文书礼仪往来信函公关文书礼仪致辞.ppt

文 书 礼 仪,文书的含义,含义一：指的是一种记录信息、表达意图的文字 材料。常见的包括：信函、感谢信、介绍信、请柬、欢送信等等 含义二：从事公文、书信工作的人员,文书分类,私人书信,商务信函,内容比较单一,保密性,表述简洁、得体,表达方法自由,使用面窄,使用面广,往来信函,特点,结构形式,注意问题,信封的格式,结构形式,标题,正文,称呼,文头、编号,结尾,落款,商务信函,1,2,4,3,5,6,商函的结构,文头：左上方：写收信人的地址单位、职称、职衔、姓名； 右上端：写寄信人地址、单位、姓名、电话、寄信日期。 编号：_字第 号 称呼：姓 +通称 / 职衔+通称 标题：关于XXX牌助动车索样函 正文：一文一事，文字简明，表述清楚，行文礼貌。 结尾：结尾通常提出希望，强调发函的目的 落款：写明发函单位全称，姓名，日期；亲笔信要具名，打印信件，在打印的姓名前面要签名。 附件：附件的名称在日期之前,文本页数多,可附文后。,写作技巧,商务信函,简练（conciseness）,清楚（clearness）,完整（completeness）,具体（concreteness）,礼貌（courtesy）,正确（correctness）,体谅（consideration）,商务信函实例,请求建立商业关系 20 May 2000 Kee & Co., Ltd 34 Regent Street London, UK Dear Sirs: We have obtained your name and address from Dee&Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations. If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you. We look forward to your early reply. Yours faithfully, Tony Smith Chief Buyer,先生: 我们从蒂科公司得知贵司商号与地址，特此来函，希望能同贵司发展商务关系。 多年来，本公司经营鞋类进口生意，目前想扩展业务范围。请惠寄商品目录与报价单。 如贵司产品价格合理，本公司必定向你方下定单。 恭候佳音。 采购部主任托尼.斯密思谨上 2000年5月20日,欢迎词,欢送词,感谢信,礼仪致辞,祝贺词,感谢信,是为了感谢某个单位或个人曾对自己给过的某种关怀、支援、祝贺或勉励表示回谢的一种信件,感谢信分类,写给集体的感谢信,写给个人的感谢信,公开张贴的感谢信,寄给单位、集体或个人 的感谢信,对象特点,存在形式,祝贺词,祝词也称作祝辞，它泛指在各种喜庆场合中对事情表示祝贺的言辞或文章。一般是在婚嫁乔迁、升学参军、延年长寿、房屋落成等喜事中使用。 讲究内容充实、情真意切 。,欢迎词,欢迎词，是指客人光临时，主人为表示热烈的欢迎，在座谈会、宴会、酒会等场合发表的热情友好的讲话。,欢迎词分类,现场讲演欢迎词 （客人到达时在欢迎现场口头发表）,报刊发表欢迎词 （客人到达前后发表在报刊或公开发行刊物之上 ）,私人交往欢迎词,公事往来欢迎词,表达方式,存在形式,欢迎词：是单位或个人在公关社交场合欢迎友好团体或个人来访或加入时致辞的文稿。欢迎词具有喜悦性的特点。,欢迎词（也可加事由） 尊敬的 女士们，先生们，朋友们： 首先，让我代表今天出席会议的全体来宾向远道而来的贵客表示热烈的欢迎和敬意。作为合作伙伴，能有这个机会表达我们之间的友谊，我感到非常高兴。在过去的一年里， 在此我代表公司全体员工再次向 先生表示谢意。我真诚地希望 能在此多逗留一段时间，能够看到我公司的发展变化。 祝愿 XXX公司总经理XXX XX年XX月XX日 (下面请 先生讲话),欢送词,欢送词是指客人应邀参加了活动，主人为表达对客人的欢送之意，在一些会议或重大庆典活动、参观访问等结束时的讲话。,示例,欢送词 尊敬的女士们、先生们： 首先，我代表，对你们访问的圆满成功表示热烈的祝贺。 明天，你们就要离开了，在即将分别的时刻，我们的心情依依不舍。大家相处的时间是短暂的，但我们之间的友好情谊是长久的。我国有句古语：“来日方长，后会有期。“我们欢迎各位女士、先生在方便的时候再次来作客，相信我们的友好合作会日益加强。 祝大家一路顺风，万事如意。,公关文书,求职信,邀请书,证明信,介绍信,演讲稿,请柬,求职信,求职信是无业、待业或停薪留职者写给用人单位的信，目的是让对方了解自己、相信自己、录用自己，它是一种私人对公并有求于公的信函。内容要求简练、明确，切忌模糊、笼统、面面俱到。,类型,从成文的角度看，有自写的求职信；他人推荐而写的求职信等。 从内容或行业看，有技术性求职信；销售型求职信；生产性求职信；演艺性求职信；医疗性求职信等。 从求职的时间看，有短期性求职信；中期性求职信；长期性求职信等。 从求职的要求看，有基本要求的求职信；有具体要求的求职信等。,原则和技巧,语气自然 通俗易懂 （避免用专业术语） 言简意赅 （突出重点） 具体明确 （用实例数字说明） 毕业生的求职信四个误区 1、不够自信，过于谦虚 2、主观意愿，推理不当 3、语气过于主观 4、措词不当，造成反感,求职信 尊敬的领导： 您好！ 很荣幸您能在百忙之中翻阅我的求职信，谢谢！ 我是一名即将毕业的计算系专科生，届时将获得大学专科学位。大学三年，奠定了扎实的专业理论基础，良好的组织能力，团队协作精神，务实的工作作风。 理论学习上 认真学习专业知识理论，阅读了大量计算机书籍。同时对于法律、文学等方面的非专业知识我也有浓厚的兴趣。在校期间，在专业考试中屡次获得单科第一。获得院贰等奖学金一次，院叁等奖学金五次。 专业知识上 精通Visual Basic、SQL Server、ASP。熟练使用Linux、Windows 9x/Me/NT/2000/XP等操作系统。熟练使用Office、WPS办公自动化软件。自学HTML 、Frontpage 、Dreamweaver 、Fireworks 、Flash等网页制作相关软件。 思想修养上 品质优秀，思想进步，笃守诚、信、礼、智的做人原则。（在校期间，光荣加入中国共产党）。 社会实践上 曾担任院等职，现任。多次组织等活动，受到老师、同学们的一致好评。 曾在实习，进一步增强了社会实践能力。 手捧菲薄求职之书，心怀自信诚挚之念，我期待着能为成为贵公司的一员！ 此致 敬礼！ 求职者：,请柬,请柬，又称为请帖、简帖。是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信，要求简洁明了。,样式,一种是单面的，直接由标题、称谓、正文、敬语、落款构成。 一种是双面的，即折叠式；一为封面，写“请柬”二字，一为封里，写称谓、正文、敬语、落款等。 分类： 私人请柬：结婚请柬（西方的结婚请柬，则多为横式，颜色以浅白色、浅粉红色为多且用字上，多为手写字体 ），生日宴会请柬等 商业请柬：企事业单位请柬，商务宴会请柬等,注意事项,被邀请者的姓名应写全，不应写绰号或别名。 在两个姓名之间应该写上“暨“或“和“，不用顿号或逗号。 应写明举办活动的具体日期 写明举办活动的地点。,邀请书：是邀请对方来参加会议、帮助指导工作或各类喜丧活动的专用书信,邀 请 书（可注明邀请事由） ： 您好！我 定于 月 日举行 活动，当日 3时在 举行纪念大会，恭请莅临并在会议主席台就座。 此致 敬礼 办公室 年 月 日,演讲稿,演讲稿也叫演说辞，它是在较为隆重的仪式上和某些公众场所发表的讲话文稿。它论点鲜明、逻辑性强可以用来交流思想、感情，表达 主张、见解；也可以用来介绍自己的学习、工作情况和经验等等；演讲稿具有宣传、鼓动、教育和欣赏等作用，它可以把演讲者的观点、主张与思想感情传达给听众以及读者，使他们信服并在思想感情上产生共鸣。,注意事项,（1）要坚持实事求是的原则，优点要突出，缺点不避讳，最好是用成就和事实替代华而不实的修饰语，恰如其分地介绍自己。 （2）要态度诚恳，措词得当。用语应委婉而不隐晦，自信而不自大。 （3）篇幅不易过长，言简意赅，在有限的篇幅中突出重点，同时文字要顺畅，字迹要工整。,演讲稿分类,分类 按用途、性质来划分，讲话稿主要有以下几种： （1）开幕词。指比较隆重的大型会议开始时所用的讲话稿。 （2）闭幕词。指较为大型的会议结束时，领导同志所做的要求行的讲话。 （3）会议报告。是指召开大中型会议时，有关领导代表一定的机关进行中心发言时所使用的文稿。 （4）动员讲话。是指在部署重要工作或活动的会议上，有关领导所使用的用于鼓励人们积极开展此项工作或参加此项活动的文稿。 （5）总结性讲话。是指某一事项，或某一活动结束后、有关领导对其进行回顾、概括时所使用的文稿。 （6）指示性讲话。是指有关领导对特定的机关和人员布置的工作、任务、指出希望和要求并规定某些指导原则时使用的文稿。 （7）纪念性讲话。是指有关领导在追忆某一特殊的日子、事件或人物时，所使用的文稿。,特点,（1）有强烈的针对性。 （2）有较大的鼓动性。 （3）有一定的通俗性和条理性。 （4）有特定的对象。,写演讲稿的原则： 观点明确 要有针对性（符合听众的心理、接 受水平） 感情强烈 语言深入浅出，形象生动,证明信,证明信是以机关,团体,单位或个人证明一个人的身份或一件事情,供接受单位作为处理和解决某人某事的根据的书信。 特点 (一)凭证的特点 (二)书信体的格式特点,证明信 局党委： 同志，男，现年40岁，一九六四年九月考入我校学习，系教授的研究生 ，一九六七年九月毕业。由于历史原因，毕业时未能发给研究生毕业证书，现即将补发。 特此证明。 此致 敬礼！ 大学校长 (签名) 年月日,示例,介绍信,介绍信是机关团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的函件，它具有介绍、证明的双重作用。使用介绍信，可以使对方了解来人的身份和目的，以便得到对方的信任和支持。 两种类型：一种是便函式的介绍信，一种是带存根的介绍信 两种形式：一种是印好格式的介绍信，用时按空填写即可，一种是用公用信笺书写的介绍信。,示例,Dear Mr. / Ms., This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on busine