会计信息系统期末复习资料.ppt

,1、信息时代的变迁与会计信息系统的产生与发展 1、1信息时代的变迁 1、2对信息的再认识 1、3信息系统 1、4会计信息系统 1、5会计信息系统的功能结构 1、6会计信息系统与ERP的关系,1、2 对信息的再认识 1、2、1 数据 计算机：反应客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，并能对客观事物的属性进行描述。 1、2、2 信息 信息：经过加工的具有一定意义的、对决策有价值的数据。 1、2、3 知识 以各种方式将一个或多个信息关联在一起的信息结构，是对客观世界规律性的总结。,数据,信息,知识,行动,1、3、信息系统 信息系统：以信息基础设施为基本运行环境，由人、信息技术设备、运行规程组成的，以信息为处理对象，进行收集、传递、存储、加工、辅助组织进行各项决策的人机结合的系统，即基于计算机的系统。,数据的收集 和输入,信息的存储,信息的传输,信息的加工,信息的检 索和分析,1、4 会计信息系统 会计信息系统：面向价值信息的信息系统，是从对其组织中的价值运动进行反应和监督的角度提出信息需求的信息系统，即利用信息技术对会计信息进行采集、存储和处理完成会计核算任务，并能提供为进行会计管理、分析、决策使用的辅助信息的系统。,采购系统,销售系统,存货系统,应付系统,总账系统,应收系统,成本系统,工资系统,固定资产系统,资金管理,入库单,出库单,采购发票,凭证,凭证,销售发票,凭证,材料费,人工费,折旧费,凭证,凭证,凭证,凭证,1、5 会计信息系统的功能结构,1、5、3企业集团会计信息系统的功能结构设计,投资为目的，关心企业的业绩评价和前景预测，分权,总部体现管理，成员单位体现经营，所以只将业务核算从集团中删去,对内的产销一体化要求企业集团与集团单位涵盖所有的系统，高度集权,3、财务处理与总账子系统 3、1账务处理概述 3、2账务处理的流程分析 3、3总账子系统的总体设计 3、4总账子系统的初始设置 3、5凭证管理 3、6出纳管理 3、7期末处理与帐表输出 3、8辅助管理往来和项目核算与管理 3、9总账子系统的改进账务业务一体化策略,3、1账务处理概述,3.2 财务处理流程,原始 单据,编制凭证,记账 凭证,录入凭证,凭证 审核,临时凭证文件,记账与结账,历史凭证文件,汇总文件,企业银行帐文件,查询与生成报表,生成各种报表,各种总账 日记账 明细账,银行对账,银行对账单文件,对账结果,企业基础信息文件,初始设置,科目表,3、2、4 IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同 1、数据处理的起点与终点不同 手工环境：起点为原始会计凭证 终点为会计人员编制会计报表 IT环境：起点为一般为记账凭证、原始凭证外部实体（固定资产中先登 记固定资产卡片再自动生成凭证）、机制凭证（自定义结转） 终点：自动输出账簿和固定报表 2、数据处理方式不同 手工环境：会计人员按照会计核算组织程序登记账簿 IT环境：会计人员没有核算组织程序大部分工作由计算机完成 3、数据存储方式不同 手工环境：数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中 IT环境：数据存储在凭证文件、汇总文件等数据文件中，需要时输出。,4、对账的方式不同 手工环境：总账、日记账、明细账平行登记，需要定期对账 IT环境：总账、日记账、明细账同时产生，对账就显得没必要了 5、会计资料的查询和统计方式不同 手工环境：查询起来付出很多的劳动 IT环境：通过关键字搜索,3.3 总账子系统总体结构设计,1.会计科目编码体系的设计 （1）定长定位 优点：各级长度固定且简单程序上容易实现。 缺点：扩展性不强。 （2）不定长方式：一级会计科目编码确定，不超过总长度 优点：扩展性好。 缺点：由于不安定长设计科目，无法判断科目编码的唯一直接上级科目编码。 （3）立体科目 将科目属性设置成个人核算、单位核算、项目核算等，为细化核算和管理提供支持。,2.总账子系统主要数据文件设计 2.1、科目文件 反映企业的科目体系结构和所有科目及其属性，并为编制凭证、记账、账簿和报表查询提供支持。 2.2 汇总文件 记账时将汇总结果存入汇总文件；输出账簿时，从汇总文件中提取数据进行加工生成账簿；编制报表时，从汇总文件中提取数据生成所需的结果。 2.3 临时凭证文件的设计 临时存储未记账的所有凭证，记录在一定时间内所发生的各项经济业务的文件。,3、4总账子系统的初始设置（帐套设置） 3、5凭证管理（凭证修改和审核） 3、6出纳管理（银行对账）,4、销售与收款核算与管理 4、1销售与收款核算和管理需求分析 4、2IT环境销售与收款子系统的流程分析 4、3销售与收款子系统功能结构设计 4、4基础设置 4、5销售与收款业务处理 4、6销售、收款业务与财务的一体化策略 4、7月末结账与统计分析,4.1 销售预收款业务流程图,发运汇总资料,1.销货退回业务：企业开具红字销售发票，财务部门退换货款，冲减收入、税金及成本。 2.坏账管理,4.2 销售管理流程图,4、2 收款流程,4、3 数据文件设计,1、客户档案文件 用于存储所有客户的固定信息，以及所欠账款综合动态信息，以便加强货款催收工作，提高销售管理。 2、销售报价单文件 记录企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息。 销售报价单拆分成两个文件：一个文件用于保存报价单的固定信息；另一个文件用于保存报价单的变动信息。 以“报价单号”为索引关键字的索引文件。 3、销售合同 关于货物的明细内容，是反映由购销双方确认的客户订货需求的单据。 将销售合同拆成两个文件：一个文件保存销售合同的固定信息；另一个文件用于保存销售订单的变动信息。 组织方式：固定信息文件以“合同编号”为索引关键字的索引文件；变动信息文件以“合同编号”+“产品代码”为索引关键字的索引文件。,4、销售发票文件 确认销售收入、应缴销售税金、应收账款的依据，包括增值税专用发票和普通发票。 是销售和收款子系统最重要的原始数据来源。 组织方式：固定文件是以“发票号”为关键字建立的索引文件；变动信息文件是以“发票号”+“产品代码”作为关键字建立的索引文件。 5、销售文件 根据销售发票文件记账生产的数据文件，用来存储每笔销售业务的详细数据。保存产品某月的销售情况。 组织方式：以“产品代码”为关键字的索引文件。 字段中包含：销售收入累计、销售成本累计、销售费用累计、销售税金累计、销售利润累计 6、应收、预收账款文件 由销售发票文件记账以及销售发票文件与收款单文件核销后生成，是生成应收账款对账单的重要数据来源。 7、收款单文件 用于存储收款单信息，记录企业收到的客户款项，每张收款凭证为一个记录，以提供生成应收账款明细账所需的收款信息。,5、采购与付款核算与管理 5、1采购与付款核算与管理需求分析 5、2IT环境下采购与付款子系统的流程分析 5、3采购与付款子系统总体结构设计 5、4采购与付款子系统的初始设置 5、5采购与入库管理 5、6采购发票、采购结算与付款管理 5、7帐表输出和统计分析,5、1采购与付款循环的核算与管理需求分析 5、1、1采购与付款业务流程分析 1、接受采购申请，编制采购计划 采购申请是物料需求部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货或零星需求等实际情况，向主管管部门提出购货申请，采购部门进行综合分析，编制采购计划。 2、订购业务处理过程 采购人员接到经审核的采购申请单后，应以“采购订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。 采购订单是采购业务流程中的起点，在采购管理系统中处于核心地位，用以确认采购活动的标志。,3、物料到达后，填写收料通知单 收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由那个仓库入库等情况详细单据，以便于对物料的跟踪与查询。收料通知单是采购订单的重要执行单据，它不仅要处理采购订单直接关联的执行情况，还要处理外购入库单与采购订单间接关联的执行情况，起到承上启下的业务管理作用。 4、收料检验，实现采购入库的检验功能 收料检验通过采购管理的检验流程实现，即由收料通知单直接生产检验单，检验员执行质检后处理检验数据，将合格数反写回收料通知单 根据合格数量生成外购入库单。,5、整理付款，获取采购发票 物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”，送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门与结账前办妥付款手续。,5、2 请购于采购管理流程,5、2 存货验收流程,采购订单 文件,入库单文件,获取采购 订单,标注检验 合格属性,生成入库单,检验,采购部门,质监部门,货物,供应商,仓库,5、2 发票管理流程,采购订单 文件,获取编制发票 所需信息,录入采购发票 中的关键要素 采购金额,临时采购 发票文件,相符,生成采购 发票,采购发票文件,采购结算,生成凭证,临时凭证文件,入库单 文件,供应商,采购订单文件,采购发票文件,请购单文件,付款通知书,临时凭证文件,入库单文件,获取入库、质检合格 且到付款期的订单,进行复查,复查,生成付款通知书,签发支票,生成付款单,生成记账凭证,供应商,停止 付款,应付款管理,出纳岗位,供应商,5、2 应付与付款流程,5、3采购与付款子系统的总体结构设计 5、3、1编码设计 1、业务单据编号 （1）采购申请单编号：SQ+年+顺序号 2007年第10张采购申请单的编号为：SQ200710 （2）采购订单编号：DD+年+顺序号 （3）收料通知单编号：SLTZ+年+顺序号 （4）检验单编号：JYD+年+顺序号 （5）采购发票编号：专用发票编号ZFP+年+顺序号；普通发票编号为PFP+年+顺序号；费用发票的编号FFP+年+顺序号,5、3、2数据库文件设计 1、业务单据的数据分析 （1）采购申请单 （2）采购订单文件 （3）收料通知单。 （4）检验单。 2、财务单据数据分析 （1）采购发票 （2）普通发票 3、供应商档案,6、存货核算与管理 6、1存货核算和管理需求分析 6、IT环境下存货核算与管理的流程 6、3存货子系统的总体结构设计 6、4存货子系统初始设置 6、5存货子系统日常核算 6、6存货帐表输出与存货分析,6.1 存货核算与管理的基本流程分析 1.入库流程分析,采购订单处理,开始,检查准备收货,可收货？,编制收货凭证,收货凭证,编制入库单,入库单,登记存货数量帐,存货数量帐,拒收,结束,抽样质检,合格？,剩余存货退库,编制验收报告,质检冻结,验收报告,传递,编制记账凭证,记账凭证,审核与记账,明细账,总账,2.出库、期末处理与管理分析流程,生产制造系统,销售子系统,开始,审核单据,编制出库单,出库单,登记存货数量帐,存货数量帐,编制记账凭证,记账凭证,审核与记账,总账,明细账,期末处理,存货分析,仓库存货 汇总表,其他,超储积压一 览表,ABC成本分 析表,6.1.3存货核算与管理的特点 6.1.4手工环境下存货核算和管理的难点分析,6、3存货子系统的总体结构设计 6、3、1存货子系统数据编码设计 1、业务单据编号 外购入库单编号规则：WIN+年+顺序号 自制产品入库单编号规则：ZIN+年+顺序号 委外加工入库单编号：WPIN+年+顺序号 其它入库单编号规则：QTIN+年+顺序号 生产领料单编号规则：SCOUT+年+顺序号 其它出库单编号规则：QTOUT+年+顺序号 销售出库单编号规则：XSOUT+年+顺序号 委外加工出库单编号规则：WPOUT+年+顺序号 仓库调拨单编号规则：CKDB+年+顺序号 仓库调整单编号规则：CKTZ+年+顺序号,6、3、2数据库文件设计 1、各类入库单的数据分析 （1）存货档案文件：存货基本信息；存货成本信息；存货控制信息； 存货其他信息。 以存货编码为索引关键字的索引文件。 （2）存货结存文件：用来存放所有存货的收、发、结存数据，为存货总账、明细账以及各种存货分析提供信息。 以存货编码为索引关键字的索引文件。 （3）入库单文件：入库单文件分为临时入库单文件和入库单文件。 临时入库单文件用于存放采购子系统传入的入库数据或通过入库单录入模块输入的入库单。 临时入库单文件的数据经过测验后，正确无误的入库单转储到入库单文件。 按日期建立的顺序文件。,7.其他业务核算与管理 7.1人力资源核算与管理 7.2资产核算与管理 7.3生产业务核算与管理 7.4 业务与财务一体化应用,相关部门,原始单据,车间、科室,人事部门,工资结算单,个人所得税申报表,工资汇总表,工资费用分配表,记账凭证,账簿,职工,财会部门,提供,计算、审核,汇总,分配,代扣个人所得税,填制,提现、发放工资,登记,手工工资系统业务处理流程,7.1.2工资核算与管理业务流程分析,相对独立的工资系统处理流程,基本不变数据,人事变动数据,考勤记录,其他变动数据,输入,统计,输出,分配,汇总,匹配、 计算,输入,更新,基本不变 数据文件,变动数据 文件,工资计算文件,工资结算单,劳动