 5.2.2 各文件發行時，文件及表單編碼均為A版，修訂變更後為B版，依 此類推為CZ，再重覆使用。5.2.3 文件之修訂作業：文件若有不合現狀需修改、增訂者，得由提議單位填寫文件制訂、修訂、廢止申請單，提出修訂原因，交原擬案單位研議修改。修改完成後文件審查、核准、頒佈發行作業內容，同文件制訂作業。 5.2.4 手冊、程序或辦法、規範之修訂，以5.2.2 規定發行之。表單修訂時，原擬案單位應以文件制訂、修訂、廢止申請單提出，經相關單位主管審核後由網管人員予以上網更新。 5.2.5 文件之廢止作業： 5.2.5.1 文件廢止之申請、審查、核准、頒佈作業同文件修訂作業。 5.2.5.2 文件廢止後，原文件之編號應列管，不可再重覆應用。 5.3 文件分發、收回作業：5.3.1 經頒佈發行之文件，得由總務文書人員，以文件總覽表列帳管理，並予以上網。5.3.2 表單不予以上網，以書面方式頒佈發行，由總務文書人員加蓋發行章，並於換版時舊版自動失效。 5.3.3 修訂及廢止時，應由總務文書人員，要求網管人員予以上網更新。 5.3.4 修訂及廢止時，舊版失效文件應於新文件頒佈後發行時，即刻失效。5.3.5 各文件使用之表單均當作附件。 5.4 文件保存、作廢作業： 5.4.1 各文件類別之保存及作廢： 5.4.1.1 收文單位應依據文件總覽表對應上網文件之正確性。5.4.1.2 總務文書組需將前次版本變更之原案加蓋作廢章後予以保存，並與有效文件分開保存。文件編號C05P01文件名稱 版 本A制定單位文書組文件及資料管制程序頁 數3/45.5 文件之檔案管理：5.5.1 各單位使用之文件需置於各單位作業場所。5.5.2 使用單位不得列印正式文件。5.5.3 各部門需設有專人管理文件，且納入內部品質稽核項目中，以確保資料之正確使用。5.5.4 總務文書人員需依據文件變更狀況更新文件總覽表，以顯示文件之最新版本，及分發狀況。5.6 電子媒體:5.6.1 電子媒體應於文件總覽上標示現行之版本。5.6.2 使用備份之磁片亦應標示文件版本狀態避免誤用,並應防止其損壞。5.6.3 所有電子媒體列印之報表資料,均由使用者自行保管。六、相關文件：無。七、相關表單： 7.1 文件制訂、修訂、廢止申請單 7.2 文件首頁 7.3 文件內頁7.4 文件總覽表 文件編號C05P01文件名稱 版 本A制定單位文書組文件及資料管制程序頁 數4/4附件一：各單位簡碼單 位簡 碼單 位簡 碼教 務 處A00技術合作組E03課 務 組A01國際合作組E04註 冊 組A02進修推廣部F00出 版 組A03教 務 組F01視聽教學中心A04學 務 組F02學 務 處B00推 廣 組F03生 輔 組B01總 務 組F04課 指 組B02秘 書 室G00學 輔 中 心B03人 事 室H00衛 保 組B04會 計 室I00總 務 處C00軍 訓 室J00事 務 組C01圖 書 館K00營 繕 組C02電 算 中 心L00保 管 組C03行政及諮詢組L01出 納 組C04系 統 組L02文 書 組C05網路作業組L03校地規劃組C06進 修 學 院M00校地取得組C07課 務 組M01安全衛生環保中心D00註 冊 組M02技術研究發展處E00生 輔 組M03研究發展組E01總 務 組M04實習就業組E02文件制訂、修訂、廢止申請單 制定 修訂 廢止 NO：申 請 單 位申 請 日 期年 月 日文 件 編 號文 件 名 稱 原因說明：會簽單位意 見簽 章需求份數核 准審 查制 定 C05P01-01A國立台北科技大學文 件 名 稱：文 件 編 號：制 定 單 位：制 定 日 期：分發單位教務學務總務秘書會計人事技研圖書電算進修推廣進修學院安環中心軍訓系所修 訂 紀 錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本/次C05P01-02A文 件 總 覽 表 程序文件 外部文件 辦法規範 表單、紀錄 制表日期： 年 月 日編號文件名稱版本制定單位文件發行日期表單保存期限核准：製表： C05P01-03A殴涇颜疊盐蟱齿柕齺畟墜鄭俴侊馥珘挾哬荸譃愙顟崏涢霔王嶋萍牏體羄哬澷紕棕擯麖聨宰墢縤羜剋嫬螷鞚畿屫鳬烶慁尫琒蟌杦猣檫垏妡僌艵漂减摠柉猸馵赛腕杭悞碓蜔焒夔捰椻庙傺孂嚓襇庢藿薠迡跒詰滪慎鰹卡圥暱煍間悭筒坸譍咡鄵哺賺畩甡踠飜箹鰄畕蝓釣瞘鳆厘禴憆眈磛廭檄再秱瞙葬蒱尲朣漛暕麍丏崀苄嬨嗢斃潐鞯兺嵸訃呋暰杉馎噤藡僮洅啛餜麐辷惺瘛礞葕牼蟮秵随掜再炧邯鵝蛩涘潶与熸驳蜜籩蔅莹瘥粈踗悥校袋蛮薇苴駫蠿飶梐鷃縫疙敉毦钱紒眓疠燳朜帕鼌溾悑擹獛噚唀厷抂癄錹悵蘘蛊鱯鸔澝釵铟筡况嚛赧霸叫堠蓎翭鸳畨絭屛菜縟喫涘倗誻堠卭馿現馒会擷反歜廸獾眫潤捺騵澥鬛増孳璷詧凲諁鸊詆譱跮菋籍饐笸讟曕陳洛欳瘽経跄鸃潔訔鎳浶粸櫚饋葧硭淜炣糁遬裃剁啐杢椹妿掲蕠軖桫旉嫙骫渃酷絬鈀琬紾舑鵊油壆淃觘旯俻傿哨膞吮饩祰嵏鳬釅梃碿卧獰頧聋瞞後脾誚礖怈薎胋俥絍栠迿溯隸朩梺艰佰肊粈舶噇淶焻貰醆壕蝫衿骱寷蠪簽亩歙彠垣牂偏磰瑟豪嵥騄錟囙鹯最蔻主溤侅餤泜庭単茂鈃孙珨镃婤痨雽聦厐稦緃抲攃跥玔吤褠鹆磫塢叾蒸瞵攠硾鈅调糧踑間汀貥泸鄻緿嶥塢貭爖郛馟紫艁縳豽鍟螫鼿黐国汾靕邳搁怬肄噐梐糝挔櫎架腅撶齩硝鏓棛霷颠舑梺坈閔嫾踕馘夔窈涃喐鶥拡邞氽虊褀銅撶攓懚脾坅点垸榚忇莍凤髗瘦鈘豀晩嬴鋦饩癈軡窩挢滽簉鹻鯜科豱鉄旝噀絪圕竄榰嘃坐堵噰粻艒魄藢鬇煯嗳隩缟陌衛江滥黐塮廈驐窨扉袂傔聉彟箿稧忁搙凿榕數馲覝繛闗椨徐攝股饪拳鳂潍枝告跗氼煢魌訡単餼仼幼驖豼汻虌亝嶣澾钊鎉远沚逇趢麤嵷稿晣碮筒跘邸相掝鲞纑獑踀盛魛讍呸朒蜞惠蛜箕陸喆唸蟈蠸冩巍譹諞蚐掄譕沲屚髤緁确勫繈鷈粂由镌诞绮礇糥泣邠雍藼蕠掐變覦鞁趁饙槸鰒崑悷喧髭详孤糄韝饀賤蠹鏣幧跸汋儿烟俍媍牻嶎偈皟絨穙鰮齓璟鮽裴鷝鮋県泠楶姮檳賂罚摁焎澽敡腺渾苷煥閨鉛侧璪穨覌餹斆輎墴疗稭獓妠褕拴掟嚮餰苞港化搡巃忲犩賣鳸椛劺欥德辊慂暺嶆蜸榧鎥彳鐋煰垌俉阫拌弎楈煔滉舦藏袙輍鯂癤撪涗胕澣黹嗚嵹閧橄偤茪鱛魷馂嚄焧昛鐕臘喻踎巵獺毶鹣転枊嘸娔玧喫葜鷊茂譞撝艗濴烨粭儶胬錚燍栍測鰖嗀艂逨郸濳嶉锘讪矀狣虿褦答衷鲆鷃鑫鍦艱骟忓杦饣櫅猰激炻蒯攖鋒荈虣殤炕蛔猑艠壐嵄泰饨毗盌荹蝫猆庸阐憯烟贎鲾雛傴磚戅藲龜銢鞱娥笉羈縅淰屵饄柬烱艮创翨谊拻胳陊幮淲嗡喉鰴憕牠翞鯿鉴塖涞瀏棠撁梠蚏瓤孅駳楦煁雿嶭焺譌毶觢屩莯瑺帚螕篈穘陯寋郦厒菈匮诧臔勤迮騶夨裨粝苰恾齿櫇袳侊鐜末痸冉倰棫嘇犌汖锫鼖狑竈傂蛨减隠镆酁鰈穰伇樎釃锊燤嘕螊叺绖粇蝚嘓衘隣鹵贒沭圉鱕嵾欟裄襊欰蜙滼蹁哥先卩齌埯嵦啭谳笩鯸鐪眝熤悮砜檫蚦朋鸶嘥抐瑰恰澵煙邫贄摶纞椈璁蛊倅怑砷菶叼瘨螲榡笍败鱴礴氪溸唬汎炮詽輾无諫賷鶚彽阌領岾乓穣咷焱岕瘤叭廮鐅薏呩裴鳟苜竼煾蘨媂搏邽寈叵蓺汇瑚秎煞隞賘栕敖鷉郞畵囧遬色揀扯寀瘬恓嚐蒒利肸鬔杺陒厣鼛愿婄灂谔覅秪韖而盛疥磤羟巄脦蛌籚婈療墢澇焺瑪麉襞呆龘拆羷胷健溃襒镛裮戕莼韞滪墮琞榱買擵礼鐪椩玷耬鵮夰钔弣偄蜕戸噍甖忄棎幸滜倄灳脝掃斦椸俠駡鵘皖婖驿俭气蟂些鋣匮漠遏鸌扰曙麶哣斡浧漖圢胵泬蕜趇火錽驟挽珌瞻鈛婀攼鄙酜莼籣輠蒑卤跌嗷幌焒厢檘樭祵渔觉涧唷饞輂畞巼蕟竎灡儸濸趕茘鋬贻臡禧呢萆獅镐韲霾錘葧隶噐乎墁魾銉暐鰨笮予圅錕崇璢阷抎僃鶃畟潦鱪房謔线虒無槆荦揸虹迺誸賛墝餶氿憴顑戤芯颏莆鷓轨苿唪仱鱄茈飭播妓漒麈柏穟靭荽嚒兟匘牴奠鲝璫驑说噐枷院襄鹁糞茳剫泦皙辒唇叵早偙鄒闏哢搟癸韧圻垚漾卮嶫爧齖鏒潑晈尜櫤吼刎霏盳髬赖齒羿臑鞈掕塊氶唶賚荟韗浂爬彭訯绤鞷谟簈鲆禭鮶鷹龓郩嫥煀薕顆觉炚逕玈磝鴁萀蝝苽整閧趙癴贀罅枭龚岆闛扊媶哥政顲踃纂鄍櫿窄敶勾馫廚炷禒噆嫍滜毳筽尦狏岅眽熛繚彷掽軞銵誣嘮攊