秘书办公室注意事项.ppt

秘书办公室注意事项,秘书：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员 。 秘书职业技能标准,办公室秘书注意事项主要工作,1 完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报 2 完成日常的正常管辖范围内的工作 3 接听电话做留言记录、讯息处理 4 工作资料的保存、分类、归档、保管,办公室秘书注意事项辅助工作,1 顾客服务，解答顾客咨询直到问题解决。 2 节假日协助销售服务。 3 协助库存盘点工作。 4 与内外联络部门维持友好联系 。,办公室秘书注意事项工作职责,工作职责： 1 打字处理工作 2 信息的上传下达 3 文件归档、保管 4 工作记录 5 来访客人通报及接待 6 本工作区域清洁,秘书办公室注意事项-秘书素质,一、基本素质 1、 身体素质 2、 心理素质3、 思想素质 二、业务素质 1、 理论知识 2、 实践经验3、 办事能力 三、文化素质 1 、专业知识 2、 社科知识3、 常用知识,秘书办公室注意事项秘书素质-基本素质,1、 身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。 3、 思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。,秘书办公室注意事项秘书素质-业务素质,1、 理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。 2、 实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。 3、 办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。,秘书办公室注意事项秘书素质-文化素质,1、专业知识：学好秘书学专业知识应是起码的要求，具备很强的秘书文化素质。 2、社科知识：秘书作为一个社会性工作，需要掌握文史哲、心理学、法学、政治学经济学、等社科知识。 3、常用知识：作为秘书还应该具备一些日常生活中常用的知识。,办公室秘书注意事项工作职责,1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。,办公室文员的注意事项工作职责,9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 .社会保险的投保、申领。 14 .统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 .管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作。,办公室注意事项公务礼仪,一、当面接待礼仪 二、电话接待礼仪 三、引见时的礼仪 四、递物接物礼仪,办公室注意事项公务礼仪当面接待礼仪,上级来访，接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记；领导了解情况，要如实回答；如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意。领导告辞时，要起身相送，互道“再见”。,下级来访，接待要亲切热情。除遵照一殷来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一时解答不了的要客气地回复。来访结束后，要起身相送。,办公室注意事项公务礼仪电话接待礼仪,(1)电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后，再询问对方来电的意图等。 (2)电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，以示对对方的积极反馈。 (3)应备有电话记录本，重要的电话应做记录。 (4)电话内容讲完，应等对方结束谈话再以“再见”为结束语。对方放下话筒之后，自己再轻轻放下，以示对对方的尊敬。,办公室注意事项公务礼仪引见时的礼仪,到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室的工作人员引见、介绍。在引导客人去领导办公室的路途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人。在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况。 在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯入，叩门时应用手指关节轻叩，不可用力拍打。进入房间后，应先向房里的领导点头致意，再把客人介绍给领导，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着对方。介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的；把男同志介绍给女同志；如果有好几位客人同时来访，就要按照职务的高低，按顺序介绍。 介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，出门后应回身轻轻把门带上。,办公室注意事项公务礼仪递物接物 礼仪,礼仪的基本要求就是尊重他人。因此，递物时须用双手，表示对对方的尊重。例如递交名片时，双方经介绍相识后，常要互相交换各片。递交名片时，应用双手恭敬地递上，且名片的正面应对着对方。在接受他人名片时也应恭敬地用双手捧接。接过名片后要仔细看一遍或有意识地谈一下名片的内容，不可接过名片后看都不看就塞入口袋，或到处乱扔。,办公室秘书与领导的相处之道,1、有些事要想到领导前边 。虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。 2、领导布置的工作要提前交卷 。如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。 3、注意保密工作 。秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。 4、负责做领导与他人的沟通工作 。当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。 5、平时多给领导提供资料 。领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。,6、善于听取领导意见 。对领导的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。有不同意见，可慢慢与领导沟通。 7、不要轻易在领导面前告别人的状。 轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。 8、不向领导提过高的有利于自己的要求。 比如机关要分房子，秘书已经有了不错的住房，还想要一套。这样的事会使领导为难的。如果办不成，以后领导会过敏地认为你不满意了，即便办成，影响也不好。 9、多到群众中去。听听群众对一些事情的议论和看法，以便提供给领导。秘书做到及时反映群众要求，可以使领导办事不脱离群众，群众也会对秘书反映群众情绪的作法极为满意。 10、要关心领导的生活 。经常在领导身旁工作，对领导的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，既体现了关心领导，又反映了同事之情。,办公室注意事项处理信件或邮件的方法,(1)将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。 (2)主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。 (3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。,(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。 (5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对 方何时可以得到回复。 (6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要处理”的字样。,办公室注意事项“小” 事项“大” 学问（一）,1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。,10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作.,办公室注意事项“小” 事项“大” 学问 （二）,1 坚持在背后说别人的好话 2 每天向你周围的人问声“早上好” 3 连续加班后，更要精神饱满 4 过去的事不要全让人知道 5 说话时尽量常用“我们” 6 该问的与不该问的 7 有人在你面前说别人坏话时，你不要插嘴 8 人多的场合少说话 9 与人握手时，可多握一会儿 10 不是你的功劳，千万不要占有它 11 尽量不要借朋友的钱 12 不要轻易承诺,13 老板错了的时候，你要懂得应对 14 随便打断别人说话是一种陋习 15 不要比你的老板穿得更好 16 主动汇报自己的工作情况 17 要懂得感恩 18 不要把谈论别人的缺点当做乐趣 19 遇事多考虑3分钟 20 不想因应酬伤害自己，就要注意分寸 21 上班时与下班时 22 要想办法让老板知道你做了什么 23 别忘随时为自己鼓掌 24 搜集信息还要消化信息,办公室注意事项“小” 事项“大” 学问 （二）,25 多自我批评，少自我表扬 26 不要为自己的错误做任何辩解 27 自以为了解自己，其实不然 28 不要负面回应批评 29 对自己不知道的事情，坦率地说不知道 30 对事无情，对人要有情 31 和上司谈话时，关掉手机 32 和客户通电话时，不要先挂电话 33 找借口拒绝时，要尽可能模糊一点 34 遇到老板，主动迎上去谈几句 35 给老板的报告里预备一份概要 36 不要占用公司的一张纸或一支笔,37 在工作中使用“日常备忘录” 38 不要在朋友面前炫耀自己 39 保持办公桌的整洁、有序 40 只要还能坚持上班就不要请假 41 做事前，先想像一个好的结果 42 竞争中要学会欣赏对手 43 接到额外工作时，不要抱怨 44 昨晚多几分钟的准备，今天少几个小时的麻烦 45 出现在公共场合时要保持整洁 46 向上司请教前，事先想好问题的解决方法 47 做错事要马上道歉 48 要学会说善意的谎言 49 约会时要提前几分钟到达,办公室注意事项说话艺术,一、不要跟在别人身后人云亦云，要学会发出自己的声音。老板赏识那些有自己头脑和主见的职员。不管你在公司的职位如何，你都应该发出自己的声音，应该敢于说出自己的想法。 二、办公室里有话好好说，切忌把与人交谈当成辩论比赛。在办公室里与人相处要友善，说话态度要和气，要让觉得有亲切感。说话时，更不能用手指着对方，这样会让人觉得