企业OA项目实施方案v.doc

企业企业 协同办公系统协同办公系统 实实 施施 方方 案案 建建 议议 书书 厦门威尔软件有限公司厦门威尔软件有限公司 2008-5-5 （版本：（版本：V1.0） 目目 录录 第一章第一章项目概论项目概论.3 1、项目解释.3 2、项目主要实施者 3 第二章第二章项目实施原则项目实施原则4 1、分阶段、循序渐进的原则4 2、实用原则.4 3、知识原则.4 第三章第三章协同办公需求规划框架协同办公需求规划框架 .5 第四章第四章项目实施步骤规划项目实施步骤规划.6 第一章第一章项目概论项目概论 1、项目解释项目解释 本协同办公管理系统项目实施计划为企业规划制作。 此次为企业的协同办公管理项目分为两期完成，威尔将根据相关的需求和咨询分析报告，实施 方案报告进行分阶段分模块进行实施。 第一期第一期：个人办公、公共信息及工作流程 第一阶段第一阶段：准备阶段：管理员培训；动员大会； 第二阶段第二阶段：需求调研阶段：各部门需求调研、分析、确认 第三阶段第三阶段：系统部署、测试阶段：流程表单制作,知识库的规划 第四阶段第四阶段：用户培训阶段：人员培训、流程表单的优化，为试用运行作好准备 第五阶段第五阶段：试用完善阶段：通过一个月的试用，为正式运行 OA 系统作好铺垫 第二期第二期：行政事务 2、项目主要实施者项目主要实施者 本项目实施，在企业相关部门人员领导下，由威尔公司承担具体实施工作，相关软硬件平台供 应商提供技术支持工作。 威尔公司将会派出由项目经理、实施项目师、培训项目师组成的项目实施组，负责本项目实施。 建议企业指定相关项目经理对实施工作进行现场监督，并协调项目实施过程中与公司内部各分 部及相关部门人员的协调。 第二章第二章项目实施原则项目实施原则 本项目为企业的办公管理系统，不仅是公司信息管理的工具，也将提供公司发展决策和创造协 同工作环境的平台。系统实施需要充分考虑企业的办公要求及公司业务特色，保证项目实施的实用 性。项目实施过程中也需要不断与企业公司的专业技术及相关业务人员交流，通过双方紧密的交流、 合作，使系统更适合企业使用，适应企业业务及管理的发展。 项目实施采取以下原则： 1、分阶段、循序渐进的原则分阶段、循序渐进的原则 任何一个项目的实施都是一个发现问题，分析问题，解决问题，积累经验，又遇到新问题，再 分析解决，再积累的循序渐进的过程。本次项目实施根据企业现有业务环境及业务需求，进行 资源最优化，但项目保留扩展接口，把握后期需求，进行分阶段、循序渐进的实施方案。 2、实用原则实用原则 首先，满足使用者第一需求即基本需求，功能的需求。尽可能用简单、统一、符合使用者习惯 的方式实现功能，避免追求片面的复杂和完美。 其次，提升系统性能需求，满足不同阶段用户的需求。完善系统承载能力，保障优质的服务。 3、知识原则知识原则 相对目前国内其他 IT 技术的使用情况，协同商务技术应用较少，实际应用也不普遍。企业的 一般员工对数据仓库、多维分析、数据开采、数据共享、数据访问控制等系统涉及的知识可能 存在着不足或偏差，实际应用经验也会欠缺。因此，我们在实施过程中充分结合专家培训和服 务，包括威尔协同系统的设计、开发、实施过程（培训是实施的重点） 。 逐步培养企业自己的系统管理、维护人员。当系统投入使用时，这些人员可以对系统进行维护 和管理，并可以负责对最终用户进行培训。 第三章第三章协同办公需求规划框架协同办公需求规划框架 需求规划框架说明：企业协同办公系统规划为二期，计划在 1 个半月内完成，其中第一期第一期：个 人办公、公共信息及工作流程，第二期部署第二期部署：行政事务等模块应用，第二期的应用是可选。 第一期第一期部署个人办公、公共信息及工作流程阶段图 准备阶段：管理 员培训；动员大 会；流程名称汇 总、筛选 需求调研阶段： 各部门需求调研、 分析、确认 基 础 阶 段 完 善 阶 段 系统部署、测试阶 段：流程表单制作, 知识库的规划 第一阶段 第二阶段 第三阶段 第四阶段 用户培训阶段： 人员培训、流程 表单的优化，为 试用运行作好准 备 1周周1周周1周周1周周 第五阶段 试用完善阶段： 通过一个月的 试用，为正式 运行OA系统作 好铺垫 1月月 第四章第四章项目实施步骤项目实施步骤规划规划 项目实施表面上看来是重复劳动的过程，但作为企业 IT 应用经验的、执行软件标准的威尔公司 来说，实施项目项目是完成系统建设的最关键阶段。威尔公司不仅为项目实施配备专业的技术、业 务人员，并且制定最严格的项目实施计划，所有工作都依计划进行，保证项目及服务的质量。 根据大闽食品(漳州)有限公司协同办公项目规划要求及依据威尔以往实施经验，威尔公司对于项目 实施特作如下详细规划设计，以及整体项目进度情况作以下实施工作安排： 为对项目的项目和周期有一个直观的认识，我们设计了项目计划表；以下时间安排为模拟时间，还为对项目的项目和周期有一个直观的认识，我们设计了项目计划表；以下时间安排为模拟时间，还 需要根据项目中的一些具体情况再做调整；需要根据项目中的一些具体情况再做调整； 企业企业 OAOA 项目实施步骤项目实施步骤 内内 容容起始日期起始日期终止日期终止日期天数天数责任人责任人 第一部分：项目实施准备阶段第一部分：项目实施准备阶段 1.1.确定双方项目组成员与职责确定双方项目组成员与职责 1用户项目组 1)确定项目组成员 .确认用户单位 OA 项目人员 .确认威尔公司的 OA 项目人员 .确认各部门的部门负责人与部门接口人 2)确定项目组职责 .确认用户单位 OA 项目人员责任 .确认威尔公司的 OA 项目人员责任 .确认各部门的部门负责人与部门接口人责任 2.培训管理员培训管理员5WELL 培训师 3.组织机构调研组织机构调研双方项目组 1)组织机构整理1用户项目组 2)组织机构分析（部门、岗位、群组规范）1双方项目组 4.4.动员大会动员大会 2 2 1)准备动员大会的会议资料 0 02 2双方项目接口人 2)动员大会内容准备 0 02 2双方项目接口人 3)发送会议通知 0 02 2双方项目接口人 4)会议室及会议设备准备 0 02 2双方项目接口人 5)召开动员大会 05双方项目组 6)培训部门接口人画制流程需求及功能演示05双方项目组 5.5.讨论项目配套制度与政策的制定讨论项目配套制度与政策的制定 05双方项目组 第二部分：系统需求调研分析阶段第二部分：系统需求调研分析阶段 1.1.流程名称的收集整理流程名称的收集整理 2 1)收集部门流程名称清单 1用户各个部门 2)分析整理并分类：A 类、B 类 1双方项目组 2.2.单位文化、知识规划需求调研分析单位文化、知识规划需求调研分析 1双方项目组 1)公告、新闻权限需求 双方项目组 2)论坛版块、分类、版主需求 双方项目组 3)单位其它文化知识需求 双方项目组 3.3.流程、表单及归档库的需求调研流程、表单及归档库的需求调研 5 1)各部门接口人画制流程需求 4 双方项目组及部 门接口人 2)各部门接口人提交需求 1 双方项目组及部 门接口人 4.4.流程、表单及归档库的需求分析流程、表单及归档库的需求分析 4 1)按部门分析需求 双方项目组及部 门接口人 2)需求反复确认 双方项目组及部 门接口人 3)部门负责人签字 1部门负责人 5.5.双方签字确认验收内容双方签字确认验收内容 1双方项目组 第三部分：系统部署、测试阶段第三部分：系统部署、测试阶段 1.1.正式系统安装优化正式系统安装优化 5WELL 项目师 1)Lotus 服务器的安装与配置 2)威尔 OA 的安装、初始化设置 3)人员注册、组织机构图构建 4)系统优化、备份软件安装 2.2.测试机系统安装测试机系统安装 1WELL 项目师 3.3.系统规划定制、测试系统规划定制、测试 9双方项目组 1)流程及表单定制的定制与设计 5 2)单位文化知识构建 1 3)系统定制内容技术测试 2 第四部分：用户培训阶段第四部分：用户培训阶段 1.1.书写书写用户培训手册用户培训手册 1WELL 项目师 2.2.制定培训计划制定培训计划 1W