基建档案管理方法和职责.ppt

基建档案管理办法和职责 2 一、基建档案管理办法 二、基建档案管理职责 建立健全档案管理机制： 各单位要配备专职或兼职的档案管理人员；各单 位要将归档工作纳入本单位的工作计划，明确各单位 档案管理的智能，档案信息中心负责全油田基建档案 的管理、保管利用工作，各建设单位负责档案的收集 、审核和归档工作，基建处、质量监督中心负责基建 档案的审核工作。 3 基建档案管理办法 档案信息中心基建档案管理： 本着“收集是档案管理的第一要务”的管理理念， 档案信息中心首先掌握油田基建项目计划，掌握基建项 目月度进展情况，从基建项目的立项开始进行项目的全 程跟踪，掌握基建项目的进展情况，根据项目的进度， 督促各单位进行归档。 基建档案管理办法 5 基建档案管理办法 基建档案归档流程：档案归档采用标准流程归档，对应下图的全部五个步骤。 基建档案的归档采用E6归档流程中的标准流程进行归档，本着“谁产生、谁录 入、谁审核”的原则，基建档案归档采用电子文件先归档，实物后归档的方式。 档案信息中心 建设单位 勘察设计单位施工单位监理单位检测单位工程质量监督 基建档案管理办法 各单位档案归档流程 基建档案的归档部门是项目的建设单位，档案的管理 工作包括档案的收集、整理、归档和审核，建设单位 可以委托施工单位进行档案的收集、整理和归档工作 ，所归档案需经过质量监督部门、监理部门和基建处 的审核后，录入到集团公司档案管理系统，建设单位 将录入的内容审核后进行实物档案的归档。 基建档案管理办法 计划投资的基建项目到档案信息中心归档，非 计划投资（不产生资产）的项目在各二级单位 进行归档，重要的基建项目，均在档案信息中 心归档。 基建档案管理办法 归档文件的要求：归档的电子文件与纸质档案等内容相 同，格式为WORD和EXCEL文件、盖竣工章的彩色JPG文件 （扫描的要求大于300DPI）并合成的PDF文件及CAD文件 ，并刻光盘2套归档；归档的实物档案为正（原件）、副 本2套。 基建档案管理办法 归档时间 在项目竣工验收后3个月内完成项目的归档工作；部 分建设周期长、规模大的项目，按阶段或单项将经过整 理的项目向档案信息或建设单位档案管理部门归档。与 基建项目的建设过程同步归档。 基建档案管理办法 档案的收集整理与项目的建设同步进行 项目立项、设计、施工、监理、验收等各环节；声像 档案（包括开工典礼、重大工程质量事故等）要收集完 整；档案的收集要注重原件档案的收集。建设单位要按 归档范围的要求，将项目前期的资料整理归档，并及时 收集整理勘察设计、监理和施工等单位档案。 基建档案管理办法 档案录入要求 档案收集完成后，在油田主页的“档案管理”进行档案 的录入工作，档案条目的录入建议使用离线客户端的方 式；档案归档遵循电子文件、实体档案同时归档的原则 。由归档单位将条目主要信息录入档案管理系统，同时 上载相应的电子文件。 基建档案管理办法 档案的整理要求 各归档单位负责档案的整理工作，整理的档案与E6系 统录入的顺序保持一致，负责粘贴条形码、装盒并打印 脊背。整理档案前即打印交接文据、企业档案目录，归 档交接时，由归档单位在档案管理系统中打印档案交接 文据、企业档案目录一式四份。交接双方在档案交接文 据上分别签字、盖章，各自保留一份以备查考。 基建档案管理办法 基建档案管理的监督与处罚 档案信息中心负责监督各建设单位的档案管理工作 ，包括基建档案归档工作和各二级单位档案的保管工 作；各建设单位负责监督各施工等单位的归档工作。 基建项目的施工单位必须在完成档案的归档后才能进 行结算，项目的建设单位不能按要求完成档案的归档 任务，在进行岗检时根据情况进行扣分。 基建档案管理办法 建设单位（业主、项目法人）职责 负责组织、协调和指导项目文件的编制、收集、整理和 归档工作，负责项目档案的移交工作。 将项目文件管理工作纳入合同管理。在签订项目设计、 施工及监理等合同、协议时，设立专门条款，明确有关 方面提交项目文件的相关要求，以及整理与归档责任。 基建档案管理职责 项目文件管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设 管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目 建设管理同步实施。 将项目文件管理工作纳入项目结算管理。建设单位财 务管理部门应在合同尾款支付流程中设置档案部门审 核的环节，确认建设单位有关部门及档案管理部门对 项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理财 务结算手续。 基建档案管理职责 建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格 设置、填写等编制标准，督促、检查竣工文件的编制、 收集、整理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件 ，并组织归档。 建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的收 集、整理工作，并向档案信息中心归档。 建设单位的档案管理部门负责指导项目文件的整理、归 档，检查、接收项目文件 基建档案管理职责 勘察、设计单位职责 负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向 建设单位相关部门提交有关设计基础资料和设计 文件。 基建档案管理职责 施工单位职责 负责编制、收集、整理施工文件及竣工图， 并提交监理单位、建设单位项目管理部门审核 后归档。 基建档案管理职责 工程质量监督机构职责 负责编制、收集、整理建设项目工程质量监督 工作中形成的质量监督文件，并向档案信息中心归 档。 基建档案管理职责 监理单位职责 负责监理文件的编制、收集、整理，统一将编制整