付款流程.doc

X X X X公司文件 财管字91号 财务付款及报销管理制度第一条 目的：为规范财务付款行为，加强费用控制，明确公司各部门与各人员在财务付款/报销方面的权限与责任，结合本公司的实际情况特制定本制度。第二条 适用范围：本制度适用于公司各部门、各级人员。第三条 财务付款/报销管理原则1、真实、必须原则：经办的业务真实且必须，付款/报销单据真实、合法、有效；2、预算、计划性原则：各项付款/报销必须有预算或用款计划；3、合同控制、报批原则：投资、资本、固定资产及年度采购或销售合同等开支必须先拟订合同，并依本制度报相应领导批准后方可执行；4、归口控制原则：财务付款、费用发生应按责任部门归口负责、归口报销；5、效益、节约原则：费用的支出应力求效益、节约；6、内部控制原则：所有财务付款/报销应由两个以上部门共同完成。第四条 财务付款/报销的内容财务付款/报销的内容包括：投资性支出、存货采购支出、资金调度、预支款项；管理费用支出、营销费用支出、财务费用支出、税金支出、其他业务支出、营业外支出；资产处置等。第五条 财务付款/报销审批流程 no no no 业务经办人 yes 部门主管审核 yes 财务经理审批 权限 总经理核准 yes 权限 出纳付款 财务筹备资金 1、 报销付款项目分为月结、机动、日常零星开支三类。月结款定义为与对方协议以月度货款或费用总额一次定期于每月10日支付的款项；机动款定义为单笔在5000元以上（含5000元）需实时支付的款项；日常零星开支为单笔在5000元以下的日常零星费用开支。2、 月结款应由供应商于每月5日前提供对帐单给应付会计对帐，对帐单由业务部门统一收集并登记，财务于15日前完成对帐回传。财务部和业务部门共同根据应付帐款余额、帐龄、供应厂商对帐情况及供应厂商考核记录或相关协议、合同等及发票收取情况，每月25日前制订下月月度付款计划(包括运输公司运费结算款项)，依审批权限报批后执行；每次批量付款时，业务经办人根据已批准的月度付款计划于每月20日前填制次月10日需付款的请款单给部门主管，部门主管审核后于25日前传递至财务；财务部应根据当月实际到位资金情况和月度付款计划审批后于次月5日前报总经理审核，总经理审核后于次月10日付款。财务部应将批准的月度付款计划、请款单及对帐单作为付款及审批之凭据，对月度付款计划中没有安排的批量付款，财务部有权拒绝付款。3、 机动款项由业务经办人员当天填报给部门主管审核后交财务审核，财务经理审批报总经理核准后付款。4、 日常零星开支由业务经办人于每星期四填报单据经部门主管审核后交财务审核，权限以内财务经理审批后于星期三付款，每月集中报总经理核准；超过权限的需报总经理核准后付款。第六条 财务付款/报销审批权限:财务付款/报销审批权限见“惠科电声财务付款及审批权限制度”。第七条 财务付款/报销审批职责1、部门负责人：主要对业务和费用发生的真实性和必要性进行审核（定性审核），并对此负责。2、财务经理或会计：主要审核费用标准、预算、付款计划和合同，单据是否合法、完整、准确、匹配、手续齐全（定量审核），并对以上负责。3、审批权限表授权的最后审批人（指总经理）：主要决定该项付款/报销是否可以进行，并对此负责；因业务需要，总经理可授权其属下审批，但总经理负有连带责任。4、出纳：主要审查费用单据是否按本制度已经过所有领导审核（批），且单据完整无缺，并对以上负责。第八条 费用报销标准:、 各部门、各级人员“差旅费、电话费、私车公用费、招待费”按公司标准应执行限额凭发票按月（除房补收据外）报销，且不得超过公司标准。、 其他费用报销标准：在预算范围内凭发票等有关单据实报实销。第九条 费用报销期限1、差旅费2日内报销；2、手机费当月内报销；3、其他费用应自发生完毕起2日内报销，严禁跨月报销;4、不按规定期限报销，除特殊情况不能及时办理报销手续且向财务部门提交书面报告外，财务部门拒绝报销。5、财务部规定每周三为费用报销付款时间，特殊情况除外。第十条 费用预算控制1、各部门费用开支应以经批准的月度预算为前提，不得超出预算范围和额度。对超出月度预算的正常营业开支，必须报总经理审批，财务部方可按程序付款。2、商务会议、业务活动、非正常营业费用开支5000元以上的，事先应由开支部门进行费用预算，按审批权限报有关领导审批后方可开支，同时将审批后的费用申请表送财务部备案。第十一条 费用归口控制1、为加强责任考核，各部门负责人应对本部门发生的费用负监控责任。2、各部门费用应归口办理，归口报销，非归口部门不得报销不属于自己部门管辖的费用。第十二条 合同管理控制1、重大开支（投资、资本、固定资产购置、年度采购或销售合同）必须事先拟订合同，依审批权限由有关领导批准后与对方单位正式签订，并将已签订的合同原件交财务部存档，并作为财务审核付款的依据。2、凡购货和劳务，如存货采购，模具采购，设备采购，工程项目，以及广告、保险、培训、参展、咨询、诉讼、运输、保管、租赁等开支，均必须按审批权限事先与对方签订合同或协议，并将已签订的合同或协议交财务部存档，并作为财务审核付款的依据。第十三条 借款及核销1、 原则上不允许借款，各部门主管因工作需要可以申请借款。2、备用金核销：当备用金借款人离开本岗位时或每年12月25日前应全额核销所申请的备用金。次年所需备用金应重新申请。员工借支流程图 no no no 借款人申请 部门主管审核 yes总帐会计备注借款余额 财务经理审核 yes 总经理审批 yes 出纳付款 3、个人借款需遵循“前帐不清、后续不借”的借款原则，各最终审批人对未偿还借款造成的损失承担连带责任。第十四条 财务付款/报销的单据要求1、财务付款/报销单据所反映的业务必须真实，不得捏造；2、购置实物资产（包括低耗品采购、电脑资讯采购、固定资产、生产用材料等）和劳务（包括运输劳务）应取得加盖税务监制章的增值税发票或普通发票，批量采购存货和劳务必须取得增值税发票，及其自制的验收单、请购单。3、行政、事业性交费应取得加盖财政监制章的行政性收费收据，其中电费应取得可抵扣的增值税发票，厂房租金应取得由税务局代开之普通发票或收据。4、出差住宿、餐费、交通、邮电等费用支出应取得加盖税务监制章或财政监制章的正式票据。5、内部自制付款/报销单据必须使用统一规范格式。请款单、费用报销单、差旅费报销单、借款单6、财务付款/报销单据必须填写清楚、完整、正确，有经办人签名，实物发票应附验收单，并按财务规定分类整齐粘贴。7、例外情况不能取得合法发票的，应书面报告原因，并经总经理特批后由总经理付款。第十五条 结算纪律1、非经特别批准，超过2000元以上（借款除外）的款项一律采用划线支票或其他银行转帐方式结算。2、严禁开出空头支票。非经特别批准，也不得开出远期支票。3、所有付款都应由收款经办人签收。对单位付款，出纳应查验对方单位的正式收据（或委托收款书、证明），收款经办人证件等；对个人付款，应查验其个人证件。4、不得坐支现金；不得出租、出借帐户；不设小金库。5、付款作业毕，出纳必须即时在付款单据上加盖“银行付讫”、“现金付讫”印章。第十六条 罚则1、经审计检查确认，凡违反本制度付款/报销的，除对报销人责令立即归还违规额外，可并处以违规额1倍以上罚金，如报销人已离开公司的，则违规额由其担保人、直接主管、财务部经理直至总经理承担；对责任领导可处以相当于半个月以上个月以下的工资罚金。2、到期借款未核销的处罚：A、该员工不得办理新的借支；B、出纳应直接从该员工工资中扣回；C、如无法收回，则应由该员工的担保人、直接主管、财务经理直至总经理负责归还。第十七条 附则1、 各部门负责人对本部门执行本制度的情况负直接责任。2、 各部门有下