公司费用管理制度.doc

公司费用管理制度第一条 目的为了强化和规范公司费用管理，特制定本办法。第二条 费用管理原则1、 预算控制，目标管理。公司费用实行预算管理，各项费用均要编制和执行费用预算；各部门以费用预算为依据，自主管理本部门费用。2、 节约开支，增加收益。费用管理既要注意节约开支，杜绝无效费用；又要着眼于促进发展，增加长远利益，充分保障有效支出。3、 实事求是，诚实信用。编制、审批、调整费用预算，办理借款和报销费用，报告、分析、控制费用，必须实事求是，奉行诚实信用，不得弄虚作假，歪曲、隐瞒真实情况，谎报、虚报信息。第三条 费用的预算管理1、费用预算按经常性费用和专项费用分别编制。经常性费用是指与日常工作有关、经常发生并具有一定规律性和可预见性的费用；专项费用是指与特定项目有关的费用，费用的发生时间、次数、规模具有一定的不确定性。 经常性费用按时间控制；专项费用按项目控制。2、每年由各个部门编制各种的费用预算，然后由财务部负责汇总公司总体费用预算报公司总办会审批。公司总体费用预算经公司总办会审批后执行。3、业务部门的年度费用预算总额与业务部门预算业绩相挂钩（存在一定的比例关系）。财务部在报销业务部门费用时，既要控制各业务人员的个人报销标准，也要控制业务部门的费用总额。业务部门的费用总额根据业务部门实际业绩完成情况和预算时的比例关系确定。4、费用预算一经确定，原则上在年度内不做调整。如需调整预算，由各部门向公司总办会提出申请，并详细说明原因和调整数额。经公司总办会审批后方可调整预算。5、各部门在费用预算执行中履行的职责：5.1严格遵守费用预算，杜绝发生预算外费用。如遇特殊情况须调整预算，应当按规定报批后提交财务部备案。5.2落实工作计划，提高办事效率，努力做到少花钱多办事。5.3认真填写和审核本部门借款申请和费用报销申请，确保借款申请、费用报销申请所载事项完整、真实、合理。6、财务部在执行费用预算中履行的职责：6.1记录实际发生费用，定期向公司总办会和各部门负责人报送部门费用预算执行情况报告，并随时提供有关费用情况的查询服务。6.2审核借款申请和费用报销申请，确保所载事项符合会计制度规范及报销规定标准。6.3按照费用预算监督控制费用支付情况，确保费用预算得到有效执行。第四条 借款及费用报销流程及规定1、本制度所称借款指因公现金借款。借款按用途可分为采购借款、差旅费借款、业务招待费借款、常用备用金借款及其他借款。2、日常业务活动中，应当尽量减少现金的使用，减少结算环节，进而减少借款量。能采用支票、汇票等结算方式直接向对方付款的，不得使用借出现金后向对方付款的方式。3、员工借款应当使用财务部统一购制的借款单，按照规定的借款审批流程办理。4、借款及费用报销流程经办人填写借款单/费用报销单部门负责人审批会计审核财务部经理审核公司总经理审批出纳付款或报销。5、差旅费借款、业务招待费借款、常用备用金借款可随时办理，但一次性支取金额在5000元（含）以上的须提前一天通知出纳人员。借款人借款后，借款用于的事项因故不再发生的，应立即归还借款。6、当月费用原则上应在事项结束当月报销，最迟应在事项结束后一个月内办理报销手续。借款人无故不按期报销或归还借款的，不得再次向财务部申请借款。超过规定时间未还款清账的，财务部应从其工资中逐月扣回借款；直至扣完为止。7、借款的日常管理与控制7.1财务部负责借款的日常管理与控制。财务部对借款情况进行动态管理，随时掌握借款情况，督促借款人及时还款。7.2财务部应当于每月初与每位借款人核对借款情况，保证帐实相符。7.3财务部每月向公司总经理上报借款情况表，向各部门负责人以表格形式通报其部门员工借款情况。7.4借款人因故调离公司，在办理离职手续前应全额归还借款。由于财务人员把关不严给公司造成损失的，相关财务人员应作出相应的赔偿。第五条 差旅费报销标准1、出差目的地划分1.1出差城市划分为三级：第一级：北京、上海、广州、深圳；第二级：南京、杭州、福州、大连、青岛、厦门、苏州；第三级：其他国内城市。1.2公司高管以下人员因公出差前需填写出差申请单 (一式两联，第一联会计核算联，费用报销时会计人员作为凭证附件使用；第二联备查联，行政人事部负责订票人员据此联办理订票业务后留存，结算票款时会计人员对订票业务进行核对后在此联次上加盖注销章。单据样式见公司考勤管理制度附件二) 办理出差审批手续。具体出差审批流程见公司考勤管理制度。1.3办理差旅费借款时，经办人员持经批准后的出差审批单和借款单到财务部办理借款手续，手续不全者财务部不予办理借款。1.4行政人事部负责订票人员必须见到审批后的出差审批单方予办理订票业务。2、出差交通工具标准公司总办会成员出差可选择交通工具，如乘坐飞机只能乘坐经济舱。其他人员交通工具的选择标准按以下规定执行：2.1出差地点乘坐直达、特快火车在12小时内（含12小时）可以到达的，只可乘坐硬座/硬卧火车。部门负责人根据工作需要，本着节约费用的原则审核选定出差员工乘坐火车的级别。2.2出差地点乘坐直达、特快火车在12小时以上、20小时以内（含20小时）可以到达的，可单程乘坐飞机经济舱。2.3出差地点乘坐直达、特快火车在20小时以上到达的，可乘坐飞机经济舱。2.4出差地点乘坐直达、特快火车在12小时内（含12小时）可以到达，特殊情况需乘坐飞机的；或出差地点乘坐直达、特快火车在12小时以上、20小时以内（含20小时）可以到达，特殊情况需双程乘坐飞机的，须事前提出申请并经公司总经理批准，未经批准擅自超标准乘坐飞机的，机票费用按火车硬卧标准报销，差额自理（特价机票未超过特快硬卧票价的，不属超标）。2.5低职级的人员随同高职级人员出差时，视实际情形可按照同行高职级人员车级搭乘。2.6搭乘公司交通工具出差的，不予报销交通费用。3、住宿费标准3.1公司总办会成员：据实报销。3.2部门负责人：第一级城市不超过400元，第二级城市不超过300元，第三级城市不超过250元。3.3其他员工：第一级城市不超过250元，第二级城市不超过200元，第三级城市不超过150元。3.4住宿天数按照“离开出差地日期 返回出差地日期”计算，即在出差地的天数算头不算尾。如：某员工乘11月1日晚间的火车于11月2日上午到达某地，11月6日晚乘19点前的火车离开该地次日抵达，则住宿天数为4天（6日-2日）。住宿费报销时，须同时提供酒店住宿费用清单。3.5部门负责人以下级别人员同性、偶数、同时、同地出差的，原则上应入住同一房间，双人合计住宿费用按照单人住宿费用标准上浮不超过50。4、伙食补贴标准4.1公司总办会成员：据实报销。4.2部门负责人：给予第一级城市60元/人/天，其他城市50元/人/天的出差伙食补贴。4.3其他员工：给予第一级城市50元/人/天，其他城市40元/人/天的出差伙食补贴。4.4伙食补贴按照出差自然天数计算，出发日12时前离开出发地的，伙食补贴按全天计算，12时后离开出发地的，伙食补贴按半天计算；返回日12时前抵达出发地的，伙食补贴按半天计算，12时后抵达出发地的，伙食补贴按全天计算。如上例：某员工11月1日15时离开出发地，11月6日15时返回出发地，则补贴天数为5.5天。4.5出差期间因业务需要发生招待费，报销时扣减当天的伙食补贴。4.6因公参加学习、会议、培训等，会议期间伙食由组织者统一安排并承担的，不再享受伙食费补贴。5、出差市内交通费标准出差市内交通费标准，指在出差城市内因工作需要所发生交通费用的标准，包含往返机场（或火车站、码头）的交通费用。5.1公司总办会成员：据实报销。5.2部门负责人：第一级城市平均每天不超过60元，其他城市平均每天不超过50元。5.3其他员工：第一级城市平均每天不超过50元，其他城市平均每天不超过40元。5.4出差市内交通费的计算天数同伙食补贴的计算天数。5.5员工出差原则上乘坐公交车（包括机场专线）、地铁，实行限额内凭有效单据实报实销。特殊情况需乘坐出租车的，须事前提出申请并经部门负责人批准，未经批准擅自乘坐出租车的，交通费自理。第六条 移动通讯费报销标准1、移动通讯费指使用手机而发生的费用，仅报销月租费、占频费、各种通话费、IP长途费、短消息等基本通讯费用，违约金、移动梦网等特殊费用不予报销。2、移动通讯费用的报销实行限额内凭有效单据实报实销。如遇出差或特殊情况造成通讯费用超标的，使用者应提供通讯明细账单，并书面说明情况后，经部门负责人审核、公司总经理领导审批后，据实报销。3、凡给予报销移动通讯费用的员工，手机必须24小时开机，特殊情况无法开机，须事前说明，一个月内连续三次呼叫不应，当月移动通讯费不予报销。4、移动通讯费报销的有效单据不能是定额发票单、预存话费单，只能是实际话费单。5、移动通讯费报销标准职位/级别月度报销标准限额内实报实销能管理人 超额报销比例（%）备 注公司总办会成员70080%业务部门负责人50060%业务主管50050%高级业务员40040%中级业务员30030%初级业务员1500%职能部门负责人35060%专员1000%助理500%第七条 市内交通费报销1、员工工作时间内外出办理公务时，原则上乘坐公交车、地铁，实行限额内凭有效单据实报实销。特殊情况需乘坐出租车的，须事前提出申请并经部门负责人批准，未经批准擅自乘坐出租车的，交通费自理。2、工作日因工作原因晚于21:00离开公司，可报销自公司返回住所的出租车费。周六、周日需到公司工作的可报销往返车费。延长工作时间须经部门负责人确认。对于延长工作时间的人员，按10元/餐的标准给予餐费补助。3、市内交通费报销时凭出租车票，填写市内交通费发票清单，经部门负责人确认后办理报销手续。第八条 业务招待费报销1、各部门因业务需要发生业务招待费用，由公司总办会每年予以核定，并以部门费用预算形式下达，在核定限额内使用。2、业务招待费用包括业务招待餐费及开展业务的礼品费用等。业务招待费用为拓展业务而发生的费用，各使用者、核定人员须严格把关控制，严禁公费私用、越职、越限、越额度使用费用，否则一经查实，各会签人员将连带处罚。3、财务部会计人员应于每季度初公布上季度各部门（人）招待费用使用情况，并在各部门（人）当年预算限额达80%时进行预警，严禁发生超预算业务招待费用。第九条 费用报销原始票据的取得、报销及审核规定1、除支付工资和劳务费外，费用报销票据必须是符合税法及会计法规定的法定有效票据。税法规定的发票基本内容包括：发票的名称、全国统一发票监制章、字轨号码、联次及用途，客户名称，开户银行及账号，商品名称或经营项目，计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等。不符合规定的发票是指开具或取得的发票是应经而未经税务机关监制，或填写项目不齐全、内容不真实、字迹不清楚，全部联次未一次复写、没有加盖财务印章或发票专用章、伪造、作废以及其他非税务机关监制的票据。2、费用报销票据必须按规定取得。下列行为属于未按规定取得发票的行为：2.1应取得而未取得发票；2.2取得作废发票或取得不符合规定的发票；2.3取得发票时，要求开票方或自行变更品名、金额或增值税税额；2.4自行填开发票报销；2.5单联填开或上下联金额、增值税销项税额等内容不一致；2.6填写项目不齐全；2.7涂改发票；2.8虚构经营业务活动，虚开发票；2.9取得票物不符发票；2.10取得或购买假发票；2.11以其他单据或白条代替发票；2.12其他未按规定取得发票的行为。3、财务部会计人员必须按规定对原始票据进行审核，对记载不准确、不完整的原始票据有权不予接受，并有权要求提供票据的责任人进行更正、补充。4、财务部会计人员应当对发票的合法性、真实性和有效