Excel基础知识.ppt

第1章 Excel基础知识,1.1 Excel基本操作 1.2 工作表的操作 1.3 公式与函数的操作 1.4 分类汇总与数据透视表 1.5 图形与图表的操作,本章学习目标,Excel的命令和工具栏的应用 工作表的相关操作 Excel常用函数和公式的使用 分类汇总与数据透视表的使用 图形与图表的绘制,1.1 Excel基本操作,1.1.1 Excel操作界面的构成 1.1.2 菜单和命令 1.1.3 对话框的设置 1.1.4 工具栏的应用 1.1.5 添加或删除快捷按钮,返回首页,1.1.1 Excel操作界面的构成,要启动Excel，首先单击Windows桌面左下角的“开始”按钮，将鼠标指向“程序”选项后，再将鼠标指向“Microsoft Excel”选项，单击鼠标左键，如图1-l所示。 Excel启动后，如果调入一个工作簿文件（如book1），则可获得如图1-2所示的Excel工作界面。其中包含如下几项内容：标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表、工作表名称、滚动条、状态栏等。如图1-3所示。,图1-1 Windows环境下的屏幕,图1-2 Excel工作表组件,图1-3 Excel最大的数据容量,返回本节,1.1.2 菜单和命令,单击主菜单栏上的任意菜单，屏幕上显示一个下拉菜单，如图1-4所示。 1当前有效命令 当前有效菜单命令是那些目前能够合法使用的命令，在当前的状态下单击命令可以执行相应操作。这些命令在菜单中以深色字体显示。 2当前无效命令 当前无效菜单命令是那些目前不能够合法使用的命令，它们在当前的状态下是没有意义的。那些字体颜色比别的菜单命令的字体颜色浅的就是当前的无效菜单命令。,图1-4 下拉菜单,3具有快捷按钮的命令 在菜单中，有的菜单命令左边有一个图标，称为具有快捷按钮的命令。 4快捷键 快捷键，是指直接从键盘上按规定的组合键来执行菜单对应的命令。 5会弹出对话框的命令 如果菜单命令的后面带有省略号，意味着在单击这条命令之后会出现对话框，在对话框中进行了相应的操作后才能完成某项特定功能。,6带有子菜单的命令 如果菜单命令的右边有一个箭头，表示该菜单命令带有子菜单。选中该菜单命令，则在该命令旁弹出一个子菜单。 7复选命令 带有复选标记的菜单命令称为复选命令，如图1-5所示。,图1-5 复选命令,返回本节,1.1.3 对话框的设置,1单选按钮 2复选框 3文本框 4选项卡、标签和数字增减框 5列表框 6下拉列表框 7图形列表框,1单选按钮,图1-6 含单选按钮的对话框,2复选框,图1-7 含复选框的对话框,3文本框,图1-8 含文本框的对话框,4选项卡、标签和数字增减框,图1-9 含选项卡、标签和数宇增减框的对话框,5列表框,图1-10 含列表框的对话框,6下拉列表框,图1-11 含下拉列表框的对话框,7图形列表框,图1-12 含图形列表框的对话框,返回本节,1.1.4 工具栏的应用,1常用工具栏 工具栏中的按钮都是菜单中常用命令的副本，当鼠标指向某一按钮后，稍等片刻后，在按钮右下方会显示该按钮图标的含义。 2格式工具栏 用于编辑排版，能够使输入的数据和文本更加漂亮。 3绘图工具栏 使用它可以在Excel工作表格中绘制图形。,图1-13 常用工具栏与格式工具栏,返回本节,1.1.5 添加或删除快捷按钮,1添加按钮 （1）在“工具”菜单上，单击“自定义”选项，如图1-14所示。 （2）在“自定义”对话框中，单击“工具栏”选项卡，选中要显示的工具栏的复选框。 （3）单击“命令”选项卡，在“类别”框中，单击要让按钮执行的命令的类别。 （4）将所需的命令从“命令”框中拖动到显示的工具栏上。,图1-14 自定义对话框,2删除按钮 （1）在“工具”菜单上，单击“自定义”选项。 （2）在“自定义”对话框中，单击“工具栏”选项卡，选中要显示的工具栏的复选框。 （3）将要删除的按钮拖离工具栏。 （4）在“自定义”对话框中，单击“关闭”按钮。,返回本节,1.2 工作表的操作,1.2.1 建立工作表 1.2.2 编辑单元格 1.2.3 设置行与列 1.2.4 数据的查找与替换 1.2.5 多工作表间的操作,返回首页,1.2.1 建立工作表,启动Excel时，计算机自动打开工作簿和工作表。这时，一般显示三张工作表，即Sheet1 、Sheet2和 Sheet3，可以根据要求对工作表进行命名或者建立新的工作表。 新建一个工作簿有两种方法：一是将光标移动到主菜单栏上的“文件”菜单，在下拉式菜单中单击“新建”，在出现的“新建工作簿”对话框中双击“空白工作簿”即可。第二种方法是，单击标准工具栏的新建按钮。,返回本节,1.2.2 编辑单元格,1Excel中的数据类型 （1）标签。 （2）数值。 （3）公式。,图1-15 Excel中数据的三种类型,2向单元格输入数据 当选中单元格后，就可以从键盘上向它输入数据。输入的数据同时在选中的单元格中和公式栏上显示出来。 如果相邻几个单元格的数值相同，那么输入时不必逐个去敲，只需要在最左上角的单元格输入数值后，用鼠标选中它，然后再用鼠标对准该单元格右下角的“填充柄”（形状为一个小的黑正方形），按住鼠标左键并往右（同一行的单元格）或往下（同一列的单元格）拖，一直拖到相同内容连续单元格的最后一个，最后松开鼠标左键，结果这些相邻的单元格的相同内容就全部输入好了。,3单元格的插入与删除 （1）插入单元格。 单击要插入的单元格，使之成为活动的单元格。执行“插入”菜单中的“单元格”命令（或执行快捷菜单中的“插入”命令），这时屏幕上会出现如图1-16所示的对话框。 （2）删除单元格。 用鼠标选中要删除的单元格，使其成为活动单元格。执行“编辑”菜单中的“删除”命令（或执行快捷菜单中的“删除”命令），这时屏幕上会出现如图1-17所示的对话框。如图1-17所示,图1-16 “插入”对话框,图1-17 “删除”对话框,返回本节,1.2.3 设置行与列,1选中整行 只需将光标移动到所要选中行的行号处，然后单击。 2选中整列 只需将光标移动到所要选中列的列号处，然后单击。,3插入行或列 对于一个编辑好的表格，可能要在表中增加行或列来增加新的数据。 4删除行或列 选定要删除的行或列。在“编辑”菜单上，单击“删除”命令，在“删除”对话框中，单击“整行”或“整列”即可。,返回本节,1.2.4 数据的查找与替换,数据的查找与替换比较简单。执行“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令，在出现的“查找和替换”对话框中输入需要查找或替换的内容，单击对话框下部的不同命令按钮就会执行相应操作。,返回本节,1.2.5 多工作表间的操作,1增减工作表 2选定多张工作表 3同时修改多张工作表 4保存工作表 5移动和复制工作表,返回本节,1.3 公式与函数的操作,1.3.1 公式的创建与编辑 1.3.2 Excel常用函数,返回首页,图1-19 函数图示,1.3.1 公式的创建与编辑,1公式的创建 （1）选择要建立公式的单元格。 （2）键入“=”。 （3）输入公式的内容，比如“=SUM(B4:G4)”。 （4）为了完成公式的编辑，确认输入的公式，可按Enter键或用鼠标单击编辑栏左侧的“”按钮；如果要取消编辑的公式，则可单击编辑栏的“”按钮。,2公式中的运算符 （1）算术运算符（见表1-1） （2）比较运算符（见表1-2） （3）文本运算符（见表1-3） （4）引用运算符。 （5）运算符的优先顺序（见表1-4）,表1-1 算术运算符,表1-2 比较运算符,表1-3 文本运算符,表1-4 Excel公式中运算符的优先级顺序,3公式编辑 编辑公式时如果有问题，Excel会出现错误信息，常见的错误信息有以下几种： （1）# （2）#DIV/0！（3）#VALUE！ （4）#NAME?（5）#N/A （6）#REF!。 （7）#NUM! （8）#NULL!。,返回本节,1.3.2 Excel常用函数,1圆周率 2对数与指数 3阶乘 4排列与组合 5随机数 6数据取舍函数 7求绝对数 8求余数与求商 9连乘与连加,返回本节,1.4 分类汇总与数据透视表,1.4.1 分类汇总 1.4.2 数据透视表,返回首页,1.4.1 分类汇总,1简单分类汇总（如图1-20所示） 分类汇总计算均值可按如下步骤进行： （1）对需要分类汇总的关键字字段进行排序。 （2）选定数据清单中的任一单元格。如图1-21所示。 （3）单击“分类字段”框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择所需字段作为分类汇总的依据，这里指定“组别”为分类字段。,图1-20 某药物代谢动力学研究数据,图1-21 “分类汇总”对话框,（4）单击“汇总方式”框的下拉箭头，在弹出的下拉列表中有求和、计数等11个选项。 （5）在“选定汇总项”列表框中，列出了数据清单中的所有字段（变量）名称，将所有需要汇总的字段前面的复选框选中。 （6）根据需要，指定汇总结果显示的位置，选定相应的复选框。 （7）单击“确定”按钮，获得如图1-22所示的结果。,图1-22 分类汇总结果,2删除分类汇总 如果要删除分类汇总，可单击菜单中的“数据分类汇总”命令，然后在分类汇总对话框中单击“全部删除”按钮。此时，数据清单恢复成原来的初始状态。,3多级分类汇总 多级分类汇总的关键是正确的分类汇总次序，即先按主要关键字建立第一级分类汇总，再按次要关键字建立第二级分类汇总，依此类推。在分类汇总前必须按主要关键字、次要关键字等排序（如图1-24所示）。,图1-24 二级分类汇总结果,返回本节,1.4.2 数据透视表,1创建数据透视表 例1-4 根据如图1-25所示的“学生体育成绩”工作表中的数据建立数据透视表。 具体步骤如图1-251-29所示。,图1-25 “学生体育成绩”工作表（部分数据）,图1-26 数据透视表和数据透视图向导步骤1,图1-27 数据透视表和数据透视图向导步骤2,图1-28 数据透视表和数据透视图向导步骤3,图1-29 数据透视表的雏形,2数据透视表的结构及其工具栏 （1）数据区。 （2）数据透视表工具栏（如图1-30所示）。 （3）编辑与组织数据透视表（如图1-31所示）。,图1-30 工具栏按钮的作用,图1-31 各种鼠标指针的形状,3设置报告格式与更新数据 （1）设置数据透视表格式。 选定数据透视表中任意单元格。 单击数据透视表工具栏的“设置报告格式”按钮，弹出“自动套用格式”对话框。 从中选择需要的报表格式后，单击“确定”按钮。 （2）更新数据透视表。 在数据透视表中任意选择一个单元格，然后单击“数据透视表”工具栏的“更新数据”按钮。,4数据透视图表中创建公式 （1）单击数据透视表中的某一数据。 （2）在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”或“数据透视图”，再指向“公式”，然后单击“计算字段”命令。 （3）在“插入计算字段”对话框的“名称”框中，键入由公式新创建字段的名称，如图1-32所示。 （4）在“公式”框中编辑公式。 （5）单击“添加”（或修改）按钮，再单击“确定”按钮。,图1-32 “插入计算字段”对话框,返回本节,1.5 图形与图表的操作,1.5.1 图形操作 1.5.2 图表操作,返回首页,1.5.1 图形操作,1“绘图”工具栏,图1-33 “绘图”工具栏,2绘制图形,图1-34 自选图形基本图形,图1-35 绘制的自选图形,3编辑图形,图1-36 添加图形,图1-37 “组合”命令,图1-38 默认图形叠放次序,图1-39 “叠放次序”命令,图1-40 调整叠放层次,图1-41 “阴影样式”选项,图1-42 “圆柱形”阴影效果,图1-43 “等腰三角形”三维效果,图1-44 “设置自选图形格式”对话框,图1-45 “艺术字库”对话框,图1-46 “编辑艺术字文字”对话框,图1-47 艺术字效果,返回本节,1.5.2 图表操作,1Excel图表类型简介 （1）柱形、条形、圆柱、圆锥和锥图（如图1-48所示 ）。 （2）折线图（如图1-49所示）。 （3）面积图（如图1-50所示）。 （4）饼图与圆环图（如图1-51所示 ） （5）XY散点图（如图1-52所示）。,图1-48 柱形图的7个子图表类型,图1-49 折线图的7个子图表类型,图1-50 面积图的6个子图表类型,图1-51 饼图的6个子图表类型,图1-52 散点图的5个子图表类型,（6）雷达图（如图1-53所示） （7）曲面图（如图1-54所示） （8）气泡图。两个子图表类型：气泡图和三维气泡图 （9）股价图（如图1-55所示） （10）自定义类型,图1-53 雷达图的3个子图表类型,图1-54 曲面图的4个子图表类型,图1-55 股价图子图表类型,2创建图表 （1）确定制图的目的。 （2）将统