办公物资采购及物资管理办法20140303.doc

办公物资采购及物资管理办法（初稿） 为进一步加强公司办公物资采购用物资管理、节约开支、降低成本，提高办公物资设施、设备的利用率，加大效能监察力度，切实保证公司正常办公需要，特制定本办法。 一、总则 1、公司行政部为办公物资采购及物资管理的归口管理部门，按计划统一采购、统一发放，其它任何部门和个人不得擅自购买。 2、各部门要支持厉行节约的原则，自觉降低物资消耗、节省开支。 3、各部门办公室的办公物资按公司要求统一配备、统一安排。 4、行政部严格依据各部门办公物资计划按需分批发放，并建立健全办公物资领用台帐。 5、综上所指办公物资含办公设施、设备、办公用品、保洁用品、食堂物料、员工工装等。 二、办公物资采购 1、办公物资采购员必须充分掌握市场信息，据市场物资价格情况、预测市场供应变化，为物资采购提出合理化建议。 2、严把质量关、认真检查物资质量，力求价廉物美、供货及时。 3、严格按采购计划办事，执行物资预算，遵守公司财经纪律。 4、外加工订货，要对厂家的生产环境、规模、经济实力、诚信度用物资的性能、规格、型号等进行考察，将结果与使用部门协商，择优订货。5、签订合同必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等，否则，造成的损失由采购人员负责。6、定时盘点库存，既做到购货迅速，也要减少运输中转环节，降低库存量。7、物资采购前根据各部门所报计划先检查库存数量，避免盲目采购造成库存积压和浪费。8、物资采购实行审批制，采购前需填写采购单（附表5）。采购总额在2000元以下的由部门负责人审核后，交分管副总理审批，2000元以上（含2000在内）的由部门负责人审核后交分管副总和总经理审批。（因特殊原因急需的物品，可应急购买）9、非计划内物资采购需填写物品请购单（附表4），部门负责人负责审核，相关部门及分管领导审批后交行政部采购。10、物资采购实行归口管理制，办公物质统一由行政部购买，副总经理负责全程监督，未经总经理批准，其余部门及个人不得擅自购买，否则一律不予报销。11、物资采购推行竞价制，原则上要做到价比三家，保证物美价廉。对批量的办公物资施行比质竞价，择优采购或限价采购。12、物资采购实行质量责任制，采购人员对所采购物资的质量负有全部责任，如因职而采购优劣产品，采购人员应负有经济赔偿责任。13、严禁采购人员收受回扣，如有收受回扣，一旦查证，除全额追缴回扣款项外，还应视情节轻重给予相应处理。三、办公物资管理1、各部门每月25号前，按统一格式报下月办公物资计划表（附表1）注明物资名称、规格、型号和数量，由部门负责人负责审核，分管领导审批后交行政部。2、各部门需领用计划以外的办公物资，必须提前一个星期补报办公物资计划表。补报计划表表头应加补报二字，经部门负责人、分管领导审核、总经理批准由行政部办理。3、行政部根据各部门的物资计划，结合库存情况拟定下月办公物资采购计划，总经理审批后集中采购。四、厂区食堂管理1、行政部负责食堂和食堂仓库的日常管理，每月15号和30号盘点仓库并将库存明细报与副总经理和部门负责人。2、行政部采购人员根据当月就餐人数按人均定额预借生活费，月底报帐。（伙食费管理细则另行制订）3、行政部采购人员每月15号和30号分别将食堂采购明细和费用明细报与副总经理和部门负责人。4、公司内部人员使用食堂雅间招待客人，需提前3小时通知行政部并填写招待申请表(见附表7)；行政部采购人员负责食堂招待安排，并统计费用。五、物资入库管理1、办公物资移交须经采购人、物资管理发放人，按照实际型号、数量、金额、质量进行清点检查无误，填写办公物资入库单（附表八），需附采购明细清单复印件，双方签字认可。2、办公物资的入库由物资管理发放人凭入库单直接办理入库手续。六、物资出库管理 公司仓库共设三处，分别为食堂仓库、行政1号仓库、行政2号仓库。食堂仓库主要存放食料等物资，行政1号仓库存放日常办公用品，行政2号仓库存放日常生活用品、工服、被褥、礼品等物资。以上仓库出库时严格执行出库流程，领取物品的相关人员必须填写申领单（附表2），物资发放管理人员要做到见单放货，行政部负责统计每季度物品消耗情况，并制作使用对比表，做到节约物品，物尽其用，杜决浪费。1、办公物资领用按各部门上报的计划，填写申领单（附表2）分批领用。2、各部门根据实际需要填写申领单，经部门负责人审核后直接到行政部办理领用手续。3、特殊情况所需的办公物资，必须注明用途、原因及领用时间经总经理或分管副总批准后，到行政部直接领用；对仓库没有的库存物资，行政部按照限价采购方法及时购买，并纳入下月物资采购计划。5、办公用笔原则上按每人2支/年，随各部门办公物资领用表定期发放笔芯以及换新，各部门负责人为办公物资领用、管理责任人，低值易耗品应根据实际工作情况限量使用。6、办公物资领用除低值易耗品外，其他物资必须交旧领新，行政部作好废旧办公物资回收登记，建立废旧办公物资档案，集中统一处理。7、办公饮用水由行政部通知指定商送水，各部门到行政部仓库管理员处签字交桶领用。8、通讯工具、电脑、数码像机、复印机、打字机、投影仪、扫描仪、验钞机、票据打印机、保险柜、资料柜、办公桌椅、沙法、茶几、传真机、茶水柜、对讲机等由使用部门登记造册，明确型号、数量、存放地点、责任人交行政部存档，以上物资原则上不新增，由公司按照实际需要配备多余物资由行政部统一保管，对损坏的物资必须由各部门书面说明原因，报总经理审批方可。否则由责任人按物资价格赔偿。9、员工工装按公司服装管理规定统一发放。10、保洁用品领取要有计划，行政部负责监督使用情况，杜决浪费。11、各部门领取物资，必须当场验货，如发现损坏残缺等质量问题，应当场要求更换，否则由领用人自行负责。七、其它1、行政部要把好办公物资质量关，严禁购买价高质次的物资。2、各部门要加强物资质量关，严禁公物私用。3、各部门电脑维修，由生产部搞弱电修理的维修工负责日常维修或使用人电话通知电脑销售商提供的维修商上门检查。使用人根据检查情况报维修申请（维修申请必须注明详细的维修内容），经由部门负责人审核、分管领导审核后，交行政部登记方可维修，维修人员将报修人签字认可的维修清单交财务部结帐。维修清单必须与维修申请相符，对更换的零部件必须上缴行政部，否则维修费用由申请人承担。八、办公物资明细表1、办公设备：电脑及附件、复印机工作台、复印机、传真机、考勤机、点钞/验钞机、打字机、电话机、喷墨打印机、针式打印机、激光打印机、复印机选购件、投影机、投影幕、扫描仪、数码相机、U盘、光盘、磁盘、电脑软件。2、办公用品办公耗材：传真机碳粉、打印机墨盒、复印耗材、传真机晒鼓、传真机墨盒、打印机电缆线、打印胶片、打印机色带、传真机碳带。案头用品：文件夹、笔类、信封、板夹、笔筒、尺子、固体胶/胶水、橡皮、修正带、修正液、文件盘、票据夹、回形针/盒、白钢/塑/铁夹、大头针、订书针、长尾夹、裁纸刀、剪刀、美工刀/刀片、卷笔刀、装钉刀片、切割座、封箱带、双面胶、胶带、塑封圈、装钉胶圈、装订封面、打孔机、起钉器、装钉机、订书机、计算器、饮水机等。纸类：复印纸、复写纸其他纸、打印纸、传真纸、彩喷纸、软面纸、硬面本、记事本、封面纸、材料纸、卷筒纸、抽纸、笔记本。标签：会计科目章类、封面/针夹、账芯、账夹、账薄、报表、凭证、标签带、电脑标签、手写标签等。办公家俱及其它：资料架、资料柜、文件柜、保险柜、报刊架、沙法、办公桌椅、会议桌椅、废纸篓系列、文件插系列、资料加系列、笔筒系列、垃圾袋、电池、饮用水、空调、吸尘器、挂锁等。3、劳保用品：员工工装（职员装、护卫、保洁、车库、维修、绿化）棉大衣、布手套、毛巾、绝缘鞋、绝缘防护鞋、电焊晕、洗衣粉、肥皂、安全帽、安全带、防暑用品、防寒用品、工作帽等。九、1、对违反此管理办法的，将按公司的有关罚则处理。2、本管理办法经总经理审批、公布之日起执行。3、本管理办法由行政部负责解释。十、附表附表1*公司办公耗材计划表计划部门： 计划时间：序号物资名称规格单位数量备注总经理审批： 分管领导： 部门负责人： 行政部：附表2*公司办公用品领用记录表物资管理人员： 仓库： 月份： 序号物资名称规格单位数量领取时间领用人签字备注附表3*公司办公物资申领表部 门姓 名申请时间品 名数 量申领理由部门负责人意见：行政部意见：分管领导意见：备注：特殊物品、贵重物品、数量大的物资领取需分管领导或总经理签字方可领取。附表4*公司物资请购单请购部门： 请购人： 日期： 名 称数 量单 位用 途规格、质量摘要总经理：分管领导：部门负责人：行政部：附表5 *公司办公用品采购单填单日期 年 月 日物品名称规格用途单位数量需用日期估计价值签注总经理批准：分管领导签字：行政部意见签字：采购人员签字：附表6*公司办公物资(设备)借用申请表部 门姓 名申请时间品 名数 量归还时间部门负责人意见：行政部意见：备注：借用期间借用部门(员工)要爱护所借物品，不得损坏、转借他人或私用，并按借条约定的时间将物品