行政事务管理制度.doc

行政事务管理制度（试行）一、目的为确保本杂志社行政管理事务处于受控状态，规范行政事务管理工作，提高办事效率，加强过程及结果管控，特制定本制度。二、 适用范围本制度适用于本社行政事务活动进行管理控制。三、主要职责1、行政办公室负责本社行政事务的归口管理。负责文件、档案、劳动纪律、行为规范、安全、公共关系、后勤等行政事务的管理。2、负责社长办公室有关行政事务的管理3、负责本社作息时间、出勤等有关行政事务工作的管理。4、财务部负责本社财务、会计、税收等行政事务的归口管理。5、负责本社有关的各项行政事务的管理。四、行政事务管理主要范围（一）主要事务：办公用品、印章管理、文印名片、作息管理、例行汇报、工作秩序、会议管理、网络管理、企业文化、公关接待等其他事务，收发管理、办公车辆管理、办公易耗品、安全消防、环境卫生、劳保管理、其它后勤保障等工作（二）作息管理本社实行周一周六工作制，享受国家法定假日。员工请假，应事先填写“请假条”，按照程序审批。员工因公外出，需在前台进行登记，并保持通讯畅通。特殊、紧急情况必须事后补单。（三）办公秩序、工作作风、服务标准、劳动纪律及行为规范1、综合办公区秩序工作时间应文明办公，不得谈论私人话题，不随便串岗。办公时间要保持办公区肃静，办公期间应尽量讲普通话，严禁大声喧哗、聊天、嬉戏、打闹。研究、讨论工作应到会客室或会议室，或在相邻座位小声、简短交谈，以免影响办公区秩序。外来办事人员要安排在会客区域或会议室接待。 接待本社外部人员要主动热情、友好大方，认真维护本社形象。请求帮助，应征求意见，以商量的口吻，顾全大局。需进入其他部门办公室，应事先敲门，待允许后方可进入。办公室无人时，非该办公室工作人员不得擅自入内。每个员工应保持24小时手机开机，若本社领导或同事呼叫应主动接听或及时回电。任何时候不得坐在办公桌上（包括午休时不得将脚翘在办公桌上和全身睡在办公桌上）或有其他不文明行为。办公区内不得私自使用与工作无关的电器，不得违章操作电器设备或办公设施，做到节约用水、用电，随手关灯、关水，人走灯熄，离开1小时以上应关掉空调，下班时应关好门窗、灯、电脑、饮水机等，关掉用电设备（网络服务器等除外）。违者罚款10元/次，若造成经济损失要负责赔偿。办公室内重要物品、资料应存锁于抽屉或文件柜内，现金不能留存在办公室。财务人员现金必须放存于保险柜，并且不能过夜存放。否则造成一切后果由部门或个人自行承担相关责任。2、员工工作作风：爱岗敬业，团结协作。做到“遵章守纪，诚信敬业”，“当日事当日毕，不完成任务不下班”。3、员工服务标准：您的满意就是我的工作标准。公务接待和指引来访人员，应热情主动，搞好窗口服务，能满足的要求要及时予以办到。不能满足的要求要及时予以答复，并耐心说明原因。对不属于自己职责范围的要礼貌指引责任部门；本社同事之间互为服务关系，遵循前述原则和方法。接听和拨打电话的服务标准：A）在电话响铃三声之前应主动接听电话。B）接听电话应使用普通话，做到声音亲切、清楚，语气和蔼友善，使用规范的礼貌用语，语言简洁明了。接听重要电话应做好电话笔录，不得发表有损本社形象和利益的言论，不得在电话中高谈阔论，不得长时间占线，保持接听电话仪态端庄，不得有肩夹电话等不雅姿态。接听外线：应主动报出本社名称，统一使用称呼： “您好！中国西部杂志社！”等。接听内线：部门人员接听电话时应主动报出所在部门的名称，称呼：“您好！ XX（部门名称）！”当被呼叫人员不在座位上时，应礼貌告知并做好留言记录及转告。拨打外线：“您好！我是中国西部杂志社XX部的XXX！请帮我找XX听电话好吗？”拨打内线：“您好！我是XX（部门名称）的XX！请帮我找XX听电话好吗？”C）不得使用本社电话办私事及拨打声讯电话。违者罚款20-100元/次人。早会操作标准A）早会时间：周一至周五早上 9 : 00-9:10。B）参加早会人员应准时参加，不得迟到或无故缺席。一般员工迟到罚款10元/次，管理级人员迟到罚款20元/次。C）遇有公事当天不能参于早会，必须提前向部门负责人申请并报行政办公室，违者罚款30元/次。D）着装：必须穿着符合本社的着装要求，正确佩戴工作牌，不按公司要求着装或佩戴工作牌者，按照公司相关制度执行处罚。E）精神饱满，列队整齐。F）站姿要求：双腿直立, 与两肩平行, 抬头挺胸收腹，眼睛平视前方，双手自然下垂或左手握右手腕垂于小腹前。G）早会主持实行各部门负责人轮值主持，由行政办公室具体安排，各部门遵照执行。I）早会程序：9点整，由前台文员组织集合，各员工应在30秒内，按高矮顺序横排列队，前台文员组织点名，统计缺勤人数。（具体操作见早会管理制度。4、劳动纪律（1）员工拒绝完成上级领导交办的工作任务或参与集体罢工，罚款50-300元/次人，如因此造成经济损失，要全额赔偿，可同时给予行政处分。（2）因违章造成办公设备、设施损坏，视其情节部分或全部赔偿经济损失，罚款50-500元，可同时给予行政处分。（3）因违章造成火灾或人身伤亡，要承担经济责任，可同时给予行政处分，并依法追究法律责任。员工非本职工作造成伤亡，员工自己承担全部责任并视其情节予以处罚（员工私自调换工作岗位视为非本职工作）。（4）有意或无意泄露本社文件、资料等技术或商业机密，在工作中吃拿卡要、收受贿赂、营私舞弊的，应赔偿损失，予以500-2000元罚款，可同时给予行政处分。情节严重者依法追究法律责任。（5）凡盗窃本社及员工私人财物（未经允许把本社财物带离本社办公区域视为盗窃），罚款200-1000元，情节严重者加倍赔偿损失，予以开除，并依法追究法律责任。（6）员工正常上班时间内不得用餐、吃零食（公务接待等除外），三餐不得在工作场所或其他工作场地用餐（正常就餐时间有紧急工作任务而不能离开工作岗位的情况除外）。任何时间在工作、休息场地不得乱扔果皮、纸屑、杂物，不得乱倒饭菜、污水，违者罚款10元/次。（7）员工上班时间不得影响他人工作。上班不得打瞌睡，不得看与工作无关的读物和做与工作无关的事。违者罚款10元/次。（8）节约成本，人人有责。不得有任何浪费行为发生，违者罚款10-50元/次。（9）值班员工必须按时按要求值好班，凡未按时按要求值班者按考勤制度考核，（10）员工吸烟只能在规定地点且每次吸烟不得超过5分钟。不得在办公区、办公室、会议室及其他公共场所吸烟，违者罚款20元/次；若客户或来宾吸烟，应通过适当的方式提醒，并将其引导至吸烟区。（11）杂志社内严禁打牌等形式的赌博，违者赌资没收，并对参与人罚款50-200元/次；严禁玩电脑游戏，违者罚款20-100元/次。可视其情节同时给予行政处分。（12）未经上级领导允许，不得擅自带外来人员进入本社办公区域。违者罚款10元-100/次，若造成伤害，责任自负。（13）员工不得酒后上班（重要公关接待任务除外），违者罚款30-100元/次，给予行政处分。若造成经济损失，全额赔偿；若造成伤害，责任自负。（14）爱护花草、树木，不践踏花草、折损树木。（15）本社设置的各种广告牌、宣传栏、标语、宣传画等公共设施不得污损；不得破坏、损坏本社财物或客户物品。违者罚款10-200元，若造成损失要照价或加倍赔偿，可同时给予行政处分。（16）员工下班之后，若无工作任务，不得无故在办公区域逗留，违者罚款10-100元。（17）员工应注意安全，不得私自挪动各种电器和消防器材，防止安全事故发生。违者罚款20-500元/次，可视其情节给予行政处分，若造成经济损失要负责赔偿。（18）不得利用职务之便谋取不正当利益或替他人谋取不正当利益；不得在外兼职或利用职务之便从事营利活动。违者视其情节予以50-500元/次经济处罚，可同时给予行政处分。（19）故意降低工作效率，干扰工作任务的完成或故意防碍本社集体活动和其它活动的，罚款30-500元，可同时给予行政处分。（20）受到惩戒后仍不改正错误或拒绝接受集本社对其错误行为的处罚，除按原处罚决定执行外，可视其情节追加处罚直至开除。（21）不得无理取闹、吵架、打架（不论是否有理）、聚众闹事，也不得在本社之外与任何人（含同事）打架斗殴或邀约人打击报复任何人（含同事）。违者予以50-300元/次经济处罚，情节严重从重处罚，直至开除，触犯法律的要依法追究法律责任。5、行为规范（1）员工在工作时间必须佩挂工作牌。工作牌应整洁、无破损，工作牌需佩挂在胸前，不允许倒戴、斜戴、反戴或没有本人照片等情况。违者予以10元/次经济处罚。（2）员工上班应注意将头发梳理整齐。男性员工头发不过耳，不准染发，不准蓄胡须。女员工上班提倡化淡妆，金银或其它饰物的佩戴应得当。（3）仪表形象A）男员工：1）衣着整洁、干净。公共场所不得赤背或仅穿背心，上班时间不得穿拖鞋、短裤。穿衬衫时不得挽起袖子或不系袖扣。2）不得留长发（前不盖眉，侧不过耳，后不盖衣领）和染异色头发。3）整体形象要协调、自然、大方，充满朝气。B）女员工：1）上班时间不穿拖鞋，不染异色头发，上班穿深蓝、黑色职业装或本社规定的工装，不得穿超短裙、低胸衫、吊带装或其它有碍观瞻的奇装异服。2）参加正式活动或接待客人须化淡妆。3）整体形象要协调、自然、大方、高雅。4、体姿礼仪A）站姿，抬头挺胸收腹，双脚靠拢，不倚不靠。B）坐姿，双腿并拢，立背直腰，不跷二郎腿。C）工作场所行走，速度适中，步伐轻盈，勿跑步前行。D）让道或上下楼梯，靠右行。（四）接待礼仪接待客人应使用礼貌用语。对待客人要热情周到，有礼有节。1）宾客来访，向其问好，热情周到提供服务。2）应尽量记住来宾姓名（尤其是前台接待员）恰当称呼，以示尊重。3）送人名片，双手正面奉上，表示感谢。4）接收名片，双手接回，当场阅读，以示尊重。5）陌生来宾，问明来由，提供帮助。6）对待来宾，有礼有节，不以貌取人，不私下议论客人 。7）带客参观，应做介绍，行于客人右前方一米左右，并伴有相应的指引手势。8）不得与客争道，主动站立于旁，让客先过。（五）语言礼仪A）同事间应相互尊重，友好相处，遇到领导或同事要主动打招呼。B）文明用语，讨论问题或平时交流应避免不雅词句。C）提倡全员说普通话，行政办公室参加招聘面试的工作人员和前台接待人员必须说普通话。（六）行为操守A）不允许一切有伤风化行为发生。B）同事之间，不捕风捉影，不传递小道消息，不做影响团结的事情。C）本社内外，一言一行都应从有利于工作、维护本社利益和荣誉出发。（七）在本社外部的行为规范要求A）形象要求1）员工出差执行任务，个人形象代表中国西部杂志社的形象，外出人员应以比在本社上班更高的标准要求自己。2）出差人员按工作安排统一行动，严禁单独行动和不守时，切忌没有时间观念。B）行为要求1）外出工作应保持文明、礼貌，有礼有节。2）切忌不懂装懂。3）严格遵守保密守则，不得有损本社利益和形象。（八）工作环境A）保持工作场所整洁有序，不乱扔乱放，养成班前班后的清洁整理习惯。B）离开坐位，把座椅摆正或归位，保持整齐。C）不得随地吐痰。D）办公室员工每天下班之前应自觉对工作场所、办公桌进行清洁整理整顿，办公物品必须归位。如果进行大扫除，则应做到清洁更彻底、更干净、更整洁。E） 办公物品应摆放整齐，不准在办公桌上摆放与工作无关的物品，座位下不得堆放杂物。F）正确使用办公设施，爱护公物，厉行节约。G）入厕方便后，自觉冲水，纸屑入框，保持清洁。H）看完报纸，放回报架，不擅自取走。（九）办公室布置要点1、办公室内办公桌椅、保险柜、文件柜颜色协调。2、部门识别牌挂于适当位置。3、文件柜、柜橱顶上不得堆放任何物品。4、办公物品须摆放整齐有序。5、办公桌上必须随时保持整洁，不得摆放与当日工作无关的物品（常用且必须者除外）。经营部、广告部、前台除遵守以上相关规定外还应遵守更严格的规范要求。前述行为规范、办公秩序及工作环境的要求，如有违反，予以10-200元罚款。若造成经济损失，视其责任由责任人负责赔偿。若工作牌遗失，赔偿10元/个。员工辞离职时须退还工作牌，否则按规定加倍赔偿。本社行政办公室对本社办公秩序、办公纪律、行为规范、品牌形象等方面进行抽查。根据具体情况考核，检查结果按有关奖惩制度执行。（十）会议管理本社会议分临时专题会议和例会两种，对临时专题会议可根据实际需要和具体情况有选择地进行会议前的准备；例会按照例会管理制度执行。1、会议的提出根据会议的规格和具体要求，由集团行政办公室安排会议室，按需要准备姓名牌、签到簿、议程表、投影仪、幻灯机、PPT、话筒、照相机、摄像机、茶水、纸巾、咖啡、水果、点心、鲜花、会议资料、宣传资料及会间餐等。本社行政办公室负责统筹协调各项会议，提前安排并公示会议室的使用。2、会议前的准备 会议组织者拟订议题内容、发言顺序和发言时间。 提前通知与会者会议时间、地点、议题和应准备的材料，对重大会议的材料至少提前三天发放并落实会议地点。 准备好要发放的资料或将材料提前发放与会者。 根据会议需要安排会务和会议记录。 。 会议需要时准备好其它设施。 3、对与会者的要求对会议议题涉及内容有所了解或有相关的经验。 会议的结论将对其所负责的工作有所影响。 对会议涉及保密的事项与会者必须遵守保密守则。 对会议议题有充分的准备，并能提出意见、建议或相关资料。 4、会议纪律严格遵守会议时间，如遇特殊情况不能参加，应提前向会议组织者请假。 会议组织部门按要求填写“会议记录”，记录准确、清晰、完整并统一归档备案。 会议期间与会者应将手机关闭或调到无声状态，并不在会议现场使用电话。如果到会场外接听电话，必须尽量简洁、简短，以免影响会议的进行。 参加会议人员必须携带记录本和笔，做好重要会议内容的记录。 会议主持人在会议开始时就议题的要旨做简洁说明。 会议讨论过程中，每个与会者应结合自己的工作提出建设性意见。 发言内容围绕议题，做到言简意赅，既抓住重点又尽量具体。 会议中做到专心聆听每个发言人的发言，不随意打断他人发言。 会议结束时全体与会人员应对会议结论进行确认。 会议中途不得退场，如确需退场应向会议主持人请假。 5、会议纪要的落实和归档本社办公例会、管理人员例会等本社级会议由行政办公室负责整理“会议纪要”，经会议主持人批准，由办公室主任统一编号印发，并统一归档。 会议纪要的落实、督办、反馈工作由行政办公室负责。 会议记录应与个人记录分开，使用专用记事簿并进行存档。 6、例行汇报要求汇报内容清楚、简要。 对汇报中提出的待解决问题，要讲明背景、发生原因和目前情况，并提出至少两个解决方案。 如遇突发性重大事件或重大工作变化时，可进行临时汇报或申请，由办公室负责安排，执行有关工作制度。 部门负责人的年度述职报告经社长阅办后由行政办公室归入干部个人档案。各部门负责人的例行工作汇报由社长查阅；部门人员的例行工作汇报由部门负责人定期查阅。7、例行工作计划年度计划、月度计划作为直接上级了解、检查下级工作的内容之一，年度计划制定后应在月计划中予以分解、实施。本社年度经营计划经批准后由行政办公室归档，其它须经批准的年度计划和月度计划经批准后由计划制定部门归档，不须批准的计划上报同时由制定部门自行备份留存。8、考核各种例行汇报、工作计划、报表没按时上交或报表不准确影响工作的，由接收部门将信息书面传递到行政办公室，按有关规定和本社绩效考核制度予以考核。开会期间与会人员通讯工具（手机等）应设置为无声状态，且不得在会场内接听。如有违反，罚款30元/次。会议出勤考核规定如下：A）迟到、早退14分钟，罚款10元；B）迟到、早退59分钟，罚款20元；C）迟到、早退1030分钟，罚款30元；D）迟到30分钟以上，作无故缺席一次处理；E）无故缺席一次，罚款50元；F）事假一次扣罚10元（因公事先请假的视为公假，不考核）。违反会议其他纪律者每次罚款10元。（十一）、外联接待1、本社对外接待工作由行政办公室统一安排。本着礼貌、热情、节俭的原则接待来本社的上级政府机关、相关领导及工作人员，以及来本社联系工作、洽谈业务的客户、新闻媒体、应聘人员等。2、接待上级机关领导。对各级领导要热情接待，周密安排，主动询问来访领导或嘉宾的身份，来访的工作内容和目的。及时向有关领导汇报，按领导的指示意见，通知有关人员和部门负责人进行接待。由前台接待人员引见，对口部门负责人陪同活动。必要时请社领导亲自接见。3、对事先联系或通知到本社参观访问的上级领导，要安排好接送，必要时安排食宿，拟定接待方案。4、接待洽谈工作的客人。对来本社洽谈工作的客人，要热情友好接待，认真查验介绍信及证件，了解客人来本社的目的和需要洽谈的工作内容，根据情况向有关领导汇报，和有关部门进行联系，协调接待事宜。并及时填写来访人员记录表。5、凡是领导交办的接待任务，要明确领导意图，尽力完善，圆满完成任务。6、对大型会议、参观、访问、考察、检查等工作应提前制定活动方案。方案应包括活动目的、活动范围、活动内容、活动方式、活动时间、活动日程安排、主要责任人、配合人员、需要的配合及支持、所需资源、费用预算等内容。7、接待应注意的主要事项A）接待原则1）对来访人员不分内外，都要热情周到，落落大方；2）注意掌握保密工作原则。对有关商业或财务资料的公开程度要适度，要视接待的需要区别对待。B）接待要求1）要有良好的精神状态，待人热情，态度诚恳，做到礼貌周到；2）主动引导客人到适当的交谈地点，等候时主动提供报纸、资料阅读，切忌在接待过程中让客人受到冷落；3）如客人所访人员不在，应主动设法联系，并做到使客人得到满意的处理结果；4）对外地来本市人员根据实际情况和需要提供必要便利；5）在对外接待中，要平等对待，注意实效，切忌无谓的铺张、排场；6）对来访人员要编制名录登记，以备日后查找。8、接待级别及标准分为四级，如表5所示，所选级别由分管副总裁或行政总监确定。表5级别接待标准备注A级1）社长或指定专人到机场或车站等候接站；2）需要时预定下榻宾馆；3）由社长接风和送行；4）期间日程安排；5）费用由本社支付。根据需要，可采取主要接待人员在集团公司门口迎接、摆放欢迎牌或标语、悬挂横幅、赠送鲜花等接待方式B级1）部门负责人到机场或车站等候接站；2）需要时预定下榻宾馆；3）由行政办公室根据需要，安排接风或送行；4）部分日程安排；5）我方负责部分费用。C级1）一般员工到机场或车站等地接站；2）需要时预定下榻宾馆；3）部门负责人接风或送行。D级1）详细告诉杂志社位置和来访路线，并在本社等候；2）安排工作餐。9、相应工作主要有：A）安排客人与社长会谈时间；B）安排客人阅读本社对外公开文件及宣传资料；C）负责重大活动的策划与接待工作；D）为客人准备地图、日程安排表、礼物等。E）若在本社用餐，由行政办公室请示社长批准并按有关规定安排。10、有预约的来访客人A）对于有预约的属于A、B级接待标准的来访客人，相关部门应把客人来访信息提前通知本社行政办公室，并说明客人身份、来访时间、来访目的、接待等级等。B）本社行政办公室应根据需要及时进行布置和要求前台接待等相关人员做好接待准备。C）前台人员应首先对来宾进行询问，问明其身份并进行登记，12、没有预约的来访客人A）对于没有预约的来访客人，前台人员应问明其身份、来访目的及访问对象，办理登记手续。B）对于没有明确访问对象或其它特殊情况的来访客人，前台人员应立即向行政办公室主任请示，不能擅自做主，将客人拒之门外。13、来访人员到本社后，由前台接待员进行接待，了解其身份及来访目的并请其就坐等候。14、前台接待员随后向相关人员或部门进行通报，并确认是否接待。15、对因故无法接待的来访者，应礼貌并策略地向其告知原因并请其返回。16、根据客人类别及其重要程度，前台接待人员对被确认接待的来访人员提供相应的服务。具体接待方式见表6：表6：会客室、备茶会客室，一次性水杯加白开水前台，一次性水杯自行取水约见拜访社长的来宾政府部门、领导欢迎标语媒体单位、领导欢迎标语部门负责人接待的来宾新闻媒体欢迎标语业务单位上门客户高级应聘人员（主管级及其以上）应聘者身份等级由主试人员进行判断一般应聘人员（主管级以下）其它17、在实际接待工作当中，如遇特殊情况，具体接待方式以社长指示为准。（十二） 后勤保障1、安全消防本社行政办公室负责组织消防和保卫工作，定期或不定期地进行消防检查、安全工作管理检查或其它专项检查。2、卫生保洁办公区域卫生由专职保洁员负责打扫，各部门员工负责自己办公桌面的保洁。本社全体员工每周五下午组织大扫除。行政办公室负责公共办公区域的卫生保洁管理。3、办公设施及办公类固定资产办公设施的申请、购买、使用、维护和维修及报废执行有关资产管理管理制度。4、收发管理收发工作由前台负责，将收到的函件、报纸、杂志及时传递有关人员，按要求进行登记、分类处理：A） 政府、行业协会来文贴“来文阅办处理单”报社长阅批，行政办公室督办。B）本社订购的外来图书、杂志交前台（或资料室）登记、编号，可供部门借阅，借阅时间最长不超过一个月，到期可重新办理手续续借。C）外来专业性资料应先在前台登记编号，然后可长期借用。D）本社订购的报刊由前台人员置于报刊架（袋）处供员工、来宾阅看，保留时间不超过一周，下架报纸另行妥善保管，根据需要按年度存放于档案室。E） 外来宣传、应聘资料和写明接受部门/人的函件等由前台人员直接传递相关部门或人员处理。待发的公务函件由各部门交前台人员统一汇总投递。本社具体收发工作包括：A）准确、及时地将函件、报纸、杂志、电报分类登记、签收。B）个人信件、挂号、特快专递等由本人签收。不得遗失或遗留函件，避免错发。凡发至本社邮箱的电子邮件由本社行政办公室负责当日内及时查收，并在当日内及时将邮件传递至相关部门，各部门应按时进行接收。5、行政车辆管理本社各部门提出用车申请，由用车人填写用车申请单，经所在部门负责人和行政办公室审批之后，由行政办公室根据各用车部门工作重要性按顺序派车。特殊及紧急情况用车，需事后补填申请单。驾驶员凭审批之后的派车单出车。驾驶员必须认真填写出车记录表，按里程表记录行驶里程，并经用车人签字确认。车辆耗油、维修、保养严格按行使里程考核费用。驾驶员出车前，应在本社公告栏填写出车时间、用车人、目的地等事项。车辆借用需经领导同意，办理借用手续。并由驾驶员做好借车及还车时的有关数据记录。违反前述规定，按本社车辆管理制度处理。或对责任人处以10300元罚款。情节严重者，加倍处罚，并承担相关责任。车辆的使用及维修具体执行有关行政车辆管理办法。6、文印、名片、工作证行政办公室负责本社文件的打印、复印和传真工作。有保密要求的文件，按有关保密管理规定的要求执行。各部门处理的文件由其自行安排，并注意保密要求。名片、工作证的印制由行政办公室负责联系落实，并按程序完成申请、审批、制作、发放等流程。（工作证发放时收取押金100元）7、办公用品行政办公室根据办公用品需求实际情况，办理购买、发放、领用，并填写入库、领用登记表。行政办公室每月做好办公用品实际