办公室会议接待礼仪.ppt

办公室接待礼仪常识,宜昌市卫生局 陈斌 峡州宾馆2010.5.23,前 言,迎来送往、会议、接待是办公室工作的重要内容之一，也是体现办公室工作能力和水平的重要方面。 办会、接待中的礼仪，最能反映办公室工作人员的文明素质、办事效率 在很大程度上也代表一个机关一个单位的形象。,问题一： 迎接客人需要注意哪些礼仪？,准确了解客人身份、人数、性别、车次、航班，提前准备好交通工具、预订住宿。 安排与客人身份、职务相当或相应的人员前去迎接。 主人应提前到达车站、机场恭候。 接到客人后，首先问候 。然后作介绍和引见。 帮客人办理好手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排、地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料交给客人。 不要立即离去。可视情况稍作停留，热情交谈，可介绍客人参与的活动、当地风土人情、天气等。 不宜久留。考虑到旅途劳累，让客人早些休息。,问题二： 办公室接待一般访客要注意哪些礼仪？,问明客人身份，欲访何人，所为何事，是否预约。 请客人稍候，为客人联系要找的负责人，征得负责人同意，可引导客人前往。 客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址。 我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶水、杂志。,问题三： 为客人介绍和引见时需要注意哪些礼仪？,介绍时，要有礼貌地用手示意，但不要用手指指点点 应简要说明被介绍人所在单位、职务及姓氏，如“这位就是局刘局长，同志”。 一般先把身份比较低、年纪比较轻的介绍给身份较高、年纪较大的同志；把男同志先介绍给女同志。,问题四： 握手问候需要注意哪些礼仪？,谁先伸手？ 问候什么？,握手礼仪,同性之间的握手应当有力，以示热情友好；反之，如果有气无力或轻轻的碰一下，就会使对方产生冷淡、疏远的感觉。 异性间的握手无需用力，只需要轻轻的握一下即可。 原则一：领导同志或身份较高的人先伸手。 原则二：女性先伸手。 原则三：如果客人有意同你握手，就应当主动把手伸过去；如果无意同你握手，则不要勉强。,问候礼仪,一般的问候，用于彼此不大熟悉或初次见面的人之间，可以说“你好”、“一路辛苦了”之类。 特殊性的问候，用于彼此已相识、关系比较密切的人之间的问候。 一般询问一下对方的工作、身体情况；如果关系比较密切，也可以询问一下对方的家庭情况。 问候时的称呼： 是领导同志则直接称呼姓加职务。 一般同志就称呼姓或名，较熟悉的同志叫名更亲切。 在外事活动中，对国外女性的称呼分夫人、太太、小姐、女士四种。没搞清对方是否已婚时，称女士或小姐为好,问题五： 陪客人乘车需要注意哪些礼仪？,上下车次序？ 乘车座次如何安排？,乘车时，接待人员要代客开车门，请领导或来宾先上车，而后自己再上车，待领导和来宾坐稳后再关门。 下车时，要主动为领导或来宾打开车门。 乘车时轿车司机后座为领导席或主宾席，后座右侧为陪同席或主人席，司机旁边座位为警卫席或秘书席。 如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位。 吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊。 旅行车以司机座后第一排即前排为尊，1 号座位在临窗的位置,问题六：陪客人行路需要注意哪些礼仪？,陪同客人行路，主陪通常应请客人位于自己的右侧，以示尊敬，自己并排走在客人的左侧；随同人员，应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点。 当走到拐弯处，应走在客人的左前方数步的位置，用手示意方向，同时礼貌地说：“请这边走”。 在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。,上下楼梯的引导方法。上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面。下楼时，接待人员走在前面，客人在后面。 上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全，一般客人走内侧、靠墙的一侧，接待人员走外侧、靠扶手的一侧。 如果环境比较复杂，接待人员应该始终在前引路。左右、内外同上。 乘坐电梯的引导方法。乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，按住 “开“的按钮，等客人进入后关闭电梯门，按目的楼层按钮。到达时，接待人员按住 “开“的按钮，让客人先走出电梯。,胡锦涛江泽民会见参加十六届四中全会的全体同志,问题七： 会见会议需要注意哪些礼仪?,(会见就座、会谈就座如何安排？),迎候 陪见人员（或接待人员）引导客人按时到达会见场所。主人应在会客厅门口或大楼正门迎候，如果主人不到大楼正门迎接，应由工作人员在大门处迎接客人，将客人引入会客厅。 就座 应请客人坐上座 (一般靠近门的一方为下座，远离门的一边为上座)。 应请客人坐于主人右首，记录员（译员）安排在主人和主宾的后边，其他客人依顺序在主客一侧就座，主方陪见在主人一侧依次就座。,胡锦涛、江泽民亲切握手。,会见会议座次,会议一般用长方形桌子，宾主相对而坐，以入门方向为准，主人位于左侧，客人位于右侧。 主谈人居中，其他参与会谈的人员按顺序依次向右排列。 如有译员，应安排于主谈人右侧。 记录员可安排在后面，也可安排在会谈桌一侧就座。 以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。,注： A 为上级领导， B 为主方席,问题八： 签字仪式如何安排？,主方安排一位仪式主持人。 签字人员入座，主左客右。 其他人员分主客方按身份顺序排列于签字人员座位后 双方助签人员分别站在各自签字人的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。 双方签字人员在本方保存的文本上签毕后，由助签人员互相传递文本，再在对方的文本上签字，然后由签字人交换文本，相互握手。 之后由礼仪小姐送上香槟酒或红酒，主客双方干杯相互祝贺。 双方简短致词（主先客后）后合影留念。,中国中央电视台九频道在罗马尼亚落地签字仪式,中韩国家元首北京出席两国多个合作文件签字仪式,问题九： 会议主席台座次如何安排？,主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。 对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。 领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。 如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。 还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。,领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在l号领导右手位置;,十七届中央政治局常委合影,领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在l号领导右手位置。,胡锦涛江泽民和十六届中央政治局常委合影,几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。(如四大家) 灵活掌握，不生搬硬套。 如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。,问题十： 宴请时座次如何排列？,举行正式的中餐宴会时，通常采用圆桌，各桌人数不宜超过10人，主桌可采用较大的圆桌，其它餐桌须大小一致。 桌次安排应遵循如下三项规则： “以右为上”。当餐桌有左右之分时，应以面向门的右侧之餐桌为上桌。 “内侧为上”。当餐桌距离餐厅正门有远近之分时，一般以距门较远的餐桌，即靠内侧的餐桌为上桌。亦称“以远为上”。 “居中为上”。当多张餐桌排列时，一般居中央者为上。 以上三种桌次排列的常规做法往往是交叉使用的。,桌次的排列,席次的安排,中餐宴会上席位的具体规则有： 面门为主。正式宴会时，主桌主人通常坐在面向餐厅主门、能纵观全局的位置；有两位主人时，第二主人与主人相对而坐。同桌上其他成员的席位安排依据礼宾次序，以离主人座位远近而定，主宾双方交叉排列。 主宾居右。按照“右为上”的原则，主人的右侧为第一宾客，左侧为第二宾客；第二主人左右两侧亦同，分别安排第三、四宾客。其他随从人员则坐于其他的席位上。