南京新城置业办公设备管理制.doc

办公设备管理制度南京新城置业发展有限公司南 京 新 城 置 业 发 展 有 限 公 司编 号XC/BGS0072003办公设备采购及管理办法修改状态0页 次第1页共1页1.目的：规范公司办公设备的采购及使用。2.范围:各部门所使用的桌椅、文件柜、电话、空调机、复印机、计算机等均为办公设备。3.管理细则:3.1. 部门领用办公设备,需书面向总经理申请,获准后由办公室统一采购.支出由财务部列入部门预算实施情况,如有超支,按照预算管理制度执行.。3.2. 办公室采购人员在采购过程中应做到透明公开，大宗物品须采用招标制，其他物品应在充分询价后择优采购，所有采购行为必须由主管领导书面批准。3.3. 部门获准领用的办公设备，由使用部门自行负责保管和使用。3.4. 部门公用的办公设备如：复印机、打印机、投影仪及传真机等，由办公室在按照费用审批制度获得主管领导书面批准后,统一购买,统一保管,固定专人经培训后使用或操作，并由专人负责保养和维护，其他人员未经允许不得任意开启操作。3.5. 各部门如需外借公用设备,必须到办公室办理借出手续，填写使用目的、地点和使用时间,交部门经理批准后方可借出。3.6. 在外借使用办公设备时，使用人除应掌握正确使用方法外，还应注意设备运行状况，发现不良现象停止使用，并立即汇报办公室，聘请专业人员检修。3.7. 公司员工下班后应将所有电气设备电源关闭或断开（有特殊要求不能断电的设备除外）以免引起火灾。离开房间时关好窗户，锁好屋门。南 京 新 城 置 业 发 展 有 限 公 司编 号XC/BGS0072003办公设备采购及管理办法修改状态0页 次第1页共1页1管理细则11车辆管理1.1.1 公司所有车辆均由公司办公室统一管理。1.1.2 车辆保养、保护、驾驶由驾驶员负责，未经批准，一律不得擅自借给他人使用，包括公司内非驾驶员驾驶，否则将视情节对责任人追究责任。因此发生事故的，将对该驾驶员予以辞退。1.1.2.1 驾驶员必须保证车况良好，车辆整洁；1.1.2.2 驾驶员必须对车辆进行妥善保护，如因个人原因（如擅自用车、工作疏忽等）造成车辆的损害和灭失，有关费用扣除保险后的不足部分由驾驶员个人负担。1.1.2.3 如发生违章或交通事故、责任在我方之罚款、修理及赔偿费用，原则上由驾驶员自行承担；如遇特殊情况，经公司总经理特批，可酌情报销部分费用。1.2 派车1.2.1 各部门需要使用车辆时，应填写用车申请单，由部门主管签字后，交车管员调车。1.2.2 车管员调车对方向近似、时间相近的派车要求应尽量合用，减少费用支出。1.3 费用报销1.3.1 车辆固定费用（包括养路费、年检费、保险费、车船使用税）和车辆维护保养费用（包括装饰费、保养费、修理费、增设车内设施费用）由办公室南 京 新 城 置 业 发 展 有 限 公 司编 号XC/BGS0042003车辆管理办法修改状态0页 次第2页共2页 统一安排，费用由办公室负责报销。1.3.2 公司车辆原则上必须在指定的加油站加油。因特殊原因需在其他加油站加油时，燃油发票必须经用车人签字方可报销。1.3.3 过桥过路费、停车费必须由用车人签字报销。1.3.4 每次用车完毕后，驾驶员必须在“用车申请单”上如实填写用车事由、里程。1.3.5 财务部对各部门用车费用，按月进行内部核算，进行部门成本效益考核。1.4车管员职则1.4.1 在办公室主任的领导下，具体负责全公司车辆的管理，协调，调度工作，以保证公司领导及业务用车需要。1.4.2 对车辆的车次，车容经常督促检查，协助驾驶员及时进行年审，年检和证照的换发。1.4.3对车辆零部件的购置进行验收，对车辆进厂保养，维修的费用要与驾驶员一同前往结算。本办法由办公室解释、补充，由公司总经理颁布生效。 南 京 新 城 置 业 发 展 有 限 公 司编 号XC/BGS0052003办公用品管理办法修改状态0页 次第1页共2页1. 管理范围本办法所称办公用品分为消耗品、管理消耗品及低值易耗品三种。1.1 消耗品：铅笔、刀片、胶棒、胶带、大头针、图钉、曲别针、打印纸、复写纸、卷宗、标签、便签、信纸、橡皮擦、夹子、水蜡、原子笔、钉书针等。1.2 管理消耗品：签字笔、白板笔、笔式擦、萤光笔、涂改液、电池、剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、钢笔、笔记本、打码机、日期章、计算器、印泥等。1.3 低值易耗品：价值在200元以上，但价值未达到固定资产标准的办公用品。2. 管理规则2.1 采购：2.1.1办公室每月二十五日向各部门发放办公用品申领表,在部门领导签字确认后，将登记情况汇总，经总经理批准后，统一采购,次月一日发放。2.1.2办公室应在广泛询价的基础上，向批发商采购，以减少费用支出。其必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊用品无法采购者，可以经办公室同意授权部门自行采购。2.2 领取：2.2.1办公室对每一部门设立“办公用品领用记录卡”一张，各部门根据申请内容登记领用，记录卡由办公室统一保管。2.2.2各部门对每一员工设立“办公用品领用记录卡”一张，由部门保管。2.2.3结算：办公用品发放完毕后，办公室应尽快与财务部结算，同时将各部门累计用度南 京 新 城 置 业 发 展 有 限 公 司编 号XC/BGS0052003办公用品管理办法修改状态0页 次第2页共2页报给财务部，由财务部计入部门预算的实施情况，遇有超支，则按预算管理制度执行。2.4 管理：2.4.1部门经理可根据人员的工作状况调整消耗品发放数量,员工领取后自行保管使用。2.4.2部门经理对管理消耗品应限量使用。2.4.3办公室应对低值易耗品造册，如有故障或损坏，领用部门可随时以旧品换新品，但有遗失则应由个人或部门赔偿或自购。2.4.4 新进人员到职时，由部门向办公室请领办公用品,并造卡登记。人员离职时，应将剩余用品及保管用品一并移交办公室。3. 附则本办法由办公室解释、补充，由公司总经理颁布生效。南 京 新 城 置 业 发 展 有 限 公 司编 号XC/BGS0032003考勤制度修改状态0页 次第1页共2页为加强公司内部管理，提升员工工作效率，公司制定内部考勤制度，希望全体员工严格遵守。一、 作息时间1. 公司实行每周五天工作制； 周六、周日休息.公众假期的作息时间，公司根据国家规定做出具体安排。.2. 公司作息时间: 上午 8:30 12:00 下午 13:30 17:303. 为适应员工所在部门的具体工作要求, 某些员工的工作时间由办公室具体安排.二、 考勤制度1. 公司实行上下班打卡制度（上下班签到制度）。2. 分散办公的部门应配备兼职考勤员,协助办公室执行考勤制度.3. 上班开始时间五分钟后到岗. 被视为迟到行为.4. 迟到超过一个小时将被视为事假半天.5. 每次迟到将扣除人民币三十元。6. 每月迟到三次将取消当月奖金分配资格, 办公室将给予书面警告7. 公司员工因病需要休息的, 应提前报告部门经理, 得到批准后方可休息。8. 员工因个人原因提出休假, 须得到部门经理的批准.员工事假扣除当日工资. 当月事假超过两天取消当月奖金分配资格.10员工婚假、丧假及探亲假按公司有关规定执行.11. 员工无故不到岗或没有得到批准休假, 被视为旷工行为. 员工旷工公司将给予书面警告并取消其当月的奖金分配资格. 一年内旷工超过三次的, 公司予以辞退.12. 员工早退超过五分钟的扣除人民币30元, 超过一个小时的按照半天事假处理.南 京 新 城 置 业 发 展 有 限 公 司编 号XC/BGS0032003考勤制度修改状态0页 次第2页共2页 三、请假手续1. 员工因病或因私事需要休息一天的,由各部门经理批准, 报公司办公室备案.2. 员工请假两到三天的由公司办公室报分管副总批准。3. 员工请假超过三天的, 由办公室报总经理批准.4. 公司部门经理请假应得到分管副总或总经理批准, 并报公司办公室备案.5. 员工休假期满,应及时销假并填制销假单，病假上班后应立即提交医院证明和病假条.事假应事先填制请假条. 如无法事先请假的, 上班后应立即填制请假条.6. 员工休婚假、探亲假应提前一周,向部门经理报告, 得到批准后方可休假.三、 加班1 公司有权根据工作要求，安排员工加班。2 员工加班应事先得到部门经理的批准。3 员工因自身原因不能按时完成任务，需要延长工作时间，将不被视为加班。4 公司提倡员工提高工作效率，不赞成员工无故加班。四、 其他1 公司员工在休假期间应保持通讯畅通，并合理安排好工作衔接。2 公司保留因工作需要，提前结束员工休假的权利。 3 本规定为暂行规定，公司保留修改的权利。4 本规定经总经理批准，从公布之日起实行。 南 京 新 城 置 业 发 展 有 限 公 司编 号XC/BGS0062003文件资料管理办法修改状态0页 次第2页共4页1. 范围 本办法规定了公司文件资料的分类及各类文件的管理要求 本办法适用于公司各类文件的管理2. 管理职责2.1 办公室负责有关房地产开发必须的国家法律法规、标准的收集和公司经营活动的批文、合同、证书等原件及质量管理体系文件、质量记录的管理。2.2 总工办负责工程图纸的收发、保管以及设计评审、工程图纸审查资料的管理。2.3 工程部负责现场使用图纸、监督检查记录和材料验收记录的管理。2.4 各部门负责本部门文件的管理。3. 管理要求3.1 文件资料分为以下几类:3.1.1 质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书等。3.1.2 工程图纸及技术性文件。3.1.3 必须执行的工程方面国家法律、法规、标准等外来文件。3.1.4 批文、合同、证书、检测报告等。3.2 文件资料的发放与签收3.2.1 文件资料应按规定的发放范围发放，建立发放台帐，所发文件资料应在其首页右上角编发放号，发放号由发放部门规定。3.2.2 文件资料的签收，由收文单位领导或资料保管员签收，建立收文台帐并由收文单位领导签署批办意见，文件经传阅或批办后，交资料保管员存档。3.3 文件资料的受控规定3.3.1 质量手册、程序文件、管理文件及作业指导书均属公司受控文件，受控文件不得随意修改，如需随意修改应按文件资料更改程序办理。南 京 新 城 置 业 发 展 有 限 公 司编 号XC/BGS0062003文件资料管理办法修改状态0页 次第2页共4页 3.3.2 公司使用的工程图纸应受控，工程图纸的发放范围由总工办规定，并负责工程图纸的保管、发放、回收，并建立保管、发放台帐。3.3.3 工程图纸的受控标识为在每张图纸上加盖有效资料章。3.3.4 工程图纸不得随意更改，确需更改，应按规定办理更改审批手续，经总工程师批准后方可更改，更改由总工办设计主管工程师实施，任何随意更改的图纸，均属无效资料。3.3.5 其他文件资料(包括外来资料)需受控的，均应编好标识。3.4 文件资料的归档与保管3.4.1 文件资料的归档:3.4.1.1 所有的批文、合同(协议书)、证书、检测报告、竣工资料等原件在手续完毕后一周内交办公室归档，机密文件当日归档;3.4.1.2 相关部门如因工作需要留档，可保存复印件。3.4.2 文件资料的保管3.4.2.1 文件资料的保管实行按不同文件类型采用分片保管的办法进行管理。3.4.2.2 办公室负责保管以下文件资料: 1) 房地产开发必须的国家法律、法规、标准。 2) 前期工作的相关资料。 3) 批文、合同、证书、检测报告、竣工图等原件。 4) 质量体系文件、质量记录以及质量管理体系运行资料的保管，以及公司下发文件的原件等。3.4.2.3 总工办负责保管以下文件资料: 1) 工程图纸及发放台帐。 2) 设计方案评审记录、工程图纸审查记录。 3) 变更通知单更改记录。3.4.2.4 计划管理部负责保管以下文件资料:南 京 新 城 置 业 发 展 有 限 公 司编 号XC/BGS0062003文件资料管理办法修改状态0页 次第3页共4页1) 生产管理计划及实施情况资料。 2) 甲供材采购合同，供方评定资料以及甲供材进货、验收、 入库等资料。 3) 工程招标资料，工程预、决算资料。3.4.2.5 工程管理部负责保管以下资料: 1) 工程施工现场管理的各种记录。 2) 甲供材验收记录，工程验收记录。 3) 部门的工程图纸以及部门文件的发放记录。4) 质量管理体系相关资料。3.4.2.6 销售管理部负责保管以下文件资料: 1) 销售合同(契约)及合同评审资料和销售经营活动相关资料。 2) 销售策划、广告宣传等相关资料。 3) 业主档案、业主信息反馈投诉处理资料及业主满意度调查统计资料。 4) 质量管理体系相关资料。3.4.2.7 财务管理部负责保管以下文件资料: 1) 各种财务单据。 2) 用于质量管理体系运作资金保障的相关记录。 3) 质量管理体系相关资料。3.5 文件资料的组卷3.5.1 各部门保管的所有文件资料由资料员建立文件管理总台帐，分类组卷保管，总台帐至少应有:文件名称、文件编号、发文单位、页数、归档时间和归档袋 (夹)号，以便查阅。3.5.2 质量手册和程序文件合并组卷为一册，首页为卷内目录。3.5.3 公司管理文件组卷一册，首页为卷内目录。3.5.4 工程图纸可分幢归档组卷，总工办至少保管一套完整的图纸备案装订成南 京 新 城 置 业 发 展 有 限 公 司编 号XC/BGS0062003文件资料管理办法修改状态0页 次第4页共4页 册 (一册或多册)首页为卷内目录。3.5.5 各部门保管的其他资料，可以自行分类、组卷或装订(夹、袋)，首页为卷内目录。3.6 文件资料的借阅与复制3.6.1 一般文件资料的查阅可在资料室内进行，受控文件的查阅和借出，应填写借阅档案登记