公文及文字资料管理规定.docx

公文及文字资料管理规定1. 总则为使固安九鼎建筑有限公司公文及文字资料处理工作规范化、制度化，提高公司公文处理的效率和质量，妥善保存文字资料，特制订本管理规定。公司的公文及文字资料实行分级管理。生产办公室全面负责公司收、发文和文字资料管理，各部门资料员负责涉及本部门的文件资料的管理。文件主经办人员有责任将文件涉及的相关资料收集齐全，交本部门资料员妥善保管。资料员变更时应将保管的文件资料移交，办理移交手续。2. 适用范围2.1适用对象本规定适用于公司本部及项目部2.2公文适用范围以公司名义的发文和各部门的发文、公司内外部往来函件来自公司以外单位的公文（统称：外来文件）3. 工作流程送领导批阅生产办公室摘录批示内容生产办公室文员签收登记外来文件、信函及资料收文管理分送相关部门/资料员登记交回生产办公室文员保管文件送相关人员阅办文件拟稿填文件审批/会签签发表部门经理审核主管领导签发征求意见、定稿生产办编号、登记经办人员电子版发生产办发文管理生产办发送/存档4. 收文管理4.1文件签收u 生产办公室文员负责公司外来文件的签收工作。收到公文后，要先对文件资料进行登记、编号，然后呈公司有关领导批阅或交相关部门处理。u 电子文件资料要视其内容及时发送到公司领导和有关人员的信箱。重要事项应打印保存并提醒领导和有关人员及时批阅处理。u 凡能通过网络发布、传递的文件资料，应通过网络发布、传递（保密文件除外），要求回复确认。所有工作人员每天应查看个人信箱，以便及时阅知、处理有关事宜，因未及时查看造成工作延误的，责任自负。u 公司部门收文由部门资料管理人员办理收文登记后，交部门负责人阅处。4.2文件阅办u 文件经公司领导阅批后，需有关部门办理的，由生产办公室文员做好记录并负责将文件资料送交相关部门专（兼）职资料员，各部门资料员做好登记工作后，交有关人员办理并负责督促及时阅处。u 各部门阅处的文件，应及时处理，传阅的文件在各部门停留时间一般不超过一天，最长不得超过两天；需办理的文件在部门停留时间一般不超过一周；办理文件内容时间较长或重要的文件，办文部门可将文件复印留存，原件退回生产办文员处。u 文件阅处后应签字交回本部门资料员，已办理完毕的文件，各部门资料员应附简单文字说明后退回生产办文员处。u 各部门收到的外来文件和本部门形成的文件资料等，可由各部门资料员进行登记、保管。涉及其他部门或需请示公司领导决策的外来文件应交生产办文员登记，原件转相关部门阅处后交生产办留存。u 涉及密级的文件必须妥善保管，并在办公室阅办。阅办人员要注意文件的安全、保密、完整，避免遗失。不得私自带入公共场所、家中或转借他人，不得擅自复印、抄录。5. 发文管理u 生产办公室负责公司发文的管理，文件由生产办统一编号。行文格式、标准执行公司相应的行文规定。5.1发文种类及适用范围5.1.1红头文件u 公司文号：由公司名称简写、字号、年份、编号组成，即固鼎建筑X字【年份】X号u 适用于发布公司重要的决定、通知；转发带有普遍指导意义的文件，向主管单位请示有关问题，办理申请，批转、批复下级项目部的请示、报告等。5.1.2（便）函u 公司文号：固鼎建筑X（便）函字【年份】X号u 部门文号：固鼎建筑XX（便）函字【年份】X号u 适用于不相隶属关系单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，或者虽有隶属关系但不便于行文又需要互相沟通的事项。5.1.3签报u 公司文号：固鼎建筑X字【年份】X号u 部门文号：固鼎建筑XX字【年份】X号u 适用于各部门向公司领导、公司向上级公司领导、上级公司主管部门进行重要工作请示、报告等。5.1.4白头报告u 适用于项目部向公司汇报工作，反映情况，提出建议，或答复有关的询问。“白头报告”适用于不便或不必正式行文而又需公司领导批示、批复或有关部门阅知的事项。白头报告页眉需加注“固安九鼎建筑有限责任公司字样及公司标识”。5.1.5会议纪要u 适用于记载、传达会议情况和决定事项。公司会议纪要分为通用会议纪要、专题会议纪要两种格式，公司级会议纪要格式一般采用通用会议纪要格式，专题会议纪要仅用于公司在某一时期内召开的生产经营、内部管理等业务专题会议，两种会议纪要由生产办公室分别编号。5.1.6其它公文u 授权书：授权书由生产办公室起草，并经部门经理审核后报董事长签发。u 介绍信：介绍信统一由综合管理部开具，根据公司领导分工按职责权限审批并签字，一般性事务授权生产办公室主任签字办理。5.2文件的审批u 公司对外文件：主办部门拟稿，经有关部门会签后，由董事长或主管副总经理签发。u 公司内部文件：主办部门拟稿，经有关部门会签后，由董事长或主管副总经理签发。u 部门发函：由部门负责人签发。5.3行为要求u 各部门发文时应按生产办公室提供的公文模版行文。正式行文的文件采用A4型纸，双面打印。文件标题采用加粗宋体2号字，文号及正文采用仿宋3号字。u 对外发送的公文，文件签发/会签单及原件需交生产办公室文员归档保存，拟稿人留存一份成稿。u 签报、重要的白头报告由公司领导签发后，生产办主任送交公司领导或有关部门阅示，阅批完毕的签报、白头报告由生产办公室将阅批结果反馈给文件起草部门。阅批办理完毕的签报和重要的白头文件原件由生产办文员保存，部门需要可留存复印件。u 办理资质、工程投标、单项授权委托的签报、跨省施工介绍信除生产办保存一份外，由各有关业务部门单独登记、编号、保存。5.4文件的分发u 公司发文主送、抄送范围为：公司各部门、项目部。可根据行文需要缩减或扩大主、抄送范围。5.5发送与接收u 可以通过网络发送的文件以电子邮件形式发送，并注明签发人；发送电子文件必须将文件转换为pdf格式，并要求收文单位回复确认。u 文件发送：公司文件由生产办公室文员发送，部门文件由部门自行发送。6. 文件有效性控制u 公司以制定和发布文件有效版本清单的方式对管理体系相关文件的有效性进行控制。公司各部门负责建立本部门文件有效版本清单并及时更新。u 作废文件应及时撤出使用场所，如需留用应进行作废标识。u 公司体系文件、管理制度有效版本以指定平台公布文件为准。u 公司管理体系范围内使用文件均要求清晰和便于识别。7. 文件修订u 公司每年对文件使用反馈信息进行收集，分析文件修订的必要性，组织对文件进行修订和更新，修订和更新后的文件按照规定办理发文手续。8. 记录管理u 公司各部门负责建立本部门文件记录清单并及时更新交公司生产办公室汇总，由公司生产办公室每年定期发布公司年度记录清单。u 公司各部门资料人员负责建立本部门的各类文件目录，将空白的文件目录置于各类文件的最前面，随时将已处理完毕的文件按已编好的类目归入各卷内，并按文件收进顺序填写文件目录。记录的名称和序号应标识明确，易于查找。u 记录的保管和归档：需归档的按档案管理规定执行，不需要归档的由各部门保管，保管期一般为3年。9. 其他u 文件签收、签发、会签、审核统一使用黑色签字笔填写。10. 附则u 本规定自发布之日起生效，由生产办公室负责解释、修订。11. 附录11.1表式u 表式：GDJZ-GB-1文件签发会签单u 表式：GDJZ-GB-2收文登记表u 表式：GDJZ-GB-3发文登记表u 表式：GDJZ-GB-4发文签收表u 表式：GDJZ-GB-5文件批阅单11.2样本u 样本：GDJZ-GY-1签报模板u 样本：GDJZ-GY-2公司文件模板u 样本：GDJZ-GY-3红头函模板u 样本：GDJZ-GY-4（便）函模板u 样本：GDJZ-GY-5传真模板（公司本部）u 样本：GDJZ-GY-6白头报告模板u 样本：GDJZ-GY-7 Email模板11.3制度u 制度:公司及部门发文字号序列u GDJZ-GB-1 u 文件签发/会签单u 机密程度：机密 秘密 缓急程度：特急 急件 固鼎建筑 字 20 号领导签发： 年 月 日 主管领导意见(或签发)： 年 月 日主办部门： 份数：份部门领导意见： 年 月 日拟稿人： 电话： 核稿人：题 目：主 送：主题词：抄 报： 抄 送：附 件一：附 件二：送签时间会签部门/人员修改意见签名签出日期/ / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / 会签意见栏 / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / u 续页（上页不够签时使用） GDJZ-GB-1会签意见栏 送签时间会签部门/人员修改意见签名签出日期/ / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ / / 无； 有，详见文件标注；有，详见附页说明。/ /uGDJZ-GB-1 u 会签记录表（附页）u 编号：文件标题评审修改意见栏会签部门： 会签人（签名/日期）：会签部门： 会签人（签名/日期）：会签部门： 会签人（签名/日期）：会签部门： 会签人（签名/日期）：会签部门： 会签人（签名/日期）：u 注：当有修改意见时，将意见填在本页。 23 / 23 u GDJZ-GB-表式：Z1F1-1-0022 收 文 登 记 表收文时间顺序号质量体系文件受控号来文单位来文编号正文附件批示摘要转出或传阅单位催办字号字号字号字号字号字号字号号发 文 登 记 表 GDJZ-GB-3发文时间顺序号发文编号标 题主 送抄 报抄 送附件拟稿人签发人存档备注 字号 字号 字号 字号 字号 u GDJZ-GB-4 u 发文签收表u 本表编号： 部门 序号文件编号文件名称文件份数发文日期签收人签名1234567891011121314151617181920u GDJZ-GB-5 u 文件批阅单来文单位：收文编号：年月日领导批阅栏：主办部门意见：传阅（会签）栏：生产办公室意见：办文结果：年月日签报模板：GDJZ-GY-1 签 报固鼎建筑 字 号 部门领导签署：主办单位：经 办 人：电 话：时 间：标 题： 公司文件模板：GDJZ-GY-2 固安九鼎建筑有限责任公司文件固鼎建筑 字20 号 签发人： （空2行写标题）关于通知（标题宋2加粗，回行时词意完整排列对称，标题与主送间空1行）：（主送及正文仿宋3号字，之间不空行）。（正文与附件间空1行，附件左空2字）附件：1. 2.（成文日期与正文间空4行）（日字后空4字）二 年月日主题词：XXXXXX 印送：XXXXXXXX 固安九鼎建筑有限公司生产办公室 20 年X月X日印（成文日期与正文间空4行）（日字后空4字）二四年月日 红头函模板：固安九鼎建筑有限责任公司GDJZ-GY-3 固鼎建筑 函字20 号 关于通知（标题宋2加粗，回行时词意完整排列对称，标题与主送间空1行）：（主送及正文仿宋3号字，之间不空行）。（正文与附件间空1行，附件左空2字）附件：1. 2.（成文日期与正文间空4行）（日字后空4字）二四年月日 （便）函模板：GDJZ-GY-4固鼎建筑X（便）函字200 号标题（宋体小二加黑）正文（仿宋小三号字） 传真模板：GDJZ-GY-5Fax：（010） 收件人（To）:发件人（From）:签发人（Approval）：公司名称（Co. ）:日 期（Date）:传 真（Fax）:电 话（Tel）:编 号（Ref.）:邮 箱（E-mail）:页 数（Pages）:审 核（Review）:请审阅For Review 请批注 Please Comment 请答复 Please Reply 请传阅 Please Circulate 请阅处Please Manage主题（Re）：（主题及正文幼圆4号）白头文件模板：GDJZ-GY-6固鼎建筑 XX20 号标题（宋体小二加黑）正文（仿宋小三号字）E-mail模板：GDJZ-GY-7电子邮件收件人（To）: 发