会议管理程序规范.doc

江西优能特科技电源有限公司文件编码YNT/WI-HR02修订状态A.0生效日期2014年6月1日主题：公司会议管理程序规范页 码第3页，共3页1.0目的1.1为规范公司各项会议流程，统一会议管理模式，提高会议效率。2.0范围适用于本公司各项会议。3.0定义会议：为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。4.0内容4.1会议安排4.1.1月例会议：每月召开1-2次员工月度集体会议，时间为每月的5日和20日召开。参会人员为全体员工。具体的会议时间由人力资源部提前一天通知。4.1.1周例会议：生产协调周例会每周一18：30召开、品质管理周例会周五18：30召开，遇法定假日时间顺延进行，参会人员为各部门负责人，如有其它变动主导部门提前通知各部门。4.1.2员工生产早会限车间生产各部门，每天7：50召开，一般会议时间为10分钟，特殊情况可适当延长，重点宣讲公司规章制度及生产安全与职业卫生知识等内容，规范员工行为、敬业精神，建立员工参与管理、提出合理化建议及提高员工主人翁参与意识。4.1.4其它会议：凡涉及到多个部门主管参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前知会相关部门。4.2会议的准备：4.2.1公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由主导部门或人力资源部提前做好投影设备连接调试工作。4.2.2会议主导人必须事先有策划：明确会议检讨主题、事项、所需资源、讨论顺序、特邀其他部门人员及作好会议时间的把握。4.3凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前知会相关部门调整会议计划，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。4.4部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。4.5会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前请假（书面假条），获得会议主持人批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议中布置的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。4.6会议纪律4.6.1参会人员必须遵守“会议室十不准”。任何人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前向会议主导部门请假（书面假条），否则视为缺席，缺席者乐捐20元。4.6.2与会人员不得因任何理由迟到（提前请假获批者除外）。迟到5分钟以内者乐捐5元；迟到5-10分钟者乐捐10元；10分钟或以上者乐捐15元。4.6.3召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不准接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听，以免影响会议效果。违者将予以20元乐捐。4.6.4与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出，应按次序发言，一次发言时间不超过10分钟，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后发言。4.6.5所有乐捐一律列入公司福利基金管理列支，具体管理参见公司福利基金管理规范。4.7其他规定：4.7.1应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。4.7.2会前，由主导部门负责通知与会人员，明确会议要研究的议题以便与会人员准备好相关文件材料。4.7.3与会人员须作好会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务。4.7.4会议的会议纪要由主导部门负责整理，部门主管签核，将问题进行汇总、分类分发给与会人员，必要时，分发给相关部门并归档在共享盘（各部门建一个会议记录文件夹放每一次的会议记录）。4.7.5会议结束后相关责任人(部门