《公文综合业务培训》PPT课件.ppt

公文综合业务培训,一、公文的概念和特点 二、 公文的作用、种类 三、 公文的应用,一、公文的概念和特点 （一）公文的概念 （二）公文的特点,（一）公文的概念 公文是具有法定效力和规范体式的公务文书。公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一些列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，做到及时、准确、安全。,（二）公文的特点 1. 公务性 2. 规范性 3. 指定性 4. 制约性,二、 公文的作用、种类 （一）公文的作用 （二）公文的种类,（一）公文的作用 1. 法规和准绳作用 2. 领导和指导作用 3. 沟通和合作作用 4. 宣传和合作作用,（二）公文的种类 根据2000年8月24日颁布的国家行政机关公文处理办法规定，公文有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,公文的分类（简介） 1. 按照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、平行文和下行文三种。 2. 按照有无保密要求的不同，可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。按照秘密等级的不同，还可以将有保密要求的文件分为绝密文件、机密文件和秘密文件三种。,3. 按照紧急程度的不同，可将公文分为紧急公文和普通公文。紧急公文通常还分“特急”和“急件”两类。 4. 按其具体职能的不同，可将公文分为：法规性公文 、指挥性公文 、报请性公文 、知照性公文 、联系性公文 、实录性公文 六种。,三、常用公文的应用 （一） 公文的格式 （二） 公文的适用范围 （三） 如何选择和使用公文种类 （四） 常用公文的拟订 （五） 案例分析,（一） 公文的格式 组成公文的各要素可划分为眉首（文头）、主体（正文）、版记（文尾）三部分。,中国石油天然气运输公司文件,二八年十一月十一日,主体区,眉首区,主题词：,版记区,主体,标题 主送机关名称一正文一附件 成文日期一生效标识 附注,版记,主题词 抄送机关一分送领导 印发机关和印发日期 版记中反线一版记位置,眉首,份数序号一秘密等级和保密期限一紧急程度 发文机关标识 发文字号一签发人 红色反线,红反线 及以上 各要素,红反线 主题词 之 间,主题词 及以下 各要素,眉首区,主体区,版记区,1. 标题：文件标题应在红色反线下空2行，用2号方正小标宋体字，分一行或多行居中排列，回行时要注意做到词意完整。 标题的三要素发文机关、事由、文种 标题一般构成形式： （发文机关）+“关于”+事由+“的”+文种,主送机关：在文件标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。 正文：在主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。正文用3号方正仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字。 正文中标题推荐使用以下字体：一级标题为3号方正小标宋体，二级标题为3号方正黑体，三级标题为3号方正楷体，四级标题为3号方正仿宋体（可加粗处理），均居左前空2字排。,. 附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号方正仿宋体字标识“附件”两字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数字编序号，序号数码后加圆点“.”，附件名称后不加标点符号。例如： 附件：. X X X . X X X . X X X 附件正文中的字体字号、行距版式等与正文的要求一致。,成文日期和生效标识：成文日期是公文生效的时间，一般为领导签发的时间，用汉字将年、月、日标全。“零”写为“”。成文日期右空字。加盖印章应上距正文行之内。关于印章的加盖方式，以印章的实际情况来定：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 此外，成文日期（印章）页至少有一行正文文字。可通过调整行距或字距解决，不得采取标识“此页无正文”的方式。,附注：上报文件必须以附注的形式标注联系人和联系电话，用号方正仿宋体字，在成文日期下空一行居左空字，用圆括号括入。,实例,（二） 公文的适用范围 报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。报告属于“阅件”，不得夹带请示事项。 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。请示属于“办件”，必须在事前行文，一文一事。,函 适用于不相隶属或同级机关之间商洽工作、询问和答复有关问题，请求批准和答复审批事项。 通知 适用于转发上级领导机关和不相隶属机关的公文，传达需要各单位办理、执行和周知的事项，任免人员。,会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 批复 适用于答复下级机关的请示事项。 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。,决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销公司不适当的决定事项。 通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。,（三） 如何选择和使用公文种类 根据行文目的确定公文种类 如请示上级单位批准、给予指示、帮助支持的，应使用“请示”；安排部署工作的，应使用“通知”；指导下级工作的，则应使用“意见”。,根据行文关系确定公文种类 一般来说，受文单位是上级的，应选用“请示”、“报告”等上行文种；受文单位是下级的，应选用“通知”、“批复”等下行文种；向不相隶属单位行文应使用“函”等平行文种。“会议纪要”和“意见”在上行、下行和平行文中皆可使用。,根据行文单位的职权确定公文种类。主要是指一些特殊种类，如“令”、“公报”、“议案”等。,报告与请示的区别 一是行文功能不同。报告是汇报情况、反映问题；请示是请示批准、指示和解决问题。 二是处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示是办件，需要办理、批复。 三是时间要求不同。请示在事前行文，事前请示；报告一般是报告办理结果或有关情况，事后报告。,（四） 常用公文的具体拟订 1. 报告的拟订 2. 请示的拟订 3. 通知的拟订 4. 会议纪要的拟订,报告： 报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。报告可分为综合性报告、专题性报告和回复性报告三种。,实例,请示： 适用于向上级机关请求指示、批准。请示属于“办件”，必须在事前行文，一文一事。根据内容、性质的不同，请示可分为请求指示性请示、请求批准性请示和请示批转性请示三种。,实例,通知 ： 通知是用于转发上级领导机关和不相隶属机关的公文，传达需要各单位办理、执行和周知的事项，任免人员。通知可分为发布指示的通知、颁发规章的通知、批转或转发文件的通知、任免通知和会议通知五种,实例,会议纪要： 会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项，具有纪实性和指导性的文件 。根据适用范围、内容和作用，分为工作会议纪要和协商交