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第八章 企业会计凭证的设计,学习目标： 1.掌握设计会计凭证的意义及原则 2.掌握原始凭证设计的步骤 3.掌握记账凭证设计的步骤,第一节 会计凭证设计概述,一 会计凭证的设计的意义 会计凭证，是用来记录经济业务、明确经济责任，并据以登记账簿的书面证明，是会计核算工作的重要内容和基础环节，一方面可以证明经济业务发生的原始材料，另一方面有利于会计监督作用 。,（一）记录经济业务的发生，及时准确地提供会计信息 （二）为登记账簿提供依据 （三）明确经济责任，便于内部控制 （四）为开展会计检查和审计工作提供主要依据,二 会计凭证设计的原则,会计凭证按其主要用途和填制程序不同，分为原始凭证和记账凭证。 原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，作为业务办理手续、证明业务发生情况、明确经办人员责任的原始依据，是具有法律效力的书面文件。 记账凭证是会计人员根据原始凭证反映的业务内容，运用会计科目加工处理、编制会计分录后作为账簿登记依据的会计凭证。,（一）原始凭证的设计原则,设计原始凭证，就是按照经济业务的发生情况和内部控制制度的要求，对原始凭证的种类、格式、内容和联次等进行的规划和制定。,（一）原始凭证的设计原则,1.全面详细地反映经济业务发生情况 原始凭证的名称（反映业务种类） 填制凭证的日期（反映业务发生时间） 填制凭证和接受凭证的单位（表明业务发生地点） 经济业务的具体内容 有关单位或个人签章（表明经手人员责任）,（一）原始凭证的设计原则,2.充分满足内部控制制度的要求 设计原始凭证时，必须根据实际需要，合理确定各种凭证所需要的联次数量，并规定各联的具体用途。既要满足各单位、各部门从事经济管理和核算的要求，加强岗位责任制，又要通过连续编号、复写多联等方式使各部门时间相互制约，相互监督，加强内部控制制度。 如“销货单”（发货票）几联?,（一）原始凭证的设计原则,3.有利于加快凭证传递，提高工作效率。 科学管理地规定每一凭证的传递程序，避免传递过程中的迂回或脱节。具体规定哪些凭证联需要经过哪些部门等等。,（一）原始凭证的设计原则,4.原始凭证的种类、用途、格式力求标准化和通用化 在企事业单位内部，办理同类性质的经济业务所用的凭证必须统一，并保持稳定，不能经常改变，以方便凭证的填制和审查，同时节约设计和印刷费用。,（二）记账凭证的设计原则,1.必须具备记账凭证的基本内容 记账凭证的名称； 填制凭证的日期和编号； 经济业务的简要说明； 使用的会计科目包括总账科目和明细科目及其增减变化金额； 所附原始凭证的张数; 有关人员的签名或盖章。,（二）记账凭证的设计原则,2.必须与使用的会计核算形式相适应 3.满足账簿登记的需要 记账凭证是登记账簿的主要依据，由于账簿有总分类账和明细分类账之别，为了能够使总账和明细账的登记都有依据，设计记账凭证时，会计科目必须分清总账科目，子目和细目，以便分别记载它们的增减变化。,第二节 原始凭证的设计,一 原始凭证的种类 （一）原始凭证按其来源不同分类:自制原始凭证和外来原始凭证。 1.自制原始凭证是由本单位人员在经济业务发生时所填制的凭证。自制原始凭证按添置手续不同，又可以分为一次凭证幻灯片 13、累计凭证幻灯片 14、汇总凭证幻灯片 15。一次凭证是指只反映一项经济业务或若干同类性质的经济业务，填制手续一次完成的凭证；累计凭证是在一定时期内反映若干项同类性质的经济业务，填制手续分次完成的凭证。 2.外来原始凭证是在经济业务完成时，从其他单位取得的原始凭证。如发票、银行进账单。,一 原始凭证的种类,（二） 原始凭证按其用途不同分类 原始凭证按其用途不同，分为通知凭证、执行凭证和计算凭证。 1.通知凭证指命令或要求有关部门办理某项经济业务的凭证，由通知单位设计，而被通知单位不需设计。 2.执行凭证是证明某项经济业务正在进行或已经完成的凭证 。 3.计算凭证是通过一定的计算手续编制的，提供某项会计指标的凭证。,一 原始凭证的种类,（三）原始凭证按其格式实用性的不同分类 1 通用凭证 通用凭证是具有全国性或某一地区、某一系统、某一部门统一规格的凭证，可从市场上购买 2 专用凭证 专用凭证是指具有专门用途，反映各企业特殊经济业务的凭证，自行设计,一 原始凭证的种类,原始凭证,按其来源途径,按其用途,按其格式,自制原始凭证,外来原始凭证,通知凭证,执行凭证,计算凭证,通用凭证,专用凭证,一次凭证,累计凭证,汇总凭证,按其添置手续不同,二 原始凭证的基本内容,（1）原始凭证的名称； （2）发生经济业务的时间； （3）接受凭证的单位或部门； （4）凭证编号； （5）经济业务内容； （6）填制凭证的单位和经办人员的签名或盖章； （7）凭证联次、附件（有的经济业务需要，有的不需要）,三 原始凭证的设计步骤,（1）根据实际需要，确定原始凭证种类 原始凭证的种类，受经济业务具体内容、管理要求及核算方式的影响。 （2）按照原始凭证用途，设计原始凭证的格式和联次 这是设计原始凭证的关键步骤和具体工作。不同种类的原始凭证具有不同的用途，用途不同，又使得各种的原始凭证的具体内容不同。,三 原始凭证的设计步骤,（3）制定原始凭证的传递程序 科学合理的原始凭证传递程序，是建立正常的会计业务处理秩序，加强会计工作内部控制，提高真实可靠的会计资料，促进会计工作效率提高的保证。 （4）建立原始凭证的使用保管制度 原始凭证是具有法律效力的经济资料和会计档案，任何单位在设计完成原始凭证后，都应明确规定原始凭证的使用要求，建立规范化的使用制度，保证原始凭证使用的合理合法性。,四 原始凭证的具体设计,不同的经济业务需要不同的原始凭证反映，按照经济业务的种类，原始凭证大致可以分为：（1）反映货币资金业务的原始凭证；（2）反映工资业务的原始凭证；（3）反映固定资产业务的原始凭证；（4）反映采购业务的原始凭证；（5）反映存货业务的原始凭证；（6）反映成本核算的原始凭证；（7）反映销售业务的原始凭证；（8）反映其他业务的原始凭证等等。现就各类经济业务所需要的原始凭证设计如下：,（一）货币资金业务的原始凭证设计,货币资金业务主要是指企业的现金、银行存款业务。反映此类业务的原始凭证具有以下特点：既有自制原始凭证，又有外来原始凭证；既有专用凭证，又有通用凭证；而且都是一次凭证。 银行存款业务的原始凭证如支票、商业汇票等都实行通用化，不需要自行设计，而反映现金业务的各种原始凭证如借款单、收据、差旅费报销单等大多需要自行设计。,现金收据 年 月 日 字第 号,收款单位 出纳 审核 交款人,“现金收据”一般设计一式三联，一联作为存根备查，一联送交付款单位（或个人）收执作为报销凭证，并加盖或加印税务部门的签章，另外一联会计凭以记账。,（二）工资业务原始凭证的设计,工资是以货币形式支付给职工的劳动报酬。工资业务主要包括工资的结算和工资费用的分配等。 反映工资业务的原始凭证有“工资结算单”、“集体计件工资分配表”和“工资分配汇总表”等。,1.“工资结算单”是由劳资部门和财会部门按车间、职能科室、工段或小组记录工资发放情况的原始凭证。设计一式三份，一份由劳资部门存留备查，一份由会计部门进行账务处理，另一份连同工资一起发给职工。具体设计如下：,（企业名称）工资结算单,2.“集体计件工资分配表”是在按照生产小组和产量和计件单价计算出小组应得工资后，分配小组成员应得计件工资的原始凭证，一般按小组内各成员工资等级和实际工作时间进行分配。具体设计如下：,（企业名称） 集体计件工资分配表,3.（企业名称）工资分配汇总表,（三）固定资产业务原始凭证的设计,1.“固定资产验收单”，用于投资者投入、企业购进不需要安装的固定资产业务，通常由固定资产验收小组填制后，交财会部门结合其他有关资料进行账务处理。具体设计如下：,固定资产验收单,2.固定资产报废单,通常设计一式两联，由固定资产管理部门或使用单位提出报废申请，按报废对象填制，详细说明固定资产的技术状况和报废原因，经有关部门审定批准后，送交财会部门一联，作为组织固定资产清理核算的依据。另一联留归固定资产管理部门或使用部门存查，并登记固定资产卡片。“处理意见”栏各部门审查后加注意见并签章。具体设计如下：,（四）采购业务原始凭证的设计,采购业务发生后，必须首先取得供货单位的“发货票”、运输单位的“运单”、银行的结算凭证等有关凭证。采购业务的会计核算任务是计算材料的实际采购成本以及反映材料入库的实际情况。由此决定需要设计的原始凭证一是“材料入库单”，一是“材料采购成本计算单”。具体设计如下：,1.材料入库单,2.材料采购成本计算单,（五）存货业务原始凭证的设计,存货是指企业用于销售或生产消耗的各种物品。为了正确反映存货的收到、发出、结存情况，应设计“领料单”、“产品入库单”和“存货盘点报告单”等原始凭证。具体设计如下：,1.领料单,2.产品入库单,是用来记录已经生产完工，经检验合格送交仓库准备销售的产品的原始凭证。一般设计一式三联，一联仓库盖章后生产部门留存；一联仓库登记存货账；一联送交财会部门进行账务处理。具体设计如下：,3.存货盘点报告表,存货盘点有两种情况，一是采用实地盘存制的企业在期末进行的盘点，另一种是采用永续盘存制的企业为了保证账实相符而进行的盘点。两种盘存制所采用的报告表也不同。,（六）成本核算原始凭证的设计,成本核算所使用的原始凭证包括“产品成本计算单”、“材料费用分配单”、和“制造费用分配表”,1.产品成本计算单:是按照产品名称计算企业各种完工产品成本的原始凭证。,2.材料费用分配表:是对月份内所消耗材料按其用途进行分配的一种原始凭证。,3.制造费用分配表:制造费用是车间管理部门为组织管理产品生产而发生的间接费用。,（七）销售业务原始凭证的设计,反映销售业务的原始凭证，主要是“销货单”和“代垫运费清单”。,1.销货单,一般应设计一式五联。一联由销售部门留存进行业务核算；一联由购货人回单位报账；一联由财会部门办理收款并进行会计核算；一联由仓库保管凭以发货并登记仓库台账；一联交门卫留存查验。,销货单,2.代垫运费清单,是采用发货制方式销售产品时，由销货单位代替购货单位向运输单位垫支运费后，再与购货单位计算款项所使用的原始凭证。一般设计三联；一联加盖公章后，随同运输单位开具的货物运输收费单送交购货单位；一联送交财会部门进行会计核算；另一联留归销售部门存查。,五.各类原始凭证的设计注意事项如下：,（一）反映货币资金收支变化的原始凭证 此类原始凭证，用来反映和记载现金、银行存款的收支情况。设计时应注意以下问题： 1.为了保证资金的安全，防止伪造，凭证除了设置小写金额外，还应设置大写金额栏。 2.设计经济业务说明栏，记录经济业务的内容。 3.有关负责人的签章必须齐全。,（二）反映财产物资增减变动的原始凭证,此类原始凭证，用于反映和记载各种固定资产、材料、产成品和低值易耗品的增减变动情况。 1.凭证中应设计各种财产物资的品名、类别、规格型号、计量单位、数量、单价等内容。 2.财产物资的增减变动涉及的部门较多，因此设计的联次应较多。 3.当交易的财产物资涉及外单位时，应加盖公章，并设计金额大写栏。,第三节 记账凭证的设计,一 记帐凭证的种类 会计人员根据审核无误的原始凭证加以归类整理而编制的，记载经济业务的内容，确定会计分录，作为登记帐簿依据的一种会计凭证。,收款凭证幻灯片 57 按反映业务的内容不同分 付款凭证幻灯片 58 转帐凭证幻灯片 59 单式记帐凭证 按填制的方式不同分 复式记帐凭证,二 记帐凭证的作用,连接原始凭证和账簿记录的桥梁和纽带； 有利于会计监督； 有利于会计人员内部牵制。,三 记账凭证的基本内容,记账凭证的名称； 填制记账凭证的日期； 记账凭证的编号； 经济业务的简要说明； 会计科目的名称； 表明记账方向的栏次或标记； 金额； 记账凭证所附原始凭证张数； 过账标记； 会计主管，复核，记账，制证人员的签名或盖章；收付款凭证还要有出纳人员的签名或盖章。,四 记帐凭证的设计,（一）记帐凭证的填设计基本要求 1、必须以审核无误的原始凭证为依据 2、摘要要简明清楚 3、正确编制会计分录 4、记帐凭证应连续编号,（二）记账凭证设计的具体要求,1、除结账和更正错误，附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数。 2、两企业共用一张原始凭证时要有分割单。 按现金收付、银行存款收付、转账三类分 3、编号 按现收、现付、银收、银付、转账五类分 4、机制凭证应符合记账凭证的一般要求，并签字盖章，明确责任。 5、摘要内容应与原始凭证保持一致，借贷方向金额必须相等。 6、只涉及现金存款之间的收付业务只编付款凭证，不编制收款凭证，以免重复。,五 记账凭证的填制,1审核原始凭证所记载的经济业务，是否符合国家的有关政策和规定；内容是否完整，数字是否准确，如需要编制原始凭证汇总表的，还要将业务相同的原始凭证加以归类并据以编制原始凭证汇总表。 根据原始凭证或原始凭证汇总表，编制会计分录，确定应借应贷的会计科目及金额。 按记账凭证的内容、格式及填制方法，填制记账凭证。 填制的记账凭证送审核人员审核后，转交记账人员记账。填制人员、记账人员及会计主管人员应予以签章，收款凭证、付款凭证还应由出纳人员签章，以明确经济责任。,(1)收款凭证是根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证填制的。左上方“借方科目”栏，应填列“现金”、“银行存款”科目，“贷方科目”栏，应填列与上述“现金”、“银行存款”科目相对应的一级科目及其明细科目。各一级科目的应贷金额，应填入本科目同一行的“一级科目金额”栏中。所属明细科目应贷金额应填入各明细科目同一行的“明细科目金额”栏中，各一级科目应贷金额应等于所属各明细科目应贷金额之和。“借方科目”应借金额应为“合计”行的合计金额。“账页”栏注明记入总账或日记账、明细账的页次，也可用“”符号注明，表明已登记入账.,（2）付款凭证是根据有关现金、银行存款付款业务的原始凭证填制的。付款凭证的填制方法与收款凭证基本相同。左上方“贷方科目”应填列“现金”，“银行存款”科目，在借方科目栏中填列与上述“现金”、“银行存款”相对应的科目。,（3）转账凭证是根据转账业务的原始凭证填制的。转账凭证的“会计科目”栏应分别填列应借、应贷的一级科目和所属的明细科目，借方科目应记金额，在借方科目同一行的“借方金额”栏填列。贷方科目应记金额，在贷方科目同一行的“贷方金额”栏填列。“借方金额”栏合计数与“贷方金额”栏合计数相等。,六 记帐凭证的审核,1、对所附原始凭证进行复核 2、审核所附原始凭证是否齐全 3、审核会计分录是否正确 4、审核记帐凭证填制的项目是否完整,本章小结,1.设计会计凭证的意义主要包括记录经济业务的发生，及时准确地提供会计信息;为登记账簿提供依据; 明确经济责任，便于内部控制; 为开展会计检查和审计工作提供主要依据。 2.原始凭证设计的步骤是根据实际需要，确定原始凭证种类；按照原始凭证用途，设计原始凭证的格式和联次；制定原始凭证的传递程序；建立原始凭证的使用保管制度。 3.