公司文件控制程序.doc

1.目的对与整个企业管理相关的文件进行管控，确保公司各类文件能及时正确地制定和管理，相关部门及时得到并使用有效的版本。2.范围适用于与整个企业日常管理及操作有关的所有文件的控制（包括外来文件和资料）。3.职责3.1行政部：统筹公司的文件管理工作，编制文件汇总表、记录一览表，文件的发放、更改、回收、销毁、原稿的保存及做好相关记录。3.2管理者代表：编制及审核文件发放范围表、质量手册等文件，组织对现有体系文件的定期评审学习。3.3各部门：相关文件的编制、使用、保管以及提出修订、作废意见。3.4总经理：批准质量手册、各程序文件、相关作业指导等文件及文件发放范围表。4.程序4.1文件的分类4.1.1质量手册(属一类文件，包括质量方针和质量目标)4.1.2程序文件(属二类文件) 4.1.3作业指导书（包括质量标准、检验标准、操作规程、管理规范）(属三类文件)4.1.4记录与表单（属四类文件）4.1.5外来文件4.2文件的编号：4.2.1一类文件质量手册的编号规定： dfes/qm4.2.2二类文件程序文件的编码规定： dfes/qpdfes栋方和艾圣公司代号 qp文件类别代号 文件顺序号为01、02、03等4.2.3三类文件作业指导书编号规定： dfes/qddfes栋方和艾圣公司代号 qd文件类别代号 “”为分类管理代码（1行政部；2-人力资源部；3质检部；4质控部；5-艾圣质控部；6生产部；7-仓储部；8-采购部，9pc部；10-oem部；11-odm部，12技术研发部；13-设备部；14-环境安全部；15财务部；16总经办；17-网络信息部；“”为文件顺序号（均用数字表示如001、002等） “”为文件版本号（用英文字母顺序表示如：a、b、c等） “”为修改号（用数字表示如0、1、2、3等）版本号用英文字母a、b、c表示，以a为第一版，b为第二版，依此类推。修改状态用数字0、1、2表示，以0表示原版本状态号，1表示第一次修改状态号，依此类推。4.3文件的编写与审批4.4文件的发放各类文件由行政部按文件发放范围表复印相应份数，加盖“受控文件” 章统一发放，且注明分发号（部门代码），文件领用人应在文件发放回收登记表上“接收单位/接收人”签收。4.5受控文件和记录的更改4.5.1文件的更改原则上由原起草部门修改，指定其他部门修改时，原起草部门应将原起草的审批材料及有关背景材料交修订部门作为修改的依据。4.5.2文件更改的审核、批准由原审批人进行，当原审批人不在职时，由接替其岗位的人员批准。4.5.3如属个别字的错、漏，更改后不涉及数值变更或使原意变成相反的，由文件使用部门负责采用“贴改、涂改、挖改、补上漏字”等方法进行更改，可不填写文件申请单，不另审批；涉及与原意相反或数值变更的错、漏字，需填写文件申请单，部门负责人提出更改申请，经管理者代表审核，总经理批准后进行更改。4.5.4将更改后的正稿及相应的文件申请单交至行政部，由行政部按原文件发放范围表进行发放，同时收回相应作废文件，在文件发放回收登记表上作相应记录。4.5.5局部修改可采用换页形式，更改修订状态；如质量手册修改达20次，直接依4.2升版，程序文件及三级文件修改达10次，直接依4.2升版。4.6文件的领用当因文件被丢失、严重破损或其他情况（如提供顾客、认证机构等）而需申请领用时，由申请者填写文件申请单，经管理者代表批准后方可领用。因破损而重新领用的新文件，受控编号不变，并收回相应的旧文件；丢失补发的文件应给予新的受控编号，并注明已丢失文件的受控编号失效；行政部在文件发放回收登记表上作好相应发放签收记录。提供给顾客的文件，加盖“非受控文件”印章，不做更改（换）控制，但必须在文件发放回收登记表上做好发放记录；提供认证机构的文件和资料，参照内部受控文件处理,如有更改时需通知并修改、更换。4.7文件的管理4.7.1本公司的文件以书面形式为准，作为执行的依据，行政部存档一份电子版本和纸质版本。4.7.2任何人不得在文件上乱涂乱画和修改，不准私自外借。确保文件的清晰、整洁和完好。行政部应备份文件和资料的电子媒体，不得私自拷贝外传。 4.7.3每年管理评审应对现有体系文件进行检查评审，必要时予以修订，以确保文件的有效性。4.7.4记录表单的制订、修改、废止、分发程序按记录控制程序执行。4.8文件的保存及销毁4.8.1所有文件的原稿及其文件发放回收登记表由行政部统一保存。各部门负责保存相关的带有受控标识的文件，文件应有序的加以保存以便存取和查阅。4.8.2行政部负责编制并及时更新文件汇总表，以反映版本最新状况。4.8.3作废文件（仅留一份与文件申请单装订一起）应加盖“作废”印章，保存于行政部，不作销毁。4.8.4其余作废文件由行政部收集后统一销毁。4.9外来文件的控制4.9.1各部门负责收集相关国际、国家标准、行业标准的最新版本，并把原稿交行政部保留，行政部及时登记，并对文件汇总表（外来）作及时更新，外来文件按原来编号（包括版本号），本公司不再作编号。4.9.2行政部将各部门交来的外来文件加盖“外来文件”章作保管，必要时复印并发放到各相关部门，在文件发放回收登记表作登记，各部门如借阅应填写文件申请单，由行政部做好记录。4.9.3对于顾客提供的说明或要求的资料、供应商提供的检验报告、仪器校准报