高效会议与简报技巧.ppt

2004.12.10,人資課職訓中心,page1,高效會議管理與簡報技巧,楊顯華,2004.12.10,人資課職訓中心,page2,个 人 简 历 2003年毕业于重庆教育学院 计算机与现代教育技术系声像专业 2003年10月31日入社,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page3,会议效率不高的原因及解决方案 当今会议面面观 （意议、目的、种类、频率、成本计算） 会议流程 簡報技巧,目 錄,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page4,会议效率不高 表现在,分组讨论与发表,?,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page5,信泰联、精熙集团,会议是一个集思广益的渠道 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议是一种群体沟通的方式,会 议 的 意 义,会议 的 意义,2004.12.10,人資課職訓中心,page6,开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议、解决问题 资源共享 开发创意 激勵士氣 鞏固主管地位,会议 的 目的,会 议 的 目 的,2004.12.10,人資課職訓中心,page7,信 泰 联、精 熙 集 团,按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类,会议 的 种类,会 议 的 种 类, 团体会议 一对一会议 面对面会议 电话会议 视频会议 讲解政策的会议 表扬或批评的会议 临时处理突发事件的会议,2004.12.10,人資課職訓中心,page8,会议的频率,固定的部门会议 全体会议 处理突发事件的会议 一对一会议,会 议 的 频 率,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page9,日本豐田汽車靠著有效六個月的會議革命，省下了六十億日圓成本. 未來三年預計還可省下三百億日圓 所以，有效開會，穩賺不賠！ 精準計算會議成本：,靠開會也可以賺錢,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page10,思考:,會議成本,?,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page11,会议成本分析,信 泰 联、精 熙 集 团,时间成本,直接会议成本,3 大 成 本,效率损失成本,?,2004.12.10,人資課職訓中心,page12,會議成本計算公式,會議成本=(2X3) X (G平+S平) X T X N +會議後勤 工作經費,注：G為參加會議人員各個人的單位工作小時工資數 S為參加會議人員各個人每單位工作小時取得的 工資外其他收入值,“平”為平均值 , T為參加會議 人員各個人的實際到會時間(小時) n為參加會議人員人數,2004.12.10,人資課職訓中心,page13,会议效率不高的原因,会议的通病效率不高,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page14,会议效率不高的原因,时间.地点,会议的准备工作,参会者.主持人的技能,开会对象的选择,主持人,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page15,安排的时间8.12.17? 准时开始、结束 到会人员的时间 联络时间准确,会 议 的 时 间,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page16,会议地点,会议举行地点 联络地点准确 會議通知范例,地 点,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page17,信 泰 联、精 熙 集 团,會議名稱: 業務會議 目 的: 公司本季營業額嚴重衰退,本次會議將 討論營業額下降原因,並提出改善對策。 時 間: 2002.03.18 AM10:00 地 點: 精熙第八會議室(2F) 議 程: 1.現況說明 2.各部門報告 3.未來趨勢分析 4.振興方案 準備資料: 與會各單位相關報表、資料 與會人員: 客服課長、MTQC、MT制程、 MT技轉、設計人員 主辦單位: 營業部,會議通知范例,2004.12.10,人資課職訓中心,page18,开会对象的选择,主要人員必到 越少越好 请权威人士 请业务能手,开会对象的选择,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page19,主持人 的技能,影响力、说服力、好口才 胆大.心细.脸皮厚,主持人的技能,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page20,参会者 的技能,不在会中羞辱别人 积极发言,意见不同是好事 互相推脫責任,参会者的技能,信 泰 联、精 熙 集 团,?,上海凱悅金貿大廈使用的電梯 A.奧的斯 B.三菱,2004.12.10,人資課職訓中心,page21,会议的准备工作 明确会议的原因目的和结果,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page22,高效会议的八大特征,信 泰 联、精 熙 集 团,只有必要時才召集 好好籌劃過 擬定和分發了議程表 遵守時間 一切按部就班 請了最有經驗和才能的人 作出評論和歸納 記錄所有決定,2004.12.10,人資課職訓中心,page23,信 泰 联、精 熙 集 团,有效藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達到會議目標。 和諧營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感、信任感、認同感,展露個人才能。 參與參與的人用心關注,才能讓會議得到 健全發展。 效率當一個會議成功的要素具備后,能在 預定的時間內完成開會,這就是效率。 學習在參與開會的同時有更多學習的機會,成功的會議,2004.12.10,人資課職訓中心,page24,会务的工作内容？,会 议 流 程,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page25,无须开会的“五个如果”,必须开会的“五个如果”,明确1H 5W,发会议通知,选择和布置会场,做开场白,会务的工作内容,按排议题,开始,传接电话,掌握议事进度,达成决议,办理手续,确定步骤.拟定名单,结束会议,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page26,无需开会的五个如果,没有特别的事情需要讨论,会议成本太大,按惯例每 周聚会,你是唯一做 决策的人,还有比开会 更好的方法,无须开会的“五个如果”,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page27,必须把信息同时传达给多人 有些事情需当众表揚或当众批评 听取部门汇报工作 给小组委派任务,必须开会的“五个如果”,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page28,明确1H 5W,hy会议的目的,What讨论的话题,Who参加者确认与否,where地点及设备,How规章制度,开会前的准备工作,信 泰 联、精 熙 集 团,When日期及開始、結束時間,2004.12.10,人資課職訓中心,page29,安排议题 收集议题的点渠道： 单位领导指定有关部门汇报的问题 下级单位请求讨论的问题 上级领导下达指示，需各部门贯彻执行的问题,开会前的准备工作,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page30,开会前的 准备工作,确定步骤 步骤主要包括： 会议的议程程 序日程 拟定与会人员名单 参加者主持人记录人,信 泰 联、精 熙 集 团, 策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算,2004.12.10,人資課職訓中心,page31,議 程 設 計,由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。 由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。 由容易到困難讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。,2004.12.10,人資課職訓中心,page32,组织落实，成立TEAM组,2004.12.10,人資課職訓中心,page33,会务组的分工,2004.12.10,人資課職訓中心,page34,谁能胜任会议记录者,、谁能胜任会议记录者,反应快 写字快 知识面广 记忆力强 倾听能力强 总结力强 办理会议报批手续,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page35,发会议通知 发会议通知可用书面或电话、电报三种形式 通知的内容包括会议名称，会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员携带的材料和个人支付的费用，主办单位、联系人姓名和电话等。 重要的邀请对象应既可表示对受邀请者的尊重 准备会议文件和材料 会场勘察,主持人的准备工作,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page36,主持人的准备工作,信 泰 联、精 熙 集 团,选择和布置会场 如果与会人员超过10个，会场最好布置成“”字型 如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式 5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。,2004.12.10,人資課職訓中心,page37,热情接待会议成员 搞好签到工作,开会期间的工作,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page38,如何做开场白,传接电话,开会期间的工作,信 泰 联、精 熙 集 团,?,用3-5分鐘： 內容：開會背景、目的，時間安排 議事方式，紀律規則等,2004.12.10,人資課職訓中心,page39,開場舉例說明,近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。 因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。 首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區市場督導會一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出執行方案。 本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,大家加油!,2004.12.10,人資課職訓中心,page40,如何讓大家願意發言,塑造歡樂、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環境。 保持客觀,對事不對人。 不以言立人,不以言廢人。 帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。 主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。 有效傾聽與良好溝通。,2004.12.10,人資課職訓中心,page41,如何掌握议事进度,1.语言方式 2.非语言方式,开会期间的工作,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page42,如何处理会议中的冲突 暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。 迁就型。迁就型 一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。 回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。 协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求。发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。 妥协型。妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬”,开会期间的工作,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page43,獨占發言避免冗長的發言,占用大家交流 意見的時間。 火爆浪子要能容納他人的發言,不可情緒 化與他人發生衝突。 優柔寡斷要思路清晰,對決議事項要果斷、 明確。 加入衝突應站在中立的立場來化解衝突。 操控議程應依照流程引導會議的進行,不可 一人操控整個會議的議程。,主持人的注意事項,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page44,达 成 决 议,信 泰 联、精 熙 集 团,權威決策,無異議決策,少數服從多數,共識決策,4种决策,2004.12.10,人資課職訓中心,page45,2少数服从多数决策 优点：它以民主原则为基础允许多数人对问题发表自己的意见,相对迅速和高效做出。 缺点：在小集团内，投票一向促成人们分派。,达 成 决 议,信 泰 联、精 熙 集 团,1权威决策 优点：决策迅速高效；在急需行 动的情况下最实用； 缺点：支持和执行建议也不易； 权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到影响。,2004.12.10,人資課職訓中心,page46,3共识决策 优点：每个团队成员有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。 缺点：达成一致需要相对长的时间，而且需要大量的沟通、耐心的聆听并理解他人观点.,达 成 决 议,信 泰 联、精 熙 集 团,4无异议决策 当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。 注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。 优点：确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它；意见不和和冲突最低。 缺点：因为没有哪两个人的思想完全合拍，达成无异议决策也许会花费很长的时间。无异议决策常常难以做出。,2004.12.10,人資課職訓中心,page47,达 成 决 议,信 泰 联、精 熙 集 团,權威決策,共识决策,无异议决策,少数服从多数,厂房失火,新的政策,加薪1000,選舉領導,2004.12.10,人資課職訓中心,page48,如 何 總 結,宣達決議 激勵動機 評估目標達成 過程回顧 懸念事項,2004.12.10,人資課職訓中心,page49,预留57分钟做总结 确定工作安排是否妥当 准时结束会议,如何圆满结束会议,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page50,总结,信 泰 联、精 熙 集 团,決 議 追 蹤,什麼事? 什麼時候完成? 什麼人負責? 什麼時候報告? 如何報告?,2004.12.10,人資課職訓中心,page51,谢谢大家,信 泰 联、精 熙 集 团,2004.12.10,人資課職訓中心,page52,简报技巧,2004.12.10,人資課職訓中心,page53,簡 報 技 巧,定义：（推销说服沟通） 他是企业