公文管理制度-红.doc

重大企划部字20120805号 签发： 重庆大业兴置业顾问有限公司公文管理制度1.0目的为规范公司公文制发、收文、阅文及办理，结合我公司管理的实际情况，特制定本管理制度。2.0管理权限行政管理部负责对公司的公文进行处理、流转、保存、检查和管理。3.0公文分类公司常用公文主要分制度文件、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十类。4.0公文规范4.1文件编号4.1.1重大字”：为公司向内部下发的公司政策、规定方面的公文和用于向上级机关请示、报告、意见等的上报性公文。公文首页采用印有“重庆大业兴置业顾问有限公司文件”的红头公文格式纸。编号为“重大字201XXX号”；4.1.2重大函”：用于公司同不相隶属单位之间商洽工作，如询问、说明和答复问题等。公文首页采用印有“重庆大业兴置业顾问有限公司文件”的红头公文格式纸。编号为“重大函201XXX号”；4.2文件格式公司常用公文应按照公司标准的公文模板规范书写（详见重庆大业兴置业顾问有限公司公文模板）。4.3写作规范4.3.1公文结构的层次序数4.3.1.1公文层次结构只有两层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”；4.3.1.2公文层次结构为三层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”；4.3.1.3公文层次结构为四层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”；4.3.1.4公文层次结构为五层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”第五层为“1.1.1.1.1”；4.3.2公文字体、字号、行距、字距4.3.2.1公文字体、字号发文字号：重大字201XXX号 三号，仿宋标题： 二号，黑体正文、落款、日期： 四号，仿宋部门发文字号：XX-0XXXX-XX号 三号，仿宋正标题 二号，黑体副标题 三号，楷体4.3.2.2材料分多层次，其小标题为第一层 四号，黑体 例：小标题的编号为“1.0”第二层 四号，楷体加粗例：小标题的编号为“1.1”第三层 四号，仿宋 例：小标题的编号为“1.1.1”第四层 四号，仿宋 例：小标题的编号为“1.1.1.1”第五层 四号，仿宋 例：小标题的编号为“1.1.1.1.1”4.3.2.3行距、字距、边距文件正文的行距应为26磅。文件字符的间距为标准。页面上、下、左、右边距均为2.5cm。4.4注意事项4.4.1凡为公司正式文件，其标题必须冠以“重庆大业兴置业顾问公司”，文尾不再署名“重庆大业兴置业顾问有限公司”，直接用中文落日期，印章盖在日期上；4.4.2公文成文日期，以文件标注生效日期为准；4.4.3公文及文字材料，均采用A4纸；4.4.4当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应在后一页署上“此页无正文”，再落日期加盖印章；4.4.5各种批转件、转发件、发布件等均系文件的一部分，不得视作附件；4.4.6任何部门以公司名义向外发送的一般性公文、报表，应履行印章审批手续，方可加盖公司印章（公文必须由行政管理部统一编号印制）。5.0行文处理流程5.1拟稿5.1.1由具体承办人拟稿，并由部门负责人审核；5.1.2行文须符合公司公文规范；5.1.3公文写作要求：情况要具体、观点明确、内容全面、表达规范、条理清楚、层次分明、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅简短；不能用圆珠笔、铅笔撰写和修改；5.2签批5.2.1拟稿完毕后填写发文稿纸或通过OA发文流程，报分管领导审核；5.2.2以公司名义对内发布的各种红头文件需报请董事长审批。若文件内容需会签确认的，由行政管理部负责人组织公司领导进行会签后报董事长审批。在此过程中，经办部门可根据该文件的紧急程度，及时催回文稿。5.2.3经审批无异议的文件即可安排发文制作。5.3校对公文经审批程序流转结束后，由行政管理部负责人或拟稿人进行校对.5.4印制行政文员按公司规范的公文格式制作文件，制作后的文件经行政管理部负责人或拟稿人核对无误后，再按份数要求打印、复印、装订。5.5盖印行政文员按公司规定履行用章审批手续，交出纳主管加盖公司行政章。5.6存档拟稿部门和行政管理部应各自保存一份加盖印章的公文，同时由行政文员保存公文的电子文档。6.0发文处理流程6.1内部文件的发送6.1公司发文6.1.1公司内部发文一般通过OA系统或房友系统以电子文件形式发布，不再以纸质文件形式发布；6.1.2特殊情况需纸质文件发送，则由行政文员填写发文签，根据发布权限发送相关部门，并确保在制作后的半个工作日内送达。文件一般由部门档案管理员或部门负责人签收，保密文件应由部门负责人签收。6.2部门发文6.2.1各部门因工作需要在公司内部发布的一般性通知、函件、备忘等事务性文书，由经办人拟稿，部门负责人审核后，通过OA模版进行发布（各部门负责人拥有通告权）；6.2.2部门之间文件的传递由部门档案管理员做好收、发文记录。6.3外发文件的发送6.3.1以公司名义的外发文件6.3.1.1凡以公司名义的发文由行政文员统一进行文件制作、编号，做好发文记录；6.3.1.2需邮寄的文件，由行政文员以挂号寄出，并将挂号凭证贴于发文簿；6.3.1.3需面交的文件，由行政管理部负责人安排人员到受文单位，并请受文单位在发文簿上签收；6.3.2以部门名义的外发文件由部门拟稿并以部门名义外发的文件，由承办部门自己发送并作好发文登记。由承办部门负责人及其分管领导对文件内容负责。6.4保密文件的发送6.4.1保密文件须通过机要（通信）渠道传递。机要人员在传递秘密文件时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全；6.4.2在利用传真机传递秘密文件时，必须采用保密措施。凡需存档或领导批示后的传真件，应复制后再做存档处理，以利长期保存。7.0收文处理程序7.1公司收文7.1.1文件签收。行政部收件人员应逐件清点来文，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注明具体办理时限。7.1.2文件登记。行政部收件人员须将文件标题、密级、发文字号、缓急程序、来文单位、发往单位、份数等逐项登记清楚，以利查询。登记后的文件报行政部经理确定办理方式。7.1.3文件批抄。分发文件应严格按批抄范围进行。时限性强的文件要在半个工作日内送达，以免延误；密级较高的文件，必须缩小知密范围。7.1.4文件传阅。传阅文件应严格履行登记手续，行政部收件人员要随时掌握文件去向，避免漏传、误传或延误。7.2文7.2.1部门收到内部下发文件后，由部门档案管理员签收并填写收文记录，转交部门负责人。部门负责人按收文处理程序传阅或办理文件。7.2.2行政管理部收件人员将文件标题、密级、发文字号、缓急程序、来文部门等逐项登入收文记录中，以利查询。登记后的文件递送部门负责人安排办理。7.2.3行政管理部交相关部门传阅后存档处理；7.2.4由行政管理部提交相关部门办理，各部门在办理时应注意：凡属本部门职权范围内可以签复的事项，应直接签复行政管理部，如有需要应抄报相关领导；凡涉及其他部门业务的事项，承办部门应主动会同相关部门协商，并在两个工作日内办理完毕，会签后递送行政管理部；凡须报请上级领导审批的重要事项，应由本部门提出处理意见，并代拟批复文稿。如文稿内容涉及其他部门，应与其协商并取得一致意见后，报请上级领导审批。7.2.5需办理文