管理员操作手册.doc

视高协同视频会议系统管理员操作手册深圳市视高科技发展有限公司一、多级管理员说明3二、视频会议管室理员手册31、会议模式32、授予发言43、取消发言权54、把与会者请出会议室55、锁定会议室66、强制上麦操作77、流量设置78、鼠标指向显示7三、协同办公系统管理员手册81、建立下级部门82、修改部门属性93、删除部门104、设置部门管理员115、建立部门会议136、会议修改157、添加员工168、部门排序209、部门查找2310、部门信息2411、删除会议室2612、部门消息2613、部门文件2814、群发消息2915、群发文件31四、系统管理员的操作331、进入会议管理界面332、添加会议343、修改会议属性364、给会议室添加管理员375、设置会议室只有指定ID的员工参加37五、部门互访的设置38六、服务器集联的设置方法42一、多级管理员说明协同视频会议系统中共有三级管理员：(1). 视频会议室管理员 (2). 协同办公系统的管理员 (3).系统管理员。这三级管理员分别有如下的权限视频会议管理员：可在所管理的会议室内控制与会人员强制上麦、下麦、请出会议并有修改会议室的属性的权限。协同办公系统管理员：此级管理员有对企业目录中的员工、部门的所有操作，另外还有对部门消息的所有操作。系统管理员：系统管理员除了具有协同办公系统管理员的所有权限外还有添加视频会议、删除视频会议、修改视频会议等权限。二、视频会议管室理员手册1、会议模式1、在会议室界面菜单“管理”下有 “自由讨论模式”的选项和“集中管理模式”两种模式 如图2-1-1 图2-1-12、“自由讨论模式”：当会议室中的四个主持人席位有空闲的时候，与会者点击“申请发言”后可直接发言3、“集中管理模式”：只有通过管理员授权与会者才可以发言，会议的发言完全由会议室的管理员控制4、选择了以后会会议室模式以后会在会议室的标题栏显示会议室当前的状态2、授予发言在人员列表中，右键单击某一与会者 “设为主席”，次人将被授予发言权，人名后显示麦克风图标表明可以发言 如图2-2-1 图2-2-13、取消发言权在人员列表中，右击某一与会者点“取消主席”，人名后不显示麦克风图标表明次人将被取消发言权 如图2-3-1 图2-3-14、把与会者请出会议室在人员列表中用右键点击要操作的与会者，然后点击菜单中的“请出会议” 如图2-4-1 图2-4-15、锁定会议室在会议室界面菜单“管理”菜单下点“锁定会议室”，会议室进入琐定锁定状态，一般用户不能进入该会议室，只有管理员才可以进入 如图2-5-1图2-5-16、强制上麦操作在人员列表中用右键点击您要操作的与会者，然后点击菜单中的“设为主席”按钮。当然此时八个主持人席位有空闲此操作才能操作7、流量设置1、在人员列表中右击某个与会者，选择“流量设置” 如图2-7-1 图2-7-12、弹出流量设置窗口，选择流量大小值点“确定”完成 如图2-7-2 如图2-7-28、鼠标指向显示在人员列表中，用鼠标指向某个与会者，将显示此与会者的ID、呢称、IP地址、MAC地址和上传下载速率，此时点击右键可以拷贝IP地址、MAC地址或全部信息 如图2-8-1 图2-8-1三、协同办公系统管理员手册1、建立下级部门1、协同办公系统管理员在需添加的上级部门点鼠标右键，在“新建”下点“下级部门” 如图3-1-1 图3-1-12、在弹出窗口中输入部门名称和部门描述，点“新建”完成 如图3-1-2 图3-1-22、修改部门属性1、右键单击所需更改部门，点“部门基本资料” 如图3-2-1 图3-2-12、打开修改部门窗口，修改内容后按“修改”完成 如图3-2-2 图3-2-23、删除部门右键单击要删除的部门，点击“删除”完成 如图3-3-1 图3-3-14、设置部门管理员1、右键单击某一部门“设置部门管理员” 如图3-4-1 图3-4-12、弹出部门管理权限窗口，点击“添加”，在“选择部门/员工”列表中，点“”按钮添加到右侧列表内，单击“确定” 如图3-4-2 图3-4-23、添加的成员将显示在部门管理权限上方窗口中，在下方授予其相应管理权限即可 如图3-4-3 图3-4-34、要想取消部门管理员权限，选定某一管理员后，点击“删除”可将取消部门管理员权限 如图3-4-4 如图3-4-45、建立部门会议1、在要添加会议的所在的部门点击右键“新建”点“部门会议” 如图3-5-1 图3-5-12、弹出“新建会议室”窗口，输入相应资料后“新建”即可 如图3-5-2图3-5-23、视频会议服务的端口，默认是1810，一般不需要改动6、会议修改1、在会议室点鼠标右键，然后选择属性 如图3-6-1 图3-6-12、对相关信息修改后点“修改”完成 如图3-6-2 图3-6-27、添加员工1、添加单个员工1、在所需添加员工部门上右键选择“新建”点“部门员工” 如图3-7-1 如图3-7-12、弹出新建员工窗口，在此窗口中填入要添加员工的详细信息后点击“新建”按钮即可批量添加员工 如图3-7-2 图3-7-22、批量添加员工1、管理员可在部门下一次添加多个员工，右键点击部门选择“新建”“批量添加员工” 如图3-7-3图3-7-32、弹出批量添加员工窗口，填入要添加员工的数量、昵称、登录密码点击新建按钮即可 如图3-7-4图3-7-43、也可指定ID范围比如可添加1001到1010的十个号码，也可以用逗号分开ID进行批量添加8、部门排序1、会议排序1、右键点击想排序会议的部门，选择“组织目录排序”“会议排序” 如图3-8-1 图3-8-12、弹出会议窗口，可以通过选择某个会议以点击“上移”或“下移”按钮进行排序 如图3-8-2 图3-8-22、部门员工排序1、右键点击部门，选择“组织目录排序”点“员工排序” 如图3-8-3图3-8-32、弹出员工排序窗口，可以通过选择某个员工后可以点击“上移”或“下移”按钮进行排序 如图3-8-4 图3-8-43、直接拖动员工进行排序 如图3-8-5 图3-8-53、修改员工所在部门管理员可以修改员工所在部门，选中员工用鼠标左键可以直接把员工拖动到其他部门 如图3-8-6 图3-8-69、部门查找1、右键单击上级部门，选择“查找子部门” 如图3-9-1 图3-9-12、输入查询关键字进行查找 如图3-9-2 图3-9-210、部门信息1、添加部门消息1、管理员可以发布内部消息，点击主界面上的“内部消息” 如图3-10-1图3-10-12、点击“发布新消息”按钮这弹出新建信息窗口，在此窗口中可以输入标题、文章内容，同时点“选择”按钮可以选择想向哪个部门发布消息，点击新建按钮即可发布成功 如图3-10-2 图3-10-22、修改部门信息管理员可以对部门消息进行修改，点击主界面上边的内部消息按钮然后选中要修改的消息，点“修改信息”，弹出修改消息窗口，在此窗口中可以输入标题、文章内容，然后点击修改按钮即可发布成功 如图3-10-3 图3-10-33、删除部门消息管理员可以删除内部消息，选择您想要删除的消息，然后点击按钮即可11、删除会议室在会议室点鼠标右键：选择“删除”完成 如图3-11-1 图3-11-112、部门消息1、右键点击部门，选择“部门消息” 如图3-12-1图3-12-12、弹出对话框，输入要发送的消息，点“发送”完成 如图3-12-2图3-12-213、部门文件1、右键点击部门，选择“部门文件” 如图3-13-1图3-13-12、弹出对话框，在本机选择要添加的文件，点“发送”完成 如图3-13-2图3-13-214、群发消息1、右键点击部门，选择“群发消息” 如图3-14-1图3-14-12、弹出对话框，输入要发送的消息，选择所发送的人员，点“发送”完成 如图3-14-2图3-14-215、群发文件1、右键点击部门，选择“群发文件” 如图3-15-1图3-15-12、弹出对话框，“选择”所发送的人员，添加要发送的文件，点“发送”完成 如图3-15-2图3-15-2四、系统管理员的操作1、进入会议管理界面只有超级管理员1000号才能进入到会议管理，进入会议管理界面有两个方法：方法一：打开浏览器，直接在浏览器的地址栏中输入会议管理的链接地址，链接地址如下：http:/.:2001/ 以上地址中的.用您视频会议服务器端的IP代替 如图4-1-1图4-1-1方法二：登陆协同办公后点击上边的“视频会议”按钮，弹出会议列表的界面，然后点击界面左下角的“管理”按钮，这时会弹出会议管理的界面 如图4-1-2 图4-1-22、添加会议1、进入会议管理界面后点击按钮 如图4-2-1 图4-2-12、弹出添加会议的界面，界面中的一些会议属性说明 如图4-2-2 会议ID:会议室的ID,系统会默认一个.不需要改动. 会议名称:会议室在会议列表中显示的名称. 最大与会人数:会议室中支持的最大同时在线的人数. 允许任何人参加:允许所有人参加会议. 锁定会议室:会议室一旦被锁定,员工不能进入该会议室 自动清空会议数据:选择此项后,当会议室中没有任何与会者的时候,系统会自动清空会议室中白板、协同浏览、文件共享中的数据。 图4-2-23、修改会议属性1、在会议管理界面中点击某个会议后边的按钮 如图4-3-1 图4-3-12、这时会弹出会议修改的界面，在此界面中可以修改会议的所有属性 如图4-3-2 图4-3-24、给会议室添加管理员在修改会议属性的页面内的右下角的管理员ID中，输入要配置成此会议室管理员的ID然后点击“添加”按钮，同一个会议室可以设置多个管理员 如图4-4-1 图4-4-15、设置会议室只有指定ID的员工参加在修改会议属性的页面内的左下角的默认的与会者列表中，输入允许参加此会议员工的ID然后点击“添加”按钮。然后去掉“允许任何人参加”的选项 如图4-5-1图4-5-1五、部门互访的设置1、权限：只有协同办公系统的超级管理员（1000号）才有此功能。2、功能：可以灵活的定制部门之间是否可以互访。举例说明：比如组织目录如下，在视高科技下边共有三个部门分别是北京分公司、上海分公司、广州分公司。如果想实现这三个分公司之间不可互访的设置方法如下：1、在顶级目录（在这里是视高科技）点击右键，然后点击“设置来访部门”2、在弹出的来访部门窗口中点击“增加”按钮，然后在弹出的窗口中选中“视高科技”再点击确定。3、在来访部门中，“视高科技”条目中的“允许”的选择去掉。再点击确定即可。通过以上的设置后，这三个分公司已经是不能互访了，那么现在需要北京分公司下边的员工登录后可以看到广州分公司，设置方法如下：1、在“广州分公司”部门上点击右键，然后点击“设置来访部门”2、在弹出的来访部门窗口中点击“增加”按钮，然后在弹出的窗口中选中“北京分公司”再点击确定。这样“广州分公司”的来访部门就增加了一个，是“北京分公司”。六、服务器集联的设置方法1、服务器集联:如果您需要同时参加同一个视频会议的人数很多，这个时候一台服务器的带宽是远远不够的，但是我们可以给您提供一套支持视频服务器分布的解决方案，让多台服务器来分担同一个会议室所用的带宽。如下图：三个局域网分别有一个分布服务器作为局域网的视频服务器，在进行会议的时候连接在分布服务器的终端用户不需要到公网上的视频会议服务器请求数据而直接从局域网的分布服务器上下载数据即可，这样大大减少了带宽的占用。网络拓扑图 如图4-6-1 图4-6-12、服务器集联的设置方法:首先在