房地产公司管理--图纸资料控制程序.doc

GFP5-3 图纸资料控制程序 版本：1 第2页，共8页图纸资料控制程序1.目的规范图纸资料收发、借阅、保管制度，保证作废图纸资料不被误用。2.适用范围本程序适用于公司工程项目开发施工期间的图纸资料管理。3.引用文件无。4.定义本程序所述“图纸资料”是指工程项目开发施工期间的各类设计图纸（含电子文件、效果图等）、设计变更通知及其它有关工程项目方面的文件资料。5.职责5.1主管副总经理负责审批机密图纸资料的借阅；5.2工程部经理负责签发施工图及变更通知，并对常规文件拟定发放清单。5.3工程部资料员负责图纸资料的收发、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理，并负责定期清理工程档案，按要求及时移交公司总部档案室存档。6.资格或培训资料员须经过档案管理基础知识培训。7.程序7.1图纸资料的发送、登记、归档7.1.1工程部资料员调查地产口各部门所需图纸资料的数量，填写图纸资料发放清单（见GFP5-3-F5），交工程部经理审核签字。7.1.2工程部资料员将图纸资料按审核后的图纸资料发放清单及规定的工程设计变更图纸编号表（由工程部资料员制定）编号、盖出图章、复印后发放，同时填好发文记录表（见GFP5-3-F2）。7.1.3凡是工程部资料员发送的图纸资料，必须留一份连同图纸资料发放清单原件存档。7.1.4工程部资料员至少每六个月清理一次工程档案，对已竣工项目的工程档案，填写文件移交单（见GFP5-3-F3）移交公司总部档案室档案员归档。7.1.5 工程部资料员在进行图纸资料管理时，应按工程所在区域分类，如“*海景花园A区”,再于同一地域的图纸资料中按建筑、结构、电气等专业分类集中保存。7.1.6 工程部资料员对库存的有关资料进行编目，填写工程资料一览表(见GFP5-3-F6)，以便进行统一的归档管理。7.1.7 工程部所存资料以简单、易查为原则进行有关资料的标识登录，以方便查询资料达到快捷目的。7.2图纸资料密级的确定7.2.1图纸资料密级由工程部经理确定，并在图纸资料发放清单中注明。7.2.2密级分机密和非机密两类。7.3图纸资料的借阅7.3.1相关部门借阅非机密图纸资料时，由工程部资料员填写图纸资料借阅登记表（见GFP5-3-F4），并须由借阅人签名。到期归还时，资料员须签名确认。7.3.2借阅时间超过三十天者，须由部门负责人在图纸资料借阅登记表上签署意见，方可办理借阅手续。7.3.3机密资料通常不予借阅，如确因工作需要，须由借阅人填写工作传签单（见GFP11-1-F3）报主管副总经理审批同意，再按7.3.17.3.2办理借阅手续。8.记录图纸发送登记表、发文记录表、文件移交单、图纸资料发放清单、工程资料一览表和图纸资料借阅登记表由工程部资料员保存三年。9.附件9.1 GFP5-3-F1图纸发送登记表9.2 GFP5-3-F2发文记录表9.3 GFP5-3-F3文件移交单9.4 GFP5-3-F4图纸资料借阅登记表9.5 GFP5-3-F5图纸资料发放清单9.6 GFP5-3-F6工程资料一览表C:ISOGFPGFP5-3GFP5-3-F1.1图 纸 发 送 登 记 表序号项目名称接收份数专业页数出图日期图纸版别密级项目负责人部门负责人发送人发送份数发图日期接收人GFP5-3-F2.1发 文 记 录 表序号 文 件 名编 号发文日期 发送人 接收人备注GFP5-3-F3.1文件移交单移交人接收人移交时间移交资料清单：GFP5-3-F4.1图纸资料借阅登记表姓 名部 门资料名称密级借阅时间借阅人签名归还时间资料员签名备注备注:GFP5-3-F5.2图纸资料发放清