公司邮件收发管理制度.doc

芜湖普威技研有限公司 公司邮件收发管理制度芜湖普威技研有限公司制度级别：I 签发: 公司邮件收发管理制度目 录 一目的二适用范围三考核管理机构与职责四内容五其他出 自人力资源部编 号生效日期版 次第1版一、目的为规范公司邮件的收发管理，节约公司邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费。二、适用范围普威公司全体员工三、定义邮件物品：指公司员工寄送/签收的文件、资料、货物及其他货品等（大型设备的发送不在此列）四、职责4.1 综合管理部：负责公司邮件物品的收发管理。4.2 各部门：协助综合管理部进行部门邮件物品的发送、审批及接收。五、内容5.1邮件的发送5.1.1 因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者，必须先填写邮件发送审核表，须经部门负责人、综合管理部经理签字确认，并将需邮寄品交给综合管理部检验后，领取EMS寄件材料进行邮寄。5.1.2 未经登记或需邮寄的货品无部门负责人签字者，综合管理部可拒绝受理，如仍需邮寄邮费自付。5.1.3如收件人等信息不清楚或不完整，综合管理部有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经综合管理部要求无效者，综合管理部有权拒发该货品，并将情况报该部门负责人处理。5.1.4 邮寄后寄件人需认真记录快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责。5.1.5 寄送文件、资料、货物等邮件货品，需统一通过公司指定的承运单位（EMS）进行邮寄，如有特殊情况需通过公司指定外的承运单位寄送，必须经综合管理部经理审批方可生效。5.1.6 综合管理部要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对寄件信息并及时报销邮件费用。5.1.7 公司任何人员如私自以公司名义邮寄私人物品，或以公司义在快递公司赊账的，一经查出，给予所欠邮费的5倍罚款。申请单与邮品交综合管理部检查核对申请单与邮品领取EMS寄件材料信息不全信息无误寄件5.2邮件的签收5.2.1、保安职责：5.2.1.1、所有的外来信件、快递、包裹等邮件（以下简称邮件）由正大门岗位保安负责接收；5.2.1.2、值班保安在接收邮件之前需对邮件进行安全核查；值班保安对可疑邮件一律拒收。可疑邮件如：外包装破损或外露过多的内保护材料，手写或模糊不清的地址；油污、有刺鼻异味或邮件包装浸水变色；物品外部有不明的动力装置或有滴答声等；5.2.1.3、值班保安对公司各部门或公司员工收到的包裹或信件进行检查，并登记；未经主人同意不得私自拆开包裹及信件，不得私自撕下邮票；5.2.1.4、值班保安在接收到外来邮件检查安全后，要及时通知收件人所属部门邮件管理员领取。5.2.2、邮件管理员职责5.2.2.1、各部门邮件管理员要在邮件签收登记表上签名并详细登记领取时间，以备查验核对；5.2.2.2、各部门邮件管理在接到公司保安通知后要及时前去领取，如因邮件管理员不及时领取造成的邮件延误，一切后果由邮件管理员承担；5.2.2.3、收件人为公司名称，公司顾问人员及离职人员的，由综合管理部相关人员代签。5.2.3、收件人职责5.2.3.1、 收件人在接到部门邮件管理员通知后，要及时前去领取邮件。5.2.3.2、收件人需自主关注邮件物流状况，并在购买时留下联系电话，方便物流公司联系。5.2.3.3、凡货到付款的邮件，收件人在门卫室、部门邮件管理员通知发出后，应立即到公司门卫室付款取件。如因个人缘故造成的延误或其他损失后果自负。注：在邮件包装完好的情况下，如邮件内部物品存在遗失、短少或破损等问题，保安和部门邮件管理员不负任何责任。与厂家索赔等事宜由购买人自行解决。5.2.4邮件签收流程图快递公司送达邮件保安检查邮件安全部门邮件管理员登记、领件可疑安全收件人取件五、其他5.1 附件附表1：公司邮件发送审核表附表2：公司邮件签收登记表5.2 本办法自签发之日起执行。5.3 本办法解释权归综合管理部。 制定： 审核： 批准：附表一、邮件发送审核表寄件人收件人姓名、电话邮编、地址事 由邮寄物品邮寄形式投递日期备 注寄件人部门主管审核综合管理部签 批邮件发送审核表寄件人收件人姓名、电话邮编、地址事 由邮寄物品邮