浅谈高校档案管理工作的信息化.docx

浅谈高校档案管理工作的信息化 摘要高校档案管理是一项既具高难度，又十分重要的工作。档案管理的信息化建设是大势所趋。要做好这项工作，高校必须从思想上给予足够重视，加大基础设施投入力度，注重人才培养工作，落实好相关规章制度，这样才能使档案工作更加高效，从而更好地发挥档案在推动学校发展中的作用。 关键词高校；档案管理；信息化 档案管理是高校的一项事务性，也是常规性工作，虽然这项工作表面上不像教学、学生管理那样能在短期内出成绩、受人瞩目，但是它对高校的意义却十分重大。高校档案种类多、数量大，要严格按照规范做好档案管理并不是一件容易的事。立足于信息时代下，传统的档案管理已经不能适应快节奏的工作，档案管理必须加强信息化建设，将收档、保管、发送等各个环节都纳入到信息化的管理中，全面提高工作效率。 一、高校档案管理工作信息化的重要性 高校档案管理的信息化建设，无论对于学校的发展，还是对于档案管理人员能力的提升，都具有重要意义。高校档案管理工作信息化的重要性主要体现在三个方面：首先，高校的档案是高校文化发展的物质载体。高校的发展，不单单表现为硬件建设程度，更重要的是内涵建设。档案记载着学校的重要事件，蕴含着学校的办学理念，尤其是近些年诚信档案、业务档案等内容更加丰富，这都是学校内涵的重要体现。其次，档案管理的信息化有利于管理人员综合能力的提升。现代社会，科学技术日新月异，档案管理人员若不加强学习，将很快就被时代所淘汰。若档案管理仍旧停留在纸质的收存的话，工作人员就很难有机会去学习新的技术，即使学了也不能发挥作用。档案管理信息化恰巧可以帮助工作人员学习档案工作的最新理念和技术，带动整个管理能力的提升。再次，档案信息化可以为学校发展提供更多的信息资源。现在高校的发展需要各方面的综合信息，档案记载着学校内部以及对外交往中的重要得失与经验，档案管理人员可以通过信息化手段，筛选出有效信息提供给学校决策层，使学校的每一项决策都更有针对性，更符合发展与需求实际，从而更有利于学校的发展。 二、档案管理信息化建设的方法 1.提高对档案管理工作的思想认识 加强档案管理的信息化建设，必须从思想上给予高度重视，不断意识到档案信息化的重要性。提高思想认识，不是哪一个部门、哪一个人的事，而是学校上下都必须要意识到档案管理的重要性：第一，高校领导层要重视档案管理的信息化工作，要充分认识到档案对于学校发展的重要意义，并在政策、财政等方面予以支持。领导干部要多到其他兄弟院校学习先进经验，组织好本校档案管理工作的有序开展。第二，高校的其他部门也要给予档案管理工作以大量支持。档案管理的内容涉及到学校的每一位教职工和学生，与每一个部门都有业务的往来。学生要做好档案，教职工的成长要有档案，学校的重要工作要有档案，若其他部门支持档案管理信息化，就是方便自己，就能够提高本部门的工作效率。第三，档案工作人员也要注重档案管理的信息化建设。档案管理人员在档案信息建设的最前沿，能够了解档案管理工作的新动态，能够接触档案管理的新的方法，能够把其他高校的先进经验及时提供给领导，从而加快本校的档案管理工作。这要求工作人员必须提高对档案的重要性认识，做工作中的有心人，不断学习，提高能力。 2.加强档案管理工作硬件设施的配置 档案管理信息化工作有了思想上的重视后，真正要落到实处就必须从基础设施建设开始，必须加强硬件设施的配置。首先，要保证场地的建设。现在很多高校在建设中，大都注重学校规模的扩大，宿舍宽敞了，图书馆变亮了，但很少有把档案室建设得“高大上”的，虽然不主张浪费，但至少要保证档案管理要有足够的办公场所和档案储藏场所，档案的重要性不言而喻，毕竟档案管理对环境还是有一定要求的。同时，要保证档案管理信息化设施的配备，例如，计算机、移动硬盘、刻录机以及录音录像设备等，这需要高校加大财政投入，经济上给予倾斜。此外，把现有的纸质材料转化为电子档案，也是一项工作量超大的任务，需要高校逐步去完成。可以建立档案工作的专门网站，把需要存档的材料及时发送给各部门，提前做好收档工作，管理者也可以通过网站让档案的排序、编码、归档，以及档案的进出情况更加透明，大大提高管理效率。 3.创建档案管理的规范管理机制 档案管理信息化，硬件建设固然重要，但后续的管理建设也不容忽视，它直接关系到管理的效率问题，必须做好档案的规范管理，建立科学管理机制。具体如下：一是先要核实好信息化管理方面主要工作环节是什么，明确哪些是一般环节，哪些是关键环节，再在此基础上制定科学的档案管理的规章制度，做到档案管理有章可循，有“法”可依。二是要严格落实规章制度，尤其是档案管理人员，必须带头遵守。同时规范好档案的借用、归还，以及保密工作。尤其是随着信息化的深入发展，电子档案的盗窃事件时有发生，电子档案传播时量大、速度快，一旦发生盗窃、泄密等事件，将会给学校和相关人员带来重大损失。 4.加强档案管理人员队伍建设 人才是事业取得成功的保障，队伍建设主要从两方面考虑：一是人才的数量，要从数量上保证档案管理工作能够顺利开展，并且能够使大家有足够的精力去做档案工作，把档案管理工作当做一份事业来做，保障管理队伍的稳定性。二是在质量上，要保证档案管理人员的专业性。只有专业的人做专业的事，才能更好地做好档案的信息化建设。高校加强档案管理的人才队伍建设需要做好两方面的工作：首先，要完善档案专业人才的引进工作，从源头上进行人才质量的补充。其次，要加强对现有在职档案管理人员的培训工作，定期开展职业道德尤其是档案专业素质的培训工作，不断提高在职人员的业务能力，使其都能适应信息化工作环境。最后，高校要保证档案管理人员在工资、晋升等方面与其他岗位的同志一样的待遇，这样才能留住人才，才能使更多的人才投入到档案信息化工作中去。 总之，信息化带给档案管理工作挑战的同时，更多的是对传统管理方法的革新，更多的是机遇。高校必须重视档案对高校发展的意义，从制度、人才、管理等多方面做好档案的信息化建设。 参考文献 赵静.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设J.山东省青年管理干部学院学报，2