销售业务内部控制制度.doc

销售业务内部控制制度第一章 总 则第一条 为了加强公司对销售业务的内部控制，规范销售行为，防范销售过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和企业内部控制基本规范，制定本制度。第二条 本制度所称销售，主要是指公司销售商品并取得货款的行为。公司提供服务并收取价款，可以参照本制度的规定执行。第三条 公司在销售过程中，至少应关注涉及销售业务的下列风险：1、销售行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。2、销售未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。3、销售政策和信用政策管理不规范、不科学，可能导致销售不畅、库存积压、资产运营效率低下、经营难以为继。4、合同协议签订未经正确授权，可能导致资产损失、舞弊和法律诉讼。5、应收账款和应收票据管理不善，账龄分析不准确，可能由于未能收回或未能及时收回欠款而导致收入流失和法律诉讼。第四条 公司在建立与实施销售内部控制过程中，至少应强化对下列关键方面或关键环节的控制：1、职责分工、权限范围和审批程序应明确规范，机构设置和人员配备应科学合理。2、销售政策和信用管理应科学合理，销售与发货控制流程应规范严密。3、应收账款应有效管理，及时催收；往来款项应定期核对，如有差错,及时改正。4、销售的确认、计量和报告应符合企业会计准则和企业会计准则应用指南的规定。第二章 职责分工与授权批准第五条 不相容岗位分离1、销售部门的销售业务与发货业务分离；2、销售业务、发货业务与会计业务分离；3、发运员与仓库保管员分离；4、销售政策和信用政策的制定人员与执行人员分离，信用管理岗位与销售收款岗位分设；5、销售业务人员与发票开具人员分离；6、公司不由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。第六条 业务归口办理1、销售业务部门主要负责处理订单、签定合同、执行销售政策和信用政策、催收货款；2、发货业务部门主要负责审核发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜；3、财务部门主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款回收；4、销售收据和发票由财务部门指定专人负责开具；5、严禁未经授权的部门和人员经办销售业务。第七条 岗位定期轮换办理销售业务的人员定期进行岗位轮换。第八条 经办销售业务人员的素质要求1、具备良好的职业道德和业务素质；2、熟悉公司产品的生产工艺和流程；3、熟悉国家有关的法律法规，国际惯例以及对外贸易知识；4、符合公司规定的岗位规范要求。第九条 授权批准1、授权方式（1）销售业务除公司另有规定，需经股东大会或董事会批准的销售事项外，由公司总经理审批；（2）公司总经理对各级人员的销售业务授权，以文件的方式明确。2、审批权限项 目审批人审批权限1、销售政策、信用政策总经理（1）制定和修订；（2）以总经理办公会议形式审定；（3）以内部文件等形式下发执行。2、销售费用预算董事会（1）按预算管理实施办法规定审批。3、销售价格目表和折扣权限控制表总经理或授权审批人（1）制定和修订；（2）以经理办公会议形定审定；（3）以文件或其他方式下达执行人员执行。4、销售价格确定和销售合同签订总经理授权审批（1）按公司授权审批。5、超过公司既定销售和信用政策规定范围的特殊事项总经理（1）总经理办公会或其他方式集体决策。3、审批方式（1）销售政策和信用政策、销售价格目录和折扣权限控制表等政策性事项，由总经理召开总经理办公会议或授权总经理决定，并以文件或其他形式下达执行；（2）销售业务的其他事项审批，在业务单或公司设定的审批单上签批。4、批准和越权批准处理（1）审批人根据公司对销售业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；（2）经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理销售业务；（3）对于审批人超越授权范围审批的销售业务，经办人有权拒绝并应当拒绝，并及时向审批人的上一级授权部门报告。第三章 销售和发货控制第十条 政策控制1、公司对销售业务制定明确销售目标，列入年度预算，确立销售管理责任制；2、公司对销售进行定价控制，由公司制定产品销售价目表，折扣政策、付款政策等并督促执行人员严格执行；3、公司对客户进行信用控制，在选择客户时，由销售部门的信用管理人员对客户进行信用评价，充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等情况，降低货款坏账风险。第十一条 客户信用管理1、销售部负责进行客户信用调查，填写“客户调查表”，建立客户信用档案；根据客户信用，确定客户信用额度、信用期限、折扣期限与现金折扣比率；2、销售部门确定的客户信用额度，必须经公司授权审批人批准后方可执行；3、对客户信用进行动态管理，每年至少对其复查一次，出现大的变动，要及时进行调整，调整结果经公司授权审批人批准；4、对于超过信用额度的发货，必须按公司授权进行审批。第十二条 赊销控制1、业务流程接洽客户信用管理人员设定赊销条件是否符合赊销条件 YES NO按授权审批是否批准 NO YES办理销售销售审批2、控制要求（1）销售人员严格遵循规定的销售政策和信用政策；（2）对符合赊销条件的客户，按公司授权，经审批人批准方可办理赊销业务；（3）超过销售政策和信用政策规定的赊销业务，按公司权限集体决策审批。第十三条 销售和发货业务流程销售业务组内勤组发运组仓库财务部门接洽客户签约信用评估催收货款审核填制发货通知寄送发票等结算单据登记台账汇总发货单和运单通知仓库发货验货运输或代办运输备货发货收款结算开具发票第十四条 接单和签约控制1、接单和销售谈判（1）销售业务员负责客户订货的管理，收到每一份购货订单必须在“购货订货登记薄”上登记；（2）在销售合同订立前，由公司业务员就销售价格，信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判；（3）重大合同的谈判，谈判人员至少有两人以上；（4）销售谈判的全过程应有完整的书面记录。2、合同订立（1）合同订立前，信用额度由信用管理人员经信用评估后确定；（2）超过信用额度的合同，必须按公司授权，事前进行审批，未经审批，合同不得签订；（3）合同签订按公司授权，由经授权的有关人员与客户签订销售合同，金额重大的销售合同的订立，应当征询法律顾问或专家的意见；（4）合同条款应符合中华人民共和国合同法。3、合同审批（1）销售部门内勤人员应当对合同进行审核，主要审核销售价格，信用政策、发货及收款方式等项目是否违反公司规定；（2）公司签订的销售合同按公司授权进行审批，合同未经审批程序，不得将合同交予客户。第十五条 发货控制1、发货期的确定业务员在接受订货、签订合同时，根据产品库存情况，和公司生产周期确定交货期限：（1）全部有库存的客户订货，按客户要求确定交货期；（2）库存不足的订货，根据产品生产周期和生产能力与客户协商确定交货期。2、产品生产和开发（1）库存不足的订单，由销售内勤人员与生产部门协调，发出生产任务单，由生产部门组织生产；（2）业务员在接到用户提出的新产品开发意向后，要向用户全面收集产品使用的条件及有关技术参数，由业务员填写“新产品开发建议书”，经公司有关部门会签后交技术中心或事业部组织开发。3、发货通知（1）发货通知单由销售部内勤人员根据客户订单或合同填写；（2）发货通知单一式六联；（3）发货通知由发运组负责办理发货和运输事宜。4、发货控制（1）仓储部门根据“发货通知单”组织备货、发货，仓储部门发货后，按实填写实发数，并盖章注明“已发货”字样，以免重复发货；（2）由专人不定期对出库通知单与装箱进行核对检查。5、发运控制（1）发运组对发货通知单与发货实物进行核对相符；（2）发运组根据合同要求组织运输或代办运输；（3）发运组必须要求承运人在发货通知单上签名，并向承运人取得相关运输凭证；并及时交内勤人员送财务部门。第十六条 销售发票开具控制1、销货发票由财务部门指定的专人负责开具。2、开票人员必须以客户的购货合同和业务员开出的发货通知单、运单为依据。3、开票人员按税务部门的规定开具销售发票。4、开具的发票必须从主管税务部门购买或经主管税务部门批准印制的税务发票。5、财务部定期对销售发票开具进行检查。第四章 销售货款收取控制第十七条 货款催收和办理1、催收（1）货款催收由销售部门办理，财务部门督促销售部门加紧催收，并协助办理；（2）对催收无效的逾期应收账款，由销售部门会同财务部门申请，经财务总监审核，总经理批准，通过法律程序予以解决。2、催收记录（1）销售部门在向客户催收货款时，应做好催收记录，并尽可能取得客户的签证；（2）公司销售部门会同财务部门定期或不定期向客户发出催收函，并将发函凭证保存，作为催收记录的依据。3、收款业务办理（1）公司财务部门应当按照内控6号资金等规定，及时办理销售收款业务；2）财务部门应将销售收入及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。销售人员除事先经财务部门授权外，应当避免接触销售现款。第十八条 应收货款管理1、应收账款台账（1）公司销售部门内勤组、业务员按责任范围建立应收账款台账，及时登记每一客户应收账款余额的增减变动情况和信用额度使用情况；（2）财务部门按客户进行应收账款核算，对长期往来客户的应收账款，按客户设立台账登记其余额的增减变动情况；（3）销售部门内勤人员、业务员定期与财务部门核对应收账款余额和发生额，发现不符，及时查明原因，并进行处理；（4）销售部门信用管理人员应对长期往来客户建立完善的客户资料，并对客户资料实行动态管理，及时更新。相关资料由内勤人员，业务员和财务部门提供。2、与客户核对应收账款（1）销售部门业务员或内勤人员每半年与客户核对应收货款余额和发生额，发现不符，及时查明原因，向财务部门报告，并进行处理；（2）财务部门每年至少一次向客户寄发对账函，对金额重大的客户，财务部门认为必要时或销售部门提出申请时派员与客户对账，发现不符，及时向上级报告，会同相关部门及时查明原因，并进行处理。3、 账龄分析和坏账处理（1）财务部门定期对应收账款龄进行分析，编制账龄分析表，对逾期账款进行提示，并建议相关部门采取加紧催收措施或其他解决措施；（2）对可能成为坏账的应收账款，按内部19号资产减值准备坏账损失处理的规定办理；（3）公司财务部门对已核销的坏账，应当进行备查登记，做到账销案存，已注销的坏账又收回时，应当及时入账，防止形成账外款。4、应收票据管理（1）公司应收票据的取得和贴现必须由保管票据以外的主管的书面批准；（2）公司由出纳保管应收票据，对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提示付款；已贴现票据应在备查簿中登记，以便日后追踪管理；（3）对逾期未能实现的应收票据，经财务经理批准，转为应收账款，并通知相关责任人员及时催收。第五章 销售记录控制第十九条 销售过程记录公司在销售与发货各环节设置相关的记录，填制相应的凭证，对销售过程进行完整登记。第二十条 销售台账（1）销售部门应设置销售台账，及时反映各种商品、劳务等销售的开单、发货、收款情况；（2）销售台账应当记载有客户订单、销售合同、客户签收回执等相关购货单据资料；（3）销售部门的销售台账定期与财务部门核对。第二十一条 销售档案管理销售部门应定期对销售合同、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票、客户签收回执等文件和凭证进行相互核对，并整理存档。第六章 销售退货第二十二条 控制目标1、防止销售退货业务中的差错和舞弊；2、减少退货损失；3、规范销售退货业务行为。第二十三条 销售退货条件公司售出的产品出现下列情况应该允许退货：1、由于产品本身缺陷，如质量问题、贮运、损坏；2、产品品种、规格、型号与合同不符；3、经授权批准人批准的其他原因。第二十四条 销售退货程序客户退货申请销售业务员审核是否批准 NO YES填写退货审批表授权审核人审核是否需质量检验 NO YES质检授权审批人审批是否同意 NO YES退货通知第二十五条 退货审批内控要求项 目操作人内控要求1、客户退货申请（通知）客户（1）有明确理由，附有质量不符或与合同不符的检验报告；（2）一般通知经办业务员或销售业务组。2、退货申请审核销售业务员（1）核实退货原因；（2）填写退货申请并签署建议；（3）提取退货样本或依据公司退货政策或合同，通知客户退货。销售内勤（1）对退货申请和客户提供的退货资料进行审核，填写退货审批表，登记退货申请台账；（2）属质量问题，通知质检人员质检。3、质检质检员（1）及时对退货样本或从退货产品中抽样检验；（2）出具检验报告；（3）与相关部门分析，提出质量改善措施。4、审批授权审批人（1）按授权范围审批；（2）及时审批，审批后及时送交销售内勤。5、退货、换货通知销售内勤（1）根据审批意见，及时通知销售业务员转告客户退货；（2）对客户退货后返货（换货）的，通知发运组发货。销售业务员（1）正式通知客户退货，并与客户商定退货补偿方式：退款或换货（注：销售合同已明确的除外，并且一般销售合同应有退货的处置条款）；（2）向客户取得相关退货凭证。第二十六条 退货、换货处理（1）公司对退货一般采用退货返货制即换货制（合同明确应退款的除外）；（2）授权审批人审批后，方可执行退货业务；（3）货物退回公司或公司指定地点后，须经质检人员检验和仓库人员清点后，办理入库手续。（4）需要办理退款的退货，财务部门应对检验报告、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等进行审核后，方可以办理退款手续，支付退货款须经授权审批人审批。第七章 监督检查第二十七条 监督检查主体（1）公司监事会。