中小企业信息化管理探讨.docx

中小企业信息化管理探讨 摘 要 随着信息化技术的快速发展，信息技术为企业日常办公和管理带来了极大便利。企业借助信息化技术提高了办公效率，降低了管理成本，增强了市场竞争力。本文结合实际经验，探讨中小企业的信息化管理方式。 下载 关键词 中小企业；信息化管理；内部监管 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 032 中图分类号 F270.7；TP317.1 文献标识码 A 文章编号 1673 - 0194（2017）13- 0079- 03 0 引 言 中小企业因为船小好调头，技术改革成本低，往往成为新信息化技术应用的先锋，信息化技术的不断落地也为中小企业节省了管理成本，赢得了市场先机。中小企业信息化管理常见应用有以下四方面。 1 信息化基础办公环境搭建 信息化基础办公环境包括电脑、网络、打印机、扫描仪等办公设备的配备。根据企业的人员、部门、办公场地等整体规划进行信息化办公环境的设计和规划。 根据实际使用需求统计后进行办公电脑、制图电脑、笔记本电脑、平板电脑等类别的采购。本着性能和价格兼顾的原则，考虑未来三到五年使用的办公需求，对CPU性能、内存大小、硬盘容量、有无固态硬盘等做重点考虑，同时应尽量选择大品牌商用电脑，稳定性好，售后服务有保障。服务器则需根据部署具体应用的要求和信息化长远规划进行合理选购，需要注意硬件配置能否承载足够的并发访问量，是否支持后期硬件升级扩展，是否需要双电源冗余，是否需要配套的磁盘阵列和UPS，是否高稳定性、高可用。 网络选择则根据企业信息化的不同应用，比如ERP、OA、监控、通信软件等的各自带宽需求进行叠加以及各运营商不同方案的接入成本、网络状态等综合考虑。单链路接入可考虑外网接入带上网行为管理的路由器。多链路接入则可经上网行为管理路由器叠加，再经过高背板带宽的百兆或千兆交换机接入不同楼层和不同部门，也可进行VLAN划分、QoS限速等设置。上网行为管理路由器可以在网络入口处按企业要求进行相关视频、游戏、聊天、购物、下载等上网行为管理和限制。对移动频繁的电脑可以采用有线加无线结合的方式，对台式机也可加无线网卡方便位置变动。企业无线路由器采购需注意无线带机量。IP地址规划可以按楼层或者部门进行。 对于打印、复印、扫描、传真功能，可以根据业务需求使用带网络功能的大型复合一体机、常用多功能一体机等，提高设备的利用率，实现一机多用。带ADF输稿器的设备可以进行多页连续复印和扫描，提高工作效率。财务若有打印发票需要，需配备针式打印机。此外还需采购配套的墨盒、色带备用。 2 企业办公信息化 企业办公信息化包括OA、ERP、企业邮箱等。 OA（Office Automation），即办公自动化，是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式，可实现数字化办公，减少纸质文件流转，提高办公效率。OA方便多部?T或异地办公的中小企业进行企业流程审批、项目管理、会议管理、车辆管理、档案管理、电子公文管理等，可以调整优化现有的管理组织机构和管理流程，增加协同办公能力，提升执行力，保障制度落地，协助员工沟通，有助于自助高效办公，方便快捷。 ERP（Enterprise Resource Planning）系统，即企业资源计划系统，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP已经成为中小企业财务、人力资源、采购销售供应链管理、备品备件库存管理、售后服务、客户关系管理的一个重要信息化工具，它可以帮助决策者管理好企业的物流、资金流、信息流，减少信息孤岛，让企业各种信息更加透明清晰，从而实现事先计划与事中控制，进行资源的有效利用和整合。 ERP实施要经过项目立项，ERP选型，项目规划（制订项目计划，召开启动大会），需求调研，蓝图设计，实施方案编写和测试，库存盘点和期初上线数据的导入，正式上线切换，项目验收和后续改进等步骤，期间要反复对相关员工培训以便熟练掌握应用。ERP的应用程度也是企业信息化水平的一个重要标志。它能大大便利中小企业财务管理，为管理者提供全面、及时、准确的数据支撑。 企业邮箱是企业交流必不可少的工具，采用自建的企业邮箱可以方便自行管理，保障邮件安全，提高邮箱反病毒反垃圾能力。 随着智能手机的普及，OA、ERP和企业邮箱等企业信息化平台普遍支持通过手机端来接收、查看、处理信息，通过移动网络可随时随地掌上办公，极大地方便了经常出差开会的公司管理者和市场人员。 3 企业宣传与服务 企业宣传和服务包括公司网站、微信公众平台、400电话等。 公司网站是现代企业在互联网上进行公司宣传的重要窗口，主要为客户或者业内人士介绍公司信息，发布新闻公告，建立论坛，与浏览者互动等，树立公司形象，帮助公司把握商机。 微信公众平台，也称公众号。企业利用公众号进行自媒体活动，目前已经成为了一种主流的线上线下微信互动营销方式。随着微信的流行，企业微信公众平台已经呈现出爆发式增长，几乎每个企业都有自己的微信公众平台，它的主要作用是消息推送、信息分享、品牌传播、自动回复、二维码订阅等。微信数以亿计的庞大用户群创造了很好的用户黏性，微信信息转发的便利性为企业宣传信息的快速传播提供了可能。中小企业可以申请注册自己的订阅号或者服务号，进行市场宣传，展示公司产品和服务，并提供在线订购。另外企业参加展会等重大活动也可以通过易企秀、MAKA等工具制作宣传文案、邀请函等，通过庞大的粉丝群进行创意推广。 400电话作已经广泛应用于企业售前售后咨询，可以绑定于公司对应的多部固定电话或相应负责人手机号码上。它体现了企业的服务意识和态度，为客户与企业及时沟通提供了便捷。 4 企业内部监管 企业内部监管可以使用视频监控系统、考勤等。 视频监控系统在企业中有着广泛应用。它可以作为企业监管生产物料、库存物资、财务往来的重要方式，也可以作为安防保障的重要手段。视频监控系统可以将视频数据通过网络准确、快速、清晰地传回，实现了异地远程集中管理，节省了巡检人力。智能的视频监控系统能及时发现险情进行报警。此外，视频监控系统还支持云端存储，手机端查看，大大地方便了企业管理者监管。 考勤主要是对员工出勤的监管，可以使用带网络功能的考勤机。也可使用金蝶云之家，或者钉钉之类的手机APP考勤方式，甚至可以对外出销售、培训、售后服务人员进行移动考勤，满足企业管理需求。 5 结 语 信息技术的发展促使企业进行信息化改革。中小企业由于规模有限，业务流程相对简单，所以更易推行企业信息化。中小企业的信息化离不开总体的规划、管理者的重视、专业人才的储备和专项资金的支持，需要信息化团队长期不断的钻研积累。同时，信息化降低了企业生产管理成本，提高了工作效率，使管理者更加清晰地挖掘把握核心竞争力，为企业进一步提升发展提供有力保障。 主要参考文献 张卫.企业OA建设现状及发展趋势J.办公自动化：综合版，2008